מנוניטים
כנסיית האחים בילפלד
התנסויות ב-PaperOffice / עיון /דוח תרגול
תעשייה
כנסיה
אזור
בילפלד, גרמניה
מחלקות
פיננסים, חשבונאות
תעשייה
כנסיה
אזור
בילפלד, גרמניה
מחלקות
פיננסים, חשבונאות
אופטימיזציה של זרימות עבודה הודות ל- PaperOffice DMS
אלכסנדר סטרוק, סמנכ"ל כספים ב"אחוות המנוניטים בילפלד". V.
האתגר
האחווה המנוניטית בילפלד א. ו. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) היא כנסייה חופשית פרוטסטנטית ששורשיה חוזרים הרחק אל העבר. אחוות בילפלד המנוניטית נוסדה בציריך במהלך תנועת הרפורמציה במאה ה-16. האחווה המנוניטית של היום בילפלד א. ו. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), הכוללת למעלה מ-1000 חברי קהילה.
PaperOffice DMS משמש את העירייה לתמיכה בחברים המתנדבים, במיוחד בארכיון מסמכים, הקצאת זרימות עבודה וחשבונאות במשרד הביתי.
עמדת התחלה
בעמותה הכוללת את האחווה המנוניטית בילפלד e. V., ישנן משימות אדמיניסטרטיביות נרחבות למדי שכולם מבוצעים על ידי החברים על בסיס התנדבותי.
זה משפיע הן על ניהול החשבונות של יותר מ -1000 החברים והן על ביקורת החשבונות של פרויקטים שונים של בנייה של העירייה או על עיבוד התרומות הנכנסות.
בעיה קיימת
עד לשימוש ב- PaperOffice DMS, חברים נבחרים הופקדו על המשימות האדמיניסטרטיביות השונות, לפיהן הוא הושאר במידה רבה לחברים עצמם כיצד ובאיזו מסגרת זמן העבודה נעשית.
לא נעשה שימוש ברשת דיגיטלית ובתוכנת-על. במקום זאת, חשבוניות של בעלי מקצוע שהיה צורך לבדוק נלקחו הביתה כדי להיבדק באופן ידני. זה גם קרה שלאף אחד לא היה זמן ואז הצעת החוק הושארה בתחילה על השולחן.
במהלך הדיגיטציה, קהילות מתמודדות כעת עם אינספור מסמכים, מיילים וחששות אחרים באמצעות דואר אלקטרוני. עם זאת, מבול זה של הודעות דואר אלקטרוני בקושי ניתן לנהל באופן ידני.
התוצאות היו זמני עיבוד ארוכים ומחוסר יעילות בעיבוד, אחזור והעברת התיעוד הדרוש. בהתאם לכך, העירייה הלכה לחפש ניהול מסמכים דיגיטליים.
כתוצאה מכך, היו עיכובים חוזרים ונשנים בהעברת הסכומים שטרם נפרעו לחברות שהוזמנו. הונפקו תזכורות עם עלויות נוספות ולא ניתן היה להשתמש בהנחות שניתנו. מובן כי המוניטין של הקהילה נפגע כתוצאה מכך.
אלכסנדר סטרוק, סמנכ"ל כספים ב"אחוות המנוניטים בילפלד". ה', חיפש פתרון לבעיה, לפיו ניתנה התייחסות גם לדיגיטציה של כל המשימות האדמיניסטרטיביות של העירייה, שקודם לכן היו מקבילות במידה רבה.
מדוע האחים המנוניטים בחרו ב-PaperOffice DMS
מר סטרוק בחן לראשונה הצעות תוכנה שונות ביחס לניהול מסמכים ובסופו של דבר החליט לבדוק את PaperOffice DMS במשך שישה חודשים.
PaperOffice DMS מציע בדיוק את הדרישות שמר סטרוק חיפש. זה כולל:
- זמינות: גישה מרכזית וקלה לכל התיעוד הרלוונטי הזה והיכולת של גורמים מרובים לשתף פעולה באותו מסמך.
אחסון פנימי ומרכזי שכל החברים בעלי המשימות הניהוליות יכולים לגשת אליו גם מהבית. אין לאחסן את הנתונים בענן של צד שלישי או במחשב של משתמש יחיד.
- זריזות ואוטומציה של משימות ניהוליות: התוכנה חייבת לאפשר הפצת משימות ברשת וגם כדי שהן יעובדו על ידי חבר המועדון המתאים.
- יכולת אחזור וחיסכון בזמן: חיפשו דרך פשוטה יותר להפוך את המסמכים האנלוגיים לדיגיטליים ולהפוך אותם לשליפה בקלות במידת הצורך.
- מעשי ומובן: התוכנה צריכה לדרוש כמה שפחות הכשרה ובמקביל להיות מוכנה לעתיד.
הפתרון: סינולוגיה הקימה NAS, אחסון מחובר לרשת, במרכז הקהילתי, שבו מאוחסנים כל הנתונים הקשורים לעמותה ולחבריה באמצעות PaperOffice DMS.
מר אלכסנדר סטרוק הבין בשלב מוקדם שאין דרך לעקוף את קהילתו:
"פשוט הזזנו את העבודה קדימה ועכשיו יש לנו יתרון".
הפתרון: ל- PaperOffice DMS יש פונקציית זרימת עבודה מקיפה המאפשרת הקצאה ועיבוד של תהליכים מורכבים ובקרה של מידע על מסמכים ומשימות ביעילות על ידי החברה.
כולל הרשאת משתמש דיגיטלית ואישור סיסמה.
יחד עם זאת, כל החברים הנוגעים בדבר מיודעים על מצב העיבוד. אחסון גרסאות מאפשר לעקוב אחר שלבי העיבוד שבוצעו כאשר ועל ידי מי.
הפתרון: זהו קטע הליבה של PaperOffice DMS, דיגיטציה של מסמכים אנלוגיים. כל מה שאתה צריך זה סורק עם ממשק למחשב ו- PaperOffice DMS. מסמכים אינם נסרקים רק. במידת הצורך, הם מומרים לטקסט הניתן לעריכה על ידי תוכנת זיהוי תווים אופטי (OCR) משולבת ונשמרים באופן אוטומטי כראוי.
אינדקס מילות מפתח שהוגדר על ידי הבינה המלאכותית PIA מבטיח שניתן יהיה למצוא כל מסמך דרך מנוע החיפוש הפנימי, גם אם המשתמש כמעט ולא יודע דבר על המסמך.
הפתרון: ניתן ללמוד את השימוש ב- PaperOffice DMS באמצעות סרטוני הדרכה והדרכות בחינם.
אין "יועצים" חיצוניים ויקרים באתר ואף אחד לא צריך לנסוע לשום מקום לצורך הכשרה. כל אחד יכול להגדיר את מסגרת הזמן ללימוד הניווט בתפריט עצמו כנדרש ומבחינת העתיד, PaperOffice DMS ממוקם היטב הודות למבנה המודולרי שלו.
PaperOffice DMS עמד בכל הקריטריונים הנדרשים.
מדוע האחים המנוניטים בחרו ב-PaperOffice DMS
מר סטרוק בחן לראשונה הצעות תוכנה שונות ביחס לניהול מסמכים ובסופו של דבר החליט לבדוק את PaperOffice DMS במשך שישה חודשים.
PaperOffice DMS מציע בדיוק את הדרישות שמר סטרוק חיפש. זה כולל:
- זמינות: גישה מרכזית וקלה לכל התיעוד הרלוונטי הזה והיכולת של גורמים מרובים לשתף פעולה באותו מסמך.
אחסון פנימי ומרכזי שכל החברים בעלי המשימות הניהוליות יכולים לגשת אליו גם מהבית. אין לאחסן את הנתונים בענן של צד שלישי או במחשב של משתמש יחיד.
- זריזות ואוטומציה של משימות ניהוליות: התוכנה חייבת לאפשר הפצת משימות ברשת וגם כדי שהן יעובדו על ידי חבר המועדון המתאים.
- יכולת אחזור וחיסכון בזמן: חיפשו דרך פשוטה יותר להפוך את המסמכים האנלוגיים לדיגיטליים ולהפוך אותם לשליפה בקלות במידת הצורך.
- מעשי ומובן: התוכנה צריכה לדרוש כמה שפחות הכשרה ובמקביל להיות מוכנה לעתיד.
הפתרון: סינולוגיה הקימה NAS, אחסון מחובר לרשת, במרכז הקהילתי, שבו מאוחסנים כל הנתונים הקשורים לעמותה ולחבריה באמצעות PaperOffice DMS.
מר אלכסנדר סטרוק הבין בשלב מוקדם שאין דרך לעקוף את קהילתו:
"פשוט הזזנו את העבודה קדימה ועכשיו יש לנו יתרון".
הפתרון: ל- PaperOffice DMS יש פונקציית זרימת עבודה מקיפה המאפשרת הקצאה ועיבוד של תהליכים מורכבים ובקרה של מידע על מסמכים ומשימות ביעילות על ידי החברה.
כולל הרשאת משתמש דיגיטלית ואישור סיסמה.
יחד עם זאת, כל החברים הנוגעים בדבר מיודעים על מצב העיבוד. אחסון גרסאות מאפשר לעקוב אחר שלבי העיבוד שבוצעו כאשר ועל ידי מי.
הפתרון: זהו קטע הליבה של PaperOffice DMS, דיגיטציה של מסמכים אנלוגיים. כל מה שאתה צריך זה סורק עם ממשק למחשב ו- PaperOffice DMS. מסמכים אינם נסרקים רק. במידת הצורך, הם מומרים לטקסט הניתן לעריכה על ידי תוכנת זיהוי תווים אופטי (OCR) משולבת ונשמרים באופן אוטומטי כראוי.
אינדקס מילות מפתח שהוגדר על ידי הבינה המלאכותית PIA מבטיח שניתן יהיה למצוא כל מסמך דרך מנוע החיפוש הפנימי, גם אם המשתמש כמעט ולא יודע דבר על המסמך.
הפתרון: ניתן ללמוד את השימוש ב- PaperOffice DMS באמצעות סרטוני הדרכה והדרכות בחינם.
אין "יועצים" חיצוניים ויקרים באתר ואף אחד לא צריך לנסוע לשום מקום לצורך הכשרה. כל אחד יכול להגדיר את מסגרת הזמן ללימוד הניווט בתפריט עצמו כנדרש ומבחינת העתיד, PaperOffice DMS ממוקם היטב הודות למבנה המודולרי שלו.
PaperOffice DMS עמד בכל הקריטריונים הנדרשים.
לאחר שלב הבדיקה של חצי שנה, האחווה המנוניטית בילפלד e. V. PaperOffice DMS שלנו והיא כל כך מרוצה שהיא ממליצה על התוכנה לקהילות אחרות בכנסייה שלה.
FAQs
לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "מנוניטים
כנסיית האחים בילפלד":
אילו טיפים היית נותן למשתמשי PaperOffice עתידיים?
אף פעם לא מוקדם מדי או מאוחר מדי להתמודד עם נושא הדיגיטציה.
הדבר החשוב ביותר הוא לקבל מושג על התוכנה אבל גם על החברה עצמה. היה חשוב שלא נרגיש מחויבים לרכוש את התוכנה או להירשם לחבילות שירות ותמיכה כלשהן.
עוד לפני שרכשנו את PaperOffice DMS, דיברנו עם כל מחלקות החברה ומעולם לא הרגשנו שמתייחסים אלינו בצורה רעה. להיפך: ל-PaperOffice יש צוות נחמד, אדיב ומוכשר.
עבורנו ככנסייה היה חשוב מאוד שהתוכנה תהיה קלה להבנה אך מקיפה.
למי היית ממליץ על PaperOffice?
אנו נמליץ על PaperOffice לאחינו בכנסייה. אבל גם לכל הקהילות והחברות האחרות שרוצות לעשות דיגיטציה ולהפוך לאוטומטיות.
מה אתה אוהב במיוחד ב-PaperOffice?
אנחנו מאוד מרוצים מהכל.
מסקנה
PaperOffice היא מערכת ניהול מסמכים קלת משקל אך רבת עוצמה.
פונקציות שנראות חסרות משמעות בהתחלה, כגון קריאה אוטומטית של תוכן מסמך, מתבררות כפונקציות החשובות ביותר שאינך רוצה לפספס יותר במשך פרק זמן ארוך יותר.