Mennoniter
Bröderna Bielefelds kyrka
Alexander Staruk, ekonomichef på Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V.
Utmaningen
Mennonitbrödraskapet Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) är en protestantisk frikyrka vars rötter går långt tillbaka i det förflutna. Detta Bielefeld Mennonite Brotherhood grundades i Zürich under reformationsrörelsen på 1500-talet. Dagens mennonitiska brödraskap Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), som omfattar över 1000 medlemmar i samhället.
PaperOffice DMS används av kommunen för att stödja de frivilliga medlemmarna, särskilt vid arkivering av dokument, tilldelning av arbetsflöden och redovisning på hemmakontoret.
Startposition
I en förening som inkluderar det mennonitiska brödraskapet Bielefeld e. V., det finns ganska omfattande administrativa uppgifter som alla utförs av medlemmarna på frivillig basis.
Detta påverkar både kontohanteringen för de drygt 1000 medlemmarna och revisionen av räkenskaperna för olika byggprojekt i kommunen eller handläggningen av inkommande donationer.
Befintligt problem
Fram till användningen av PaperOffice DMS anförtroddes utvalda medlemmar de olika administrativa uppgifterna, varigenom det till stor del överlämnades till respektive medlemmar själva hur och inom vilken tidsram arbetet utförs.
Ett digitalt nätverk och övergripande programvara användes inte. Istället togs handelsfakturor som behövde kontrolleras hem för att kontrolleras manuellt. Det hände också att ingen hade tid och sedan lämnades räkningen först på bordet.
Under digitaliseringen konfronteras samhällen nu med otaliga dokument, e-postmeddelanden och andra problem via e-post. Denna flod av e-postmeddelanden kan dock knappast hanteras manuellt.
Konsekvenserna var långdragna handläggningstider och ineffektivitet i bearbetningen, hämtningen och vidarebefordran av nödvändig dokumentation. Kommunen sökte därför efter digital dokumenthantering.
Som ett resultat av detta uppstod upprepade förseningar i överföringen av de utestående beloppen till de företag som beställts. Påminnelser utfärdades med extra kostnader och de beviljade rabatterna kunde inte användas. Det är förståeligt att samhällets rykte led som ett resultat.
Alexander Staruk, ekonomichef på Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., letade efter en lösning på problemet, varigenom man också övervägde att digitalisera alla kommunens administrativa uppgifter, som tidigare i stort sett varit analoga.
Varför Mennonite Brotherhood valde PaperOffice DMS
Staruk undersökte först olika programvaruerbjudanden i förhållande till dokumenthantering och bestämde sig slutligen för att testa PaperOffice DMS i sex månader.
PaperOffice DMS erbjuder exakt de krav som Mr. Staruk letade efter. Detta inkluderar:
- Tillgänglighet: Central och enkel åtkomst till all denna relevanta dokumentation och möjligheten för flera parter att samarbeta om samma dokument.
Ett internt, centralt förråd som alla medlemmar med administrativa uppgifter också kan komma åt hemifrån. Data bör inte lagras i ett tredjepartsmoln eller på en enanvändardator.
- Smidighet och automatisering av administrativa uppgifter: Programvaran måste göra det möjligt för uppgifter att distribueras över nätverket och även för dem att behandlas av respektive klubbmedlem.
- Hämtningsbarhet och tidsbesparingar: Ett enklare sätt eftersträvades för att digitalisera analoga dokument och göra dem lättillgängliga vid behov.
- Praktiskt och förståeligt: Programvaran ska kräva så lite träning som möjligt och samtidigt vara förberedd för framtiden.
Lösningen: Synology inrättade en NAS, en nätverksansluten lagring, i samhällscentret, där all data som rör föreningen och dess medlemmar lagras med PaperOffice DMS.
Alexander Staruk insåg tidigt att det inte fanns något sätt att digitalisera sitt samhälle:
"Vi har precis flyttat arbetet framåt och nu har vi ett försprång."
Lösningen: PaperOffice DMS har en omfattande arbetsflödesfunktion som möjliggör tilldelning och bearbetning av komplexa processer och effektiv kontroll av dokumentinformation och uppgifter av företaget.
Digital användarbehörighet och lösenordsbekräftelse ingår.
Samtidigt informeras alla berörda medlemmar om behandlingsstatusen. Versionslagring gör det möjligt att spåra vilka bearbetningssteg som utfördes när och av vem.
Lösningen: Det är kärnsegmentet i PaperOffice DMS, digitaliseringen av analoga dokument. Allt du behöver är en skanner med ett gränssnitt till datorn och PaperOffice DMS. Dokument skannas inte bara. Vid behov konverteras de till redigerbar text av integrerad OCR-programvara och sparas automatiskt korrekt.
Ett nyckelordsindex som upprättats av den artificiella intelligensen PIA säkerställer att varje dokument kan hittas via den interna sökmotorn, även om användaren knappast vet något om dokumentet.
Lösningen: Användningen av PaperOffice DMS kan läras med hjälp av kostnadsfria utbildningsvideor och handledning.
Inga externa och dyra "konsulter" på plats och ingen behöver resa någonstans för utbildning. Alla kan själva definiera tidsramen för att lära sig menynavigering efter behov och när det gäller framtiden är PaperOffice DMS väl positionerat tack vare sin modulära struktur.
PaperOffice DMS uppfyllde alla nödvändiga kriterier.
Varför Mennonite Brotherhood valde PaperOffice DMS
Staruk undersökte först olika programvaruerbjudanden i förhållande till dokumenthantering och bestämde sig slutligen för att testa PaperOffice DMS i sex månader.
PaperOffice DMS erbjuder exakt de krav som Mr. Staruk letade efter. Detta inkluderar:
- Tillgänglighet: Central och enkel åtkomst till all denna relevanta dokumentation och möjligheten för flera parter att samarbeta om samma dokument.
Ett internt, centralt förråd som alla medlemmar med administrativa uppgifter också kan komma åt hemifrån. Data bör inte lagras i ett tredjepartsmoln eller på en enanvändardator.
- Smidighet och automatisering av administrativa uppgifter: Programvaran måste göra det möjligt för uppgifter att distribueras över nätverket och även för dem att behandlas av respektive klubbmedlem.
- Hämtningsbarhet och tidsbesparingar: Ett enklare sätt eftersträvades för att digitalisera analoga dokument och göra dem lättillgängliga vid behov.
- Praktiskt och förståeligt: Programvaran ska kräva så lite träning som möjligt och samtidigt vara förberedd för framtiden.
Lösningen: Synology inrättade en NAS, en nätverksansluten lagring, i samhällscentret, där all data som rör föreningen och dess medlemmar lagras med PaperOffice DMS.
Alexander Staruk insåg tidigt att det inte fanns något sätt att digitalisera sitt samhälle:
"Vi har precis flyttat arbetet framåt och nu har vi ett försprång."
Lösningen: PaperOffice DMS har en omfattande arbetsflödesfunktion som möjliggör tilldelning och bearbetning av komplexa processer och effektiv kontroll av dokumentinformation och uppgifter av företaget.
Digital användarbehörighet och lösenordsbekräftelse ingår.
Samtidigt informeras alla berörda medlemmar om behandlingsstatusen. Versionslagring gör det möjligt att spåra vilka bearbetningssteg som utfördes när och av vem.
Lösningen: Det är kärnsegmentet i PaperOffice DMS, digitaliseringen av analoga dokument. Allt du behöver är en skanner med ett gränssnitt till datorn och PaperOffice DMS. Dokument skannas inte bara. Vid behov konverteras de till redigerbar text av integrerad OCR-programvara och sparas automatiskt korrekt.
Ett nyckelordsindex som upprättats av den artificiella intelligensen PIA säkerställer att varje dokument kan hittas via den interna sökmotorn, även om användaren knappast vet något om dokumentet.
Lösningen: Användningen av PaperOffice DMS kan läras med hjälp av kostnadsfria utbildningsvideor och handledning.
Inga externa och dyra "konsulter" på plats och ingen behöver resa någonstans för utbildning. Alla kan själva definiera tidsramen för att lära sig menynavigering efter behov och när det gäller framtiden är PaperOffice DMS väl positionerat tack vare sin modulära struktur.
PaperOffice DMS uppfyllde alla nödvändiga kriterier.
Efter den sex månader långa testfasen, mennonitbrödraskapet Bielefeld e. V. vårt PaperOffice DMS och är så nöjd att hon rekommenderar programvaran till andra församlingar i sin kyrka.
