דיגיטציה לתעשיית הנייר והאריזה

מדוע PaperOffice DMS היא התוכנה הנכונה

רווח זמן עבור דברים חשובים, חיסכון בעלויות על ידי ביטול ארכיוני הנייר שלך, שיפור השירות שלך באמצעות היכולת לספק מידע במהירות ועמידה בפני ביקורת ואחסון בארכיון דיגיטלי של נפח המסמך שלך - זה מובטח על ידי PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS היא התוכנה הנכונה מכיוון שהיא מגיעה עם כל מה שחברות מתעשיית הנייר והאריזה צריכות, כגון:

טכנולוגיית זיהוי התווים האופטי (OCR) לא רק מזהה את תוכן המסמך, אלא גם את כל שדות הנתונים הרלוונטיים למס, כגון מספר מסמך, תאריך, נטו, מס וסכום ברוטו. הנתונים המיובאים זמינים לצורך בקרה על הערכות, עסקאות תשלום וחשבונאות פיננסית. פעולה זו חוסכת עבודת כניסה מייגעת ומפחיתה שגיאות פרסום.

ניתן לייצא את הנתונים, כולל מיקום האחסון בארכיון, ליועץ המס שלך בלחיצה אחת בלבד.

• אחסון מסמכים בכל הפורמטים הדיגיטליים על פי עקרונות ה- GDPR
• פונקציות לשליחה והגשה מחדש של מסמכים מאוחרים הדורשים פעולה
• פונקציית אחסון נתונים בלמידה עצמית עם תיוג ומנוע חיפוש פנימי
• הקצאה אוטומטית של מסמכים חדשים שנוספו לתיקיה הנכונה
• יצירה פשוטה של מסד נתונים וחיבור מסד נתונים כולל מסיכה הניתנת להתאמה אישית בנפרד
• יצירת תבניות אוטומטית לתהליכים ופעולות שחוזרים על עצמם

כמובן, PaperOffice DMS מאפשר העברה ואינטגרציה של נתונים דיגיטליים קיימים מפתרונות תוכנה קיימים. יחד עם זאת, PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי.

באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה להשתמש בסורק או בטלפון נייד כדי לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות לתוך המערכת ולהפוך אותם לדיגיטליים, לפיהם טקסטים מומרים לגופנים באמצעות זיהוי תווים אופטי (OCR) וניתן לשנותם בתוכניות Office. חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.

אבטחת מידע היא נושא חשוב ביותר, במיוחד בתעשיית הנייר והאריזה. זו הסיבה ש-PaperOffice DMS עובד עם קוד הצפנה של 1024bit, אבל לא רק זה.

כל הנתונים מומרים לפורמט משלהם שאינו תלוי במערכת ההפעלה. כתוצאה מכך, האקרים וסחטנים צריכים תחילה לפצח את חומת האש של מערכת ההפעלה, אחר כך את ההצפנה ולבסוף את הפורמט הזר, מה שלא קרה עד כה. ל- PaperOffice DMS יש מערכת ניהול סיסמאות יעילה מאוד, כך שבסופו של דבר האדם, שיש להתייחס אליו כנקודת התורפה הגדולה ביותר של כל מחשב, לא יכול לגרום נזק.

כל הנתונים הדיגיטליים מוצפנים ב- PaperOffice DMS עם 1024 סיביות והפורמט מומר. התוצאה היא מכשולים כה גדולים עבור האקרים ומרגלים, שכולם נכשלו עם PaperOffice DMS עד כה. יחד עם זאת, מערכת ניהול סיסמאות היררכית מונעת מכולם גישה לכל דבר.

Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

טיעונים חשובים להכללת PaperOffice DMS בתכנון התקציב. לבסוף, PaperOffice DMS גם משכנע על ידי העובדה כי קיימות והגנה על הסביבה נלקחים בחשבון. במוקדם או במאוחר תתרחש ההמרה המלאה ממסמכים אנלוגיים לטופס דיגיטלי ואז המוסד הציבורי, שאז כבר ישתמש ב- PaperOffice DMS, יהיה מוכן היטב.

עיבוד חשבוניות דיגיטליות הוא גם יתרון עבור חברות רבות בתעשיית הנייר והאריזה. חשבוניות נכנסות יכולות להיות אוטומטיות הודות ל- PaperOffice DMS והן מועברות לעובד האחראי. תהליך הבקרה והשחרור באמצעות שחרור דיגיטלי יכול גם להיות מטופל במהירות וביעילות באמצעות המערכת.

בלחיצת עכבר אחת בלבד, ניתן לייצא את הנתונים הכוללים את מיקום האחסון בארכיון ליועץ המס שלך או להיפך.

אחסון בארכיון תואם תיקונים ומאובטח: PaperOffice DMS עונה באופן טכני על הדרישות החוקיות של GoBD, GDPdU ו- DSGVO

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS מאפשר חיבור של תוכנות אחרות, כגון ERP, וכמובן העברת מסמכים מ- Microsoft Office באמצעות ממשקים מתאימים. PaperOffice DMS מאיץ את התקשורת.

מועדים ופגישות מנוטרים והפעולות מופעלות באופן אוטומטי בהתאם להגדרה הרצויה. תהליכי הזמנה יכולים להיות אוטומטיים ואף ניתן להזין שינויים המתוכננים לעתיד באופן כזה שהם נכנסים לתוקף בזמן הרצוי.

הודות לפונקציות הנרחבות שלו, ניתן בהחלט לסווג את PaperOffice DMS במגזר הגבוה יותר של ניהול תוכן ארגוני (ECM).

ECM כולל את הניהול הכולל של כל התוכן בארגון עם הירארכיית גישה מתאימה. PaperOffice DMS מסוגל לשמור כל תוכן בצורה דיגיטלית, לשנות את התוכן והפורמט שלו ולהפוך אותו לזמין.

ל- PaperOffice DMS יש את כל הפונקציות של ECM וזה ביחס מחיר-ביצועים מצוין, כמו גם צורת פעולה הניתנת ללמידה אינטואיטיבית שהופכת את ההדרכה החיצונית או הפנימית היקרה למיותרת. במקום זאת, הדרכות וידאו בחינם זמינות כדי להתרגל לתפריטים השונים. PaperOffice DMS יכול להפוך למרכז הארגוני בכל חברה וזה כמעט במהירות האור.

חברות מתעשיית הנייר והאריזה נהנות מניהול מסמכים דיגיטליים

ל-38% מכלל החברות שהשתתפו בסקר פשוט אין זמן להפוך את התהליכים שלהן לדיגיטליים. אנו ממליצים על הליך שמתחיל בתהליך הבסיסי, סריקת מסמכים אנלוגיים במקביל לעיבודם. בדרך זו, קבוצת האנשים שעובדים עם מכונת הצילום מדי יום יכולה גם להיות מונחית, ככל האפשר, לסרוק את הארכיון טיפין טיפין.

הודות לזיהוי האוטומטי של מסמכים עם מאפיינים עקביים, PaperOffice DMS תמיד יכול להקצות את כל המסמכים הסרוקים למיקום האחסון הנכון בזיכרון הדיגיטלי. זה הגיוני להתחיל לסרוק את הארכיון עם הערכים האחרונים ביותר על מנת להקטין עוד יותר את גודל הארכיון האנלוגי עם תום תקופות השמירה. בנוסף, יש לנו מדריכים רבים כיצד להשיג משרד ללא נייר הודות לסורק.

PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי. באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות למערכת באמצעות הסורק שלך ולהפוך אותם לדיגיטליים, לפיהם טקסטים מומרים לגופנים באמצעות זיהוי תווים אופטי (OCR), שניתן לשנות בתוכניות Office. חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.

מטב את זמן העבודה שלך בעד 7.5% בהשוואה לעבודה מבוססת נייר הודות לשימוש ב- PaperOffice DMS.

חסוך זמן באיתור, ניתוב ושיתוף מסמכים.

עם חותמות דיגיטליות, ניתן להשלים מסמכים עם מידע נוסף ואף לשלוט בתהליכי עבודה מפורטים. בתורו, פונקציית המשימה וזרימת העבודה מבטיחה כי מועדים מתקיימים ומושלמים.

מנגנוני ההערכה הזמינים, הנשלטים על ידי הבינה המלאכותית המשולבת ב- PaperOffice DMS, מאפשרים הערכות וסקרים סטטיסטיים של זרימות החומרים המתרחשות בחברה.

PaperOffice DMS, עם כלי הניהול הרבים שלה, היא התוכנה האידיאלית לתעשיית הנייר והאריזה, המאפשרת גישה מאובטחת ומהירה כברק לכל הנתונים הדרושים לייעוץ הטוב ביותר האפשרי ללקוחות. יחד עם זאת, ניתן להשתמש ב- PaperOffice DMS כדי לנהל את כל העניינים שעולים אחרת בתפעול העסקי.

כך שיש לא רק מגוון בניהול מסמכים והגנה על נתונים, PaperOffice DMS ממליץ על שימוש באחסון רשת פנימי (NAS) עם פונקציית גיבוי, מה שמפחית את ההסתברות לאובדן מוחלט למינימום ובמקביל מייצג ענן פנימי שבניגוד לעננים של ספקים חיצוניים, באמת מגן מפני גישה לא רצויה של גופים ממשלתיים או לא ממשלתיים.