הניוזלטר של העיתון Insider
הניוזלטר של העיתון Insider
אנחנו רוצים להיות חברים

הצעות ההנחה הגבוהות ביותר האפשריות

חדשות פנימיות בלעדיות

שדרוגי בונוס בחינם

הצעות ההנחה הגבוהות ביותר האפשריות

חדשות פנימיות בלעדיות

שדרוגי בונוס בחינם

ידידות אמון מילת כבוד
לעולם לא נמסור את כתובת הדוא"ל שלך לאף אחד אחר וכל דוא"ל כולל קישור לביטול המנוי בלחיצה אחת.

אוטומציה של תהליכים עסקיים לתעשיית הנייר והאריזה


PaperOffice DMS לתעשיית הנייר והאריזה מאפשר זרימה חלקה של מידע הודות לדיגיטציה ואוטומציה של תהליכים עסקיים.

טיפ מקצועני

מסמכים כתובים, חוזים, טיוטות, חשבוניות, הערות מסירה ועוד הרבה יותר מוחלפים במסמכים אלקטרוניים הודות לדיגיטציה, ובכך מייעלים את כל תהליכי העבודה למקסימום.

הבינה המלאכותית המשולבת מאפשרת לתהליכים עסקיים להיות אוטומטיים במידה רבה, להאיץ את התהליכים שלך ולהגדיל את ההצלחה ואת שביעות הרצון.

דיגיטציה בתעשיית הנייר והאריזה

חברות מתעשיית הנייר והאריזה נהנות באופן משמעותי משימוש בניהול נתונים מתאים, מכיוון שהן מקבלות מסמכי נייר מדי יום.

כך חברות בתעשיית הנייר והאריזה מייצרות מסמכים חשובים על בסיס יומי:

כתבים, סקיצות, טיוטות, מכתבים חיצוניים, מחקרים, חוות דעת של מומחים ועוד. אלה לא רק מגיעים בדואר, מכתבים רבים מגיעים גם בדואר אלקטרוני.

כל המסמכים הללו צריכים לעבור דיגיטציה אם הם מגיעים בצורת נייר, דורשים תיוק מובנה, הקצאת משימות וזרימת עבודה, וצריכים להיות זמינים באופן מיידי לפי דרישה.

חשוב מאוד כי מועדים חשובים יעמדו וכי יינקטו צעדים משפטיים לאחסון מסמכים. PaperOffice DMS נותן לך מבנה ברור במסמכים שלך ועוזר לך להתמודד עם מבול המידע.

PaperOffice DMS נותן לך מבנה ברור במסמכים שלך ועוזר לך להתמודד עם מבול המידע.

Man balances delivery forwarding agency
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים כגון חוזים או מכתבים על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד.

בשנים האחרונות, קיימות ביססה את עצמה כאחת המגמות החזקות ביותר בתעשיית הנייר והאריזה. תאימות סביבתית והתאמה רב-תכליתית יהיו מכריעות לרכישות עתידיות. עם זאת, הליכה בדרך הירוקה כבר לא אומרת שהלקוחות מוכנים לשלם מחיר גבוה יותר או להתפשר על איכות, אלא שני ההיבטים האלה של איכות וקיימות הולכים יד ביד כשמדובר באריזה גמישה.

מדוע תוכנה לניהול מסמכים היא הפתרון המושלם?

מערכת ניהול המסמכים PaperOffice מביאה ארגון והגנה על נתונים תחת מכסה מנוע אחד. המערכת החדשנית מספקת כלי חיפוש ואחזור יעילים שמקצרים את זמן התגובה ומבטיחים שמסמכים לעולם לא יאבדו, וזה תמיד שביעות רצון לעסקים.

PaperOffice אינו מבחין בין סוגי המסמכים, ללא קשר לשאלה אם אתה זקוק לעזרה בניהול חוזים, כתבי טענות, חשבונות, פסקי דין ותכתובות דואר אלקטרוני: הודות למערכת ניהול המסמכים של PaperOffice, התהליכים הקודמים שלך בחברה שלך עוברים דיגיטציה, מה שהופך אותם ליעילים יותר, שקופים וגמישים יותר באופן משמעותי.

מכיוון שלא משנה באיזו צורה המסמכים מגיעים לחברה, בין אם כמסמכי נייר, קבצי PDF, הודעות דואר אלקטרוני או תמונות, הם מאוחסנים בארכיון באופן אוטומטי ומאוחסנים במסד נתונים מאובטח.

הודות לבינה המלאכותית המשולבת, מופעלים כללים אוטומטיים. בינה מלאכותית זו ממיינת את המסמכים באופן אוטומטי לתיקיות כגון "Invoice" ו-"Delivery notes", מאחסנת מילות מפתח מתאימות ומפעילה את זרימת העבודה הדיגיטלית המאוחסנת עבור סוג המסמך המתאים.

Drawings for the packaging material
The right document management software solves the analogue-digital problem

איך ללכת ללא נייר?

PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן רב, מוביל לחיסכון בעלויות, כגון חיסול מסמכי נייר, ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים, כגון קבלות, חוזים, הערות מסירה או מכתבים אחרים, על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד .

לכידה, עיבוד, שיתוף, חיפוש ומעקב אחר המסמכים שלך הופכים לקלים מאוד עם השימוש ב- PaperOffice.

הודות לגישה מבוקרת, רשימות משימות מפורטות, כמו גם אישורים באמצעות זרימות עבודה והודעות דוא"ל אמינות, העובדים יכולים להשלים את המשימות שהוקצו ביעילות ואנשים מורשים יכולים לאשר או לדחות אישור בקלות.

PaperOffice עומד בתקני האבטחה הגבוהים ביותר כגון ניהול הרשאות או הענקת זכויות גישה.

המשתמש מגדיר את שלבי העבודה הבודדים בדיוק באותו אופן שבו הם מבוצעים בחברה, למשל "הקלטה", "בדיקה", "שחרור" ו "פרסום" של חשבוניות. אחריות יכולה להיות מוקצית לא רק לאנשים בודדים, אלא גם לקבוצות משתמשים כגון "חשבונאות" או "ניהול בנייה", כך שעמית יכול להתערב באופן מיידי אם עובד נעדר.

ניהול מסמכים מונחה תהליכים

ניהול המסמכים מונחה התהליכים מבטיח שמסמכים אלה יישארו מעודכנים במאמץ מועט. PaperOffice תומך בך כאן עם מודול משימות וזרימת עבודה נרחב.

בדרך זו, ניתן ליצור שרשראות תהליכים מסוימות וניתן להגדיר תהליכים תפעוליים קיימים במסמכים אלקטרוניים ולבצע אותם באופן חלקי באופן אוטומטי.

הדבר מייצג אופטימיזציה של תהליכים ללא שגיאות, מכיוון שניתן לא רק להקצות את המשימה לעובדים עם זכויות משתמש ספציפיות ותקופות השלמה, לדרוש שחרור דיגיטלי, אלא גם להפעיל באופן אוטומטי פעולות נוספות, כגון הודעות דואר אלקטרוני או שינויים במצב מסמך.

בדרך זו, ניתן למפות את כל תהליכי המסמך.

מכיוון שלא משנה באיזו צורה המסמכים מגיעים לחברה, בין אם כמסמכי נייר, קבצי PDF, הודעות דואר אלקטרוני או תמונות, הם מאוחסנים בארכיון באופן אוטומטי ומאוחסנים במסד נתונים מאובטח.

לפיכך ניתן להכיר בחוזים חשובים ולסיים אותם בזמן טוב או לדון בהם מחדש. שחרור מסמכים עם חתימה דיגיטלית והתראה בדואר אלקטרוני במקום דואר נייר איטי, דואר אלקטרוני לא מאובטח תורם לנאמנות הלקוחות.

Woman's hands go through stacks of paper
Large amounts of business information can be captured digitally, stored securely and passed on

הפתרון: ידע מוכח

האם זה לא הגיוני להשתמש בתוכנת ניהול בפועל באופן מיידי? שלא רק עונה על כל הדרישות, אלא גם קל ללמידה וזול?

PaperOffice DMS הוא הפתרון המלא שנוסה ונבדק לעבודה דיגיטלית, ועם למעלה מ-20 שנות ניסיון בשוק, אחד מחלוצי ה-DMS הראשונים.

תוכן

מדוע PaperOffice DMS היא התוכנה הנכונה

רווח זמן עבור דברים חשובים, חיסכון בעלויות על ידי ביטול ארכיוני הנייר שלך, שיפור השירות שלך באמצעות היכולת לספק מידע במהירות ועמידה בפני ביקורת ואחסון בארכיון דיגיטלי של נפח המסמך שלך - זה מובטח על ידי PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS היא התוכנה הנכונה מכיוון שהיא מגיעה עם כל מה שחברות מתעשיית הנייר והאריזה צריכות, כגון:

טכנולוגיית זיהוי התווים האופטי (OCR) לא רק מזהה את תוכן המסמך, אלא גם את כל שדות הנתונים הרלוונטיים למס, כגון מספר מסמך, תאריך, נטו, מס וסכום ברוטו. הנתונים המיובאים זמינים לצורך בקרה על הערכות, עסקאות תשלום וחשבונאות פיננסית. פעולה זו חוסכת עבודת כניסה מייגעת ומפחיתה שגיאות פרסום.

ניתן לייצא את הנתונים, כולל מיקום האחסון בארכיון, ליועץ המס שלך בלחיצה אחת בלבד.

  • אחסון מסמכים בכל הפורמטים הדיגיטליים על פי עקרונות ה- GDPR
  • פונקציות לשליחה והגשה מחדש של מסמכים מאוחרים הדורשים פעולה
  • פונקציית אחסון נתונים בלמידה עצמית עם תיוג ומנוע חיפוש פנימי
  • הקצאה אוטומטית של מסמכים חדשים שנוספו לתיקיה הנכונה
  • יצירה פשוטה של מסד נתונים וחיבור מסד נתונים כולל מסיכה הניתנת להתאמה אישית בנפרד
  • יצירת תבניות אוטומטית לתהליכים ופעולות שחוזרים על עצמם

כמובן, PaperOffice DMS מאפשר העברה ואינטגרציה של נתונים דיגיטליים קיימים מפתרונות תוכנה קיימים. יחד עם זאת, PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי.

באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה להשתמש בסורק או בטלפון נייד כדי לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות לתוך המערכת ולהפוך אותם לדיגיטליים, לפיהם טקסטים מומרים לגופנים באמצעות זיהוי תווים אופטי (OCR) וניתן לשנותם בתוכניות Office. חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.

אבטחת מידע היא נושא חשוב ביותר, במיוחד בתעשיית הנייר והאריזה. זו הסיבה ש-PaperOffice DMS עובד עם קוד הצפנה של 1024bit, אבל לא רק זה.

כל הנתונים מומרים לפורמט משלהם שאינו תלוי במערכת ההפעלה. כתוצאה מכך, האקרים וסחטנים צריכים תחילה לפצח את חומת האש של מערכת ההפעלה, אחר כך את ההצפנה ולבסוף את הפורמט הזר, מה שלא קרה עד כה. ל- PaperOffice DMS יש מערכת ניהול סיסמאות יעילה מאוד, כך שבסופו של דבר האדם, שיש להתייחס אליו כנקודת התורפה הגדולה ביותר של כל מחשב, לא יכול לגרום נזק.

כל הנתונים הדיגיטליים מוצפנים ב- PaperOffice DMS עם 1024 סיביות והפורמט מומר. התוצאה היא מכשולים כה גדולים עבור האקרים ומרגלים, שכולם נכשלו עם PaperOffice DMS עד כה. יחד עם זאת, מערכת ניהול סיסמאות היררכית מונעת מכולם גישה לכל דבר.

Notebook in the Spediton warehouse with PaperOffice DMS
Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

טיעונים חשובים להכללת PaperOffice DMS בתכנון התקציב. לבסוף, PaperOffice DMS גם משכנע על ידי העובדה כי קיימות והגנה על הסביבה נלקחים בחשבון. במוקדם או במאוחר תתרחש ההמרה המלאה ממסמכים אנלוגיים לטופס דיגיטלי ואז המוסד הציבורי, שאז כבר ישתמש ב- PaperOffice DMS, יהיה מוכן היטב.

עיבוד חשבוניות דיגיטליות הוא גם יתרון עבור חברות רבות בתעשיית הנייר והאריזה. חשבוניות נכנסות יכולות להיות אוטומטיות הודות ל- PaperOffice DMS והן מועברות לעובד האחראי. תהליך הבקרה והשחרור באמצעות שחרור דיגיטלי יכול גם להיות מטופל במהירות וביעילות באמצעות המערכת.

בלחיצת עכבר אחת בלבד, ניתן לייצא את הנתונים הכוללים את מיקום האחסון בארכיון ליועץ המס שלך או להיפך.

אחסון בארכיון תואם תיקונים ומאובטח: PaperOffice DMS עונה באופן טכני על הדרישות החוקיות של GoBD, GDPdU ו- DSGVO

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS מאפשר חיבור של תוכנות אחרות, כגון ERP, וכמובן העברת מסמכים מ- Microsoft Office באמצעות ממשקים מתאימים. PaperOffice DMS מאיץ את התקשורת.

מועדים ופגישות מנוטרים והפעולות מופעלות באופן אוטומטי בהתאם להגדרה הרצויה. תהליכי הזמנה יכולים להיות אוטומטיים ואף ניתן להזין שינויים המתוכננים לעתיד באופן כזה שהם נכנסים לתוקף בזמן הרצוי.

הודות לפונקציות הנרחבות שלו, ניתן בהחלט לסווג את PaperOffice DMS במגזר הגבוה יותר של ניהול תוכן ארגוני (ECM).

ECM כולל את הניהול הכולל של כל התוכן בארגון עם הירארכיית גישה מתאימה. PaperOffice DMS מסוגל לשמור כל תוכן בצורה דיגיטלית, לשנות את התוכן והפורמט שלו ולהפוך אותו לזמין.

ל- PaperOffice DMS יש את כל הפונקציות של ECM וזה ביחס מחיר-ביצועים מצוין, כמו גם צורת פעולה הניתנת ללמידה אינטואיטיבית שהופכת את ההדרכה החיצונית או הפנימית היקרה למיותרת. במקום זאת, הדרכות וידאו בחינם זמינות כדי להתרגל לתפריטים השונים. PaperOffice DMS יכול להפוך למרכז הארגוני בכל חברה וזה כמעט במהירות האור.

חברות מתעשיית הנייר והאריזה נהנות מניהול מסמכים דיגיטליים

ל-38% מכלל החברות שהשתתפו בסקר פשוט אין זמן להפוך את התהליכים שלהן לדיגיטליים. אנו ממליצים על הליך שמתחיל בתהליך הבסיסי, סריקת מסמכים אנלוגיים במקביל לעיבודם. בדרך זו, קבוצת האנשים שעובדים עם מכונת הצילום מדי יום יכולה גם להיות מונחית, ככל האפשר, לסרוק את הארכיון טיפין טיפין.

הודות לזיהוי האוטומטי של מסמכים עם מאפיינים עקביים, PaperOffice DMS תמיד יכול להקצות את כל המסמכים הסרוקים למיקום האחסון הנכון בזיכרון הדיגיטלי. זה הגיוני להתחיל לסרוק את הארכיון עם הערכים האחרונים ביותר על מנת להקטין עוד יותר את גודל הארכיון האנלוגי עם תום תקופות השמירה. בנוסף, יש לנו מדריכים רבים כיצד להשיג משרד ללא נייר הודות לסורק.

PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי. באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות למערכת באמצעות הסורק שלך ולהפוך אותם לדיגיטליים, לפיהם טקסטים מומרים לגופנים באמצעות זיהוי תווים אופטי (OCR), שניתן לשנות בתוכניות Office. חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.

מטב את זמן העבודה שלך בעד 7.5% בהשוואה לעבודה מבוססת נייר הודות לשימוש ב- PaperOffice DMS.

חסוך זמן באיתור, ניתוב ושיתוף מסמכים.

עם חותמות דיגיטליות, ניתן להשלים מסמכים עם מידע נוסף ואף לשלוט בתהליכי עבודה מפורטים. בתורו, פונקציית המשימה וזרימת העבודה מבטיחה כי מועדים מתקיימים ומושלמים.

מנגנוני ההערכה הזמינים, הנשלטים על ידי הבינה המלאכותית המשולבת ב- PaperOffice DMS, מאפשרים הערכות וסקרים סטטיסטיים של זרימות החומרים המתרחשות בחברה.

PaperOffice DMS, עם כלי הניהול הרבים שלה, היא התוכנה האידיאלית לתעשיית הנייר והאריזה, המאפשרת גישה מאובטחת ומהירה כברק לכל הנתונים הדרושים לייעוץ הטוב ביותר האפשרי ללקוחות. יחד עם זאת, ניתן להשתמש ב- PaperOffice DMS כדי לנהל את כל העניינים שעולים אחרת בתפעול העסקי.

כך שיש לא רק מגוון בניהול מסמכים והגנה על נתונים, PaperOffice DMS ממליץ על שימוש באחסון רשת פנימי (NAS) עם פונקציית גיבוי, מה שמפחית את ההסתברות לאובדן מוחלט למינימום ובמקביל מייצג ענן פנימי שבניגוד לעננים של ספקים חיצוניים, באמת מגן מפני גישה לא רצויה של גופים ממשלתיים או לא ממשלתיים.

FAQs

לבסוף, אנו עונים על עוד כמה שאלות נפוצות בנושא "דיגיטציה לתעשיית הנייר והאריזה":

כיצד עובדים יכולים לגשת ל-PaperOffice?

בשל ארכיטקטורת התוכנית המבוזרת והמודרנית, ניתן להשתמש ב- PaperOffice כמעט בכל מכשיר - ממחשבים קלאסיים, דרך טלפונים חכמים / טאבלטים ועד טלוויזיות.

מה קורה לנתונים אם PaperOffice לא קיים?

זה לא יקרה, אבל כדי להרגיע אותך: אתה יכול לייצא את הנתונים שלך בכל עת, מכיוון ש- PaperOffice מבוסס על מבנה מסד נתונים פתוח, באפשרותך לגשת לנתונים שלך בכל עת.

הגנה על נתוני נושא: היכן מאוחסנים כל המסמכים?

PaperOffice יאחסן את כל המסמכים בתוך החברה עם הצפנה ברמה גבוהה, חסין מפני גניבת נתונים, למשל, ועולה על כל דרישות GDPR ו- GOBD.
הימנע מטעויות: לעולם אל תשמור את הנתונים בענן של צד שלישי!

האם ניתן להתאים את PaperOffice בדיוק למפרטים?

כן, PaperOffice יכול להיות מותאם ב-100% לשימוש המיועד כדי להבטיח שילוב חלק בתהליכים ובמערכות קיימים. אפילו את ממשק התוכנית ניתן לעצב באופן מלא ולהתאים באופן חופשי.

מסקנה

PaperOffice DMS תומך בחברות מתעשיית הנייר והאריזה ומציע ממשקים מתאימים לתוכנות אחרות, חיבורי API וניתן להרחיבם בכל עת בהתאם לרצונך. התוכנה קלה ללמידה וניתן לשלב אותה בקלות בתרגול היומיומי מבלי לגרום להיעדרויות למטרות אימון.

PaperOffice DMS ממליץ להשתמש ב-NAS (אחסון נתונים הנתמך על-ידי הרשת) עם פונקציית גיבוי, כך שנתונים חשובים לא יאבדו ולא יסולקו בעננים של צד שלישי.

בסופו של דבר, PaperOffice DMS מרשים עם יחס מחיר-ביצועים טוב מאוד וידע עצום לאורך למעלה מ-20 שנות ניסיון מעשי.

זה מה שהלקוחות שלנו אומרים

מקרה מבחן

עיבוד אוטומטי של חשבוניות

15 סיבות מדוע עליך להשתמש בניהול מסמכים עם הסורק

עיבוד חשבוניות דיגיטליות
בשילוב עם מערכת ניהול המסמכים (DMS)
תורם משמעותית ליעילות ולהצלחה של החברה שלך ולמשרד ללא נייר. הצורך בעיבוד חשבוניות דיגיטליות הוא כעת היבט חשוב עבור כולם.