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Dica profissional
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NASLEDNIK D.O.O é uma empresa sediada na Sérvia que se especializa em fornecer serviços relacionados a heranças. Eles oferecem suporte profissional e consultoria em assuntos de herança, execução testamentária, administração de patrimônio e tarefas legais e administrativas relacionadas ao processo sucessório.
Com mais de 100 clientes, a administração e organização dos inúmeros documentos era um grande desafio.
NASLEDNIK D.O.O procurava uma solução para facilitar o recebimento de documentos, garantir uma identificação e armazenamento adequados dos documentos e permitir que os clientes acessem facilmente seus registros.
O principal requisito era encontrar um sistema de gerenciamento de documentos seguro que garantisse o armazenamento criptografado dos documentos em conformidade com as normas GoBD. Isso era especialmente importante, pois também era necessário arquivar informações eletrônicas de autoridades.
Devido às rigorosas políticas de privacidade de dados e para garantir a gestão segura dos documentos dos clientes, uma solução em nuvem foi excluída consistentemente.
Na integração dos clientes implementada, o PaperOffice foi implementado com sucesso graças ao apoio do nosso parceiro sérvio David Stevanović da empresa DAST D.O.O.
David Stevanović e sua equipe foram responsáveis pelo suporte e implementação do projeto. Graças ao seu conhecimento e comprometimento, conseguimos oferecer aos clientes uma integração e suporte eficazes do PaperOffice.
O PaperOffice convenceu com uma ampla gama de recursos que correspondiam exatamente às necessidades dos clientes. Vale ressaltar especialmente a possibilidade de monitorar pastas e servidores de e-mail, o que permitiu a captura automática de pastas com documentos e e-mails recebidos. Assim que novos objetos apareciam nessas pastas, eles eram automaticamente capturados e integrados ao sistema de gerenciamento de documentos.
O uso do PaperOffice é facilitado pela sua interface amigável, com a maioria das opções a apenas um ou dois cliques de distância.
Outro aspecto decisivo e significativo para nosso parceiro e clientes foi a parceria oficial e exclusiva do PaperOffice com a QNAP.
Devido ao uso prévio de um dispositivo QNAP pelo cliente, foi possível garantir uma integração perfeita e uma colaboração ideal entre os dois sistemas.
Para uma integração perfeita, o PaperOffice foi incorporado à infraestrutura existente.
Para isso, foram utilizadas duas máquinas virtuais Hyper-V para conceder acesso a dois usuários. Além disso, foi realizada uma instalação separada para um usuário no servidor físico para a análise PIA.
O banco de dados foi hospedado em um servidor TS-464U poderoso, com 16 GB de RAM, enquanto o servidor Hyper-V foi equipado com o Windows 2019 e 64 GB de RAM para garantir desempenho e estabilidade ideais.
O PaperOffice resolveu o problema de receber documentos de várias fontes. Com mais de 100 clientes constantemente trocando documentos, foi possível economizar muito tempo para os funcionários no fluxo de trabalho diário.
Foi importante que os documentos fossem devidamente versionados e as alterações rastreadas adequadamente. Com o PaperOffice, esse processo é muito intuitivo. Assim que os documentos são aprendidos, o PaperOffice extrai informações deles e as salva automaticamente.
Uma manipulação segura e eficiente de documentos é de vital importância para as empresas, especialmente em tempos em que a cybercriminalidade e os ataques de ransomware estão em constante aumento.
A empresa NASLEDNIK D.O.O. sabe muito bem disso, pois em 2023 foi vítima de um devastador ataque de ransomware, no qual quase todos os dados seriam perdidos.
Leiaaquicomo o PaperOffice pode ajudar a proteger seus dados de ataques de ransomware.
Graças à colaboração bem-sucedida com DAST D.O.O. e à implementação do PaperOffice, a NASLEDNIK D.O.O. agora pode ter certeza de que seus documentos estão nas melhores mãos. Em um momento em que a segurança e a privacidade dos dados são de extrema importância, o PaperOffice é a solução definitiva para um armazenamento de documentos seguro e eficaz.
Para concluir, respondemos algumas perguntas frequentes sobre o assunto. "Fornecedor
Administração de herança NASLEDNIK D.O.O.":
Qual é a sua avaliação e experiência com o PaperOffice?
Com o PaperOffice, conseguimos dar um passo à frente para obter nossa certificação como corretor de dados.
Todas as ferramentas estão disponíveis para economizar tempo e aumentar a segurança ao lidar com documentos importantes. A implementação foi feita sem problemas, com suporte durante todo o processo e treinamento ao vivo. Nossos funcionários se familiarizaram com o PaperOffice em pouco tempo e se sentiram confortáveis ao usá-lo.
Que dicas você daria para futuros usuários do PaperOffice?
Se sua empresa ainda não tem um sistema de gerenciamento de documentos, o PaperOffice DMS é a solução ideal, pois oferece todos os recursos de que você precisa. Mesmo se você já possui um sistema de gerenciamento de documentos, mas precisa mudar por qualquer motivo, o PaperOffice DMS é uma ótima opção devido à sua interface fácil de usar e recursos.
A quem você recomendaria o PaperOffice?
Recomendaríamos o PaperOffice para todas as empresas. Especialmente para agências de contabilidade e instituições de ensino, mas qualquer empresa pode se beneficiar dele.
O que você gosta especialmente no PaperOffice?
Uma função especialmente valiosa é a automação de detecção do tipo de documento quando ele é recebido.
A introdução do PaperOffice permitiu-nos gerir eficientemente a nossa gestão documental e alcançar os nossos objetivos como um corretor de dados certificado.
Com as ferramentas disponíveis, conseguimos poupar tempo e melhorar a segurança ao lidar com documentos importantes.
"A fácil integração e operação do PaperOffice DMS forneceu a solução global que este setor precisava: minimizar o consumo de papel, acelerar os processos de pesquisa, automatizar a atribuição aos funcionários e permitir o armazenamento de dados relacionados a processos."
Sr. Carlos A. Garcia Gerente de Marketing e Comunicação
