ניהול מסמכים ASUSTOR DMS עבור NAS

מערכות לניהול מסמכים, ניהול מסמכים, הנקראים גם DMS, תומכות בארגון שלך בניהול אלקטרוני ומובנה של מסמכים עסקיים. לכן, DMS הוא צעד חשוב לקראת משרד ללא נייר.

בשילוב עם ה-ASUSTOR NAS שלך, אתה יוצר את ה-צמד המושלם, כדי לדיגיטל את האחסון האנלוגי ולהגביר את היעילות של תהליכי החיפוש והארכיון.

ניהול המסמכים PaperOffice הוא ה-DMS היחיד שמאושר באופן רשמי על ידי ASUSTOR עבור מכשירי ASUSTOR שלך.

מה זה NAS?

תחת הכינוי „ASUSTOR NAS“, חברת ASUSTOR מטיוואן משווקת מגוון של מכשירי אחסון מחוברים (מכשירי NAS). מכשירים אלו מאפשרים גם לעסקים וגם למשתמשים פרטיים להגן על המידע שלהם ביעילות, וכן לארגנם ולהשתמש בגליונות על פי הצורך.

לכן, NAS הוא שרת קבצים עם מערכת הפעלה משל עצמו, המנגיש את מרחב האחסון שלו דרך הרשת.

ASUSTOR NAS מציע את הבסיס האידיאלי לכל החברות, אך במיוחד ל-SMEs, לאחסון נתוני החברה במהירות ובקלות.

במאמר שלפניכם נראים לכם איך להפיק את המירב מה-ASUSTOR NAS לחברה שלכם וכיצד ניתן לנהל מסמכים בקלות וללא צורך ב-Docker.

מדוע להשתמש ב-NAS במקום בענן?

ישנם מספר סיבות מדוע כדאי להשתמש בפתרון NAS (Network Attached Storage) במקום פתרון מבוסס ענן, הנה כמה דוגמאות:

• 1. שליטה וביטחון: NAS נמצא בשליטה פיזית של החברה, כלומר אתם כחברה שולטים במידע שלכם ומבטיחים שהמידע בטוח ומוגן.
  בסביבת ענן, המידע שלכם מועבר לרשות ספק חיצוני ואינו נתון לאותם סטנדרטי ביטחון כמו החברה עצמה.


• 2. הגנת המידע: חברות מחויבות לעמוד בתקנות הגנת המידע הכללית הגדולה של האיחוד האירופי (GDPR) בעת אחסון נתונים אישיים. לכן, חברות צריכות לוודא כי הטכנולוגיות והשירותי האחסון שהם בוחרים תלויים בתקנות הגנת המידע.
  NAS (Network Attached Storage) הוא הבחירה המתאימה יותר מאשר פתרון ענן בכל הקשור לעמידה בתקנות ה-GDPR.
  מכיוון שהוא שייך לחברה, ניתן לעבד ולהגן על המידע ישירות על ידי החברה. NAS מציע גם רמה גבוהה של גמישות, מכיוון שהמידע אינו נשמר במרכז מידע חיצוני. בנוסף, חברות יכולות להצפין את הנתונים על ה-NAS כדי להגן עליהם מפני גישה לא מורשית.
• 3. חיבור לאינטרנט: ניתן להשתמש ב-NAS ללא חיבור לאינטרנט, מה שהופך אותו לאידיאלי עבור חברות העובדות בשטחים כפריים או שטחים עם חיבורים לאינטרנט לא יציבים.


• 4. עלויות: עלויות הן יתרון חשוב מאוד של ה-NAS על פני אחסון בענן. NAS זול יותר ברכישה מאשר שירות ענן, שכן צריך לשלם עבורו פעם אחת והוא כולו שלכם.
  בנוסף, העלויות החודשיות של NAS נמוכות משמעותית מאלו של שירות ענן. עם NAS, אין תשלומים חודשיים על מנויים ואין עלויות נוספות עבור פס רחב, שיכולים להופיע בשירותי ענן.


• 5. גמישות: NAS מציע לחברות יותר גמישות מבחירת החומרה והקיבולת האחסון. הוא מאפשר גם הרחבת מרחב האחסון על מנת לעמוד בדרישות הגובות של החברה.

ASUSTOR NAS בשילוב עם PaperOffice DMS מציע לחברה שלכם פתרון פשוט ואמין לניהול המסמכים.

PaperOffice DMS היא תוכנה ידידותית למשתמש המאפשרת לחברות לארגן, לאחסן, לסווג ולנהל את המסמכים שלהן כך שניתן לקרוא אותם בקלות בכל עת ובכל מקום.

שילוב של NAS וניהול האתגרים של PaperOffice DMS יכולים להגביר את הפרודוקטיביות של החברה על ידי הבטחה שהמסמכים זמינים במהירות ובאמינות. כמו כן, הוא מציע הגנה נוספת לנתונים, מכיוון שהנתונים נשמרים על ה-NAS ולא על מחשבים מקומיים או ענן חיצוני.

כמה קשה ההתקנה וההגדרה של בסיס הנתונים?

התקנה ותצורה של בסיס הנתונים על ה-ASUSTOR NAS שלך אינה קשה כלל ואינה דורשת מומחה IT.

ההתקנה בעזרת סרטונים מ-PaperOffice YouTube ניתנת לביצוע בקלות תוך כמה דקות גם על ידי הדיוט.

איך הנתונים שלך מגיעים ל-NAS של ASUSTOR?

ישנן מספר דרכים להעביר נתונים למערכת לניהול מסמכים (DMS) של PaperOffice שמופעלת על NAS של ASUSTOR (Network Attached Storage). הנה כמה דוגמאות:

סריקת מסמכים

התהליך פשוט: אם הנתונים עדיין לא קיימים בצורה דיגיטלית, יש לסרוק או לצלם את המסמכים המודפסים.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

באמצעות הסורק או מכשיר דיגיטלי אחר, המסמך לא יומר רק לתמונה אלא תוכנו יוכל להיות "מוקרא" אלקטרונית. פונקציית הסורק המשולבת ב-PaperOffice DMS מתחברת לסורק שלך וכך מעבירה את המדיה הדיגיטלית לתוכנת ניהול המסמכים.

כיצד לשלב בצורה הטובה ביותר את סורק שלך כדי לדג'יטיזציה של מסמכים כתבתנו כבר במאמר אחר מאמר.

ארכיון מסמכים דיגיטליים

נתונים דיגיטליים, כמו מיילים או קבצים דיגיטליים, יכולים להיגרר בקלות ולשחררם לממשק של PaperOffice. אם תרצה לארכב מספר מסמכים ללא מאמץ ידני, הפונקציה של ניטור תיקיות המשולבת ב-PaperOffice מתאימה לכך. זו מאפשרת ארכוב חלק ברקע.

נתונים קיימים

מערכת ניהול המסמכים של PaperOffice מקלה גם על משתמשים להעביר נתונים קיימים שנמצאים על כוננים קשיחים של לפטופים או מחשבים שולחניים לזיכרון המשותף, ה-NAS של ASUSTOR.

כך ניתן לייבא את כל הנתונים הקיימים למערכת ניהול המסמכים בלחיצה אחת בלבד.

ערך מוסף ותועלת של ASUSTOR NAS יחד עם PaperOffice DMS

שימוש ב-ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) בשילוב עם מערכת ניהול מסמכים (DMS) PaperOffice מציע שורה של יתרונות, חלקם כוללים:

• 1. ניהול נתונים מרכזי: ה-DMS מאפשר לשמור ולארגן את כל המסמכים והקבצים במקום מרכזי, מה שמקל על שיתוף הפעולה ועל הגישה לנתונים, כי כל עובד יכול לגשת לקבצים הנדרשים מבלי להעתיק אותם ל-USB מקל.
  זה חוסך זמן ומונע טעויות הנגרמות מהעברה ידנית.


• 2. אבטחה מוגברת: ה-NAS מציע פונקציות אבטחה נוספות כמו הצפנה ורדנדנסיה, כדי להגן על הנתונים מאובדן או גישה לא מורשית. כמו כן, ביטחון נתונים גבוה באמצעות אפשרויות גיבוי שונות.
  ניתן ליצור גיבויים אוטומטיים כדי לאפשר שחזור במקרה של תקלה או מחיקה בלתי מכוונת של קבצים חשובים. יש גם אפשרות להצפין נתונים כדי לוודא שהמידע הרגיש מוגן מגישה לא מורשית.


• 3. מהירות גישה מוגברת: ה-NAS מאפשר לגשת ולעבד נתונים בצורה מהירה יותר, מה שמעלה את הפרודוקטיביות.


• 4. תחזוקה ועדכון קלים: ה-DMS וה-NAS עובדים באופן עצמאי וניתן לתחזק ולעדכן אותם בנפרד, מה שהופך את התחזוקה לקלה יותר.


• 5. גמישות מוגברת: השילוב של ASUSTOR NAS ו-PaperOffice DMS מציע מגוון רחב של אפשרויות תצורה והתאמה לצורכי החברה.


• 6. קלות הרחבת שטח האחסון: מאחר שעסקים רבים גדלים וזקוקים ליותר שטח אחסון, ניתן להרחיב בקלות את ה-ASUSTOR NAS כדי להתאים לדרישות הגוברות. זאת לעומת פתרונות אחסון אחרים כמו כוננים חיצוניים או פתרונות בענן, זה חסכוני יותר ופשוט יותר ליישום.


• 7. תמיכה בגישה ניידת ועבודה מרחוק: באמצעות שימוש ב-ASUSTOR NAS ו-PaperOffice DMS, ניתן לגשת ולעבד את הנתונים מכל מקום, מה שמרחיב את האפשרויות לעבודה מרחוק ושיתופי פעולה ניידים.


• 8. יעילות מוגברת: השימוש ב-PaperOffice DMS ו-ASUSTOR NAS מאפשר למצוא נתונים מהר יותר, לארגן ותהליכים אוטומטיים, מה שמעלה את היעילות.


• 9. ניהול משתמשים מקיף: בין היתר אפשרות ליצירה וניהול של כמה חשבונות משתמשים.
  זה מאפשר לחברות לקבוע זכויות גישה שונות לעובדים או מחלקות שונות. לדוגמה, עובד במחלקת הכספים יכול לקבל גישה למסמכים פיננסיים, בעוד שעובד בשיווק יקבל גישה רק למסמכי שיווק.

מערכת ניהול מסמכים (DMS) מאפשרת לחברות לשמור ולנהל את המסמכים והקבצים בצורה מרכזית. היא מקלה על החיפוש והשיתוף, כי עובדים יכולים לגשת לקבצים הנדרשים מכל מקום. היא גם מציעה אפשרות לאוטומציה של תהליכי עבודה במסמכים, לחיסכון בזמן ובמשאבים.

מערכת ניהול מסמכים (DMS) בשילוב עם ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) מציעה לחברות פתרון חזק ואמין לניהול ואחסון מסמכים ובקבצים, וכן גישה למסמכים והקבצים שלך.