Implementar o processamento de faturas digitais corretamente em 10 etapas

A necessidade de digitalização é agora um aspecto importante para todos.

Em nosso guia você agora encontrará vários relatórios sobre como a digitalização deve ocorrer em torno das empresas e quantas vantagens isso traz para você.

Mas quase todas as 3 perguntas que vêm de nossos clientes se referem à implementação digital do processamento de faturas. Então decidimos dar uma olhada mais de perto neste tema.

No artigo atual, analisamos um pouco mais as informações sobre o processamento de faturas digitais. As vantagens de digitalizar faturas. Mostraremos como você pode implementar tudo e descrever o impacto de uma implementação bem sucedida.

Antes de recorrermos à implementação real, vamos responder à pergunta:

Por que é necessário digitalizar faturas e documentos em empresas?

Essa é uma pergunta que cada vez mais empresas estão fazendo: "Eu realmente tenho que digitalizar minha contabilidade"? A resposta é sim, você deve. Entre outras coisas, porque o legislador exige que seja assim. Cada vez mais empresas se deparam com a documentação do processo.

O que os regulamentos legais exigem?

As normas legais exigem o cumprimento dos requisitos relativos ao recebimento, processamento e arquivamento de todos os documentos de entrada relevantes para o teste.

Em nosso artigo atual, mostramos alguns exemplos práticos. Como você pode facilmente resolver a digitalização graças ao PaperOffice DMS. Mas primeiro chegamos às vantagens gerais do processamento digital das faturas.

Quais são as vantagens da digitalização?

No mundo atual do home office e da mídia digital, ainda é comum ver notas de papel empilhadas em prateleiras e mesas.

As principais razões para o uso do papel são que os funcionários têm dificuldade em aceitar a digitalização ou começar com ele. Está nos desafios de lidar com a mudança e a digitalização.

Cópia de documento físico apesar da digitalização

Muitas pessoas gostam de manter uma cópia física dos documentos com os qual trabalham. Mas o processo de manuseio de papel que tem sido ensaiado há anos também desempenha um papel aqui.

Sobre o assunto da conversão sem papel já escrevemos um artigo detalhado. Aqui abordamos explicitamente o tema da contabilidade digital.

Inserir manualmente a fatura não só significa muito tempo, mas também custos elevados escondidos. Acertar pode economizar muito tempo e dinheiro.

Os principais benefícios incluem:

• Você pode encontrar qualquer fatura em segundos / economizar tempo

  Porque graças à digitalização de seus documentos, você pode encontrar todas as faturas armazenadas no PaperOffice em questão de segundos. Você não precisa mais folhar laboriosamente através de pastas grossas. Ao digitalizar todas as faturas da sua empresa, você só precisa de alguns cliques para encontrá-las no sistema.

  Isso também nos leva ao segundo ponto:

• Você se beneficia de trabalho otimizado / poupança de papel

  Você não precisa mais de espaço para pastas físicas. A partir de agora você pode arquivar suas faturas no PaperOffice. A redução do consumo de papel leva a escritórios limpos e arrumados.

• Simplificar processos contábeis / Por exemplo, com fluxos de trabalho

  Ao gerenciar suas faturas digitalmente, você economiza tempo e esforço. Além dos custos para a criação, entrega e processamento. Não faça cópias para tarefas avançadas, fluxos de trabalho e encaminhamento. Tudo funciona digitalmente e é transparente e compreensível.

  Graças à digitalização de suas faturas, você não perderá mais prazos valiosos de desconto.

• Defina permissão para pressionar o acesso ao botão

  Os direitos individuais de acesso a documentos e pastas individuais garantem uma segurança clara. Você pode conceder acesso a indivíduos ou departamentos inteiros. Como contabilidade.

• Detectar contatos automaticamente

  O PaperOffice reconhece inteligentemente os dados de endereço no conteúdo do documento. Em seguida, logicamente, vincula o documento aos seus contatos existentes. Isso permite, entre outras coisas, a exibição de todos os documentos para um contato específico com apenas alguns cliques.

• Palavras-chave automatizadas

  PaperOffice o suporta com reconhecimento inteligente de IA e palavras-chave. Dessa forma, a nota fiscal é pesquisada pelos dados documentais mais importantes.

  KI PIA lê inteligentemente os dados do documento. Em seguida, arquive o documento com palavras-chave completas. Se necessário com o teste ou automaticamente em segundo plano.

• Embutindo/exportar função para consultores fiscais

  Você pode facilmente entregar suas faturas. Com atribuição de conta e palavras-chave. Graças à pesquisa avançada, você tem tudo o que precisa para a exportação. Como todas as contas do mês passado, por exemplo.

  Incl. a estrutura da pasta, arquivo PDF, arquivo Excel com todas as informações. Como resultado, seu contador ou contador pode facilmente importar a documentação.

• Opções de edição rápida

  A contabilidade pode ser implementada rapidamente no futuro. Não só você pode encontrar todos os documentos imediatamente, você também pode editá-los/classificá-los diretamente, por exemplo. Todos os requisitos legais são atendidos graças ao arquivamento à prova de auditoria. Verificar e aprovar é, portanto, brincadeira de criança.

  A digitalização das notas fiscais é inevitável por várias razões. Muitas empresas também já estão convencidas de que a digitalização das faturas é o futuro. Isso também deve ser aceito hoje e agora.

  No entanto, muitos ainda temem que essa etapa esteja associada a um projeto demorado. O que será difícil, caro, arriscado e desestabilizador. A boa notícia é que, em última análise, graças ao PaperOffice, este não é mais o caso!

O que precisa ser considerado antes de digitalizar faturas?

Antes de mais nada, é importante não confundir ou reduzir a digitalização para a digitalização das faturas recebidas. Para que eles possam entrar no processo de fluxo de trabalho para validação, pagamento e arquivamento mais facilmente e rapidamente. Digitalização é muito mais.

Vantagens do reconhecimento de texto OCR: Graças ao reconhecimento de texto OCR, muitas coisas podem ser automatizadas. Por exemplo, com inteligência artificial (IA). Dessa forma, as funções de aprendizagem estão se tornando algoritmos de detecção cada vez mais poderosos e confiáveis.

Os itens que aparecem na nota fiscal podem ser imediatamente identificados e extraídos do documento. O documento é arquivado e pode ser disponibilizado para o sistema contábil ou ERP.

Por exemplo, com a digitalização, o provedor de serviços financeiros se beneficia de informações confiáveis em tempo real quando a fatura é recebida.

Estamos chegando à verdadeira questão deste artigo:

Como implementar o processamento de faturas?

Se você gerenciar suas faturas com o PaperOffice, o processamento de faturas recebidos será completamente eletrônico. Você já receberá a fatura recebida digitalmente, ou seja, por e-mail ou digitalizando-a. Isso não faz diferença.

Digitalizar faturas recebidas com DropMail, como?

Se você já receber suas faturas recebidas em formato digital, recomendamos o módulo DropMail integrado no PaperOffice. Isso permite que você crie um endereço de e-mail pessoal do DropMail no PaperOffice. Você só envia faturas para eles.

Todas as faturas enviadas para o seu endereço DropMail como anexo de e-mail são arquivadas automaticamente no PaperOffice. Com regras de arquivamento definível e sem trabalho.

O PaperOffice reconhece a fatura e lê os dados relevantes. Em seguida, o software arquiva a fatura na pasta apropriada. Graças à IA inteligente, outros processos de aprovação, tarefas e fluxos de trabalho são opcionalmente iniciados.

Todos os funcionários que devem estar envolvidos no processo são informados. O fluxo de trabalho da fatura é executado automaticamente.

Processamento de fatura digital passo a passo:

Recibo de fatura

Basta criar o endereço desejado no formato "meine_rechnungen@paperoffice.com", especificar uma máscara de armazenamento ou ativar PIA e é isso!

Processamento de faturas digitais

O PaperOffice captura automaticamente a fatura e inicia o processamento

As regras de arquivamento definidas são executadas. O arquivamento à prova de auditoria ocorre automaticamente em segundo plano, de acordo com o plano.

Você pode verificar a fatura, aprová-la e executar fluxos de trabalho.

Encaminhar

Exporte as notas fiscais para o consultor tributário ou sistemas de terceiros com informações relevantes.

Como é o futuro da digitalização da fatura. Para onde vai a viagem?

Em primeiro lugar, a digitalização das notas fiscais traz aumentos significativos e imediatos na produtividade. A digitalização não só liberta os funcionários de uma tarefa operacional demorada e densa. Além disso, problemas de atraso e disputa devido a erro manual serão resolvidos.

Os custos inerentes ao armazenamento, pesquisa e perda de documentos importantes em papel são drasticamente reduzidos. Além disso, a racionalização e automação dos processos de validação e controle em todo o processo de prestação de contas.

Da solicitação de compra ao pagamento, multiplique ainda mais esses benefícios.

O que uma empresa consegue graças à digitalização?

Por meio da digitalização, a empresa consegue liberar importantes recursos humanos e financeiros. Seja para absorver o crescimento da atividade com recursos constantes. Ou mobilizar suas equipes em projetos de transformação. Para os funcionários, a digitalização das faturas não é um inimigo. Pelo contrário – o aliado. Estes tornam seu trabalho mais interessante e criam valor agregado para a gestão financeira da empresa.

O papel pode ser destruído após a digitalização?

Em primeiro lugar, é muito importante notar que os fatores para o arquivamento digital dos documentos devem ser observados. De acordo com o GoBD, documentos em papel podem ser destruídos. A menos que eles tenham que ser mantidos no original de acordo com as regulamentações fiscais ou fiscais estrangeiras.

Isso inclui, por exemplo, a abertura de balanços e documentos de direito de construção. O GoBD também diz que os documentos em papel devem ser retirados de novos processamentos. Além disso, o arquivo não pode ser alterado após o processo de digitalização.

À prova de revisão de acordo com a versão compatível com GoBD

O que é dado a qualquer momento graças à versão no PaperOffice. O documento deve ser acessível e inestimável durante o período de retenção.

Assim, o PaperOffice atende a todos os padrões exigidos por meio da certificação e teste de todos os requisitos de software de acordo com a GOBD.

Período de retenção

A questão do período de retenção surge repetidamente com nossos clientes. Porque não há instruções claras sobre como e se a fatura original deve ser mantida. Em primeiro lugar, você deve entrar em contato com sua autoridade fiscal responsável, ou seja, o auditor responsável.

Quais documentos são aceitos?

Documentos com relevância jurídica, como contratos, ainda são necessários para serem retidos no original.

Para chegar ao ponto:

O fisco aceita recibos eletrônicos. O tribunal em caso de disputa só originais.

Isso tem a ver com o fato de que uma assinatura só pode ser verificada para autenticidade em documentos originais. Recomendamos nunca jogar fora original.

Acontece que você precisa considerar vários aspectos para processar com sucesso as faturas recebidas.

Vamos resumir:

Para banir completamente o papel do processo, você tem que implementar uma digitalização contínua de todas as faturas recebidas. As melhorias vêm da automatização do processo tanto quanto possível.

Esse documento digital tem um pacote de vantagens para a empresa. O software sob medida garante significativamente mais produtividade na empresa.

Assim, digitalizar faturas é um passo importante para transformar seu negócio em um escritório sem papel. Economiza tempo e trabalho. Aumenta a qualidade dos resultados do seu trabalho.

Use todas as vantagens de um escritório sem papel.

Certifique-se de evitar este erro

Embora as grandes empresas tenham nomeado há muito tempo oficiais de digitalização que lidam com o tema da conversão de documentos analógicos em tempo integral, as pequenas e médias empresas geralmente carecem de recursos humanos, especialmente porque são necessárias qualificações profissionais adequadas.
No entanto, este é um erro comum e leva a maus investimentos, pois muitos fabricantes se aproveitam dessa ignorância.