Toteuta digitaalinen laskujen käsittely oikein 10 vaiheessa

Digitalisoinnin tarve on nyt tärkeä näkökohta kaikille.

Oppaastamme löydät nyt useita raportteja siitä, miten digitalisoinnin tulisi tapahtua yritysten ympärillä ja kuinka monta etua tämä tuo sinulle.

Mutta lähes jokainen 3 kysymystä, jotka tulevat asiakkailtamme, liittyvät laskujen käsittelyn digitaaliseen toteutukseen. Joten päätimme tarkastella tätä aihetta tarkemmin.

Tässä artikkelissa tarkastelemme hieman syvemmälle tietoa digitaalisesta laskujen käsittelystä. Laskujen digitalisoinnin edut. Näytämme sinulle, miten voit toteuttaa kaiken, ja kuvailemme onnistuneen toteutuksen vaikutuksia.

Ennen kuin siirrymme varsinaiseen toteutukseen, vastataan kysymykseen:

Miksi laskut ja asiakirjat on digitalisoitava yrityksissä?

Tämä on kysymys, jonka yhä useammat yritykset kysyvät: "Pitääkö minun todella digitalisoida kirjanpitoni"? Vastaus on kyllä, sinun täytyy. Muun muassa siksi, että lainsäätäjä vaatii sitä olemaan niin. Yhä useammat yritykset joutuvat noudattamaan prosessidokumentaatiota.

Mitä lakisääteiset määräykset edellyttävät?

Lakisääteiset määräykset edellyttävät kaikkien testiin liittyvien saapuvien asiakirjojen vastaanottamista, käsittelyä ja arkistointia koskevien vaatimusten noudattamista.

Nykyisessä artikkelissamme näytämme pari käytännön esimerkkiä. Kuinka voit helposti ratkaista digitalisoinnin PaperOffice DMS: n ansiosta. Mutta ensin tulemme laskujen digitaalisen käsittelyn yleisiin etuihin.

Mitkä ovat digitalisaation edut?

Nykypäivän kotitoimiston ja digitaalisen median maailmassa on edelleen yleistä nähdä paperilaskuja kasattuna hyllyille ja pöydille.

Tärkeimmät syyt paperin käyttöön ovat, että työntekijöiden on vaikea hyväksyä digitalisointia tai aloittaa siitä. Se on muutoksen ja digitalisaation käsittelyn haasteissa.

Fyysinen asiakirjakopio digitoinnista huolimatta

Monet ihmiset haluavat säilyttää fyysisen kopion asiakirjoista, joiden kanssa he työskentelevät. Mutta paperin käsittelyprosessilla, jota on harjoiteltu vuosia, on myös merkitystä tässä.

Paperittomasta muunnoksesta olemme jo kirjoittaneet yksityiskohtaisen artikkelin. Tässä käsittelemme nimenomaisesti digitaalisen kirjanpidon aihetta.

Laskun manuaalinen syöttäminen ei tarkoita vain paljon aikaa, vaan myös piilotettuja korkeita kustannuksia. Oikein saaminen voi säästää paljon aikaa ja rahaa.

Tärkeimpiä etuja ovat:

• Löydät minkä tahansa laskun sekunneissa / säästät aikaa

  Koska asiakirjojen digitalisoinnin ansiosta löydät kaikki PaperOfficeen tallennetut laskut muutamassa sekunnissa. Sinun ei enää tarvitse vaivalloisesti selata paksuja kansioita. Digitalisoimalla kaikki yrityksesi laskut tarvitset vain muutaman napsautuksen löytääksesi ne järjestelmästä.

  Tämä johtaa meidät myös toiseen kohtaan:

• Hyödyt optimoidusta työ- / paperisäästöstä

  Et enää tarvitse tilaa fyysisille kansioille. Tästä lähtien voit arkistoida laskusi PaperOfficeen. Paperinkulutuksen vähentäminen johtaa puhtaisiin ja siisteihin toimistoihin.

• Yksinkertaista kirjanpitoprosesseja / Esimerkiksi työnkuluilla

  Hallitsemalla laskujasi digitaalisesti säästät aikaa ja vaivaa. Sekä luomisen, toimituksen ja käsittelyn kustannukset. Älä tee kopioita edistyneitä tehtäviä, työnkulkuja ja edelleenlähetystä varten. Kaikki toimii digitaalisesti ja on läpinäkyvää ja ymmärrettävää.

  Laskujen digitalisoinnin ansiosta et enää menetä arvokkaita alennusaikoja.

• Painikkeiden käytön käyttöoikeuksien määrittäminen

  Yksittäisten asiakirjojen ja kansioiden yksilölliset käyttöoikeudet takaavat selkeän turvallisuuden. Voit myöntää käyttöoikeuden yksityishenkilöille tai kokonaisille osastoille. Kuten kirjanpito.

• Tunnista yhteystiedot automaattisesti

  PaperOffice tunnistaa älykkäästi osoitetiedot asiakirjan sisällöstä. Linkitä sitten asiakirja loogisesti olemassa oleviin yhteystietoihisi. Tämä mahdollistaa muun muassa kaikkien tietyn yhteyshenkilön asiakirjojen näyttämisen vain muutamalla napsautuksella.

• Automaattinen avainsanat

  PaperOffice tukee sinua älykkäällä tekoälyn tunnistuksella ja avainsanoilla. Tällä tavoin laskusta etsitään tärkeimmät asiakirjatiedot.

  KI PIA lukee tiedot älykkäästi asiakirjasta. Arkistoi sitten asiakirja täydellisillä avainsanoilla. Tarvittaessa testin yhteydessä tai automaattisesti taustalla.

• Upotus- / vientitoiminto verokonsulteille

  Voit helposti luovuttaa laskusi. Tilin määrityksellä ja avainsanoilla. Tarkennetun haun ansiosta sinulla on kaikki mitä tarvitset vientiin. Kuten esimerkiksi kaikki viime kuun laskut.

  Sisältää kansiorakenteen, PDF-tiedoston, Excel-tiedoston, jossa on kaikki tiedot. Tämän seurauksena kirjanpitäjäsi tai kirjanpitäjäsi voi helposti tuoda asiakirjat.

• Nopeat muokkausvaihtoehdot

  Kirjanpito voidaan toteuttaa nopeasti tulevaisuudessa. Sen lisäksi, että löydät kaikki asiakirjat heti, voit myös muokata/luokitella niitä esimerkiksi suoraan. Kaikki lakisääteiset vaatimukset täyttyvät tarkastuksenkestävän arkistoinnin ansiosta. Tarkistaminen ja hyväksyminen on siis lastenleikkiä.

  Laskujen digitalisointi on väistämätöntä monestakin syystä. Monet yritykset ovat myös jo vakuuttuneita siitä, että laskujen digitalisointi on tulevaisuutta. Tämä on hyväksyttävä myös nyt ja nyt.

  Monet pelkäävät kuitenkin edelleen, että tämä vaihe liittyy pitkään hankkeeseen. Mikä on vaikeaa, kallista, riskialtista ja epävakautta. Hyvä uutinen on, että viime kädessä PaperOfficen ansiosta näin ei enää ole!

Mitä on otettava huomioon ennen laskujen digitointia?

Ensinnäkin on tärkeää olla sekoittamatta tai vähentämättä digitalisointia saapuvien laskujen skannaukseen. Jotta he voivat sitten päästä työnkulkuprosessiin validointia, maksua ja arkistointia varten helpommin ja nopeammin. Digitalisointi on paljon enemmän.

OCR-tekstintunnistuksen edut: OCR-tekstintunnistuksen ansiosta monet asiat voidaan automatisoida. Esimerkiksi tekoälyn (AI) kanssa. Tällä tavoin oppimistoiminnoista on tulossa yhä tehokkaampia ja luotettavampia tunnistusalgoritmeja.

Laskussa näkyvät kohteet voidaan tunnistaa välittömästi ja poimia tositteesta. Asiakirja arkistoidaan ja se voidaan antaa kirjanpito- tai ERP-järjestelmän käyttöön.

Esimerkiksi digitalisoinnin myötä rahoituspalvelujen tarjoaja hyötyy luotettavasta tiedosta reaaliajassa, kun lasku vastaanotetaan.

Pääsemme tämän artikkelin todelliseen kysymykseen:

Miten toteutan laskujen käsittelyn?

Jos hallitset laskujasi PaperOfficen avulla, saapuvien laskujen käsittely on täysin sähköistä. Saat saapuvan laskun jo digitaalisesti, eli sähköpostitse tai skannaamalla sen. Tällä ei ole mitään merkitystä.

Digitoi saapuvat laskut DropMaililla, miten?

Jos saat jo saapuvat laskusi digitaalisessa muodossa, suosittelemme PaperOfficeen integroitua DropMail-moduulia. Näin voit luoda henkilökohtaisen DropMail-sähköpostiosoitteen PaperOfficessa. Lähetät heille vain laskuja.

Kaikki laskut, jotka lähetetään DropMail-osoitteeseesi sähköpostin liitteenä, arkistoidaan automaattisesti PaperOfficeen. Määriteltävillä arkistointisäännöillä ja ilman työtä.

PaperOffice tunnistaa laskun ja lukee asiaankuuluvat tiedot. Ohjelmisto arkistoi sitten laskun sopivaan kansioon. Älykkään tekoälyn ansiosta uudet hyväksyntäprosessit, tehtävät ja työnkulut aloitetaan valinnaisesti.

Kaikille työntekijöille, joiden on määrä osallistua prosessiin, tiedotetaan asiasta. Laskun työnkulku suoritetaan automaattisesti.

Vaiheittainen digitaalisten laskujen käsittely:

Laskun kuitti

Luo vain haluamasi osoite muodossa "meine_rechnungen@paperoffice.com", määritä tallennusmaski tai aktivoi PIA ja siinä kaikki!

Digitaalinen laskujen käsittely

PaperOffice tallentaa laskun automaattisesti ja aloittaa käsittelyn

Määritellyt arkistointisäännöt suoritetaan. Tarkastuksen kestävä arkistointi tapahtuu automaattisesti taustalla suunnitelmien mukaan.

Voit tarkistaa laskun, hyväksyä sen ja suorittaa työnkulkuja.

Eteenpäin

Vie laskut veroneuvojalle tai kolmannen osapuolen järjestelmille asiaankuuluvilla tiedoilla.

Miltä laskujen digitalisoinnin tulevaisuus näyttää. Mihin matka on menossa?

Ensinnäkin laskujen digitalisointi tuo merkittävää ja välitöntä tuottavuuden kasvua. Digitalisointi ei ainoastaan vapauta työntekijöitä aikaa vievästä, tiheästä operatiivisesta tehtävästä. Lisäksi manuaalisesta virheestä johtuvat viiveen ja kiistan ongelmat ratkaistaan.

Tärkeiden paperiasiakirjojen tallentamisesta, etsimisestä ja menettämisestä aiheutuvat luontaiset kustannukset vähenevät huomattavasti. Lisäksi validointi- ja valvontaprosessien järkeistäminen ja automatisointi koko ostoreskontraprosessissa.

Kerro nämä edut vielä lisää ostopyynnöstä maksuun.

Mitä yritys saavuttaa digitalisaation ansiosta?

Digitalisoinnin avulla yritys onnistuu vapauttamaan tärkeitä henkilöstö- ja taloudellisia resursseja. Olkoon se absorboida toiminnan kasvua jatkuvilla resursseilla. Tai mobilisoida tiimisi muutosprojekteissa. Työntekijöille laskujen digitalisointi ei ole vihollinen. Päinvastoin – liittolainen. Nämä tekevät heidän työstään mielenkiintoisempaa ja luovat lisäarvoa yhtiön taloushallinnolle.

Voiko paperi tuhota digitalisoinnin jälkeen?

Ensinnäkin on erittäin tärkeää huomata, että asiakirjojen digitaalisen arkistoinnin tekijöitä on noudatettava. GoBD: n mukaan paperiasiakirjat voidaan tuhota. Ellei niitä tarvitse säilyttää alkuperäisessä muodossa ulkomaisten vero- tai verosäännösten mukaisesti.

Tähän sisältyvät esimerkiksi taseiden avaaminen ja rakennuslakiasiakirjat. GoBD sanoo myös, että paperiasiakirjat olisi poistettava jatkokäsittelystä. Tiedostoa ei myöskään voi muuttaa skannausprosessin jälkeen.

Tarkistussuojattu GoBD-yhteensopivan versioinnin mukaisesti

Joka annetaan milloin tahansa PaperOfficen version ansiosta. Asiakirjan on oltava saatavilla ja arvioitavissa säilytysajan keston ajan.

PaperOffice täyttää siten kaikki vaaditut standardit sertifioimalla ja testaamalla kaikki ohjelmistovaatimukset GOBD: n mukaisesti.

Säilytysaika

Kysymys säilytysajasta nousee yhä uudelleen esiin asiakkaidemme kanssa. Koska ei ole olemassa selkeitä ohjeita siitä, miten ja pitäisikö alkuperäinen lasku säilyttää. Ensinnäkin sinun tulee ottaa yhteyttä vastuulliseen veroviranomaiseen eli vastuulliseen tilintarkastajaan.

Mitä asiakirjoja hyväksytään?

Asiakirjat, joilla on oikeudellista merkitystä, kuten sopimukset, on edelleen säilytettävä alkuperäisessä muodossa.

Päästäksesi asiaan:

Verovirasto hyväksyy sähköiset kuitit. Riita-asiassa tuomioistuin vain alkuperäiset.

Tämä liittyy siihen, että allekirjoituksen aitous voidaan tarkistaa vain alkuperäisistä asiakirjoista. Suosittelemme, että et koskaan heitä alkuperäistä pois.

On käynyt ilmi, että sinun on otettava huomioon useita näkökohtia saapuvien laskujen onnistuneeseen käsittelyyn.

Tehdään yhteenveto:

Jotta paperi voidaan karkottaa kokonaan prosessista, sinun on toteutettava kaikkien saapuvien laskujen jatkuva digitalisointi. Parannuksia saadaan prosessin automatisoinnista mahdollisimman paljon.

Tällaisella digitaalisella asiakirjalla on joukko etuja yritykselle. Räätälöidyt ohjelmistot takaavat huomattavasti suuremman tuottavuuden yrityksessä.

Laskujen digitalisointi on siis tärkeä askel yrityksesi muuttamisessa paperittomaksi toimistoksi. Se säästää aikaa ja työvoimaa. Parantaa työtuloksesi laatua.

Käytä kaikkia paperittoman toimiston etuja.

Muista välttää tämä virhe

Vaikka suurilla yrityksillä on jo pitkään nimitetty digitointivirkailijoita, jotka käsittelevät analogisten asiakirjojen muuntamista kokopäiväisesti, pienillä ja keskisuurilla yrityksillä ei yleensä ole henkilöresursseja, varsinkin kun vaaditaan asianmukaista ammattipätevyyttä.
Tämä on kuitenkin yleinen virhe ja johtaa huonoihin investointeihin, koska monet valmistajat hyödyntävät tätä tietämättömyyttä.