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Indústria
Igreja
Região
Bielefeld
Departamentos
Finanças, Contabilidade
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Alexander Staruk, Diretor Financeiro da Irmandade Menonita Bielefeld e. V.
Dica profissional
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A Irmandade Menonita Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) é uma igreja protestante livre cujas raízes remontam ao passado. Esta Irmandade Menonita Bielefeld foi fundada em Zurique durante o movimento reforma no século XVI. A Irmandade Menonita Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), que inclui mais de 1000 membros da comunidade.
PaperOffice O DMS é utilizado pelo município para apoiar os membros voluntários, especialmente no arquivamento de documentos, atribuição de fluxos de trabalho e contabilidade no home office.
Em uma associação que inclui a Irmandade Menonita Bielefeld e. V., existem tarefas administrativas bastante extensas que são todas realizadas pelos membros de forma voluntária.
Isso afeta tanto a gestão contábil dos mais de 1000 membros quanto a auditoria das contas de diversas obras do município quanto o processamento de doações recebidas.
Até o uso do PaperOffice DMS, os membros selecionados eram encarregados das várias tarefas administrativas, pelas quais era largamente deixado aos próprios membros como e em que prazo o trabalho é feito.
Uma rede digital e um software abrangente não foram usados. Em vez disso, as faturas do comerciante que precisavam ser verificadas foram levadas para casa para serem verificadas manualmente. Também aconteceu que ninguém teve tempo e então a conta foi inicialmente deixada sobre a mesa.
No curso da digitalização, as comunidades agora são confrontadas com inúmeros documentos, e-mails e outras preocupações por e-mail. No entanto, essa enxurrada de e-mails dificilmente pode ser gerenciada manualmente.
As consequências foram tempos de processamento prolongados e ineficiências no processamento, recuperação e encaminhamento da documentação necessária. Assim, o município foi em busca da gestão de documentos digitais.
Como resultado, houve repetidos atrasos na transferência dos valores pendentes para as empresas comissionadas. Lembretes foram emitidos com custos adicionais e os descontos concedidos não puderam ser utilizados. É compreensível que a reputação da comunidade tenha sofrido como resultado.
Alexander Staruk, Diretor Financeiro da Irmandade Menonita Bielefeld e. V., buscava uma solução para o problema, pelo qual também foi dada consideração à digitalização de todas as tarefas administrativas do município, que antes eram amplamente análogas.
Staruk examinou pela primeira vez várias ofertas de software em relação ao gerenciamento de documentos e, finalmente, decidiu testar o PaperOffice DMS por seis meses.
PaperOffice DMS oferece exatamente os requisitos que o Sr. Staruk estava procurando. Isso inclui:
Um armazenamento interno e central que todos os membros com tarefas administrativas também podem acessar em casa. Os dados não devem ser armazenados em uma nuvem de terceiros ou em um computador de um único usuário.
Alexander Staruk percebeu no início que não havia como digitalizar sua comunidade:
Autorização digital do usuário e confirmação de senha incluída.
Ao mesmo tempo, todos os membros interessados são informados sobre o status de processamento. O armazenamento da versão permite rastrear quais etapas de processamento foram realizadas quando e por quem.
Um índice de palavras-chave criado pela inteligência artificial PIA garante que cada documento possa ser encontrado através do mecanismo de busca interno, mesmo que o usuário mal saiba nada sobre o documento.
Sem "consultores" externos e caros no local e ninguém precisa viajar para lugar nenhum para treinamento. Todos podem definir o prazo para aprender a navegação do menu como necessário e em termos de futuro, o PaperOffice DMS está bem posicionado graças à sua estrutura modular.
PaperOffice DMS atendeu a todos os critérios exigidos.
Staruk examinou pela primeira vez várias ofertas de software em relação ao gerenciamento de documentos e, finalmente, decidiu testar o PaperOffice DMS por seis meses.
PaperOffice DMS oferece exatamente os requisitos que o Sr. Staruk estava procurando. Isso inclui:
Um armazenamento interno e central que todos os membros com tarefas administrativas também podem acessar em casa. Os dados não devem ser armazenados em uma nuvem de terceiros ou em um computador de um único usuário.
Alexander Staruk percebeu no início que não havia como digitalizar sua comunidade:
Autorização digital do usuário e confirmação de senha incluída.
Ao mesmo tempo, todos os membros interessados são informados sobre o status de processamento. O armazenamento da versão permite rastrear quais etapas de processamento foram realizadas quando e por quem.
Um índice de palavras-chave criado pela inteligência artificial PIA garante que cada documento possa ser encontrado através do mecanismo de busca interno, mesmo que o usuário mal saiba nada sobre o documento.
Sem "consultores" externos e caros no local e ninguém precisa viajar para lugar nenhum para treinamento. Todos podem definir o prazo para aprender a navegação do menu como necessário e em termos de futuro, o PaperOffice DMS está bem posicionado graças à sua estrutura modular.
PaperOffice DMS atendeu a todos os critérios exigidos.
Após a fase de teste de seis meses, a Irmandade Menonita Bielefeld e. V. nosso PaperOffice DMS e está tão satisfeito que ela recomenda o software para outras congregações em sua igreja.
Para concluir, respondemos algumas perguntas frequentes sobre o assunto. "Menonitas
Igreja Bielefeld Brethren":
Que dicas você daria aos futuros usuários do PaperOffice?
Nunca é cedo ou tarde demais para lidar com o tema da digitalização.
O mais importante é ter uma ideia do software, mas também da própria empresa. Era importante que não nos sentimos obrigados a comprar o software ou assinar qualquer pacote de serviço e suporte.
Mesmo antes de adquirirmos o PaperOffice DMS, falamos com todos os departamentos da empresa e nunca nos sentimos mal tratados. Pelo contrário: o PaperOffice tem uma equipe agradável, cortês e competente.
Para nós, como igreja, era muito importante que o software fosse fácil de entender, mas abrangente.
Para quem você recomendaria o PaperOffice?
Recomendaremos o PaperOffice aos nossos irmãos na igreja. Mas também para todas as outras comunidades e empresas que gostariam de digitalizar e automatizar.
O que você gosta particularmente no PaperOffice?
Estamos muito satisfeitos com tudo.
PaperOffice é um sistema leve, mas poderoso de gerenciamento de documentos.
Funções que parecem sem sentido no início, como a leitura automática do conteúdo do documento, acabam por ser as funções mais importantes que você não quer perder mais por um período maior de tempo.
