Mikä on Enterprise Content Managementin tavoite?
ECM:n tavoite on tarjota toiminnallisuuksia yrityksen tehokkuuden parantamiseksi, kustannusten vähentämiseksi ja rajapintojen luomiseksi eri järjestelmäratkaisujen välille. Lisäksi ECM kattaa seuraavat osatavoitteet:
- Asiakirjojen redundanttisuuden välttäminen
- Yhtenäinen pääsy asiakirjoihin
- Tietojen saatavuuden tarjoaminen (riippumatta lähteestä ja käytöstä)
- Compliance-riskien eliminointi tietojen käsittelyssä
Asiakastarinat: PaperOffice on ylpeä siitä, että sillä on monia tyytyväisiä asiakkaita eri aloilta. Voit tarkastella kaikkia asiakastarinoitamme ja tapaustutkimuksiamme verkkosivuillamme.
Integraatio ja yhteensopivuus: PaperOffice toimii täydellisesti NAS-tietokantojen kanssa, mikä tekee siitä QNAP NAS:n eksklusiivisen DMS-kumppanin. Tämä saumaton integraatio mahdollistaa sujuvan tiedonhallinnan ja tallennuksen yhdessä QNAP-järjestelmien kanssa.
Turvaominaisuudet: Tietojesi turvallisuus on meille ensiarvoisen tärkeää. PaperOffice tarjoaa alan johtavia turvaominaisuuksia, mukaan lukien ensiluokkainen salaus, tietosuojatoimenpiteet ja paljon muuta. Turvallisuusstandardimme ovat ylivoimaiset ja takaavat yritystietojesi parhaan mahdollisen suojan.
Mitkä ovat Enterprise Content Managementin edut?
Teoria on selvä, mutta miten ECM-järjestelmä vaikuttaa konkreettisesti yritykseen? ECM-toimittajat mahdollistavat seuraavat edut yrityksille ECM-konseptin avulla:
Digitalisaatio kasvun ajurina: Analogisilla ja jäsentämättömillä digitaalisilla ratkaisuilla on yksi yhteinen piirre: ne vievät aikaa. Viime kädessä ei ole väliä, onko asiakirja väärin arkistoitu tai Word-tiedosto sijoitettu väärään asiakaskansioon.
Sen sijaan Enterprise Content Management -järjestelmä tarjoaa läpimenoaikojen merkittävän lyhentämisen. Tiedot löytyvät nopeammin, tylsät työvaiheet voidaan automatisoida helposti ja odotusajat käytetään tehtävien suorittamiseen. Toinen tulos on, että säästät aikaa, jonka voit käyttää tuottavaan toimintaan – ja kasvuvaiheesi alkaa.
Yksikään tieto ei mene hukkaan paperikaaoksessa: Monet läpimenoajat syntyvät tietovarastoista. Osastoilla on omat järjestelmänsä ja ne käyttävät omia saaratkaisujaan. Tämä vaikeuttaa yleiskuvan säilyttämistä, asiakirjan nykytilan tai etsityn tiedon löytämistä.
Juuri tässä kohtaa ECM-ohjelmisto astuu kuvaan ja yhdistää nämä saaratkaisut keskitetyn käyttöliittymän kautta yhtenäisellä ja automatisoidulla arkistointijärjestelmällä. Älykäs haku mahdollistaa jokaisen asiakirjan löytämisen sekunneissa.
Yhteistyö on uutta tiimityötä: Lähes kaikki asiakirjat kerätään, tarkistetaan tai käsitellään vähintään kahden henkilön toimesta, minkä vuoksi tiimityö on tärkeää jokaisessa yrityksessä. Tähän kuuluu myös olennaisten tietojen saattaminen ymmärrettävään muotoon ja niiden jakaminen muiden työntekijöiden kesken.
Todellinen kaaos syntyy kuitenkin, kun mukaan otetaan ulkopuolisia henkilöitä kuten kumppaneita, veroneuvojia, lakimiehiä tai jopa asiakkaita. ECM-järjestelmän avulla yhteistyöhön saadaan jälleen järjestys – myös organisaation ulkopuolella.
Säilytät kilpailukykysi: 2020 oli vuosi, joka vaati saksalaisia yrityksiä toimimaan. Puutteet digitalisaation puutteiden tai heikkouksien vuoksi tuotiin selkeästi esille ja uusia mahdollisuuksia havaittiin. Tämä kannusti monia investoimaan digitaalisiin teknologioihin ja kehittymään. Etätyö ja kotitoimisto kuuluvat jo nyt monien yritysten perusrepertuaariin. Kuitenkin vaatimukset ylittävät yksinkertaisen työskentelyn kotona.
Vuonna 2024 Enterprise Content Management (ECM) tulee olemaan tehokkaiden prosessien ja sujuvan yhteistyön ajuri KI-integraation ansiosta, ja PaperOffice on tämän digitaalisen siirtymän eturivissä.
Ota selvää, kuinka ECM voi edistää yrityksesi toimintaa ja kuinka PaperOffice auttaa sinua hyödyntämään edut täysin.
