Skannerit ja asiakirjojen hallinta: edut ja käyttötarkoitukset

Useimmissa toimistoissa ympäri maailmaa on kahtiajako. Toisaalta digitaalinen alue, jossa on yksittäisiä ja verkkotietokoneita, toisaalta paperimuodossa olevat asiakirjat. Tämä aiheuttaa joskus kaaosta ja ennen kaikkea aikaa menetetään. Sisällön etsimiseen käytetty aika.

Paperless work through digital processes

McKinseyn kansainvälisen raportin mukaan toimistotyöntekijät viettävät 1.8 tuntia päivässä tietojen etsimiseen ja keräämiseen, mikä on keskimäärin 9.3 tuntia viikossa.

Kirjanpitäjät, sihteerit, ostajat, virkailijat, lähettäjät ja monet muut ammattiryhmät ovat kiireisiä käsittelemään hallinnollisia prosesseja joka päivä. Yhden työntekijän työ riippuu usein toisen työstä.

Jokaisella yrityksellä on nyt monitoimilaite, joka tukee myös skannaustoimintoa. Mutta monille termi ja asiakirjojen hallintajärjestelmän käyttö ovat vielä tuntemattomia.

Tässä artikkelissa selitämme, että skannerin kanssa kannattaa käyttää asiakirjojen hallintajärjestelmää. Annamme sinulle vähintään 15 syytä sen käyttämiseen, joiden avulla voit tehdä toimistostasi paperittoman ja digitaalisen ja kuinka voit käyttää sitä yrityksesi ydinliiketoiminnan tehokkuuden lisäämiseen.

Ennen kuin pääsemme syihin, miksi, vastataan kysymykseen:

Mihin DMS: ään käytetään yrityksessä?

Laskut, konossementit, saatekirjeet, lähetykset tai käyttöohjeet uusille laitteille ja niihin liittyvät takuutodistukset, vain muutamia esimerkkejä mainitakseni? Niiden digitalisointi on usein kauan tulossa, yksinkertaisesti siksi, että henkilöstöstä ja ajasta on pulaa. Tämän seurauksena analoginen vuori kasvaa.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

DMS: n ja tarpeisiisi sopivan skannerin avulla voit saada kahtiajaon ja tarpeettoman ajanhukan hallintaan.

DMS on myös lyhenne sanoista document management software, ja sen tarkoituksena on hallita asiakirjoja, erityisesti digitaalisia asiakirjoja, mikä sisältää muuntamisen analogisesta digitaaliseksi. PaperOffice DMS on tällainen ohjelmisto.

Koska PaperOffice DMS mahdollistaa analogisen paperin muuttumisen digitaaliseksi sisällöksi siellä, missä sitä esiintyy.

Älykkäästi jäsennelty indeksointi määrittää jokaiselle asiakirjalle oikean prosessin syöttämällä avainsanan. PaperOfficen omalla hakukoneella kaikki asiakirjat voidaan sitten löytää ja kutsua. Vaatimuksista riippuen tallennetut kirjaimet muunnetaan OCR-tekstintunnistuksella, jotta niitä voidaan käsitellä yhteensopivalla Office-ohjelmistolla.

Tunnistimme tarpeen, mutta:

Mitkä ovat paperittoman toimiston edut?

Nykymaailmassa työntekijät käsittelevät monia erilaisia asiakirjoja: alkuperäisiä paperiasiakirjoja, kuten kirjeitä tai sopimuksia, PDF-tiedostoja ja sähköisiä asiakirjoja, kuten tiedostoja ja sähköposteja.

Monissa yrityksissä nämä asiakirjat kopioidaan, tulostetaan, välitetään, jaetaan ja arkistoidaan eri paikoissa. Tärkeän tiedon etsiminen on yhä vaikeampaa ja johtaa epätaloudellisiin työnkulkuihin ja ylikuormitettuihin työntekijöihin. Meillä on yksityiskohtainen artikkeli, jossa kuvataan asiakirjojen hallintajärjestelmien tarve ja luetellaan niiden käytön edut.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Jos työntekijäsi kuitenkin alkavat poistaa tai ainakin vähentää paperinkulutusta toimistoissa tai koko yrityksessä, parannat myös prosesseja, lisäät tuottavuutta digitalisoimalla tietoja, käytät paperittomia menetelmiä ja vähennät siten kustannuksia.

Monia muita etuja ja näkökohtia on jo käsitelty yksityiskohtaisessa artikkelissa "Toteutus paperittomassa toimistossa".

Mitkä skannerit sopivat täydelliseen yhteistyöhön?

Esimerkiksi monitoimilaitteet (monitoimilaite), kuten Brotherin tai Konica Minoltan ja muiden valmistajien laitteet.

Tulostin, skanneri ja kopiokone all-in-one: Skannatut asiakirjat menevät keskushakemistoon näiden keskuslaitteiden kautta tai "suoran skannauksen kautta postiin" sähköpostina Outlookin postilaatikkoon, jota esimerkiksi PaperOffice valvoo ja syöttää siten automaattisesti asiakirjojen hallintaohjelmistoon.

Tai yksinkertaisesti integroi mukautettu PaperOffice-osoitteesi skanneriin, niin kutsuttu DropMail-sähköpostiosoite, skannattujen tiedostojesi tallennuspaikaksi. PaperOffice arkistoi kaikki tiedostot helposti sähköpostitse.

Niille, jotka haluavat skannata paperiasiakirjoja normaalilla tavalla, PaperOfficeen oletusarvoisesti integroitu ScanConnect-moduuli on ihanteellinen. Koska tämä tukee jokaista skanneria, monitoimilaitetta tai suurikapasiteettista kopiokonetta integroidulla skannausyksiköllä ja on erittäin helppokäyttöinen.

Siitä huolimatta on merkityksetöntä, miten paperiasiakirjasi pääsevät PaperOfficeen, koska automaattisen OCR-tekstintunnistuksen ansiosta kaikkien skannattujen dokumentaatioiden sisältö tunnistetaan.

Riippumatta siitä, mikä on valmistettu paperista, se skannataan ja tallennetaan erittäin tarkasti tekoälypohjaisen optimoinnin ansiosta.

Heti kun asiakirjat on tallennettu, niiden sisältö indeksoidaan käyttämällä raakatekstin hajoamista. Yksinkertaisesti sanottuna sisältö kirjoitetaan sanasta sanaan erityiseen rekisteriin, jossa algoritmi tunnistaa yksittäiset sanat sanayhdistelmässä ja tallentaa ne samalla tavalla.

Digitalisointi ja dokumenttien hallinta

Kun puhumme asiakirjojen hallintajärjestelmistä, emme saa unohtaa: mitä korkeampi prosesseihin kuuluvien tietojen digitalisointitaso on, sitä korkeampi on ohjaus- ja automaatiotaso, jonka voimme saavuttaa. Olemme jo kirjoittaneet artikkelin digitalisaation eduista, klikkaa tästä.

Ensimmäisessä vaiheessa määrität, mitkä asiakirjat kuuluvat prosesseihimme, miten integroimme ne dokumenttienhallintajärjestelmäämme ja mitkä tiedot poimitaan ja tallennetaan yhdessä tietokantaasi olevien asiakirjojen kanssa. Kun tiedot on sisällytetty, määrittelemme sen elinkaaren, miten ne ovat vuorovaikutuksessa muiden prosessien kanssa ja miten voimme integroida ne.

Tieto tulee eri lähteistä

Todennäköisesti törmäämme tietoihin, jotka tulevat eri lähteistä ja eri muodoissa. Osa siitä digitaalisessa muodossa, tallennettu tiedostoihin tai tietokantoihin ja osa painettujen asiakirjojen muodossa.

Mitä teemme digitaalisille dokumenteille pdf-, doc- jne. Täällä prosessi on hyvin yksinkertainen.

Vedä digitaalinen asiakirja PaperOffice-käyttöliittymään. Voit myös valvoa Windows-kansioitasi helposti, kun asiakirjat on vastaanotettu.

Paperimuodossa olevat asiakirjat voidaan helposti skannata ja muuntaa digitaaliseen muotoon integroidun skannerin ansiosta.

Optisen merkintunnistusohjelman (OCR = Optinen merkintunnistus) ansiosta olemme jo ottaneet tärkeän askeleen. Skannerin tai muun digitointilaitteen avulla emme vain muunna asiakirjaa kuvaksi, vaan voimme myös "lukea" sen sisällön sähköisesti.

Sen lisäksi, että puhdas OCR-teksti sisältyy tietokantaan, PIA-nimisen tekoälyn (AI) ansiosta automaatio voidaan määrittää joko manuaalisesti tai automaattisesti.

Näin käytämme järjestelmää tunnistamaan ja määrittelemään, mitkä asiakirja-alueet on luettava automaattisesti. Kuten laskun numero, päivämäärä, tuotteet, summat jne. Näin ollen meillä on kaikki tarvittavat tiedot asiakirjojen hallintajärjestelmässämme.

Tietojen digitalisointi OCR: n avulla helpottaa monenlaisen dokumentaation integrointia prosessien ja työnkulkujen hallintaan.

Kaikki kuulostaa hyvältä, mutta miten massan arkistointi tehdään skannerista?

PaperOffice DMS on myös ottanut massan arkistoinnin skanneristasi huomioon tärkeimmissä ominaisuuksissa, jotka liittyvät tekstintunnistukseen, tekoälyn integrointiin ja avainsanoihin.

ScanConnect-moduuli ei tarjoa vain suoraa yhteyttä skannerin ja PaperOffice DMS:n välillä. ScanConnect on tehokas skannerityökalu manuaalisiin skannauksiin ja piilottaa muita mielenkiintoisia ominaisuuksia, jotka auttavat sinua joukkoskannauksessa.

Valmistele ensin kaikki asiakirjasivut skannausta varten ja aseta sitten erotinsivut niiden yksittäisten asiakirjojen väliin, jotka haluat erottaa toisistaan.

PaperOffice tunnistaa erotinsivut ja tallentaa asiakirjat yksitellen.

15 syytä käyttää skanneria yhdessä PaperOffice DMS:n kanssa

• Syy 1 - Löydä asiakirjat nopeasti PaperOffice DMS:stä

  Teksti-indeksointi ja Googlen kaltainen haku: Asiakirjojen hallintajärjestelmästä, kuten PaperOffice DMS:stä, löydät skannatut asiakirjat, kuitit ja tiedot sekunneissa. Tämä on mahdollista, koska asiakirjasi analysoidaan ja indeksoidaan koko tekstintunnistuksella heti, kun ne on tallennettu.

  Kirjoitat vain hakutermin, kuten Googlen kanssa, ja PaperOffice luettelee kaikki tulokset. Kyllä, aivan kuten Googlessa: Koska voit löytää minkä tahansa asiakirjan tekstisisällön muutamassa sekunnissa integroidun hakukoneen, kokotekstihaun ja lisäsuodatintoimintojen avulla.

  Et koskaan halua luopua paperitoimiston avainsanahausta uudelleen, ja hakusuodattimen avulla löydät jokaisen asiakirjan riippumatta siitä, kuinka yksityiskohtainen - mukaan lukien sähköpostien lähettäminen, vienti Exceliin tai tiedostojärjestelmään!

• Syy 2 – Versioi paperidokumentit automaattisesti

  PaperOffice kopioi automaattisesti jokaisen muutetun asiakirjan, luo tilannevedoksen ja tallentaa sen erikseen, jotta voit avata haluamasi version uudelleen milloin tahansa.

  Integroidun VersionControlin ansiosta jokainen asiakirjamuutos tunnistetaan ja tallennetaan varjokopiona uutena dokumenttiversiona. Voit avata, viedä ja muokata kutakin versiota itsenäisesti.

• Syy 3 - Erottimet useiden asiakirjojen eräskannauksiin

  Aseta vain PaperOffice-erotinsivu jokaisen erotettavissa olevan asiakirjan eteen. PaperOffice tunnistaa erotinsivut skannausprosessin aikana ja tallentaa asiakirjat erikseen.

• Syy 4 - Älykkäät erotinsivut suoraa arkistointia varten skannerista

  PaperOffice tarjoaa sinulle mahdollisuuden manuaaliseen arkistointiin täysin automaattiseen arkistointiin ilman mitään toimenpiteitä. Kaikki kentät täytetään automaattisesti ja jopa tallennuspolku voidaan luoda ja käyttää dynaamisesti päivämäärästä riippuen.

• Syy 5 - XML / JSON otti QR-koodit käyttöön erotinsivuilla

  Tallenna XML/JSON-yhteensopivat QR-koodit avainsanoilla erotinsivuille ja skannaa asiakirjapinosi - PaperOffice tunnistaa erotinsivut ja QR-koodit XML/JSON-komennoillasi ja avainsanoillasi asiakirjat, kun ne tallennetaan.

  Tällä tavalla voit tallentaa yksittäisiä erotinsivuja asiakirjatyypillä, esimerkiksi "laskulla", ja erityisellä tallennussijainnilla massaskannausta varten, ja tallentaa siten skannaustiedostosi kohdennetusti.

• Syy 6 - Skannaa kansiohakemiston valvonta

  Kopiokoneesi voi tallentaa skannaukset tiettyyn kansioon? Hienoa, vain seuraa tätä kansiota ja sinulla on täysin automaattinen arkistointi sekunneissa!

  Pyydä PaperOfficea seuraamaan mitä tahansa kansiota automaattisesti. Heti kun tähän kansioon ilmestyy uusia tiedostoja, ne arkistoidaan määritystesi mukaan ja käsitellään täysin itsenäisesti.

• Syy 7 - Hakemistomonitorien arkistointisääntöjen määrittäminen

  Haluatko kaapata paperidokumentit automaattisesti skannauksen jälkeen, mutta myös merkitä ne automaattisesti pienimpiin yksityiskohtiin? Skannaa ensin kaikki asiakirjat kansioon ja määritä sitten hakemiston valvonta. Määritä sitten, että tiettyä arkistointiskia käytetään heti, kun jotain on kansiossa.

  Valvonnan lisäksi voit myös määrittää kaikki asiaankuuluvat tiedot, kuten nimen, tallennuspaikan, asiakirjan tyypin jne. PaperOffice huolehtii koko arkistoinnista puolestasi.

• Syy 8 - Tehokas skannerityökalu manuaalisiin skannauksiin

  Yksittäiset sivut, joukkoskannaukset tai valokuvaskannaukset: Riippumatta siitä, mikä on valmistettu paperista, se skannataan ja tallennetaan erittäin tarkasti tekoälypohjaisen optimoinnin ansiosta.

  Integroitu ScanConnect tukee jokaista skanneria, monitoimilaitetta tai suurikapasiteettista kopiokonetta integroidulla skannausyksiköllä ja on erittäin helppokäyttöinen.

• Syy 9 - Scan2Folder-tuki

  Jos skanneri ei ole WIA- tai TWAIN-skanneri, PaperOffice tarjoaa Scan2Folder-vaihtoehdon. Tallennat skannatut asiakirjat kansioon, jota PaperOffice valvoo.

• Syy 10 - Analogisten asiakirjojen OCR-tekstintunnistus yli 100 kielellä

  PaperOffice muuntaa analogisen tekstin luotettavasti yli 100 kielestä, mukaan lukien kyrilliset ja aasialaiset merkistöt.

  Näin kansainväliset asiakirjat voidaan skannata yrityksessäsi - PaperOffice DMS tunnistaa kielen ja suorittaa tekstintunnistuksen. Näin voit etsiä asiakirjaa tietokannastasi ja löytää sen muutamassa sekunnissa.

• Syy 11 - Automaattinen muuntaminen PDF/A:ksi pitkäaikaista arkistointia varten
  Paperidokumentit tallennetaan automaattisesti laillisesti voimassa olevaan ISO-standardiin 19005 PDF/A. PDF/A-1-muoto on rajoittavin muoto, joka koostuu kahdesta tasosta: PDF/A-1b visuaaliseen toistettavuuteen ja PDF/A-1a Unicode-kartoitukseen ja sisällön jäsentämiseen.
• Syy 12 – Pilviä ei ole otettu käyttöön ja/tai tarvita

  PaperOffice luottaa paikallisesti käyttämiisi tietokantoihin tai NAS:iin, kuten Synology tai QNAP. Tällä tavalla kaikki asiakirjat, kuten pikkukuvat ja suoritettu tekstintunnistus, sekä muut avainsanat tallennetaan tietokantaan.

  Tällä tavalla tiedot eivät päädy kolmannen osapuolen pilvipalveluntarjoajiin, eikä sinun tarvitse maksaa kuukausittaisia kustannuksia tietojen tallennuksesta.

• Syy 13 - GDPR- ja GOBD-tallennustila

  Riippumatta siitä, poistatko sivuja, kierrätkö niitä vai mustutatko alueita PaperOfficella - kaikki on versioitu tarkastuksenkestävällä tavalla GOBD: n mukaan täydellisen arkistoinnin aikaansaamiseksi.

  PaperOffice kopioi automaattisesti jokaisen muutetun asiakirjan, luo tilannevedoksen ja tallentaa sen erikseen, jotta voit avata haluamasi version uudelleen milloin tahansa.

• Syy 14 - Soita digitaalisia asiakirjoja QR-koodin kautta (cam scan)

  PaperOffice QR -koodien käyttö avaa erinomaiset mahdollisuudet, kuten jo arkistoitujen ja muutettujen paperiasiakirjojen automaattisen version, jotka sisältävät saman QR-koodin.

  Voit myös helposti etsiä paper office-asiakirjoja QR-koodilla - avaa QR-koodihaku ja pidä PaperOffice-asiakirjan QR-koodia verkkokamerassa näyttääksesi sen PaperOfficessa.

• Syy 15 - Lyömätön vastine rahalle

  PaperOffice-ostolisensseillä on elinikäinen voimassaoloaika ilman seurantakustannuksia ja valinnaisen PaperOffice PLUS :n myötä jopa kaikki seurantapäivitykset, uudet vuosiversiot ja ilmainen henkilökohtainen tuki puhelimitse ja Teamviewerilla laskettavissa olevaan kiinteään hintaan ilman ikäviä yllätyksiä.

  Nämä olivat vain 15 syytä, miksi sinun pitäisi käyttää skanneriasi asiakirjojen hallintajärjestelmän kanssa. Edellä lueteltujen lisäksi PaperOffice tarjoaa sinulle paljon enemmän syitä: elinkaarien hallinta (säilytysajat), pääsyn kirjaaminen, suojaus luvattomalta käytöltä ja salaukselta, intuitiivinen integrointi Outlookiin / Officeen, asiakirjojen indeksointi (metatiedot), työnkulkuratkaisut ja paljon muuta.

  Voit nähdä ominaisuudet siirtymällä sivustoomme ja siirtymällä kohtaan "Mitä PaperOffice voi tehdä".

Asiakirjojen skannaaminen ja arkistointi DMS: ssä tarjoaa yrityksille valtavia etuja. Kaikki asiakirjoihin liittyvät prosessit on optimoitu. Tietosuoja ja tietoturva ovat edelleen taattuja.

Paperiton toimisto vapauttaa työntekijöitä. Säästät paljon hakutyötä ja -kustannuksia. Ja te parannatte hallinnollisten prosessienne oikeusvarmuutta.

Monille yrityksille PaperOffice DMS on ensimmäinen askel kohti digitalisointia. Skannaamalla asiakirjoja ja arkistoimalla ne digitaalisesti luot paljon muutakin kuin vain digitaalisen kopion alkuperäisestä. Skannaus muuttaa strukturoimattoman tiedon strukturoiduksi dataksi.

Muista välttää tämä virhe

Vaikka suurilla yrityksillä on jo pitkään nimitetty digitointivirkailijoita, jotka käsittelevät analogisten asiakirjojen muuntamista kokopäiväisesti, pienillä ja keskisuurilla yrityksillä ei yleensä ole henkilöresursseja, varsinkin kun vaaditaan asianmukaista ammattipätevyyttä.
Tämä on kuitenkin yleinen virhe ja johtaa huonoihin investointeihin, koska monet valmistajat hyödyntävät tätä tietämättömyyttä.

Välipäätelmä

Et tarvitse IT-asiantuntijaa tai koulutettua kirjastonhoitajaa!

Tarvitset vain

• oikea ohjelmisto
• luotettava IT-kumppani
• vastaava laitteisto

Joskus laitteisto on usein jo olemassa, sillä on enemmän potentiaalia kuin ennen ja sitä voidaan käyttää välittömästi.

Juomaraha

Muuten, on olemassa erityinen artikkeli aiheesta "Digitaalinen laskujen käsittely", jossa kerrottiin digitalisoinnin tai digitaalisen laskun käsittelyn eduista:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide