Como faço um versionamento de documentos de forma legalmente válida?

"Medidas que você precisa considerar!"

A versionização de documentos é uma das funções centrais da gestão de documentos.A versionização garante que um documento não possa ser editado simultaneamente por vários colaboradores e também inclui a versionização automática de documentos e um controle de versões abrangente.Dessa forma, todas as alterações nos documentos comerciais podem ser rastreadas a qualquer momento e de forma rápida.

Versionamento: Realize o arquivamento seguro e à prova de revisão de documentos corretamente.

Dica profissional

Qual é o papel da versionamento no sistema de gerenciamento de documentos DMS?

Recursos de versionamento desempenham um papel importante para muitos usuários de software DMS. Saiba mais sobre os benefícios aqui.

O termo versionamento não é estranho dentro de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS). A necessidade de usar um sistema de gerenciamento de documentos que possua controle de versões em conformidade com as diretrizes para o arquivamento digital de documentos (GoBD) e versionamento seguro só se torna mais evidente.

Pois quem não conhece esse cenário? Um contrato é editado várias vezes - uma alteração aqui, uma anotação ali, verificação de posições, alteração de somas e acordo final. Cada alteração também é armazenada localmente no computador para backup e envio para posterior revisão.

Agora, se o colega estiver ausente ou o cliente ligar perguntando pela versão do último mês com a edição "XYZ", tudo fica parado.

O resultado são conflitos de versões e redundâncias.

Nesse momento, vale a pena considerar o versionamento e controle das versões dos documentos.

O PaperOffice DMS possui versionamento automático de documentos e um controle de versões abrangente. Se você remover páginas, girar ou ocultar seções com o PaperOffice, tudo será versionado em conformidade com as diretrizes para o arquivamento digital de documentos (GoBD) para um arquivamento perfeito.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Benefícios de um software DMS

A partir da centralização de um software DMS, surgem várias vantagens para a empresa. Por exemplo, garante-se que todos os funcionários trabalhem com os mesmos dados corretos.

Além disso, evitam-se rupturas de mídia, permitindo um fluxo de informações contínuo dentro dos fluxos de trabalho.

Portanto, a duplicação na manutenção de dados se torna obsoleta, evitando também erros de transmissão, o que, por sua vez, tem um impacto positivo na qualidade dos dados gerenciados.

Muitas empresas, especialmente PMEs, veem isso como um obstáculo para a segurança dos dados e, portanto, apoiam o uso de um sistema de gerenciamento de documentos, ou DMS, como o PaperOffice.

Solução

Graças ao PaperOffice DMS e ao módulo integrado para o controle de versões, chamado VersionControl, você tem controle total sobre seus documentos e suas alterações a qualquer momento.

O que é versionamento?

Em poucas palavras: o versionamento torna todas as alterações em documentos rastreáveis.

O termo versionamento pode ser facilmente explicado: em geral, é a maneira pela qual as alterações em documentos ou arquivos são capturadas.

Dessa forma, cada alteração em um documento é detectada e salva como uma nova versão do documento, chamada de cópia sombra.

Toda vez que um documento é alterado, uma "versão mais recente" do documento é armazenada em um arquivo correspondente. O log torna as alterações transparentes e rastreáveis a qualquer momento.

Nesse momento, o visualizador posterior fica sabendo quando um documento foi alterado por qual colaborador. Isso fornece uma visão geral de todo o ciclo de vida dos documentos.

O versionamento pode ser automático ou manual.

Mas qual é a diferença? Isso, assim como todos os métodos de versionamento suportados pelo PaperOffice DMS, são explicados em detalhes em nosso tutorial do Workshop.

Quais são os tipos de versionamento?

Versionamento automático

No versionamento automático, o PaperOffice reconhece automaticamente quando um documento foi alterado. Isso pode ocorrer tanto em um documento do Word quanto em um documento em PDF, graças ao módulo integrado WorkBench.
Uma cópia atualizada do documento alterado é criada automaticamente pelo PaperOffice após a edição e armazenada no pool de documentos "Documentos em edição". A versão só é atualizada quando você clica em "Encerrar edição".
Isso garante que os documentos na rede não sejam sobrescritos. Enquanto você estiver trabalhando em um documento, ele estará no pool de documentos mencionado acima.

Depois que a "versão mais recente" do documento for registrada, o PaperOffice atualiza a visualização em miniatura e executa novamente o reconhecimento de texto do documento. A versão anterior continua disponível e pode ser acessada.

PaperOffice Mitarbeiter sitzt vor einem Notebook

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Versionamento manual

O versionamento manual é ideal quando documentos são impressos, assinados manualmente e depois digitalizados como nova versão, por exemplo.

No versionamento manual, o processo de versionamento é iniciado manualmente pelo usuário.

Dica

Por falar nisso, há um vídeo no YouTube sobre "Versionamento seguro e compatível com GoBD de documentos com o PaperOffice DMS" que explica esse processo de maneira compreensível:

O PaperOffice reconhece, por meio de IA integrada, que este documento já existe e sugere arquivar o novo documento digitalizado como uma versão de um existente. Ou, se for um documento visualmente diferente e não for reconhecido pela IA, você pode arquivá-lo manualmente como uma nova versão para um existente.

Vantagens do uso de um DMS para controle de versões

Arquivamento uniforme

Assim que os documentos são arquivados no PaperOffice, o versionamento integrado garante que não haja várias cópias armazenadas como arquivos separados. Em vez disso, as diferentes versões de um documento estão em um único arquivo.

Conformidade com a segurança de revisão e a GoBD

A versionagem de documentos garante a conformidade com a segurança de revisão e com a GoBD.

Para garantir a segurança de revisão, todos os detalhes de uma alteração em documentos e arquivos devem ser rastreáveis de forma clara e inequívoca. É fundamental garantir que apenas funcionários autorizados possam realizar tais alterações. Mas também é importante saber, mesmo anos depois, quais funcionários fizeram quais alterações e quando as fizeram.

Estrutura do acesso compartilhado

O PaperOffice não é apenas um sistema de gerenciamento de documentos, mas também uma ampla aplicação de colaboração. Além disso, ele oferece ferramentas abrangentes de fluxo de trabalho, carimbos e tarefas, e o sistema integrado facilita a colaboração em documentos dentro dos fluxos de trabalho.

Graças ao controle de versões, cada usuário sabe quando e como um documento foi alterado e por quem. Quando um usuário começa a editar um documento, ele é bloqueado para outros usuários e não pode ser editado simultaneamente.

No que diz respeito ao último ponto, o chamado "check-out" e "check-in" regulam a colaboração sem complicações em um documento e coordenam os direitos de acesso. Com a função "check-out", o editor bloqueia temporariamente o documento.

Com o "check-in" subsequente, o primeiro editor gera o documento alterado como uma nova versão. O bloqueio de edição anterior é removido.

Segurança e conformidade com várias normas legais e regulamentos

O mais importante na versionagem é, naturalmente, garantir o cumprimento de todas as disposições legais e também dos cada vez mais importantes aspectos de conformidade. Pois cada alteração no documento é rastreável - até o usuário que a realizou.

Escolhendo o software de GED correto para versionamento

Em suma, fica claro que o controle de versões com suporte do GED traz muitas vantagens.

No entanto, o melhor do controle de versões é que as empresas são capazes de gerenciar automaticamente a criação, revisão e distribuição de documentos comerciais importantes.

O PaperOffice, um sistema de gestão de documentos, permite que muitas empresas atinjam a segurança de revisão. É importante poder rastrear todas as alterações nos documentos comerciais a qualquer momento e rapidamente.

Começar é mais fácil do que você pensa.

Ainda tem dúvidas de que não consegue fazer isso? Leia estudos de caso de nossos clientes sobre a integração do PaperOffice em seus negócios e veja por si mesmo a facilidade, ou solicite uma instalação de teste.

FAQs

Para concluir, respondemos algumas perguntas frequentes sobre o assunto. "Como faço um versionamento de documentos de forma legalmente válida?":

Para quem é adequado um escritório sem papel?

A resposta rápida e simples para essa pergunta é: para todas as empresas. Todos os setores e tamanhos de empresas se beneficiam de um escritório sem papel, desde pequenas e médias empresas até startups e grandes empresas. A transição é especialmente valiosa para pequenas e médias empresas: reduzindo o esforço e os custos de processamento, orçamento necessário é liberado para impulsionar o crescimento.

Posso usar um provedor de DMS baseado em nuvem para o escritório sem papel da minha empresa?

Não. Outro fator, que é discutido desde a entrada em vigor do GDPR (RGPD) em 2018, é a proteção de dados. Soluções e softwares de DMS são usados para processar, gerenciar e armazenar documentos que muitas vezes contêm informações pessoais e sensíveis. O legislador prevê altas multas em caso de violação do GDPR (RGPD).

Conclusão

Vantagens justificam o esforço e o custo
Trabalhar digitalmente e trazer documentos antigos para a nova era será o melhor investimento para economizar incrivelmente tempo, dinheiro e nervos futuramente.
Você precisa de alguém que saiba como fazer
Você não precisa de um especialista em TI próprio para aproveitar todas as vantagens da digitalização.
O que você precisa é do parceiro certo ao seu lado, que pode implementar exatamente o que você precisa por meio de sua experiência. Evite alarmistas e escolha testes em vez de apresentações em PowerPoint elegantes sem tê-los realmente testado.
O hardware geralmente já está disponível
Segundo a experiência, quase toda empresa e organização tem uma copiadora grande que não aproveita todas as suas possibilidades. Esses dispositivos adoram digitalizar em massa, são tolerantes com grampos de papel e podem ser a base para um início digital sem investimento em scanner.
Mais barato do que o esperado com o DMS certo
Evite armadilhas de custo com sistemas de DMS / ECM nos quais você é absolutamente dependente dos fabricantes. Não faça concessões em relação a suas próprias capacidades de administração, como aprender documentos por conta própria e fazer configurações. Se você precisa de ajuda, o fabricante ficará feliz em ajudar, mas continue sendo independente.
Automatizar digitalmente é o futuro
Os processos funcionam no futuro completamente de forma idêntica, mas de forma totalmente automatizada.
A fatura chega? O fluxo de trabalho é acionado e tudo segue seu caminho definido uma vez.
Procurar através de 1000 pastas de arquivos? Sem problemas, porque você tem o seu próprio Google!