Mennoniitit
Bielefeldin veljien kirkko

Miksi mennoniittiveljeskunta valitsi PaperOffice DMS: n

Staruk tutki ensin erilaisia asiakirjojen hallintaan liittyviä ohjelmistotarjouksia ja päätti lopulta testata PaperOffice DMS: ää kuuden kuukauden ajan.

PaperOffice DMS tarjoaa juuri ne vaatimukset , joita herra Staruk etsi. Tähän sisältyy:

• Saatavuus: Keskitetty ja helppo pääsy kaikkeen tähän asiaankuuluvaan dokumentaatioon ja useiden osapuolten mahdollisuus tehdä yhteistyötä saman asiakirjan parissa.

  Sisäinen, keskitetty tallennustila, johon kaikki jäsenet, joilla on hallinnollisia tehtäviä, voivat käyttää myös kotoa käsin. Tietoja ei saa tallentaa kolmannen osapuolen pilveen tai yhden käyttäjän tietokoneeseen.

Ratkaisu: Synology perusti yhteisökeskukseen NAS: n, verkkoon liitetyn tallennustilan, johon kaikki yhdistykseen ja sen jäseniin liittyvät tiedot tallennetaan PaperOffice DMS: n avulla.

Alexander Staruk tajusi jo varhain, että hänen yhteisöään ei voi mitenkään digitalisoida:

"Siirsimme juuri työtä eteenpäin ja nyt meillä on etumatkaa."

• Hallinnollisten tehtävien ketteryys ja automatisointi: Ohjelmiston on mahdollistettava tehtävien jakaminen verkon kautta ja myös se, että kyseinen klubin jäsen voi käsitellä niitä.
Ratkaisu: PaperOffice DMS: llä on kattava työnkulkutoiminto, joka mahdollistaa monimutkaisten prosessien määrittämisen ja käsittelyn sekä asiakirjatietojen ja tehtävien tehokkaan hallinnan yrityksessä.

Digitaalinen käyttäjän valtuutus ja salasanan vahvistus sisältyvät hintaan.

Samalla kaikille asianomaisille jäsenille ilmoitetaan käsittelyn tilasta. Version tallennus mahdollistaa jäljittämisen, mitkä käsittelyvaiheet suoritettiin milloin ja kenen toimesta.

• Noudettavuus ja ajansäästö: Pyrittiin yksinkertaisempaan tapaan digitalisoida analogiset asiakirjat ja tehdä niistä tarvittaessa helposti noudettavia.
Ratkaisu: Se on PaperOffice DMS: n ydinsegmentti, analogisten asiakirjojen digitalisointi. Tarvitset vain skannerin, jossa on liitäntä tietokoneeseen ja PaperOffice DMS: ään. Asiakirjoja ei vain skannata. Tarvittaessa ne muunnetaan muokattavaksi tekstiksi integroidulla OCR-ohjelmistolla ja tallennetaan automaattisesti oikein.

Tekoälyn PIA: n asettama avainsanahakemisto varmistaa, että jokainen asiakirja löytyy sisäisen hakukoneen kautta, vaikka käyttäjä tuskin tietäisi mitään asiakirjasta.

• Käytännöllinen ja ymmärrettävä: Ohjelmiston tulisi vaatia mahdollisimman vähän koulutusta ja samalla valmistautua tulevaisuuteen.
Ratkaisu: PaperOffice DMS: n käyttö voidaan oppia ilmaisten koulutusvideoiden ja opetusohjelmien avulla.

Ei ulkopuolisia ja kalliita "konsultteja" paikan päällä, eikä kenenkään tarvitse matkustaa minnekään koulutukseen. Jokainen voi määritellä aikataulun valikkonavigoinnin oppimiselle itse tarpeen mukaan ja tulevaisuuden kannalta PaperOffice DMS on hyvin sijoitettu modulaarisen rakenteensa ansiosta.

PaperOffice DMS täytti kaikki vaaditut kriteerit.

Miksi mennoniittiveljeskunta valitsi PaperOffice DMS: n

Staruk tutki ensin erilaisia asiakirjojen hallintaan liittyviä ohjelmistotarjouksia ja päätti lopulta testata PaperOffice DMS: ää kuuden kuukauden ajan.

PaperOffice DMS tarjoaa juuri ne vaatimukset , joita herra Staruk etsi. Tähän sisältyy:

• Saatavuus: Keskitetty ja helppo pääsy kaikkeen tähän asiaankuuluvaan dokumentaatioon ja useiden osapuolten mahdollisuus tehdä yhteistyötä saman asiakirjan parissa.

  Sisäinen, keskitetty tallennustila, johon kaikki jäsenet, joilla on hallinnollisia tehtäviä, voivat käyttää myös kotoa käsin. Tietoja ei saa tallentaa kolmannen osapuolen pilveen tai yhden käyttäjän tietokoneeseen.

Ratkaisu: Synology perusti yhteisökeskukseen NAS: n, verkkoon liitetyn tallennustilan, johon kaikki yhdistykseen ja sen jäseniin liittyvät tiedot tallennetaan PaperOffice DMS: n avulla.

Alexander Staruk tajusi jo varhain, että hänen yhteisöään ei voi mitenkään digitalisoida:

"Siirsimme juuri työtä eteenpäin ja nyt meillä on etumatkaa."

• Hallinnollisten tehtävien ketteryys ja automatisointi: Ohjelmiston on mahdollistettava tehtävien jakaminen verkon kautta ja myös se, että kyseinen klubin jäsen voi käsitellä niitä.
Ratkaisu: PaperOffice DMS: llä on kattava työnkulkutoiminto, joka mahdollistaa monimutkaisten prosessien määrittämisen ja käsittelyn sekä asiakirjatietojen ja tehtävien tehokkaan hallinnan yrityksessä.

Digitaalinen käyttäjän valtuutus ja salasanan vahvistus sisältyvät hintaan.

Samalla kaikille asianomaisille jäsenille ilmoitetaan käsittelyn tilasta. Version tallennus mahdollistaa jäljittämisen, mitkä käsittelyvaiheet suoritettiin milloin ja kenen toimesta.

• Noudettavuus ja ajansäästö: Pyrittiin yksinkertaisempaan tapaan digitalisoida analogiset asiakirjat ja tehdä niistä tarvittaessa helposti noudettavia.
Ratkaisu: Se on PaperOffice DMS: n ydinsegmentti, analogisten asiakirjojen digitalisointi. Tarvitset vain skannerin, jossa on liitäntä tietokoneeseen ja PaperOffice DMS: ään. Asiakirjoja ei vain skannata. Tarvittaessa ne muunnetaan muokattavaksi tekstiksi integroidulla OCR-ohjelmistolla ja tallennetaan automaattisesti oikein.

Tekoälyn PIA: n asettama avainsanahakemisto varmistaa, että jokainen asiakirja löytyy sisäisen hakukoneen kautta, vaikka käyttäjä tuskin tietäisi mitään asiakirjasta.

• Käytännöllinen ja ymmärrettävä: Ohjelmiston tulisi vaatia mahdollisimman vähän koulutusta ja samalla valmistautua tulevaisuuteen.
Ratkaisu: PaperOffice DMS: n käyttö voidaan oppia ilmaisten koulutusvideoiden ja opetusohjelmien avulla.

Ei ulkopuolisia ja kalliita "konsultteja" paikan päällä, eikä kenenkään tarvitse matkustaa minnekään koulutukseen. Jokainen voi määritellä aikataulun valikkonavigoinnin oppimiselle itse tarpeen mukaan ja tulevaisuuden kannalta PaperOffice DMS on hyvin sijoitettu modulaarisen rakenteensa ansiosta.

PaperOffice DMS täytti kaikki vaaditut kriteerit.

Kuuden kuukauden testivaiheen jälkeen mennoniittiveljeskunta Bielefeld e. V. meidän PaperOffice DMS ja on niin tyytyväinen, että hän suosittelee ohjelmistoa muille seurakunnille kirkossaan.