Acesso rápido aos seus dados
Outro desafio no gerenciamento de arquivos físicos é o acesso demorado às informações necessárias. A pesquisa de um documento específico pode ser tediosa e desperdiçar um tempo valioso.
Com o PaperOffice DMS, esse processo é significativamente simplificado. Ao capturar e indexar digitalmente os documentos, as informações podem ser acessadas rapidamente e de maneira direcionada. O software oferece funções de pesquisa poderosas e permite que você trabalhe com eficiência.
Os funcionários podem acessar os dados de que precisam de qualquer lugar, a qualquer hora, aumentando a produtividade e facilitando a colaboração.
The solution using the database on a dedicated server has many advantages
A digitalização como impulsionadora do trabalho híbrido: oportunidades e desafios
A pandemia de Covid-19 mostrou a importância de modelos de trabalho flexíveis, como o home office. A digitalização de arquivos desempenha aqui um papel decisivo. Com o PaperOffice DMS, as empresas podem projetar seu ambiente de trabalho de forma que os funcionários possam acessar as informações independentemente da localização.
Isso permite o trabalho híbrido, no qual os funcionários podem trabalhar de forma eficaz tanto em casa quanto no escritório. Isso torna a colaboração mais flexível e eficiente. Ao mesmo tempo, os custos de viagem são reduzidos e o meio ambiente é protegido.
Arquivos digitais e otimização de tempo: a revolução nos processos de trabalho
No mundo empresarial moderno, os arquivos digitais permitem o gerenciamento eficiente de documentos e levam a uma economia significativa de tempo. Em vez de vasculhar pilhas de papel, os funcionários agora podem acessar, editar e compartilhar arquivos digitais com rapidez e facilidade.
Ao introduzir os arquivos digitais, automatizam-se processos manuais cansativos, o que leva a uma aceleração significativa dos processos de trabalho. O tempo gasto anteriormente na classificação, arquivamento e pesquisa de documentos físicos agora pode ser usado para atividades mais produtivas.
A utilização de ficheiros digitais permite às empresas aumentar a sua eficiência e melhorar a sua competitividade. Com pesquisas de documentos mais rápidas e precisas, opções fáceis de colaboração e compartilhamento contínuo de informações, as equipes podem colaborar com mais eficiência e levar os projetos adiante em tempo hábil.
Com o PaperOffice DMS, os documentos podem ser organizados, estruturados e pesquisados de forma rápida e fácil. O software oferece ampla funcionalidade para gerenciamento de documentos e permite a criação de fluxos de trabalho individuais. Isso acelera o processamento de documentos e aumenta a eficiência. Tarefas demoradas, como classificação manual ou pesquisa de documentos, são coisas do passado. Em vez disso, os funcionários podem usar seu tempo de forma produtiva e se concentrar em atividades que agregam valor.
Graças ao uso de arquivos digitais no PaperOffice, os funcionários não precisam prescindir de sua estrutura de trabalho habitual. Os documentos são armazenados em pastas digitais, permitindo que mantenham sua estrutura familiar de trabalho 1:1 no ambiente digital. Isso permite uma transição perfeita de documentos físicos para digitais sem comprometer o fluxo de trabalho ou a eficiência.
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Dicas eficientes para digitalização de arquivos da empresa:
- Definir prioridades: Comece a digitalizar arquivos que são necessários com frequência ou que são trabalhados regularmente.
Identifique os documentos mais relevantes e urgentes para usar tempo e recursos de forma eficaz.
- Escolhendo o software certo: Invista em um software de gerenciamento de documentos de alta qualidade, como o PaperOffice DMS. Certifique-se de que o software tenha recursos que atendam às suas necessidades específicas, como reconhecimento de texto OCR, controle de versão e direitos de acesso.
- Crie uma estrutura clara: Estabeleça uma estrutura de pastas uniforme e lógica que mapeie as várias categorias e departamentos da empresa. Uma estrutura clara permite acesso rápido e fácil a documentos digitais.
- Digitalização e indexação: Certifique-se de que os documentos digitalizados sejam capturados em alta qualidade. Use scanners apropriados e defina informações de indexação relevantes, como B. Data, nome e categoria do documento.
Isso permite acesso rápido a informações relevantes e garante o uso eficiente de tempo e recursos.
