Menonitas
Igreja Bielefeld Brethren
Alexander Staruk, Diretor Financeiro da Irmandade Menonita Bielefeld e. V.
O Desafio
A Irmandade Menonita Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) é uma igreja protestante livre cujas raízes remontam ao passado. Esta Irmandade Menonita Bielefeld foi fundada em Zurique durante o movimento reforma no século XVI. A Irmandade Menonita Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), que inclui mais de 1000 membros da comunidade.
PaperOffice O DMS é utilizado pelo município para apoiar os membros voluntários, especialmente no arquivamento de documentos, atribuição de fluxos de trabalho e contabilidade no home office.
Posição inicial
Em uma associação que inclui a Irmandade Menonita Bielefeld e. V., existem tarefas administrativas bastante extensas que são todas realizadas pelos membros de forma voluntária.
Isso afeta tanto a gestão contábil dos mais de 1000 membros quanto a auditoria das contas de diversas obras do município quanto o processamento de doações recebidas.
Problema existente
Até o uso do PaperOffice DMS, os membros selecionados eram encarregados das várias tarefas administrativas, pelas quais era largamente deixado aos próprios membros como e em que prazo o trabalho é feito.
Uma rede digital e um software abrangente não foram usados. Em vez disso, as faturas do comerciante que precisavam ser verificadas foram levadas para casa para serem verificadas manualmente. Também aconteceu que ninguém teve tempo e então a conta foi inicialmente deixada sobre a mesa.
No curso da digitalização, as comunidades agora são confrontadas com inúmeros documentos, e-mails e outras preocupações por e-mail. No entanto, essa enxurrada de e-mails dificilmente pode ser gerenciada manualmente.
As consequências foram tempos de processamento prolongados e ineficiências no processamento, recuperação e encaminhamento da documentação necessária. Assim, o município foi em busca da gestão de documentos digitais.
Como resultado, houve repetidos atrasos na transferência dos valores pendentes para as empresas comissionadas. Lembretes foram emitidos com custos adicionais e os descontos concedidos não puderam ser utilizados. É compreensível que a reputação da comunidade tenha sofrido como resultado.
Alexander Staruk, Diretor Financeiro da Irmandade Menonita Bielefeld e. V., buscava uma solução para o problema, pelo qual também foi dada consideração à digitalização de todas as tarefas administrativas do município, que antes eram amplamente análogas.
Por que a Irmandade Menonita escolheu PaperOffice DMS
Staruk examinou pela primeira vez várias ofertas de software em relação ao gerenciamento de documentos e, finalmente, decidiu testar o PaperOffice DMS por seis meses.
PaperOffice DMS oferece exatamente os requisitos que o Sr. Staruk estava procurando. Isso inclui:
- Disponibilidade: Acesso central e fácil a toda essa documentação relevante e a capacidade de várias partes colaborarem no mesmo documento.
Um armazenamento interno e central que todos os membros com tarefas administrativas também podem acessar em casa. Os dados não devem ser armazenados em uma nuvem de terceiros ou em um computador de um único usuário.
- Agilidade e automação de tarefas administrativas: O software deve possibilitar a distribuição de tarefas pela rede e também para que sejam processadas pelo respectivo membro do clube.
- Capacidade de recuperação e economia de tempo: Uma maneira mais simples foi procurada para digitalizar documentos analógicos e torná-los facilmente recuperáveis, se necessário.
- Prático e compreensível: O software deve exigir o mínimo de treinamento possível e, ao mesmo tempo, estar preparado para o futuro.
A solução: A synology criou um NAS, um armazenamento conectado à rede, no centro comunitário, no qual todos os dados relacionados à associação e seus membros são armazenados usando o PaperOffice DMS.
Alexander Staruk percebeu no início que não havia como digitalizar sua comunidade:
"Nós apenas movemos o trabalho para a frente e agora temos uma vantagem."
A solução: PaperOffice O DMS possui uma função abrangente de fluxo de trabalho que permite a atribuição e o processamento de processos complexos e o controle de informações e tarefas de documentos de forma eficiente pela empresa.
Autorização digital do usuário e confirmação de senha incluída.
Ao mesmo tempo, todos os membros interessados são informados sobre o status de processamento. O armazenamento da versão permite rastrear quais etapas de processamento foram realizadas quando e por quem.
A solução: É o segmento central do PaperOffice DMS, a digitalização de documentos analógicos. Tudo o que você precisa é de um scanner com uma interface para o computador e PaperOffice DMS. Os documentos não são apenas digitalizados. Se necessário, eles são convertidos em texto editável pelo software OCR integrado e salvos automaticamente corretamente.
Um índice de palavras-chave criado pela inteligência artificial PIA garante que cada documento possa ser encontrado através do mecanismo de busca interno, mesmo que o usuário mal saiba nada sobre o documento.
A solução: O uso do PaperOffice DMS pode ser aprendido usando vídeos e tutoriais gratuitos de treinamento.
Sem "consultores" externos e caros no local e ninguém precisa viajar para lugar nenhum para treinamento. Todos podem definir o prazo para aprender a navegação do menu como necessário e em termos de futuro, o PaperOffice DMS está bem posicionado graças à sua estrutura modular.
PaperOffice DMS atendeu a todos os critérios exigidos.
Por que a Irmandade Menonita escolheu PaperOffice DMS
Staruk examinou pela primeira vez várias ofertas de software em relação ao gerenciamento de documentos e, finalmente, decidiu testar o PaperOffice DMS por seis meses.
PaperOffice DMS oferece exatamente os requisitos que o Sr. Staruk estava procurando. Isso inclui:
- Disponibilidade: Acesso central e fácil a toda essa documentação relevante e a capacidade de várias partes colaborarem no mesmo documento.
Um armazenamento interno e central que todos os membros com tarefas administrativas também podem acessar em casa. Os dados não devem ser armazenados em uma nuvem de terceiros ou em um computador de um único usuário.
- Agilidade e automação de tarefas administrativas: O software deve possibilitar a distribuição de tarefas pela rede e também para que sejam processadas pelo respectivo membro do clube.
- Capacidade de recuperação e economia de tempo: Uma maneira mais simples foi procurada para digitalizar documentos analógicos e torná-los facilmente recuperáveis, se necessário.
- Prático e compreensível: O software deve exigir o mínimo de treinamento possível e, ao mesmo tempo, estar preparado para o futuro.
A solução: A synology criou um NAS, um armazenamento conectado à rede, no centro comunitário, no qual todos os dados relacionados à associação e seus membros são armazenados usando o PaperOffice DMS.
Alexander Staruk percebeu no início que não havia como digitalizar sua comunidade:
"Nós apenas movemos o trabalho para a frente e agora temos uma vantagem."
A solução: PaperOffice O DMS possui uma função abrangente de fluxo de trabalho que permite a atribuição e o processamento de processos complexos e o controle de informações e tarefas de documentos de forma eficiente pela empresa.
Autorização digital do usuário e confirmação de senha incluída.
Ao mesmo tempo, todos os membros interessados são informados sobre o status de processamento. O armazenamento da versão permite rastrear quais etapas de processamento foram realizadas quando e por quem.
A solução: É o segmento central do PaperOffice DMS, a digitalização de documentos analógicos. Tudo o que você precisa é de um scanner com uma interface para o computador e PaperOffice DMS. Os documentos não são apenas digitalizados. Se necessário, eles são convertidos em texto editável pelo software OCR integrado e salvos automaticamente corretamente.
Um índice de palavras-chave criado pela inteligência artificial PIA garante que cada documento possa ser encontrado através do mecanismo de busca interno, mesmo que o usuário mal saiba nada sobre o documento.
A solução: O uso do PaperOffice DMS pode ser aprendido usando vídeos e tutoriais gratuitos de treinamento.
Sem "consultores" externos e caros no local e ninguém precisa viajar para lugar nenhum para treinamento. Todos podem definir o prazo para aprender a navegação do menu como necessário e em termos de futuro, o PaperOffice DMS está bem posicionado graças à sua estrutura modular.
PaperOffice DMS atendeu a todos os critérios exigidos.
Após a fase de teste de seis meses, a Irmandade Menonita Bielefeld e. V. nosso PaperOffice DMS e está tão satisfeito que ela recomenda o software para outras congregações em sua igreja.
