Gestão de documentos para empresas de construção: Conhecimentos surpreendentes que ainda não descobriu na indústria da construção

No setor da construção, é importante poder encontrar e editar documentos e dados de forma rápida e eficiente.
Portanto, uma gestão de documentos confiável é essencial. Esta solução permite-lhe aceder a todos os dados e documentos relevantes e encontrá-los facilmente. Também permite às empresas de construção simplificar a comunicação entre os diferentes intervenientes do projeto, o que leva a uma execução mais rápida e eficiente do projeto.

As gestões de documentos também oferecem um alto nível de segurança aos dados e documentos das empresas de construção. Esta segurança é garantida pelas funções abrangentes de encriptação integradas nestas soluções.

DMS-Lösung für Digitalisierung im Bauwesen

Gestão de documentos para a construção: Uma visão geral

O setor da construção é um setor muito dinâmico e complexo, com muitos desafios. Para se manterem competitivas, as empresas de construção têm de ser capazes de trabalhar de forma eficiente e oferecer um ambiente seguro. Um fator crucial para isso é a gestão correta de documentos.

A construção é uma indústria significativa que tem vindo a crescer ao longo dos anos. Com a introdução de tecnologias modernas e o surgimento de novos modelos de negócio, os processos de negócio na construção tornaram-se ainda mais complexos.

Para trabalhar de forma mais eficiente e eficaz, é, portanto, necessário implementar um sistema de gestão de documentos (SGD) fiável e poderoso.

O que é a gestão de documentos para a construção?

As gestões de documentos, também conhecidas como software de gestão de documentos (SGD), são um tipo de software desenvolvido especificamente para gerir e otimizar a gestão de documentos (analógicos ou digitais) de qualquer tipo. Este tipo de software pode ser configurado para atender aos requisitos específicos da indústria da construção, por exemplo.

A gestão de documentos para a construção pode, por exemplo, ser utilizada para simplificar e otimizar o acesso a planos de projeto, desenhos técnicos, ordens de construção, solicitações de materiais, faturas, orçamentos e outros documentos.

Nachvollziehbarkeit wichtiger Zusammenhänge dank digitaler Ordner sowie Dokumentmappen

Também pode contribuir para melhorar a comunicação e a troca de informações entre as partes envolvidas, facilitar a colaboração e reduzir os custos do projeto de construção.

Quais benefícios a gestão de documentos oferece às empresas de construção

A implementação de um sistema de gestão de documentos para a construção pode trazer muitos benefícios às empresas.

Estes incluem:

• Gestão de dados mais eficiente: Um software permite às empresas de construção armazenar e organizar todos os documentos centralmente. Isto permite uma gestão de dados mais rápida e eficiente.
• Confiança é bom, controle é melhor: Além disso, através da implementação de um sistema de gestão de documentos, as empresas podem obter um melhor controlo interno sobre os direitos de acesso aos documentos dentro da empresa e aumentar a segurança dos documentos. Isto pode ser especialmente útil quando se trata de proteger informações sensíveis, como informações financeiras ou de clientes.
• Acesso fácil a todos os documentos: Com um software, as empresas de construção podem aceder a todos os documentos relevantes para o projeto a partir de qualquer lugar.
• Gestão segura de documentos: Graças à gestão de documentos, as empresas de construção podem armazenar os seus documentos de forma segura e protegida contra acesso não autorizado.
• Poupanças de custos: A gestão de documentos pode ajudar as empresas de construção a poupar custos, reduzindo os custos com papel, impressão e outros custos, como custos de armazenamento.
• Melhoria na colaboração: Com a gestão de documentos, as empresas de construção podem melhorar a colaboração entre as partes envolvidas no projeto, facilitando a partilha de documentos de forma simples e segura. Isto leva a uma maior facilidade de colaboração.
• Cumprimento de legislação: O arquivamento de documentos está sujeito a regulamentos legais em muitos países. Os sistemas de gestão de documentos ajudam as empresas de construção a cumprir essas regulamentações, garantindo um armazenamento seguro e em conformidade com a lei dos documentos. Eles também ajudam a cumprir as regulamentações de proteção de dados e os prazos de retenção de documentos.