Em 5 passos simples para a sua Gestão Documental Eficiente

Descubra como o PaperOffice pode ajudar sua empresa a organizar documentos sem esforço, mantê-los seguros e acessá-los com eficiência.

Experimente a conveniência de um fluxo de trabalho sem papel e aumente a produtividade do seu negócio.

Fluxo de trabalho eficiente e sem papel para o seu negócio

Dica profissional

Um sistema eficaz de gerenciamento de documentos é essencial para que as empresas de hoje atendam às crescentes demandas por um ambiente de trabalho digital e sem papel.

Digitalizar documentos, gerenciar correspondência recebida e automatizar processos são etapas cruciais no caminho para um fluxo de trabalho eficiente e bem organizado.

Implementar o gerenciamento eficaz de documentos torna-se fácil e sem complicações se você seguir as cinco etapas de forma consistente. Com o PaperOffice obtém uma solução intuitiva que lhe permite organizar os seus documentos de forma eficiente e agilizar o seu fluxo de trabalho.

Neste artigo, mostraremos como implementar com sucesso seu próprio sistema de gerenciamento de documentos em cinco etapas.

Etapa 1: Digitalize seu arquivo existente

Assuma o controle de sua estrutura de pastas 1:1 existente em seu gerenciamento de documentos. Com PaperOffice DMS você tem a possibilidade de organizar e gerenciar seus documentos digitais em uma estrutura clara.

Na era digital de hoje, é hora de dizer adeus aos armários de arquivo desordenados e abrir caminho para um ambiente de trabalho eficiente. Ao converter documentos físicos em formatos eletrônicos, você pode não apenas economizar espaço valioso, mas também facilitar o acesso e a localização das informações.

Step 1 of the 5 steps document management

Digitize your existing filing cabinet

Etapa 2: Digitalize sua caixa de entrada

O escaneamento de sua caixa de entrada libera você da papelada tediosa e da integração perfeita com seu sistema de gerenciamento de documentos.

Além disso, o arquivamento eletrônico oferece acesso seguro e com economia de espaço aos seus documentos importantes a qualquer hora e em qualquer lugar.

Step 2 of the 5 steps document management

Organize inbox electronically

Etapa 3: Automatize e otimize seus processos

A automatização de tarefas e processos é a chave para aumentar a eficiência da sua empresa.

Use as ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho para encaminhar documentos e informações de maneira contínua por diferentes departamentos e processos de aprovação. Ao simplificar seus processos de negócios, você economiza tempo e minimiza erros.

Step 3 of the 5 steps document management

Automate and optimize processes

Etapa 4: Centralize seu gerenciamento de documentos

Uma base de dados centralizada para seus documentos garante uma gestão uniforme e estruturada. Quer se trate de relatórios internos, contratos ou comunicação com o cliente, um sistema de gerenciamento de documentos permite colaboração fácil e acesso seguro a informações importantes.

O PaperOffice garante acesso seguro e criptografado ao banco de dados e gerencia todos os documentos de maneira confiável.

Step 4 of the 5 steps document management

Centralize document management

Etapa 5: Melhoria contínua e adaptação

A introdução de um sistema de gerenciamento de documentos não é um processo único, mas requer melhorias e ajustes contínuos. Monitore seus processos, analise resultados e identifique potenciais áreas de melhoria. Fique aberto a novas tecnologias e práticas recomendadas para manter seu sistema atualizado.

Step 5 of the 5 steps document management

Carrying out continuous adjustment and improvement

CONCLUSÃO

Um sistema de gerenciamento de documentos eficiente é parte essencial de uma transformação digital bem-sucedida para as empresas.

Ao digitalizar, automatizar e gerir centralmente os documentos, as empresas podem aumentar a sua produtividade, reduzir custos e melhorar a sua competitividade. Com as cinco etapas que apresentamos neste artigo, você pode criar seu próprio sistema de gerenciamento de documentos e preparar o caminho para um fluxo de trabalho eficiente e sem papel.

Invista na digitalização e otimização da sua gestão documental: terá um efeito positivo no sucesso da sua empresa.

Por que usar o gerenciamento de documentos do PaperOffice?

O PaperOffice é o sistema de gestão documental ideal para empresas, pois oferece uma vasta gama de funcionalidades eficientes. Com sua interface fácil de usar, permite organização, pesquisa e gerenciamento intuitivos de documentos.

O melhor guia de 5 etapas

Dica

Disponibilizamos o guia definitivo de 5 etapas para gerenciamento de documentos para download gratuito:

La guía definitiva de 5 pasos para su gestión de documentos

Com acesso a um banco de dados seguro e criptografado, as empresas podem proteger suas informações confidenciais de maneira confiável. O PaperOffice também oferece amplas opções para automatizar fluxos de trabalho, aumentando a eficiência e a produtividade.

Com seus recursos versáteis e suporte abrangente para vários formatos de arquivo, o PaperOffice é a solução ideal para o gerenciamento eficiente de documentos nas empresas.

FAQs

Para concluir, respondemos algumas perguntas frequentes sobre o assunto. "Em 5 passos simples para a sua Gestão Documental Eficiente":

Para quem um escritório sem papel é adequado?

A resposta rápida e fácil para a pergunta é: para todas as empresas. Todos os setores e tamanhos de empresas se beneficiam de um escritório sem papel, desde PMEs e start-ups até grandes empresas. No entanto, a conversão é especialmente valiosa para pequenas e médias empresas: reduzir o esforço de processamento e os custos libera o orçamento necessário para continuar impulsionando o crescimento.

Posso ir sem papel no meu escritório A empresa usa um provedor DMS baseado em nuvem?

Não. Outro fator que está na boca de todos desde que o GDPR entrou em vigor no máximo em 2018 é a proteção de dados. As soluções DMS e o software DMS são usados para processar, gerenciar e armazenar documentos que geralmente contêm dados pessoais confidenciais. Em caso de violação do RGPD, o legislador prevê multas elevadas.

Conclusão

Um sistema de gestão documental eficiente é de grande importância para as empresas. O PaperOffice é a solução ideal para isso porque oferece um banco de dados seguro e criptografado, permite fácil organização e pesquisa de documentos e pode automatizar fluxos de trabalho.

Com seus recursos versáteis, o PaperOffice é a melhor escolha. gerenciamento.

PaperOffice resolve qualquer problema: Garantido.

Estudo de caso

Soluções especializadas digitais para automação de processos de negócios

"Processar manualmente os documentos em uma comunidade tão grande teria nos custado muito tempo.
Com a solução automatizada do PaperOffice DMS, o esforço manual poderia ser bastante reduzido, ao mesmo tempo em que os investimentos eram feitos em tecnologia orientada para o futuro. Somos pioneiros na gestão de propriedades digitais."

Sr. Alejandro Campos
especialista em TI e gerente de projetos na gestão imobiliária El Guijo