אוטומציה של תהליכים עסקיים במינהל הציבורי וברשויות
PaperOffice DMS למוסדות ציבוריים ורשויות מאפשר טיפול יעיל בכל סוג של מסמך, כמו גם עיבוד מהיר של פניות והוא התנאי המוקדם ליעילות והצלחה בתוך הממשל.
עצה מקצועית
מסמכים כתובים, חוזים, טיוטות, מחקרים, חוות דעת מומחים ועוד הרבה יותר מוחלפים במסמכים אלקטרוניים הודות לדיגיטציה ובכך מייעלים את כל תהליכי העבודה למקסימום.בעזרת פתרון ניהול המסמכים, אתה שומר ומאחסן בארכיון את כל המידע בפלטפורמה מרכזית באופן חסין ביקורת.
דיגיטציה במינהל הציבורי וברשויות
ממשרד המס ל-KITA, לשלטון המקומי, לרשויות או לתחבורה הציבורית ועד למחלקת תחזוקת הכבישים.
מוסדות רשמיים וציבוריים מחברים וגם מייצבים מבנים בעיריות, ערים, מחוזות וגם מדינות פדרליות, עד הרפובליקה הפדרלית של גרמניה כקהילה פוליטית.
מסמכים ונתונים נוצרים במחלקות רבות ושונות של הרשות. כך נוצרים מסמכים חשובים מדי יום:
כתבים, חוזים, טיוטות, מחקרים, חוות דעת מומחים ועוד. אלה לא רק מגיעים בדואר, מסמכים רבים מגיעים גם בדואר אלקטרוני.
כל המסמכים הללו צריכים לעבור דיגיטציה אם הם מגיעים בצורת נייר, דורשים תיוק מובנה, הקצאת משימות וזרימת עבודה, וצריכים להיות זמינים באופן מיידי לפי דרישה.
בנוסף, כל מסמך מסווג לפי סוגו וניתן להקצות אותו לאנשים ואובייקטים, אליהם תוכלו אפילו לגשת תוך כדי תנועה, ללא קשר למכשיר. אז יש לך את כל המידע והמסמכים על כל המידע בבירור במקום אחד, כלומר מסד הנתונים שלך.
בעזרת פתרון ניהול המסמכים, אתה שומר ומאחסן בארכיון את כל המידע בפלטפורמה מרכזית באופן חסין ביקורת.
על מנת לפתור בעיות אדמיניסטרטיביות קיימות רבות בניהול נכסים, יש ליישם את מערכת ניהול המסמכים PaperOffice.
בדרך זו, ניתן לפשט, למטב ולשפר את העבודה היומיומית בעזרת דיגיטציה. PaperOffice DMS נותן לך מבנה ברור במסמכים שלך ועוזר לך להתמודד עם מבול המידע.
PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים כגון חוזים או מכתבים על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד.
אתה יכול גם ליהנות ממשימות ניהול דיגיטליות ולפקוח עין על התכתבויות רשמיות שמונחות על הגשה מחדש או מוקצות לעובדים על ידי הקצאת משימות.
כל המידע זמין באופן מיידי
תוכנה טובה לניהול מסמכים אינה יכולה לקבל החלטות פוליטיות, אך היא יכולה להיות לעזר רב בתחומים רבים של המינהל הציבורי בתהליכים שונים, מכיוון שלרוב המכריע של מה שמכונה קבצים מנהליים אין עדיפות ריבונית.
מלבד זאת, מסמכים דיגיטליים לא חייבים להחליף את המקור, אבל הם הופכים את העבודה לקלה יותר.
עם PaperOffice DMS, ניתן להפוך מסמכים לדיגיטליים ברשויות ובמוסדות ציבוריים רבים ולאחסן אותם בארכיון באופן מרכזי באופן כזה שניתן יהיה לבצע גישה מכל מחשב מבלי שתצטרך לעבור לארכיון או לחקור תחילה איזה / עמיתך מעבד כעת את הקובץ.
PaperOffice DMS לא רק הופך מסמכים אנלוגיים לדיגיטליים, תוכנת ניהול המסמכים שומרת כל שינוי במסמך בסדר כרונולוגי. השרידים המקוריים אינם מושפעים. ניתן להשתמש בפונקציית זרימת העבודה, לדוגמה, כדי להקצות פעילויות מסוימות במהלך עבודת הפרוייקט וכל עובד שומר סקירה כללית של המצב הנוכחי.
יחד עם זאת, ניתן להגיש רעיונות או הצעות ללא צורך בכינוס ישיבות בכל פעם. ניתן לחפש את המסמכים המאוחסנים בארכיון לפי מילות מפתח או שניתן ליצור את מספרי התאריך או האסמכתאות ואת התבניות האוטומטיות על ידי הבינה המלאכותית ב- PaperOffice DMS.
השימושים האפשריים עבור PaperOffice DMS התוצאה ברמות השונות של המינהל הרשמי והציבורי, למשל ב:
- בתי ספר
- גני ילדים
- ספריות
- אוניברסיטאות
- בתי חולים
- מינהלות מוניציפליות
- משרדי מס
- בתי אבות
כמובן, הודות לאחסון הנתונים המתוחכם עם הצפנת 1024 סיביות, כמו גם עיצוב פנימי מיוחד וחומת האש, האבטחה בהתאם ל- GDPR נשמרת. PaperOffice DMS מרשים גם עם קלות הלמידה שלו, היכולת להגדיר עד 800 מסופים מקושרים ויחס מחיר-ביצועים טוב מאוד.
זהו PaperOffice DMS, תוכנה לניהול מסמכים שיכולה לעשות הרבה יותר מסתם ניהול מסמכים.
PaperOffice אינו מבחין בין סוגי המסמכים, בין אם אתה זקוק לעזרה בניהול חוזים, כתבי טענות והתכתבויות דואר אלקטרוני: הודות למערכת ניהול המסמכים PaperOffice, התהליכים הקודמים שלך במוסדות ציבוריים וברשויות עוברים דיגיטציה, מה שהופך אותם ליעילים יותר, שקופים וגמישים יותר באופן משמעותי.
מכיוון שלא משנה באיזו צורה המסמכים מגיעים לחברה, בין אם כמסמכי נייר, קבצי PDF, הודעות דואר אלקטרוני או תמונות, הם מאוחסנים בארכיון באופן אוטומטי ומאוחסנים במסד נתונים מאובטח.
לפיכך ניתן להכיר בחוזים חשובים ולסיים אותם בזמן טוב או לדון בהם מחדש. שחרור מסמכים עם חתימה דיגיטלית והתראה בדואר אלקטרוני במקום דואר נייר איטי, דואר אלקטרוני לא מאובטח תורם לנאמנות הלקוחות.
אופטימיזציה של תהליכים עסקיים הודות ל- PaperOffice DMS
הודות לבינה המלאכותית המשולבת, מופעלים כללים אוטומטיים. בינה מלאכותית זו ממיינת את המסמכים באופן אוטומטי לתיקיות כגון "חשבונית" ו"חוזה", מאחסנת מילות מפתח מתאימות ומפעילה את זרימת העבודה הדיגיטלית המאוחסנת עבור סוג המסמך המתאים.
PaperOffice עומד בתקני האבטחה הגבוהים ביותר כגון ניהול הרשאות או מתן הרשאות גישה. המשתמש מגדיר את שלבי העבודה הבודדים בדיוק כפי שהם היו פועלים, למשל "הקלטה", "בדיקה", "שחרור" ו "הזמנת" חשבוניות.
אחריות יכולה להיות מוקצית לא רק לאנשים בודדים, אלא גם לקבוצות משתמשים כגון "חשבונאות" או "ייצור", כך שעמית יכול להתערב באופן מיידי אם עובד נעדר.
טכנולוגיית OCR לא רק מזהה את תוכן המסמך, אלא גם את כל שדות הנתונים הקשורים למס כגון מספר מסמך, תאריך, נטו, מס וסכום ברוטו. הנתונים המיובאים זמינים לצורך בקרה על הערכות, עסקאות תשלום וחשבונאות פיננסית. פעולה זו חוסכת עבודת כניסה מייגעת ומפחיתה שגיאות פרסום.
טיעונים חשובים להכללת PaperOffice DMS בתכנון התקציב. לבסוף, PaperOffice DMS גם משכנע על ידי העובדה כי קיימות והגנה על הסביבה נלקחים בחשבון. במוקדם או במאוחר תתרחש ההמרה המלאה ממסמכים אנלוגיים לטופס דיגיטלי ואז המוסד הציבורי, שאז כבר ישתמש ב- PaperOffice DMS, יהיה מוכן היטב.
בלחיצת עכבר אחת בלבד, ניתן לייצא את הנתונים הכוללים את מיקום האחסון בארכיון ללקוח, ליועץ המס או להיפך.
כמובן, PaperOffice DMS מאפשר העברה ואינטגרציה של נתונים דיגיטליים קיימים מפתרונות תוכנה קיימים. יחד עם זאת, PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי. באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות לתוך המערכת ולהפוך אותם לדיגיטליים באמצעות סורקים, אך גם הקלטות מטלפונים ניידים, לפיהן טקסטים מומרים לכתיבה באמצעות OCR וניתן לשנותם בתוכניות Office. חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.
הפתרון: ידע מוכח
האם זה לא הגיוני להשתמש בתוכנת ניהול בפועל באופן מיידי? שלא רק עונה על כל הדרישות, אלא גם קל ללמידה וזול?
PaperOffice DMS הוא הפתרון המלא שנוסה ונבדק לעבודה דיגיטלית, ועם למעלה מ-20 שנות ניסיון בשוק, אחד מחלוצי ה-DMS הראשונים.
עיבוד דיגיטלי הוא בסיס חיוני להבטחת איכות השירות הגבוהה של השירותים העירוניים בעתיד
מוסדות ציבוריים ורשויות צריכים לעבד מסמכים עבור כל העסקאות העסקיות. המשך הפיתוח המתמיד של מודלים עסקיים יוצר כל הזמן אתגרים חדשים. מה שהם צריכים זה מערכת ניהול מסמכים טובה.
PaperOffice DMS היא התוכנה הנכונה מכיוון שהיא מגיעה עם כל מה שהרשויות והמוסדות הציבוריים צריכים, כגון:
- אחסון מסמכים בכל הפורמטים הדיגיטליים על פי עקרונות ה- GDPR /li>
- פונקציות לשליחה והגשה מחדש של מסמכים מאוחרים הדורשים פעולה
- פונקציית אחסון נתונים בלמידה עצמית עם תיוג ומנוע חיפוש פנימי
- הקצאה אוטומטית של מסמכים חדשים שנוספו לתיקיה הנכונה
- יצירה פשוטה של מסד נתונים וחיבור מסד נתונים כולל מסיכה הניתנת להתאמה אישית בנפרד
- יצירת תבניות אוטומטית לתהליכים ופעולות שחוזרים על עצמם
אחסון בארכיון תואם תיקונים ומאובטח: PaperOffice DMS עונה באופן טכני על הדרישות החוקיות של GoBD, GDPdU ו- DSGVO
פונקציות זרימת העבודה הנרחבות של PaperOffice מעניינות מאוד עבור רשויות ומנהלים ציבוריים. תוכן פגישות הפרויקט מוקלט וניתן להשלים אותו על ידי המשתתפים בכל עת, הכל על המסך וממיקומים שונים. אחסון בארכיון חסין ביקורת מובטח בכל עת, כמו גם אופטימיזציה של תהליכים ארגוניים.
PaperOffice תומך בכך עם מודול משימות וזרימת עבודה נרחב.
מוסדות ציבוריים ורשויות נהנים מניהול מסמכים דיגיטליים
מערכת ניהול המסמכים מאפשרת יצירה נפרדת של מסדי נתונים עבור כל אזור בודד ויכולה ליצור קישורים בו זמנית. מסמכים אנלוגיים, כגון חשבוניות של בעלי מלאכה שנשלחו, נסרקים באמצעות PaperOffice DMS ונשמרים הן כתמונה והן כטקסט שהומר באמצעות תוכנת זיהוי תווים אופטי (OCR). כל הנתונים הקיימים, למשל על דייר, יכולים להיות מוצגים בצורה ברורה וחד משמעית, ולכן אין צורך לבצע קבצים לפגישות מחוץ לבית. ניהול מסדי הנתונים הנשלט על ידי בינה מלאכותית יוצר תבניות מנתוני אב או מרשימות שמישות סטטיסטית כנדרש.
במקביל, ההגנה על הנתונים הדרושה נשמרת באמצעות ניהול סיסמאות היררכי והצפנת 1024 סיביות.
מטב את זמן העבודה שלך בעד 7.5% בהשוואה לעבודה מבוססת נייר הודות לשימוש ב- PaperOffice DMS.
חסוך זמן באיתור, ניתוב ושיתוף מסמכים.
עם חותמות דיגיטליות, ניתן להשלים מסמכים עם מידע נוסף ואף לשלוט בתהליכי עבודה מפורטים. בתורו, פונקציית המשימה וזרימת העבודה מבטיחה כי מועדים מתקיימים ומושלמים.
PaperOffice DMS הוא לא רק נרחב בפונקציותיו, אלא גם קל ללמידה, מונחה על ידי הדרכות וידאו, אלא גם על ידי ייעוץ אישי והדרכה במידת הצורך. כל זה ביחס מחיר-ביצועים ממש טוב.
FAQs
לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "דיגיטציה במינהל הציבורי וברשויות":
כיצד עובדים יכולים לגשת ל-PaperOffice?
בשל ארכיטקטורת התוכנית המבוזרת והמודרנית, ניתן להשתמש ב- PaperOffice כמעט בכל מכשיר - ממחשבים קלאסיים, דרך טלפונים חכמים / טאבלטים ועד טלוויזיות.
מה קורה לנתונים אם PaperOffice לא קיים?
זה לא יקרה, אבל כדי להרגיע אותך: אתה יכול לייצא את הנתונים שלך בכל עת, מכיוון ש- PaperOffice מבוסס על מבנה מסד נתונים פתוח, באפשרותך לגשת לנתונים שלך בכל עת.
הגנה על נתוני נושא: היכן מאוחסנים כל המסמכים?
PaperOffice יאחסן את כל המסמכים בתוך החברה עם הצפנה ברמה גבוהה, מה שהופך אותו לחסין מפני גניבת נתונים, למשל, וחורג מכל דרישות GDPR ו- GOBD.
הימנע מטעויות: לעולם אל תשמור את הנתונים בענן של צד שלישי!
האם ניתן להתאים את PaperOffice בדיוק למפרטים?
כן, PaperOffice יכול להיות מותאם ב-100% לשימוש המיועד כדי להבטיח שילוב חלק בתהליכים ובמערכות קיימים. אפילו את ממשק התוכנית ניתן לעצב באופן מלא ולהתאים באופן חופשי.
מסקנה
PaperOffice DMS תומך ברשויות ובמנהלות ציבוריות ומציע ממשקים מתאימים לתוכנות אחרות, חיבורי API וניתן להרחיב אותו בכל עת בהתאם לרצונך. התוכנה קלה ללמידה וניתן לשלב אותה בקלות בתרגול היומיומי מבלי לגרום להיעדרויות למטרות אימון.
PaperOffice DMS ממליץ להשתמש ב-NAS (אחסון נתונים הנתמך על-ידי הרשת) עם פונקציית גיבוי, כך שנתונים חשובים לא יאבדו ולא יסולקו בעננים של צד שלישי.
בסופו של דבר, PaperOffice DMS מרשים עם יחס מחיר-ביצועים טוב מאוד וידע עצום לאורך למעלה מ-20 שנות ניסיון מעשי.