Mennoniitit
Bielefeldin veljien kirkko
Alexander Staruk, mennoniittiveljeskunnan talousjohtaja Bielefeld e. V.
Haaste
Mennoniittiveljeskunta Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) on protestanttinen vapaakirkko, jonka juuret ulottuvat kauas menneisyyteen. Tämä Bielefeld mennoniittiveljeskunta perustettiin Zürichiin uskonpuhdistusliikkeen aikana 16 -luvulla. Tämän päivän mennoniittiveljeskunta Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), johon kuuluu yli 1000 yhteisön jäsentä.
Kunta käyttää PaperOffice DMS: ää tukemaan vapaaehtoisia jäseniä, erityisesti asiakirjojen arkistoinnissa, työnkulkujen osoittamisessa ja kirjanpidossa kotitoimistossa.
Lähtöasento
Yhdistyksessä, johon kuuluu mennoniittiveljeskunta Bielefeld e. V., on olemassa melko laajoja hallinnollisia tehtäviä, joita kaikki jäsenet hoitavat vapaaehtoisesti.
Tämä vaikuttaa sekä yli 1000 jäsenen tilinpitoon että kunnan eri rakennushankkeiden tilien tarkastamiseen tai saapuvien lahjoitusten käsittelyyn.
Olemassa oleva ongelma
PaperOffice DMS: n käyttöön asti valituille jäsenille uskottiin erilaiset hallinnolliset tehtävät, jolloin asianomaisille jäsenille jätettiin suurelta osin, miten ja missä ajassa työ tehdään.
Digitaalista verkkoa ja kattavaa ohjelmistoa ei käytetty. Sen sijaan tarkastettavissa olevat kauppiaan laskut vietiin kotiin tarkistettavaksi manuaalisesti. Tapahtui myös, että kenelläkään ei ollut aikaa ja sitten lasku jätettiin aluksi pöydälle.
Digitalisoinnin aikana yhteisöt kohtaavat nyt lukemattomia asiakirjoja, sähköposteja ja muita huolenaiheita sähköpostitse. Tätä sähköpostien tulvaa tuskin voidaan kuitenkin hallita manuaalisesti.
Seurauksena oli pitkäveteiset käsittelyajat ja tehottomuus tarvittavien asiakirjojen käsittelyssä, hakemisessa ja toimittamisessa . Näin ollen kunta lähti etsimään digitaalista asiakirjojen hallintaa.
Tämän seurauksena jäljellä olevien määrien siirtäminen tilatuille yrityksille viivästyi toistuvasti. Muistutuksia annettiin lisämaksusta, eikä myönnettyjä alennuksia voitu käyttää. On ymmärrettävää, että yhteisön maine kärsi sen seurauksena.
Alexander Staruk, mennoniittiveljeskunnan talousjohtaja Bielefeld e. V., etsi ratkaisua ongelmaan, jossa harkittiin myös kaikkien kunnan hallinnollisten tehtävien digitalisointia, jotka olivat aiemmin olleet suurelta osin analogisia.
Miksi mennoniittiveljeskunta valitsi PaperOffice DMS: n
Staruk tutki ensin erilaisia asiakirjojen hallintaan liittyviä ohjelmistotarjouksia ja päätti lopulta testata PaperOffice DMS: ää kuuden kuukauden ajan.
PaperOffice DMS tarjoaa juuri ne vaatimukset , joita herra Staruk etsi. Tähän sisältyy:
- Saatavuus: Keskitetty ja helppo pääsy kaikkeen tähän asiaankuuluvaan dokumentaatioon ja useiden osapuolten mahdollisuus tehdä yhteistyötä saman asiakirjan parissa.
Sisäinen, keskitetty tallennustila, johon kaikki jäsenet, joilla on hallinnollisia tehtäviä, voivat käyttää myös kotoa käsin. Tietoja ei saa tallentaa kolmannen osapuolen pilveen tai yhden käyttäjän tietokoneeseen.
- Hallinnollisten tehtävien ketteryys ja automatisointi: Ohjelmiston on mahdollistettava tehtävien jakaminen verkon kautta ja myös se, että kyseinen klubin jäsen voi käsitellä niitä.
- Noudettavuus ja ajansäästö: Pyrittiin yksinkertaisempaan tapaan digitalisoida analogiset asiakirjat ja tehdä niistä tarvittaessa helposti noudettavia.
- Käytännöllinen ja ymmärrettävä: Ohjelmiston tulisi vaatia mahdollisimman vähän koulutusta ja samalla valmistautua tulevaisuuteen.
Ratkaisu: Synology perusti yhteisökeskukseen NAS: n, verkkoon liitetyn tallennustilan, johon kaikki yhdistykseen ja sen jäseniin liittyvät tiedot tallennetaan PaperOffice DMS: n avulla.
Alexander Staruk tajusi jo varhain, että hänen yhteisöään ei voi mitenkään digitalisoida:
"Siirsimme juuri työtä eteenpäin ja nyt meillä on etumatkaa."
Ratkaisu: PaperOffice DMS: llä on kattava työnkulkutoiminto, joka mahdollistaa monimutkaisten prosessien määrittämisen ja käsittelyn sekä asiakirjatietojen ja tehtävien tehokkaan hallinnan yrityksessä.
Digitaalinen käyttäjän valtuutus ja salasanan vahvistus sisältyvät hintaan.
Samalla kaikille asianomaisille jäsenille ilmoitetaan käsittelyn tilasta. Version tallennus mahdollistaa jäljittämisen, mitkä käsittelyvaiheet suoritettiin milloin ja kenen toimesta.
Ratkaisu: Se on PaperOffice DMS: n ydinsegmentti, analogisten asiakirjojen digitalisointi. Tarvitset vain skannerin, jossa on liitäntä tietokoneeseen ja PaperOffice DMS: ään. Asiakirjoja ei vain skannata. Tarvittaessa ne muunnetaan muokattavaksi tekstiksi integroidulla OCR-ohjelmistolla ja tallennetaan automaattisesti oikein.
Tekoälyn PIA: n asettama avainsanahakemisto varmistaa, että jokainen asiakirja löytyy sisäisen hakukoneen kautta, vaikka käyttäjä tuskin tietäisi mitään asiakirjasta.
Ratkaisu: PaperOffice DMS: n käyttö voidaan oppia ilmaisten koulutusvideoiden ja opetusohjelmien avulla.
Ei ulkopuolisia ja kalliita "konsultteja" paikan päällä, eikä kenenkään tarvitse matkustaa minnekään koulutukseen. Jokainen voi määritellä aikataulun valikkonavigoinnin oppimiselle itse tarpeen mukaan ja tulevaisuuden kannalta PaperOffice DMS on hyvin sijoitettu modulaarisen rakenteensa ansiosta.
PaperOffice DMS täytti kaikki vaaditut kriteerit.
Miksi mennoniittiveljeskunta valitsi PaperOffice DMS: n
Staruk tutki ensin erilaisia asiakirjojen hallintaan liittyviä ohjelmistotarjouksia ja päätti lopulta testata PaperOffice DMS: ää kuuden kuukauden ajan.
PaperOffice DMS tarjoaa juuri ne vaatimukset , joita herra Staruk etsi. Tähän sisältyy:
- Saatavuus: Keskitetty ja helppo pääsy kaikkeen tähän asiaankuuluvaan dokumentaatioon ja useiden osapuolten mahdollisuus tehdä yhteistyötä saman asiakirjan parissa.
Sisäinen, keskitetty tallennustila, johon kaikki jäsenet, joilla on hallinnollisia tehtäviä, voivat käyttää myös kotoa käsin. Tietoja ei saa tallentaa kolmannen osapuolen pilveen tai yhden käyttäjän tietokoneeseen.
- Hallinnollisten tehtävien ketteryys ja automatisointi: Ohjelmiston on mahdollistettava tehtävien jakaminen verkon kautta ja myös se, että kyseinen klubin jäsen voi käsitellä niitä.
- Noudettavuus ja ajansäästö: Pyrittiin yksinkertaisempaan tapaan digitalisoida analogiset asiakirjat ja tehdä niistä tarvittaessa helposti noudettavia.
- Käytännöllinen ja ymmärrettävä: Ohjelmiston tulisi vaatia mahdollisimman vähän koulutusta ja samalla valmistautua tulevaisuuteen.
Ratkaisu: Synology perusti yhteisökeskukseen NAS: n, verkkoon liitetyn tallennustilan, johon kaikki yhdistykseen ja sen jäseniin liittyvät tiedot tallennetaan PaperOffice DMS: n avulla.
Alexander Staruk tajusi jo varhain, että hänen yhteisöään ei voi mitenkään digitalisoida:
"Siirsimme juuri työtä eteenpäin ja nyt meillä on etumatkaa."
Ratkaisu: PaperOffice DMS: llä on kattava työnkulkutoiminto, joka mahdollistaa monimutkaisten prosessien määrittämisen ja käsittelyn sekä asiakirjatietojen ja tehtävien tehokkaan hallinnan yrityksessä.
Digitaalinen käyttäjän valtuutus ja salasanan vahvistus sisältyvät hintaan.
Samalla kaikille asianomaisille jäsenille ilmoitetaan käsittelyn tilasta. Version tallennus mahdollistaa jäljittämisen, mitkä käsittelyvaiheet suoritettiin milloin ja kenen toimesta.
Ratkaisu: Se on PaperOffice DMS: n ydinsegmentti, analogisten asiakirjojen digitalisointi. Tarvitset vain skannerin, jossa on liitäntä tietokoneeseen ja PaperOffice DMS: ään. Asiakirjoja ei vain skannata. Tarvittaessa ne muunnetaan muokattavaksi tekstiksi integroidulla OCR-ohjelmistolla ja tallennetaan automaattisesti oikein.
Tekoälyn PIA: n asettama avainsanahakemisto varmistaa, että jokainen asiakirja löytyy sisäisen hakukoneen kautta, vaikka käyttäjä tuskin tietäisi mitään asiakirjasta.
Ratkaisu: PaperOffice DMS: n käyttö voidaan oppia ilmaisten koulutusvideoiden ja opetusohjelmien avulla.
Ei ulkopuolisia ja kalliita "konsultteja" paikan päällä, eikä kenenkään tarvitse matkustaa minnekään koulutukseen. Jokainen voi määritellä aikataulun valikkonavigoinnin oppimiselle itse tarpeen mukaan ja tulevaisuuden kannalta PaperOffice DMS on hyvin sijoitettu modulaarisen rakenteensa ansiosta.
PaperOffice DMS täytti kaikki vaaditut kriteerit.
Kuuden kuukauden testivaiheen jälkeen mennoniittiveljeskunta Bielefeld e. V. meidän PaperOffice DMS ja on niin tyytyväinen, että hän suosittelee ohjelmistoa muille seurakunnille kirkossaan.
