Useimmissa toimistoissa ympäri maailmaa on kahtiajako. Toisaalta digitaalinen alue, jossa on yksittäisiä ja verkkotietokoneita, toisaalta paperimuodossa olevat asiakirjat. Tämä aiheuttaa joskus kaaosta ja ennen kaikkea aikaa menetetään. Sisällön etsimiseen käytetty aika.
Paperless work through digital processes
McKinseyn kansainvälisen raportin mukaan toimistotyöntekijät viettävät 1.8 tuntia päivässä tietojen etsimiseen ja keräämiseen, mikä on keskimäärin 9.3 tuntia viikossa.
Kirjanpitäjät, sihteerit, ostajat, virkailijat, lähettäjät ja monet muut ammattiryhmät ovat kiireisiä käsittelemään hallinnollisia prosesseja joka päivä. Yhden työntekijän työ riippuu usein toisen työstä.
Jokaisella yrityksellä on nyt monitoimilaite, joka tukee myös skannaustoimintoa. Mutta monille termi ja asiakirjojen hallintajärjestelmän käyttö ovat vielä tuntemattomia.
Tässä artikkelissa selitämme, että skannerin kanssa kannattaa käyttää asiakirjojen hallintajärjestelmää. Annamme sinulle vähintään 15 syytä sen käyttämiseen, joiden avulla voit tehdä toimistostasi paperittoman ja digitaalisen ja kuinka voit käyttää sitä yrityksesi ydinliiketoiminnan tehokkuuden lisäämiseen.
Ennen kuin pääsemme syihin, miksi, vastataan kysymykseen:
Mihin DMS: ään käytetään yrityksessä?
Laskut, konossementit, saatekirjeet, lähetykset tai käyttöohjeet uusille laitteille ja niihin liittyvät takuutodistukset, vain muutamia esimerkkejä mainitakseni? Niiden digitalisointi on usein kauan tulossa, yksinkertaisesti siksi, että henkilöstöstä ja ajasta on pulaa. Tämän seurauksena analoginen vuori kasvaa.
Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared
DMS: n ja tarpeisiisi sopivan skannerin avulla voit saada kahtiajaon ja tarpeettoman ajanhukan hallintaan.
DMS on myös lyhenne sanoista document management software, ja sen tarkoituksena on hallita asiakirjoja, erityisesti digitaalisia asiakirjoja, mikä sisältää muuntamisen analogisesta digitaaliseksi. PaperOffice DMS on tällainen ohjelmisto.
Koska PaperOffice DMS mahdollistaa analogisen paperin muuttumisen digitaaliseksi sisällöksi siellä, missä sitä esiintyy.
Älykkäästi jäsennelty indeksointi määrittää jokaiselle asiakirjalle oikean prosessin syöttämällä avainsanan. PaperOfficen omalla hakukoneella kaikki asiakirjat voidaan sitten löytää ja kutsua. Vaatimuksista riippuen tallennetut kirjaimet muunnetaan OCR-tekstintunnistuksella, jotta niitä voidaan käsitellä yhteensopivalla Office-ohjelmistolla.
Tunnistimme tarpeen, mutta:
Mitkä ovat paperittoman toimiston edut?
Nykymaailmassa työntekijät käsittelevät monia erilaisia asiakirjoja: alkuperäisiä paperiasiakirjoja, kuten kirjeitä tai sopimuksia, PDF-tiedostoja ja sähköisiä asiakirjoja, kuten tiedostoja ja sähköposteja.
Monissa yrityksissä nämä asiakirjat kopioidaan, tulostetaan, välitetään, jaetaan ja arkistoidaan eri paikoissa. Tärkeän tiedon etsiminen on yhä vaikeampaa ja johtaa epätaloudellisiin työnkulkuihin ja ylikuormitettuihin työntekijöihin. Meillä on yksityiskohtainen artikkeli, jossa kuvataan asiakirjojen hallintajärjestelmien tarve ja luetellaan niiden käytön edut.
Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless
Jos työntekijäsi kuitenkin alkavat poistaa tai ainakin vähentää paperinkulutusta toimistoissa tai koko yrityksessä, parannat myös prosesseja, lisäät tuottavuutta digitalisoimalla tietoja, käytät paperittomia menetelmiä ja vähennät siten kustannuksia.
Monia muita etuja ja näkökohtia on jo käsitelty yksityiskohtaisessa artikkelissa "Toteutus paperittomassa toimistossa".
Mitkä skannerit sopivat täydelliseen yhteistyöhön?
Esimerkiksi monitoimilaitteet (monitoimilaite), kuten Brotherin tai Konica Minoltan ja muiden valmistajien laitteet.
Tulostin, skanneri ja kopiokone all-in-one: Skannatut asiakirjat menevät keskushakemistoon näiden keskuslaitteiden kautta tai "suoran skannauksen kautta postiin" sähköpostina Outlookin postilaatikkoon, jota esimerkiksi PaperOffice valvoo ja syöttää siten automaattisesti asiakirjojen hallintaohjelmistoon.
Tai yksinkertaisesti integroi mukautettu PaperOffice-osoitteesi skanneriin, niin kutsuttu DropMail-sähköpostiosoite, skannattujen tiedostojesi tallennuspaikaksi. PaperOffice arkistoi kaikki tiedostot helposti sähköpostitse.
Juomaraha
Aiheesta "Paperiasiakirjojen täysin automatisoitu arkistointi skannerista" on myös YouTubessa video, joka selittää tämän prosessin yksinkertaisella ja ymmärrettävällä tavalla:
Niille, jotka haluavat skannata paperiasiakirjoja normaalilla tavalla, PaperOfficeen oletusarvoisesti integroitu ScanConnect-moduuli on ihanteellinen. Koska tämä tukee jokaista skanneria, monitoimilaitetta tai suurikapasiteettista kopiokonetta integroidulla skannausyksiköllä ja on erittäin helppokäyttöinen.
Siitä huolimatta on merkityksetöntä, miten paperiasiakirjasi pääsevät PaperOfficeen, koska automaattisen OCR-tekstintunnistuksen ansiosta kaikkien skannattujen dokumentaatioiden sisältö tunnistetaan.
Riippumatta siitä, mikä on valmistettu paperista, se skannataan ja tallennetaan erittäin tarkasti tekoälypohjaisen optimoinnin ansiosta.
Heti kun asiakirjat on tallennettu, niiden sisältö indeksoidaan käyttämällä raakatekstin hajoamista. Yksinkertaisesti sanottuna sisältö kirjoitetaan sanasta sanaan erityiseen rekisteriin, jossa algoritmi tunnistaa yksittäiset sanat sanayhdistelmässä ja tallentaa ne samalla tavalla.
Digitalisointi ja dokumenttien hallinta
Kun puhumme asiakirjojen hallintajärjestelmistä, emme saa unohtaa: mitä korkeampi prosesseihin kuuluvien tietojen digitalisointitaso on, sitä korkeampi on ohjaus- ja automaatiotaso, jonka voimme saavuttaa. Olemme jo kirjoittaneet artikkelin digitalisaation eduista, klikkaa tästä.
Ensimmäisessä vaiheessa määrität, mitkä asiakirjat kuuluvat prosesseihimme, miten integroimme ne dokumenttienhallintajärjestelmäämme ja mitkä tiedot poimitaan ja tallennetaan yhdessä tietokantaasi olevien asiakirjojen kanssa. Kun tiedot on sisällytetty, määrittelemme sen elinkaaren, miten ne ovat vuorovaikutuksessa muiden prosessien kanssa ja miten voimme integroida ne.
Tieto tulee eri lähteistä
Todennäköisesti törmäämme tietoihin, jotka tulevat eri lähteistä ja eri muodoissa. Osa siitä digitaalisessa muodossa, tallennettu tiedostoihin tai tietokantoihin ja osa painettujen asiakirjojen muodossa.
Mitä teemme digitaalisille dokumenteille pdf-, doc- jne. Täällä prosessi on hyvin yksinkertainen.
Vedä digitaalinen asiakirja PaperOffice-käyttöliittymään. Voit myös valvoa Windows-kansioitasi helposti, kun asiakirjat on vastaanotettu.
Juomaraha
Muuten, YouTubessa on video aiheesta "Hakemiston seuranta ja massan arkistointi" , joka selittää tämän prosessin ymmärrettävällä tavalla:
Paperimuodossa olevat asiakirjat voidaan helposti skannata ja muuntaa digitaaliseen muotoon integroidun skannerin ansiosta.
Optisen merkintunnistusohjelman (OCR = Optinen merkintunnistus) ansiosta olemme jo ottaneet tärkeän askeleen. Skannerin tai muun digitointilaitteen avulla emme vain muunna asiakirjaa kuvaksi, vaan voimme myös "lukea" sen sisällön sähköisesti.
Sen lisäksi, että puhdas OCR-teksti sisältyy tietokantaan, PIA-nimisen tekoälyn (AI) ansiosta automaatio voidaan määrittää joko manuaalisesti tai automaattisesti.
Näin käytämme järjestelmää tunnistamaan ja määrittelemään, mitkä asiakirja-alueet on luettava automaattisesti. Kuten laskun numero, päivämäärä, tuotteet, summat jne. Näin ollen meillä on kaikki tarvittavat tiedot asiakirjojen hallintajärjestelmässämme.
Tietojen digitalisointi OCR: n avulla helpottaa monenlaisen dokumentaation integrointia prosessien ja työnkulkujen hallintaan.
Kaikki kuulostaa hyvältä, mutta miten massan arkistointi tehdään skannerista?
PaperOffice DMS on myös ottanut massan arkistoinnin skanneristasi huomioon tärkeimmissä ominaisuuksissa, jotka liittyvät tekstintunnistukseen, tekoälyn integrointiin ja avainsanoihin.
ScanConnect-moduuli ei tarjoa vain suoraa yhteyttä skannerin ja PaperOffice DMS:n välillä. ScanConnect on tehokas skannerityökalu manuaalisiin skannauksiin ja piilottaa muita mielenkiintoisia ominaisuuksia, jotka auttavat sinua joukkoskannauksessa.
Valmistele ensin kaikki asiakirjasivut skannausta varten ja aseta sitten erotinsivut niiden yksittäisten asiakirjojen väliin, jotka haluat erottaa toisistaan.
PaperOffice tunnistaa erotinsivut ja tallentaa asiakirjat yksitellen.
