Högsta möjliga rabatt erbjudanden
Exklusiv insider nyheter
Gratis bonusuppgraderingar
Högsta möjliga rabatt erbjudanden
Exklusiv insider nyheter
Gratis bonusuppgraderingar
Vänskap Förtroende Hedersord
Vi kommer aldrig att ge ut din e-postadress till någon annan och varje e-post inkluderar en avregistreringslänk med ett klick.
Industri
Kyrka
Region
Bielefeld, Tyskland
Avdelningar
Ekonomi, Redovisning
Industri
Kyrka
Region
Bielefeld, Tyskland
Avdelningar
Ekonomi, Redovisning
Alexander Staruk, ekonomichef på Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V.
Proffstips
Industri
Kyrka
Region
Bielefeld, Tyskland
Avdelningar
Ekonomi, Redovisning
Mennonitbrödraskapet Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) är en protestantisk frikyrka vars rötter går långt tillbaka i det förflutna. Detta Bielefeld Mennonite Brotherhood grundades i Zürich under reformationsrörelsen på 1500-talet. Dagens mennonitiska brödraskap Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), som omfattar över 1000 medlemmar i samhället.
PaperOffice DMS används av kommunen för att stödja de frivilliga medlemmarna, särskilt vid arkivering av dokument, tilldelning av arbetsflöden och redovisning på hemmakontoret.
I en förening som inkluderar det mennonitiska brödraskapet Bielefeld e. V., det finns ganska omfattande administrativa uppgifter som alla utförs av medlemmarna på frivillig basis.
Detta påverkar både kontohanteringen för de drygt 1000 medlemmarna och revisionen av räkenskaperna för olika byggprojekt i kommunen eller handläggningen av inkommande donationer.
Fram till användningen av PaperOffice DMS anförtroddes utvalda medlemmar de olika administrativa uppgifterna, varigenom det till stor del överlämnades till respektive medlemmar själva hur och inom vilken tidsram arbetet utförs.
Ett digitalt nätverk och övergripande programvara användes inte. Istället togs handelsfakturor som behövde kontrolleras hem för att kontrolleras manuellt. Det hände också att ingen hade tid och sedan lämnades räkningen först på bordet.
Under digitaliseringen konfronteras samhällen nu med otaliga dokument, e-postmeddelanden och andra problem via e-post. Denna flod av e-postmeddelanden kan dock knappast hanteras manuellt.
Konsekvenserna var långdragna handläggningstider och ineffektivitet i bearbetningen, hämtningen och vidarebefordran av nödvändig dokumentation. Kommunen sökte därför efter digital dokumenthantering.
Som ett resultat av detta uppstod upprepade förseningar i överföringen av de utestående beloppen till de företag som beställts. Påminnelser utfärdades med extra kostnader och de beviljade rabatterna kunde inte användas. Det är förståeligt att samhällets rykte led som ett resultat.
Alexander Staruk, ekonomichef på Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., letade efter en lösning på problemet, varigenom man också övervägde att digitalisera alla kommunens administrativa uppgifter, som tidigare i stort sett varit analoga.
Staruk undersökte först olika programvaruerbjudanden i förhållande till dokumenthantering och bestämde sig slutligen för att testa PaperOffice DMS i sex månader.
PaperOffice DMS erbjuder exakt de krav som Mr. Staruk letade efter. Detta inkluderar:
Ett internt, centralt förråd som alla medlemmar med administrativa uppgifter också kan komma åt hemifrån. Data bör inte lagras i ett tredjepartsmoln eller på en enanvändardator.
Alexander Staruk insåg tidigt att det inte fanns något sätt att digitalisera sitt samhälle:
Digital användarbehörighet och lösenordsbekräftelse ingår.
Samtidigt informeras alla berörda medlemmar om behandlingsstatusen. Versionslagring gör det möjligt att spåra vilka bearbetningssteg som utfördes när och av vem.
Ett nyckelordsindex som upprättats av den artificiella intelligensen PIA säkerställer att varje dokument kan hittas via den interna sökmotorn, även om användaren knappast vet något om dokumentet.
Inga externa och dyra "konsulter" på plats och ingen behöver resa någonstans för utbildning. Alla kan själva definiera tidsramen för att lära sig menynavigering efter behov och när det gäller framtiden är PaperOffice DMS väl positionerat tack vare sin modulära struktur.
PaperOffice DMS uppfyllde alla nödvändiga kriterier.
Staruk undersökte först olika programvaruerbjudanden i förhållande till dokumenthantering och bestämde sig slutligen för att testa PaperOffice DMS i sex månader.
PaperOffice DMS erbjuder exakt de krav som Mr. Staruk letade efter. Detta inkluderar:
Ett internt, centralt förråd som alla medlemmar med administrativa uppgifter också kan komma åt hemifrån. Data bör inte lagras i ett tredjepartsmoln eller på en enanvändardator.
Alexander Staruk insåg tidigt att det inte fanns något sätt att digitalisera sitt samhälle:
Digital användarbehörighet och lösenordsbekräftelse ingår.
Samtidigt informeras alla berörda medlemmar om behandlingsstatusen. Versionslagring gör det möjligt att spåra vilka bearbetningssteg som utfördes när och av vem.
Ett nyckelordsindex som upprättats av den artificiella intelligensen PIA säkerställer att varje dokument kan hittas via den interna sökmotorn, även om användaren knappast vet något om dokumentet.
Inga externa och dyra "konsulter" på plats och ingen behöver resa någonstans för utbildning. Alla kan själva definiera tidsramen för att lära sig menynavigering efter behov och när det gäller framtiden är PaperOffice DMS väl positionerat tack vare sin modulära struktur.
PaperOffice DMS uppfyllde alla nödvändiga kriterier.
Efter den sex månader långa testfasen, mennonitbrödraskapet Bielefeld e. V. vårt PaperOffice DMS och är så nöjd att hon rekommenderar programvaran till andra församlingar i sin kyrka.
Slutligen besvarar vi några fler vanliga frågor om ämnet. "Mennoniter
Bröderna Bielefelds kyrka":
Vilka tips skulle du ge framtida PaperOffice-användare?
Det är aldrig för tidigt eller för sent att ta itu med ämnet digitalisering.
Det viktigaste är att få en uppfattning om programvaran men också om företaget självt. Det var viktigt att vi inte kände oss tvungna att köpa programvaran eller registrera oss för några service- och supportpaket.
Redan innan vi förvärvade PaperOffice DMS pratade vi med alla avdelningar i företaget och kände oss aldrig illa behandlade. Tvärtom: PaperOffice har ett trevligt, artigt och kompetent team.
För oss som kyrka var det mycket viktigt att programvaran är lätt att förstå men omfattande.
Vem skulle du rekommendera PaperOffice till?
Vi kommer att rekommendera PaperOffice till våra bröder i kyrkan. Men också till alla andra samhällen och företag som vill digitalisera och automatisera.
Vad gillar du särskilt med PaperOffice?
Vi är mycket nöjda med allt.
PaperOffice är ett lätt men ändå kraftfullt dokumenthanteringssystem.
Funktioner som verkar meningslösa till en början, till exempel automatisk läsning av dokumentinnehåll, visar sig vara de viktigaste funktionerna som du inte vill missa längre under en längre tid.
"Att få kronologiska resultat supersnabbt för årsbokslut och lager för att bestämma det billigaste inköpspriset för varje enskild artikel. Det som tidigare tog dagar kan nu göras på några timmar!
Lars R. Ludewig
ägare och verkställande direktör för ViaCreative Zahntechnik GmbH
