Hur kan jag genomföra en laglig versionering av dokument?

Vilken roll spelar versionshanteringen i dokumenthanteringssystemet DMS?

Funktionerna inom versionshantering spelar en viktig roll för många användare av DMS-programvara. Här kan du läsa mer om fördelarna.

Begreppet versionshantering är inte främmande inom ett dokumenthanteringssystem (DMS). Behovet av att använda ett dokumenthanteringssystem som har en versionskontroll som är i enlighet med GoBD och revisionssäker versionering blir allt mer tydligt.

För vem känner inte till det här fallet? Ett avtal bearbetas flera gånger - en ändring här, en anmärkning där, kontroll av positioner, ändring av summor och slutligen en överenskommelse. Varje enskild ändring sparas lokalt på datorn och skickas för vidare granskning.

Om kollegan nu är frånvarande eller om kunden ringer och frågar efter versionen som ändrades förra månaden till "XYZ", hamnar allting i en återvändsgränd.

Versionsskaos och redundans är följden.

Senast vid den här tidpunkten är det värt att tänka på versionshanteringen av dokument.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Fördelar med DMS-programvara

Den centrala inriktningen av DMS-programvara ger olika fördelar för företaget. Till exempel garanteras att alla anställda arbetar med samma korrekta data.

Dessutom undviks medieavbrott, vilket möjliggör en sömlös informationsflöde inom ramen för arbetsflöden.

Därigenom blir dubbel datavård överflödig och överföringsfel undviks, vilket i sin tur har en positiv effekt på kvaliteten hos de hanterade data.

Många företag, särskilt små och medelstora företag, ser detta som ett hinder för datasäkerheten och förespråkar därför användningen av ett dokumenthanteringssystem, förkortat till DMS, som PaperOffice.

Vad är versionering?

Kort sagt: Versionering gör alla ändringar i dokument spårbara.

Termen versionering kan enkelt förklaras som metoden som används för att registrera ändringar i dokument eller filer.

Varje ändring i ett dokument upptäcks och sparas som en ny version av dokumentet.

Vid varje ändring av ett dokument lagras en "nyare" version av dokumentet i ett arkiv. Loggningen gör ändringarna transparenta och spårbara när som helst.

Vid den här tidpunkten vet den som tittar på dokumentet när det ändrades av vem. På detta sätt får man en överblick över hela dokumentets livscykel.

Versionering kan göras automatiskt eller manuellt.

Men vad är skillnaden? Detta och alla versioneringsmetoder som PaperOffice DMS stöder förklaras i detalj i vår Workshop Tutorial.

Vilka typer av versioner finns det?

Automatisk versionering

Med automatisk versionering upptäcker PaperOffice själv att ett dokument har ändrats. Det kan ske både med ett Word-dokument och med hjälp av den integrerade modulen WorkBench till ett PDF-dokument.
En aktuell kopia av det ändrade dokumentet skapas automatiskt av PaperOffice efter bearbetningen och lagras i dokumentpoolen "Dokument i bearbetning". Versionen uppdateras först när du klickar på "Sluta bearbeta".
Detta säkerställer att dokument inte kan skrivas över i nätverket. Eftersom du arbetar med ett dokument, finns det i dokumentpoolen som nämnts tidigare.

Efter att den "nyare versionen" av dokumentet har checkats in, uppdaterar PaperOffice förhandsvisningen och kör igenom textigenkänningen av dokumentet igen. Den tidigare versionen finns fortfarande tillgänglig och kan hämtas.

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Manuell versionering

Manuell versionering är idealisk när dokument skrivs ut och till exempel undertecknas för hand och sedan skannas in som en ny version.

Vid manuell versionering initierar användaren versioneringsprocessen manuellt.

PaperOffice upptäcker genom den integrerade AI att det är ett redan existerande dokument och föreslår att det nyinscannade dokumentet arkiveras som en version till en befintlig. Eller om det är en visuellt annorlunda dokument och inte upptäcks av AI, kan det manuellt arkiveras som en ny version till en befintlig.

Fördelar med att använda en DMS för versionshantering

Enhetlig arkivering

När dokument arkiveras i PaperOffice ser den integrerade versioneringen till att det inte sparas många kopior som separata filer. Istället finns de olika versionerna av ett dokument i en fil.

Uppfyllning av revisionsäkerhet och GoBD-kompatibilitet

Versionering av dokument garanterar efterlevnad av revisionsäkerhet och GoBD-kompatibilitet.

För att säkerställa revisionsäkerhet måste alla detaljer kring en ändring av dokument och filer vara entydigt spårbara. Det måste också säkerställas att endast behörig personal får göra sådana ändringar. Men lika viktigt är det att veta vad och när en medarbetare har ändrat, även flera år senare.

Strukturering av gemensam åtkomst

PaperOffice är inte bara ett dokumenthanteringssystem, det fungerar också som en omfattande samarbetsapplikation. Inte bara omfattande arbetsflöden, stämplar och uppgiftsverktyg tillhandahålls, utan även det integrerade faciliterar samarbetet kring dokument inom ramen för arbetsflöden.

Tack vare versionshanteringen vet varje användare när och hur ett dokument har ändrats av vem. När en användare börjar redigera ett dokument låses det för andra användare och samtidig redigering är inte möjlig.

I detta sammanhang reglerar det så kallade Check-Out och Check-In det okomplicerade samarbetet kring ett dokument och koordinerar åtkomsträttigheter. Med Check-Out-funktionen blockerar den som bearbetar dokumentet det tillfälligt.

Vid Check-In skapar den första personen som bearbetar dokumentet den ändrade versionen. Den tidigare inställda redigeringsspärren upphävs.

Säkerhet och efterlevnad av flera lagar och föreskrifter

Det viktigaste med versionering är naturligtvis att samtliga lagliga krav och även de allt viktigare aspekterna av efterlevnad bevisligen uppfylls. Varje ändring av dokumentet är spårbar - ända till användaren som gjorde ändringen.

Val av rätt DMS-programvara för versionering

Sammanfattningsvis framgår det att en versionshantering som stöds av DMS har många fördelar.

Det bästa med versionering är dock att företag kan hantera skapandet, revideringen och distributionen av viktiga affärsdokument på ett automatiserat sätt.

Dokumenthanteringssystemet PaperOffice gör det möjligt för många företag att uppnå revisionsäkerhet. Det är viktigt att kunna snabbt och enkelt spåra alla ändringar i affärsdokument.

Att komma igång är enklare än du tror.

Har du fortfarande tvivel om att du inte kan klara av det? Läs våra kundfall om integrationen av PaperOffice i din verksamhet och övertyga dig själv om enkelheten eller begär en testinstallation.