סורקים וניהול מסמכים: יתרונות ושימושים

יש דיכוטומיה ברוב המשרדים ברחבי העולם. מצד אחד האזור הדיגיטלי עם מחשבים בודדים ורשתיים, מצד שני מתעד בצורת נייר. זה לפעמים גורם לכאוס, ומעל לכל, הזמן הולך לאיבוד. הזמן שהושקע בחיפוש אחר תוכן.

Paperless work through digital processes

על פי דו"ח בינלאומי של מקינזי, עובדי המשרד מבלים 1.8 שעות ביום בחיפוש ואיסוף מידע, שהם בממוצע 9.3 שעות בשבוע.

רואי חשבון, מזכירות, קונים, פקידים, משגרים וקבוצות מקצועיות רבות אחרות עסוקים בעיבוד תהליכים אדמיניסטרטיביים מדי יום. עבודתו של עובד אחד תלויה לעתים קרובות בזו של עובד אחר.

לכל חברה יש כעת מכשיר רב תכליתי התומך גם בפונקציית הסריקה. אבל עבור רבים, המונח ואת השימוש של מערכת ניהול מסמכים עדיין לא ידוע.

במאמר הנוכחי אנו מסבירים כי כדאי להשתמש במערכת ניהול מסמכים עם הסורק שלך. אנו ניתן לך לפחות 15 סיבות לשימוש בו, אשר יאפשרו לך להפוך את המשרד שלך ללא נייר ודיגיטלי וכיצד תוכל להשתמש בו כדי להגביר את היעילות של עסקי הליבה של החברה שלך.

לפני שניכנס לסיבות מדוע, בואו נענה על השאלה:

מה להשתמש DMS עבור החברה?

חשבוניות, שטרות מטען, מכתבים נלווים, משלוחים או הוראות הפעלה למכשירים חדשים ותעודות הערבות המשויכות, אם להזכיר רק כמה דוגמאות? הדיגיטציה שלהם היא לעתים קרובות הרבה זמן מגיע, פשוט כי יש חוסר צוות וזמן. כתוצאה מכך, ההר האנלוגי גדל.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

עם DMS והסורק המתאים לצרכים שלך, אתה יכול לקבל את הדיכוטומיה ואת אובדן הזמן המיותר תחת שליטה.

DMS מייצג גם תוכנה לניהול מסמכים ומיועד לניהול מסמכים, במיוחד מסמכים דיגיטליים, הכוללים את ההמרה מאנלוגי לדיגיטלי. PaperOffice DMS היא תוכנה כזו.

מכיוון ש- PaperOffice DMS מאפשר לנייר אנלוגי להפוך לתוכן דיגיטלי במקום שבו הוא מתרחש.

יצירת אינדקס מובנית בצורה חכמה מקצה כל מסמך לתהליך הנכון על-ידי הזנת מילת מפתח. עם מנוע חיפוש משלו ב- PaperOffice, ניתן למצוא את כל המסמכים ולהזעיק אותם. בהתאם לדרישות, אותיות מוקלטות מומרות באמצעות זיהוי טקסט של זיהוי תווים אופטי (OCR) כדי שתוכל לעבד אותן עם תוכנת Office תואמת.

זיהינו את הצורך, אבל:

מהם היתרונות של משרד ללא נייר?

בעולם של היום, העובדים מתמודדים עם מספר רב של מסמכים שונים: מסמכי נייר מקוריים כגון מכתבים או חוזים, מסמכי PDF ומסמכים אלקטרוניים כגון קבצים והודעות דוא"ל.

בחברות רבות, מסמכים אלה מועתקים, מודפסים, מועברים, מופצים ומתוקמים במקומות שונים. החיפוש אחר מידע חשוב הופך להיות קשה יותר ויותר ומוביל לתזרימי עבודה לא כלכליים ולעומס יתר על העובדים. יש לנו מאמר מפורט, שבו מתואר הצורך במערכות ניהול מסמכים ואת היתרונות של השימוש בהם מפורטים.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

עם זאת, אם העובדים שלך יתחילו לחסל או לפחות להפחית את צריכת הנייר במשרדים או בחברה כולה, אתה גם תשפר תהליכים, תגדיל את הפרודוקטיביות על ידי דיגיטציה של נתונים, תשתמש בשיטות ללא נייר ובכך תפחית עלויות.

יתרונות והיבטים רבים אחרים כבר נדונו במאמר מפורט על "יישום במשרד ללא נייר".

אילו סורקים מתאימים לשיתוף הפעולה המושלם?

לדוגמה, התקנים רב-תכליתיים (MFP) כגון אלה של Brother או Konica Minolta ויצרנים אחרים.

מדפסת, סורק ומכונת צילום All-in-One: המסמכים הסרוקים עוברים לספרייה המרכזית דרך התקנים מרכזיים אלה או באמצעות "סריקה ישירה לדואר" כדואר אלקטרוני לתיבת דואר ב- Outlook שלך, המנוטרת על-ידי PaperOffice, לדוגמה ובכך נכנסת באופן אוטומטי לתוכנת ניהול המסמכים.

לחלופין, פשוט שלבו את כתובת PaperOffice המותאמת אישית שלכם בסורק, מה שמכונה כתובת הדוא"ל DropMail, כמיקום האחסון של הקבצים שנסרקו. PaperOffice מאחסן בארכיון את כל הקבצים בקלות בדוא"ל.

עבור אלה שרוצים לסרוק מסמכי נייר בדרך הרגילה, מודול "ScanConnect" המשולב כברירת מחדל ב- PaperOffice הוא אידיאלי. מכיוון שזה תומך בכל סורק, התקן רב-תכליתי או מכונת צילום בעלת קיבולת גדולה עם יחידת סריקה משולבת וקל מאוד לשימוש.

עם זאת, אין זה חשוב כיצד מסמכי הנייר שלך מגיעים ל- PaperOffice, מכיוון שבזכות זיהוי הטקסט האוטומטי של OCR, התוכן של כל התיעוד הסרוק שלך מזוהה.

לא משנה מה עשוי מנייר, הוא נסרק ומתועד בדיוק גבוה הודות לאופטימיזציה מבוססת בינה מלאכותית.

ברגע שמסמכים נרשמים, התוכן שלהם מאונדקס באמצעות פירוק טקסט גולמי. במילים פשוטות, התוכן נכתב מילה אחר מילה לתוך אוגר מיוחד, כאשר האלגוריתם מזהה מילים בודדות בצירוף מילים ומתעד אותן באותו אופן.

דיגיטציה וניהול מסמכים

כאשר אנו מדברים על מערכות ניהול מסמכים, אסור לנו לשכוח: ככל שרמת הדיגיטציה של המידע שהוא חלק מהתהליכים גבוהה יותר, כך רמת הבקרה והאוטומציה שאנו יכולים להשיג גבוהה יותר. כבר כתבנו מאמר על היתרונות של דיגיטציה, לחץ כאן.

בשלב הראשון, אתה קובע אילו מסמכים שייכים לתהליכים שלנו, כיצד אנו משלבים אותם במערכת ניהול המסמכים שלנו ואיזה מידע יש לחלץ ולאחסן יחד עם המסמכים במסד הנתונים שלך. לאחר שהמידע נכלל, אנו מגדירים את מחזור החיים שלו, כיצד הוא יתקשר עם תהליכים אחרים וכיצד אנו יכולים לשלב אותו.

המידע מגיע ממקורות שונים

סביר להניח שנתקל במידע המגיע ממקורות שונים ובפורמטים שונים. חלקו בצורה דיגיטלית, מאוחסן בקבצים או במאגרי מידע וחלקו בצורה של מסמכים מודפסים.

מה עושים עם מסמכים דיגיטליים בפורמט PDF, doc וכו'? כאן התהליך הוא פשוט מאוד.

גרור את המסמך הדיגיטלי לממשק PaperOffice. לחלופין, יש לנטר בקלות את תיקיות Windows שלך לאחר קבלת מסמכים.

ניתן לסרוק בקלות מסמכים בצורת נייר ולהמיר אותם לפורמט דיגיטלי הודות לסורק המשולב.

הודות לתוכנית זיהוי תווים אופטי (OCR = זיהוי תווים אופטי), כבר עשינו צעד חשוב. באמצעות סורק או התקן דיגיטציה אחר, אנו לא רק ממירים את המסמך לתמונה, אלא גם יכולים "לקרוא" את התוכן שלו באופן אלקטרוני.

לא רק שהטקסט הטהור של זיהוי תווים אופטי (OCR) כלול במסד הנתונים, הודות לבינה המלאכותית (AI) הנקראת PIA, ניתן לציין אוטומציה באופן ידני או אוטומטי.

כך אנו משתמשים במערכת כדי לזהות ולהגדיר אילו אזורי מסמך יש לקרוא באופן אוטומטי. כגון מספר חשבונית, תאריך, מוצרים, סכומים וכו '. לפיכך, יש לנו את כל המידע הדרוש במערכת ניהול המסמכים שלנו.

הדיגיטציה של מידע באמצעות זיהוי תווים אופטי (OCR) מקלה על שילוב מגוון רחב של תיעוד בניהול תהליכים וזרימות עבודה.

כל זה נשמע טוב, אבל איך עושים ארכיון המוני מהסורק?

PaperOffice DMS לקח בחשבון גם אחסון המוני בארכיון מהסורק שלך עבור התכונות החשובות ביותר הקשורות לזיהוי טקסט, שילוב AI ומילות מפתח.

מודול ScanConnect לא רק מציע חיבור ישיר בין הסורק שלך לבין PaperOffice DMS. ScanConnect הוא כלי סורק רב עוצמה לסריקות ידניות ומסתיר תכונות מעניינות אחרות שיעזרו לך בסריקה בכמות גדולה.

תחילה הכן את כל עמודי המסמכים לסריקה ולאחר מכן מקם את העמודים המפרידים בין המסמכים הבודדים שברצונך להפריד ביניהם.

PaperOffice מזהה את הדפים המפרידים ושומר את המסמכים בנפרד.

15 סיבות להשתמש בסורק שלך יחד עם PaperOffice DMS

• סיבה 1 - מצא מסמכים במהירות ב- PaperOffice DMS

  יצירת אינדקס טקסט מלא וחיפוש דמוי Google: במערכת ניהול מסמכים כמו PaperOffice DMS, תוכל למצוא את המסמכים, הקבלות והמידע הסרוקים שלך תוך שניות. הדבר אפשרי מכיוון שהמסמכים שלך מנותחים ומאונדקסים עם זיהוי טקסט מלא ברגע שהם מאוחסנים.

  אתה פשוט מזין מונח חיפוש, כמו ב- Google, ו- PaperOffice מפרט את כל התוצאות. כן, בדיוק כמו עם גוגל: כי אתה יכול למצוא כל תוכן טקסט של כל מסמך תוך שניות ספורות באמצעות מנוע החיפוש המשולב, חיפוש טקסט מלא ופונקציות סינון נוספות.

  לעולם לא תרצה לוותר שוב על חיפוש מילות המפתח ב- PaperOffice ועם מסנן החיפוש תמצא כל מסמך, מפורט ככל שיהיה - כולל שליחת הודעות דוא"ל, ייצוא ל- Excel או למערכת הקבצים!

• סיבה 2 – מסמכי נייר בגרסה אוטומטית

  PaperOffice יוצר גרסאות אוטומטיות לכל מסמך שהשתנה, יוצר עותק צל ושומר אותו בנפרד כך שתוכל לפתוח שוב את הגרסה הרצויה בכל עת.

  הודות ל- VersionControl המשולב, כל שינוי מסמך מזוהה ונשמר כעותק צל כגרסת מסמך חדשה. באפשרותך לפתוח, לייצא ולערוך כל גירסה באופן עצמאי.

• סיבה 3 – מפרידים לסריקות אצווה של מסמכים מרובים

  כל שעליך לעשות הוא למקם עמוד מפריד של PaperOffice לפני כל מסמך שיש להפריד. PaperOffice מזהה את העמודים המפרידים במהלך תהליך הסריקה ושומר את המסמכים בנפרד.

• סיבה 4 – דפי מפריד חכמים לתיוק ישיר מהסורק

  PaperOffice מציע לך את האפשרות של תיוק ידני לתיוק אוטומטי לחלוטין ללא כל התערבות. כל השדות מתמלאים באופן אוטומטי וניתן ליצור אפילו את נתיב האחסון ולהשתמש בו באופן דינמי בהתאם לתאריך.

• סיבה 5 – קודי QR התומכים ב-XML/JSON בדפי מפריד

  אחסן קודי QR התומכים ב- XML / JSON עם מילות מפתח בדפים מפרידים וסרוק את ערימת המסמכים שלך - PaperOffice מזהה את הדפים המפרידים ואת קודי ה- QR עם פקודות XML / JSON שלך ומילות מפתח את המסמכים כאשר הם מאוחסנים.

  בדרך זו תוכל לשמור עמודי מפריד בודדים עם סוג מסמך, לדוגמה "חשבונית" ומיקום אחסון מיוחד לסריקה ההמונית שלך, ובכך לשמור את קבצי הסריקה שלך באופן ממוקד.

• סיבה 6 - ניטור מדריך תיקיות סריקה

  מכונת הצילום שלך יכולה לאחסן את הסריקות בתיקיה מסוימת? נהדר, פשוט יש את התיקייה הזו במעקב ויהיה לך תיוק אוטומטי לחלוטין תוך שניות!

  בקש מ-PaperOffice לפקח על תיקיה כלשהי באופן אוטומטי. ברגע שקבצים חדשים מופיעים בתיקיה זו, הם מאוחסנים בארכיון על פי המפרטים שלך ומעובדים באופן אוטונומי לחלוטין.

• סיבה 7 - הגדרת כללי הגשה עבור צגי ספריות

  האם ברצונך ללכוד מסמכי נייר באופן אוטומטי לאחר הסריקה, אך גם לתייג אותם באופן אוטומטי לפרט הקטן ביותר? תחילה סרוק את כל המסמכים לתיקיה ולאחר מכן הגדר ניטור ספריות. לאחר מכן ציין כי נעשה שימוש במסכת תיוק ספציפית ברגע שמשהו נמצא בתיקיה.

  בנוסף לניטור, באפשרותך גם לציין את כל המידע הרלוונטי כגון שם, מיקום אחסון, סוג מסמך וכו '. PaperOffice דואג לכל ההגשה עבורך.

• סיבה 8 – כלי סורק רב עוצמה לסריקות ידניות

  עמודים בודדים, סריקות בתפזורת או סריקות תמונות: לא משנה מה עשוי מנייר, הוא נסרק ומתועד בדיוק גבוה הודות לאופטימיזציה מבוססת בינה מלאכותית.

  ScanConnect המשולב תומך בכל סורק, התקן רב-תכליתי או מכונת צילום בעלת קיבולת גדולה עם יחידת סריקה משולבת וקל מאוד לשימוש.

• סיבה 9 – תמיכה ב-Scan2Folder

  אם הסורק שלך אינו סורק WIA או TWAIN, PaperOffice מציע את האפשרות Scan2Folder. שמור את המסמכים הסרוקים בתיקיה המנוטרת על-ידי PaperOffice.

• סיבה 10 - זיהוי טקסט OCR של מסמכים אנלוגיים בלמעלה מ-100 שפות

  PaperOffice ממיר באופן אמין טקסט אנלוגי מלמעלה מ-100 שפות, כולל ערכות תווים קיריליות ואסיאתיות.

  כך ניתן לסרוק מסמכים בינלאומיים בחברה שלך - PaperOffice DMS מזהה את השפה ומבצע זיהוי טקסט. פעולה זו מאפשרת לך לחפש את המסמך בתוך מסד הנתונים שלך ולמצוא אותו תוך שניות.

• סיבה 11 – המרה אוטומטית ל-PDF/A לאחסון בארכיון לטווח ארוך
  מסמכי נייר נשמרים באופן אוטומטי בתקן ISO 19005 PDF/A תקף מבחינה חוקית. תבנית PDF/A-1 היא התבנית המגבילה ביותר, המורכבת משתי רמות: PDF/A-1b לשכפול חזותי ו-PDF/A-1a למיפוי ובניית תוכן של Unicode.
• סיבה 12 – לא נפרס ו/או נדרש ענן

  PaperOffice מסתמך על מסדי נתונים שבהם אתה משתמש באופן מקומי או ב-NAS שלך, כגון Synology או QNAP. בדרך זו, כל המידע על המסמכים שלך, כגון תמונות ממוזערות וזיהוי טקסט שבוצע, כמו גם מילות מפתח אחרות, מאוחסן במסד הנתונים שלך.

  בדרך זו, הנתונים אינם מגיעים בסופו של דבר לספקי ענן של צד שלישי ואינך צריך לשלם עלויות חודשיות עבור אחסון נתונים.

• סיבה 13 – אחסון GDPR ו- GOBD

  לא משנה אם אתה מסיר דפים, סובב אותם או משחיר אזורים עם PaperOffice - הכל מנוסח באופן חסין ביקורת על פי GOBD להגשה מושלמת.

  PaperOffice יוצר גרסאות אוטומטיות לכל מסמך שהשתנה, יוצר עותק צל ושומר אותו בנפרד כך שתוכל לפתוח שוב את הגרסה הרצויה בכל עת.

• סיבה 14 – התקשר למסמכים דיגיטליים באמצעות קוד QR (סריקת מצלמות)

  השימוש בקודי QR של PaperOffice פותח אפשרויות מצוינות, כגון גרסה אוטומטית של מסמכי נייר שכבר אוחסנו בארכיון והשתנו המכילים את אותו קוד QR.

  אתה יכול גם בקלות לחפש את המסמכים ב- PaperOffice באמצעות קוד QR - פתח את חיפוש קוד ה- QR והחזק את קוד ה- QR של מסמך PaperOffice במצלמת האינטרנט כדי להציג אותו ב- PaperOffice.

• סיבה 15 - תמורה בלתי מנוצחת לכסף

  לרישיונות הרכישה של PaperOffice יש תוקף לכל החיים ללא עלויות מעקב ועם PaperOffice PLUS האופציונלי אפילו כל עדכוני המעקב, גרסאות שנתיות חדשות ותמיכה אישית בחינם בטלפון ו- Teamviewer במחיר קבוע הניתן לחישוב ללא כל הפתעות מגעילות.

  אלה היו רק 15 סיבות מדוע עליך להשתמש בסורק שלך עם מערכת ניהול מסמכים. בנוסף לאלה המפורטים לעיל, PaperOffice מציע לך סיבות רבות נוספות: ניהול מחזורי חיים (תקופות שמירה), רישום גישה, הגנה מפני גישה והצפנה לא מורשות, שילוב אינטואיטיבי ב- Outlook / Office, יצירת אינדקס של מסמכים (מטה-נתונים), פתרונות זרימת עבודה ועוד.

  אתה יכול לראות את התכונות על ידי מעבר לאתר שלנו וללכת "מה PaperOffice יכול לעשות".

סריקת מסמכים וארכובם ב- DMS מציעה לחברות יתרונות עצומים. כל התהליכים הכוללים מסמכים ממוטבים. הגנה על נתונים ואבטחת נתונים עדיין מובטחות.

המשרד ללא נייר מקל על העובדים. אתה חוסך הרבה מאמץ חיפוש ועלויות. ואתה משפר את הוודאות המשפטית של התהליכים המנהליים שלך.

עבור חברות רבות, PaperOffice DMS הוא הצעד הראשון לקראת דיגיטציה. על-ידי סריקת מסמכים וארכובם באופן דיגיטלי, אתה יוצר הרבה יותר מסתם עותק דיגיטלי של המקור. סריקה הופכת מידע לא מובנה לנתונים מובנים.

הקפד להימנע משגיאה זו

בעוד שחברות גדולות מינו זה מכבר קציני דיגיטציה העוסקים בנושא המרת מסמכים אנלוגיים במשרה מלאה, חברות קטנות ובינוניות חסרות בדרך כלל משאבי אנוש, במיוחד מכיוון שנדרשות כישורים מקצועיים מתאימים.
עם זאת, זוהי טעות נפוצה ומובילה להשקעות רעות, כי יצרנים רבים מנצלים את הבורות הזו.

מסקנת ביניים

אינך זקוק למומחה IT או לספרן מיומן!

כל מה שאתם באמת צריכים זה

• התוכנה הנכונה
• שותף IT אמין
• חומרה מתאימה

לפעמים החומרה היא לעתים קרובות כבר שם, יש יותר פוטנציאל מבעבר וניתן להשתמש בה באופן מיידי.

תשר

אגב, יש מאמר מיוחד בנושא "עיבוד חשבוניות דיגיטליות", שדיווח על היתרונות של דיגיטציה או עיבוד חשבוניות דיגיטליות:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide