מנוניטים
כנסיית האחים בילפלד
התנסויות ב-PaperOffice / עיון /דוח תרגול
![](https://start.paperoffice.com/Media/73_case_study_webp_1920x600.webp)
תעשייה
כנסיה
אזור
בילפלד, גרמניה
מחלקות
פיננסים, חשבונאות
תעשייה
כנסיה
אזור
בילפלד, גרמניה
מחלקות
פיננסים, חשבונאות
הצעות הנחה הגבוהות ביותר
חדשות פנים בלעדיות
שדרגות מתנה חינם
הצעות הנחה הגבוהות ביותר
חדשות פנים בלעדיות
שדרגות מתנה חינם
אמיתות ידידות ביטחון
אנחנו לעולם לא נעביר את כתובת האימייל שלך לכל אחר וכל האימיילים כוללים קישור לביטול ההרשמה בלחיצה אחת.
תעשייה
כנסיה
אזור
בילפלד, גרמניה
מחלקות
פיננסים, חשבונאות
תעשייה
כנסיה
אזור
בילפלד, גרמניה
מחלקות
פיננסים, חשבונאות
אלכסנדר סטרוק, סמנכ"ל כספים ב"אחוות המנוניטים בילפלד". V.
עצה מקצועית
תעשייה
כנסיה
אזור
בילפלד, גרמניה
מחלקות
פיננסים, חשבונאות
האחווה המנוניטית בילפלד א. ו. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) היא כנסייה חופשית פרוטסטנטית ששורשיה חוזרים הרחק אל העבר. אחוות בילפלד המנוניטית נוסדה בציריך במהלך תנועת הרפורמציה במאה ה-16. האחווה המנוניטית של היום בילפלד א. ו. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), הכוללת למעלה מ-1000 חברי קהילה.
PaperOffice DMS משמש את העירייה לתמיכה בחברים המתנדבים, במיוחד בארכיון מסמכים, הקצאת זרימות עבודה וחשבונאות במשרד הביתי.
בעמותה הכוללת את האחווה המנוניטית בילפלד e. V., ישנן משימות אדמיניסטרטיביות נרחבות למדי שכולם מבוצעים על ידי החברים על בסיס התנדבותי.
זה משפיע הן על ניהול החשבונות של יותר מ -1000 החברים והן על ביקורת החשבונות של פרויקטים שונים של בנייה של העירייה או על עיבוד התרומות הנכנסות.
עד לשימוש ב- PaperOffice DMS, חברים נבחרים הופקדו על המשימות האדמיניסטרטיביות השונות, לפיהן הוא הושאר במידה רבה לחברים עצמם כיצד ובאיזו מסגרת זמן העבודה נעשית.
לא נעשה שימוש ברשת דיגיטלית ובתוכנת-על. במקום זאת, חשבוניות של בעלי מקצוע שהיה צורך לבדוק נלקחו הביתה כדי להיבדק באופן ידני. זה גם קרה שלאף אחד לא היה זמן ואז הצעת החוק הושארה בתחילה על השולחן.
במהלך הדיגיטציה, קהילות מתמודדות כעת עם אינספור מסמכים, מיילים וחששות אחרים באמצעות דואר אלקטרוני. עם זאת, מבול זה של הודעות דואר אלקטרוני בקושי ניתן לנהל באופן ידני.
התוצאות היו זמני עיבוד ארוכים ומחוסר יעילות בעיבוד, אחזור והעברת התיעוד הדרוש. בהתאם לכך, העירייה הלכה לחפש ניהול מסמכים דיגיטליים.
כתוצאה מכך, היו עיכובים חוזרים ונשנים בהעברת הסכומים שטרם נפרעו לחברות שהוזמנו. הונפקו תזכורות עם עלויות נוספות ולא ניתן היה להשתמש בהנחות שניתנו. מובן כי המוניטין של הקהילה נפגע כתוצאה מכך.
אלכסנדר סטרוק, סמנכ"ל כספים ב"אחוות המנוניטים בילפלד". ה', חיפש פתרון לבעיה, לפיו ניתנה התייחסות גם לדיגיטציה של כל המשימות האדמיניסטרטיביות של העירייה, שקודם לכן היו מקבילות במידה רבה.
#image233#>מר סטרוק בחן לראשונה הצעות תוכנה שונות ביחס לניהול מסמכים ובסופו של דבר החליט לבדוק את PaperOffice DMS במשך שישה חודשים.
PaperOffice DMS מציע בדיוק את הדרישות שמר סטרוק חיפש. זה כולל:
אחסון פנימי ומרכזי שכל החברים בעלי המשימות הניהוליות יכולים לגשת אליו גם מהבית. אין לאחסן את הנתונים בענן של צד שלישי או במחשב של משתמש יחיד.
מר אלכסנדר סטרוק הבין בשלב מוקדם שאין דרך לעקוף את קהילתו:
כולל הרשאת משתמש דיגיטלית ואישור סיסמה.
יחד עם זאת, כל החברים הנוגעים בדבר מיודעים על מצב העיבוד. אחסון גרסאות מאפשר לעקוב אחר שלבי העיבוד שבוצעו כאשר ועל ידי מי.
אינדקס מילות מפתח שהוגדר על ידי הבינה המלאכותית PIA מבטיח שניתן יהיה למצוא כל מסמך דרך מנוע החיפוש הפנימי, גם אם המשתמש כמעט ולא יודע דבר על המסמך.
אין "יועצים" חיצוניים ויקרים באתר ואף אחד לא צריך לנסוע לשום מקום לצורך הכשרה. כל אחד יכול להגדיר את מסגרת הזמן ללימוד הניווט בתפריט עצמו כנדרש ומבחינת העתיד, PaperOffice DMS ממוקם היטב הודות למבנה המודולרי שלו.
PaperOffice DMS עמד בכל הקריטריונים הנדרשים.
מר סטרוק בחן לראשונה הצעות תוכנה שונות ביחס לניהול מסמכים ובסופו של דבר החליט לבדוק את PaperOffice DMS במשך שישה חודשים.
PaperOffice DMS מציע בדיוק את הדרישות שמר סטרוק חיפש. זה כולל:
אחסון פנימי ומרכזי שכל החברים בעלי המשימות הניהוליות יכולים לגשת אליו גם מהבית. אין לאחסן את הנתונים בענן של צד שלישי או במחשב של משתמש יחיד.
מר אלכסנדר סטרוק הבין בשלב מוקדם שאין דרך לעקוף את קהילתו:
כולל הרשאת משתמש דיגיטלית ואישור סיסמה.
יחד עם זאת, כל החברים הנוגעים בדבר מיודעים על מצב העיבוד. אחסון גרסאות מאפשר לעקוב אחר שלבי העיבוד שבוצעו כאשר ועל ידי מי.
אינדקס מילות מפתח שהוגדר על ידי הבינה המלאכותית PIA מבטיח שניתן יהיה למצוא כל מסמך דרך מנוע החיפוש הפנימי, גם אם המשתמש כמעט ולא יודע דבר על המסמך.
אין "יועצים" חיצוניים ויקרים באתר ואף אחד לא צריך לנסוע לשום מקום לצורך הכשרה. כל אחד יכול להגדיר את מסגרת הזמן ללימוד הניווט בתפריט עצמו כנדרש ומבחינת העתיד, PaperOffice DMS ממוקם היטב הודות למבנה המודולרי שלו.
PaperOffice DMS עמד בכל הקריטריונים הנדרשים.
לאחר שלב הבדיקה של חצי שנה, האחווה המנוניטית בילפלד e. V. PaperOffice DMS שלנו והיא כל כך מרוצה שהיא ממליצה על התוכנה לקהילות אחרות בכנסייה שלה.
לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "מנוניטים
כנסיית האחים בילפלד":
אילו טיפים היית נותן למשתמשי PaperOffice עתידיים?
אף פעם לא מוקדם מדי או מאוחר מדי להתמודד עם נושא הדיגיטציה.
הדבר החשוב ביותר הוא לקבל מושג על התוכנה אבל גם על החברה עצמה. היה חשוב שלא נרגיש מחויבים לרכוש את התוכנה או להירשם לחבילות שירות ותמיכה כלשהן.
עוד לפני שרכשנו את PaperOffice DMS, דיברנו עם כל מחלקות החברה ומעולם לא הרגשנו שמתייחסים אלינו בצורה רעה. להיפך: ל-PaperOffice יש צוות נחמד, אדיב ומוכשר.
עבורנו ככנסייה היה חשוב מאוד שהתוכנה תהיה קלה להבנה אך מקיפה.
למי היית ממליץ על PaperOffice?
אנו נמליץ על PaperOffice לאחינו בכנסייה. אבל גם לכל הקהילות והחברות האחרות שרוצות לעשות דיגיטציה ולהפוך לאוטומטיות.
מה אתה אוהב במיוחד ב-PaperOffice?
אנחנו מאוד מרוצים מהכל.
PaperOffice היא מערכת ניהול מסמכים קלת משקל אך רבת עוצמה.
פונקציות שנראות חסרות משמעות בהתחלה, כגון קריאה אוטומטית של תוכן מסמך, מתבררות כפונקציות החשובות ביותר שאינך רוצה לפספס יותר במשך פרק זמן ארוך יותר.
"אינטגרציה ותפעול קלים של PaperOffice DMS סיפקו את הפתרון הכולל שתעשייה זו הייתה זקוקה לו: למזער את צריכת הנייר, להאיץ תהליכי חיפוש, להפוך את ההקצאה לאוטומטית לפקידים ולאפשר אחסון של נתונים הקשורים לתהליכים."
מר קרלוס א. גרסיה מנהלת שיווק ותקשורת