הניוזלטר של העיתון Insider
הניוזלטר של העיתון Insider
אנחנו רוצים להיות חברים

הצעות ההנחה הגבוהות ביותר האפשריות

חדשות פנימיות בלעדיות

שדרוגי בונוס בחינם

הצעות ההנחה הגבוהות ביותר האפשריות

חדשות פנימיות בלעדיות

שדרוגי בונוס בחינם

ידידות אמון מילת כבוד
לעולם לא נמסור את כתובת הדוא"ל שלך לאף אחד אחר וכל דוא"ל כולל קישור לביטול המנוי בלחיצה אחת.

עבודה ללא נייר באמצעות תהליכים דיגיטליים


מערכות ניהול מסמכים הן הבסיס לדיגיטציה בחברות ולמימוש תהליכים עסקיים דיגיטליים. אלה תורמים תרומה משמעותית ליעילות ולהצלחה של החברה שלך ולקראת משרד ללא נייר. אם כל המקורות האנלוגיים משולבים בתהליכים הדיגיטליים, היעילות של עסקי הליבה של החברה עולה.

טיפ מקצועני

האם תרצה להפחית את צריכת הנייר בחברה שלך, להפוך את הנתונים שלך לדיגיטליים או ללמוד כיצד לעבור ללא נייר במשרד? במאמר זה, בחרנו כמה שלבים שיכולים להיות שימושיים מאוד כדי להשיג משרד ללא נייר.

הגישה של המשרד ללא נייר מתמקדת יותר ויותר בדיווחים בתקשורת, אך כמעט ואינה משמשת בפועל - במיוחד לא בחברות קטנות ובינוניות. לא מדובר רק בזמן ובכסף הכרוכים בכך.

PaperOffice employee holds her hands over her head
Paperless office can bring many benefits to your business

עם זאת, עם כמה צעדים בלבד, ניתן להפחית מאוד את צריכת הנייר. עסקים קטנים ובינוניים נהנים מהיררכיות שטוחות וממבנים גמישים.

במאמר הנוכחי, אנו בוחנים מקרוב את נושא המשרד ללא נייר, או "המשרד הדיגיטלי" כפי שהוא ידוע גם. אנו נראה לכם שהמעבר הרבה יותר קל ממה שאתם מדמיינים. תקבל גם טיפים לארגון ארגוני, אנו נספר לך את היתרונות של עבודה ללא נייר ונתאר את ההשפעות של יישום מוצלח.

הטכנולוגיה הופכת למהירה יותר ויותר

בתקופה שבה הטכנולוגיה דחפה אותנו ליצור קשר עם העולם באמצעות הסמארטפונים שלנו, פחות הגיוני שאנחנו עדיין משתמשים בנייר ברבות מהפעילויות היומיומיות שלנו.

כיום אנו רגילים לעסוק בתוכן דיגיטלי (מוזיקה, צילום, סדרות טלוויזיה), אך הדיגיטציה של המסמכים עדיין אינה נפוצה בסביבה התעסוקתית והעסקית. כיום כמעט לכל החברות יש גישה למחשבים ולמכשירים ניידים, אז למה אנחנו ממשיכים למלא את המשרדים שלנו בנייר?

הסיבות העיקריות להמשך השימוש בנייר נעוצות באתגרי ההתמודדות עם שינוי ודיגיטציה. אנשים רבים אוהבים לשמור עותק פיזי של המסמכים שהם עובדים איתם.

עם זאת, כאשר העובדים שלך מתחילים לחסל או לפחות להפחית את כמות הנייר המשמשת במשרד או ברחבי הארגון, אתה גם משפר תהליכים להגדיל את הפרודוקטיביות על ידי דיגיטציה של הנתונים, באמצעות שיטות ללא נייר ובכך להפחית עלויות.

במיוחד בזמנים הקשים כיום כגון הצורך במשרדים ביתיים קורונה, חשוב מאוד לכל החברות לחזק את התחרותיות של החברה על ידי הפיכתה ללא נייר או דיגיטלית ולהבטיח כי העובדים יוכלו גם לעבוד בגמישות מהבית במשרד הביתי. בסופו של דבר, החברה חייבת לעמוד בקצב של העידן הדיגיטלי ולממש את הדרך למשרד ללא נייר.

מדוע כדאי להפחית את צריכת הנייר בחברה שלך?

המשרד ללא נייר הוא מטרה שיותר ויותר חברות בהחלט שואפות להשיג ומציע יתרונות רבים מעבר לחיסכון בעלויות והפחתת טביעת הרגל הפחמנית של החברה.

ההערכה היא כי עובד שמבלה בסך הכל שעתיים עם מסמכים משתמש בממוצע של 10,000 גיליונות נייר בשנה (נתוני הסוכנות הפדרלית לאיכות הסביבה). מסיבה זו, חשוב להשתמש בפתרונות ובכלים המשפרים הן את הגישה, הניהול והן את הלוקליזציה של המידע. עם זאת, כל שינוי בתהליך העסקי לוקח זמן ודורש שינוי הדרגתי בתרבות הארגונית.
בנוסף להשפעה החיובית על הסביבה על ידי הפחתת צריכת הנייר העסקי, הדיגיטציה של מסמכים ונתוני החברה מציעה יתרונות רבים אחרים.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

היתרונות של משרד ללא נייר

להלן היתרונות העיקריים של משרד ללא נייר:

  • אופטימיזציה של כל תהליכי העבודה

    הודות למעבר למשרד ללא נייר, אתה יכול להיות הראשון לעשות צעד לקראת הטרנספורמציה הדיגיטלית של החברה שלך.
    כי הודות לפתרונות זרימת העבודה ממך אתה יכול לפשט ולהאיץ עוד יותר את התהליכים העסקיים שלך. הם מקלים על הפקידים בכך שהם משתלטים על הרבה עבודה שגרתית מורכבת. דרישות משפטיות שיש לצפות בהן משולבות ישירות בזרימת העבודה.

  • עבודה גמישה, לא משנה היכן אתה נמצא

    אם תהפוך את המסמכים שלך לדיגיטליים, תוכל לעשות זאת בכל עת ובכל מקום ובכל מכשיר לגשת למסמכים. זה חשוב במיוחד אם יש לך כמה סניפים, העובדים שלך רוצים / צריכים לעשות את עבודתם מהמשרד הביתי שלהם או צריכים להנפיק אישורים.

  • הפחתת עלויות מסיבית בכל התחומים

    לדיגיטציה של מסמכים יש השפעה ישירה על הפחתת העלויות של החברה שלך, לא רק משום שאינך קונה עוד כל כך הרבה נייר, אלא גם משום שאתה חוסך בתחזוקת המדפסת וברכישת דיו וחלקי חילוף.
    כמובן, זה גם מקטין את עלויות האחסון, כלומר קבצים, תיקיות, מדפים, ארונות תיוק. שטח יקר לאחסון מסמכי נייר כבר לא מבוזבז.

    השורה התחתונה היא שברגע שאתה משתמש בנתונים דיגיטליים, העובדים שלך עובדים הרבה יותר יעיל במשרד ומשקיעים את הזמן היקר שנצבר בצורה הגיונית וממוקדת בחברה .
    ההפחתה המשמעותית בשטח האחסון באמצעות דיגיטציה ו/או הפחתה בצריכת הנייר מובילה למשרדים נקיים ומסודרים יותר .

  • אבטחה מרבית מפני גניבה ואובדן

    אבטחת מידע גבוהה יותר באמצעות שימוש בתוכנה עם מערכת אחסון מסד נתונים. האבטחה של מידע המאוחסן באופן דיגיטלי עדיפה בהרבה על אבטחת המסמכים המאוחסנים בארכיון על הנייר.

    היזהר שלא להשתמש בפתרון ענן בחברה שלך, מכיוון שפתרונות DMS מבוססי ענן ותוכנת DMS הם פער אבטחה.

  • פחות מתח באמצעות אוטומציה

    עם הטרנספורמציה מזרימות עבודה ידניות לאוטומטיות, תהליכים עסקיים מתוקננים והעלויות מופחתות. לדוגמה, אופטימיזציה של זרימת עבודה יכולה להביא לאיסוף מהיר יותר ולהפחתה בעלויות הרכישה.
    תשלומים של חשבוניות כבר לא נשכחים, הנחות ניתן לנכות בזמן טוב.

  • הפחתת סיכונים בתהליכים עסקיים

  • שפר את קשרי הלקוחות

    הדיגיטציה בחברה שלך מעניקה לקשרי הלקוחות יותר עומק ונפח. משמעות הדבר היא שאיסוף נתונים מקיף בעסקאות עסקיות בעזרת ביג דאטה, קישור עקבי של תהליכים פנימיים, זמני תגובה תוך שניות, כמו גם קשר מותאם אישית עם מספר רב של לקוחות בו זמנית ותכנון דרישות מדויק ומוכוון ביקוש במיוחד יביאו את החברה שלך קדימה.

    הדיגיטציה נמצאת בעלייה בכל תחומי החברה - לא מעט בשירות הלקוחות. זו תהיה טעות עבור כל חברה לזלזל בפוטנציאל הזה. אם אתה לא רוצה לפגר מאחורי המתחרים ואפילו למהר לפניהם, חיוני להתמודד עם דיגיטציה בתחום זה. מעולם לפני כן לא ניתן היה לתקשר בצורה זריזה יותר ובאופן פרטני יותר עם הלקוח לגבי הצרכים והרצונות הספציפיים שלו.

  • השקיפות הפנימית גוברת

  • שיפור יוצא דופן בסביבת העבודה בקרב העובדים

    חברות שבוחרות להפוך את המסמכים שלהן לדיגיטליים באמצעות תוכנה מתאימה לניהול מסמכים מקבלות בתמורה יתרונות גדולים, כגון:

    • יותר מרחב פיזי פנוי
    • חיפוש מסמכים מהיר יותר
    • ארגון טוב יותר של תיעוד
    • וכתוצאה מכך פחות זמן מושקע בחיפוש אחר מסמכים ופחות לידים בלחץ.
    • קיימות ותחרותיות
    • תקשורת פשוטה ופתרון משימות
    • הפרודוקטיביות של החברה שלך עולה
    • והדבר החשוב ביותר הוא - אתה בדרך הנכונה למשרד ללא נייר.

הימנעו מהטעות הזו בכל מחיר!

במיוחד עבור פרויקטים עם דיגיטציה הוא נתקל לעתים קרובות בחוסר רצון גדול, כמו חברות רבות חוששים כי פרויקט כזה יתפתח לבור ללא תחתית. הסיבה הנפוצה ביותר לכך היא חוסר ידע של החברות עצמן ואמון נוסף ביצרני תוכנה לא מוכשרים שמציעים תוכנה שלא עובדת. יצרני תוכנה רבים מנצלים את הבורות.

בשלב זה, PaperOffice ישמח לעזור לך ביישום הדיגיטציה. הודות ל-20 שנות ניסיון בתחום ניהול המסמכים והאוטומציה, PaperOffice יכול להביא לכם הצעות עבודה מהפרקטיקה וללוות אתכם ביישום המלא.

מסקנת ביניים 1/3

לא נדרש מומחה IT ולא ספרן מיומן אחד!

כל מה שאתם באמת צריכים זה

  • התוכנה הנכונה
  • שותף IT אמין
  • חומרה מתאימה
לפעמים החומרה היא לעתים קרובות כבר שם, יש יותר פוטנציאל מבעבר וניתן להשתמש בה באופן מיידי.

תשר

אגב, יש מאמר מיוחד בנושא "דיגיטציה של מסמכי נייר: 10 היתרונות החשובים ביותר", שדיווח על היתרונות של דיגיטציה כללית:

PaperOffice employee is happy to digitize all documents in paper so far and raises her hands in joy
The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

תוכן

אילו 5 שלבים עליך לבצע כדי להפחית את צריכת הנייר במשרד שלך?

פירטנו חמישה שלבים שעליך לבצע כדי להפחית את צריכת הנייר במשרד ולעבור לדיגיטל:

  • אסטרטגיה וניתוח התהליכים

    תכנן היטב את הפריסה שלך במשרד ללא נייר. קח מספיק זמן לנתח את התהליכים בחברה שלך. מה חייב להיות זמין או לשמור בצורת נייר? אילו מסמכים מספיקים בצורה דיגיטלית? מסמכים ומידע מגיעים ממקורות שונים סביר להניח שתיתקל במידע שמגיע ממקורות שונים ובפורמטים שונים. חלקו בצורה דיגיטלית, מאוחסן בקבצים או במאגרי מידע וחלקו בצורה של מסמכים מודפסים.

    ייתכן שתרצה לסרוק ולהפוך את כל המסמכים הקודמים לדיגיטליים, או לעבור למשרד/מערכת ללא נייר עד תאריך מסוים, וכן להשתמש בנתונים דיגיטליים כדי להמשיך ולעבוד ביעילות בעתיד. השתמש במדפסת/סורק רב-תכליתיים לסריקה וניטור ספריות או לאחסון בארכיון המוני עבור כמויות גדולות של מסמכים.

    האפשרות הראשונה דורשת יותר זמן ומשאבים. באופן אידיאלי, אתה והצוות שלך תחליטו כיצד לארגן קבצים אלקטרוניים ותגדירו תהליך סריקה רציף צעד אחר צעד, כך שכל המסמכים העתידיים יהפכו לדיגיטליים.

    תכנון זמן וכוח אדם לפרויקט המשרד ללא נייר

    רבע או 90 יום הם מסגרת זמן סבירה ליישום הפעולות הדרושות למעבר למשרד ללא נייר.

    זוהי גם תקופה המאפשרת מעבר חלק. פתרונות תיקון מהירים שמאלצים את העובדים לבצע שינויים מיום אחד למשנהו הם בדרך כלל קצרי מועד. אפשר גם בדרך זו לא לשבש את הפעילות.

    בעיקרון, כאשר עוברים למשרד ללא נייר עם PaperOffice DMS, אין צורך בצוות פרויקט המורכב מכמה אנשים.

    בחברות קטנות ובינוניות רבות, ניכוי אלה ממשימותיהם בפועל אינו אפשרי ואינו רצוי. מה שהגיוני, עם זאת, הוא להפוך לפחות אדם אחד בעל סמכות להוציא הנחיות ל- CDO, מנהל הדיגיטל הראשי. אם אתה לא מתלהב יותר מדי מקיצורים אמריקאים, אתה יכול למנות אותו או אותה כמנהל פרויקטים במשרד ללא נייר.

    חשוב שהאדם הנוגע בדבר יכיר היטב את ה- PaperOffice DMS.

    בשל המבנה המובנה בבירור של התוכנה והמדריכים והסרטונים הנרחבים והקלים להבנה בכל היבט, זהו משהו שאינו דורש תואר IT או הכשרה חיצונית. בנוסף, ניתן לעשות זאת כ"למידה על ידי עשייה" המלווה את אמצעי ההמרה הראשונים.

  • קביעת התקופות למעבר למשרד ללא נייר

    לשבירת 90 הימים המיועדים לפרקי זמן קטנים יותר יש את המטרה של היכולת להתמקד בכל שלב של המעבר ולהיות מסוגל לחשוב על התהליכים המעורבים. בנוסף, ניתן לתעד את ההצלחות במעבר ביתר קלות. העובדים מקבלים הבנה טובה יותר של האמצעים ולא מרגישים מוצפים. יחד עם זאת, המטרות חייבות להיות מועברות באופן פנימי, אשר עולה בקנה אחד עם שינוי מנטלי. כמה זה חשוב כבר הוסבר בהקדמה.

    הגיוני לחלק את 90 הימים לשלושה חלקים של 30 יום כל אחד.

    30 הימים הראשונים משמשים לניתוח כל התהליכים שיש להמיר מאנלוגי לדיגיטלי.
    ב -30 הימים השניים יוצגו ה- PaperOffice DMS והחומרה הנדרשת, אך בתחילה רק למטרות הדרכה ותהליכים מתמשכים נלווים, אם זה עולה.

    30 הימים האחרונים הוקדשו למעבר התהליך מאנלוגי לדיגיטלי, כאשר שאלות מהעובדים ללא ספק מתעוררות. פעולה שגויה זו או אחרת אפשרית גם היא, אך ניתן לתקן זאת בכל עת הודות למבנה ההיררכי של PaperOffice DMS.

    בסוף 30 הימים האחרונים ובכך גם ב-90 הימים האחרונים, קיימת מערכת ניהול מסמכים משולבת במלואה שכבר מאפשרת ניתוח בנקודת זמן זו של כמה גדולים החיסכון והיתרונות ויהיו בעתיד.

  • זהה נתיבי רכישה וקבע אחסון נתונים

    ב-30 הימים הראשונים, ההתמקדות כעת היא בבחינת התהליכים שבהם הנייר מילא את התפקיד המרכזי עד כה. לשם כך, יש צורך לזהות את הממשקים של תקשורת חיצונית ופנימית בחברה ולעקוב אחר מחזור החיים שלהם, אשר יכול להיות שם:

    • שיחות טלפון (לדוגמה, טופס הזמנה שמתמלא לאחר מכן)
    • תעבורת דואר אלקטרוני (לדוגמה, הדואר יודפס לפגישה הבאה)
    • אותיות
    • ביקור לקוחות עסקיים (לדוגמה: ראה שיחות טלפון)
    • מסמכים נלווים
    • התכתבות פנימית

    הדבר הבא שיש לקבוע הוא מתי והיכן, במקרה של טפסים אלקטרוניים, מתרחש המעבר לנייר מודפס, כמו גם את הנתיב מנייר לארכיון או סתם לפח האשפה.

    עיצוב מסמכים באופן דיגיטלי מעתה והלאה

    מעתה והלאה, הסתפקו בנייר ככל האפשר: פגישות, פרוטוקולים, דואר נכנס, חשבוניות ופתקים יוצאים ניתן ליצור ישירות ב- PaperOffice. משימות וזרימות עבודה מיושמות גם באופן דיגיטלי.

    הפוך את החשבוניות לדיגיטליות ויישם בהדרגה חשבונאות ללא נייר

    הנפקת החשבוניות ככזו היא גם חלק מהמשרד ללא נייר, אם כי לא רק כדי להיראות בהקשר זה. דיגיטציה ועיבוד נכון הם בעיה וחייבים גם להיות מתוכננים ומיושמים היטב.

    כל מי שמתחזק את החשבוניות שלו באופן דיגיטלי וגם יוצר את הנהלת החשבונות הדיגיטלית שלו מזהה פוטנציאל גדול יותר לחיסכון ויכול להפוך את תהליך החשבונאות הכללית ליעיל יותר.

    אחסון נתונים

    אם כבר החלטתם שהקבצים הפיזיים שלכם הולכים להיות כעת קבצים דיגיטליים, השאלה המיידית היא היכן אתם הולכים לאחסן את הקבצים הדיגיטליים האלה. האם תאחסן אותם במסד נתונים באופן מקומי או במכשיר NAS חיצוני?

    כשאתה עובר למשרד ללא נייר, אתה לא צריך לקמץ על אחד ההיבטים החשובים ביותר. אחסון נתונים מקומי ושימוש בהתקני NAS.

    או שאתה לא רוצה שיהיה אחסון הנתונים או מסד הנתונים בחברה שלך בכלל? עם זאת, על מנת להימנע מאש, שוד וכו', שימוש בפתרון ענן אינו בא בחשבון עבורכם מסיבות משפטיות. ואז, כמובן, הפתרון של שימוש במסד הנתונים בשרת ייעודי, אשר מוקצה לך בלבד, הוא פתרון טוב מאוד.
    הבחירה גדולה.

    למעשה, החיפוש אחר פתרונות שייך גם לקטע של 30 הימים הראשונים. עם ניהול המסמכים של PaperOffice DMS וחומרת NAS, המשולבים ברשת החברה, כל הפתרונות זמינים ליישום המעבר מנייר לדיגיטלי.

  • Zugriff von mobilen Geräten sowie Computer auf dedizierten Server PaperOffice
    Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

  • מבוא של נייר אופיס DMS בתוספת חומרה

    לאחר שהתוכנה הותקנה במחשבים בחברה, הוקצו רמות ההיררכיה ושרתי ה- NAS הוגדרו ונטוורקינג, התוכנה מאומנת.

    אין צורך ביועצים חיצוניים (בדרך כלל שם נרדף ליועצים "יקרים"). עובדי PaperOffice זמינים כמובן במידת הצורך. יותר ממיליון החברות שעובדות עם PaperOffice DMS ברחבי העולם הסתדרו עד כה טוב מאוד עם המדריכים והסרטונים המפורטים או עם העצות הטלפוניות לשאלות על PaperOffice DMS.

    רוב התהליכים הם מובנים מאליהם ומלווים בתפריט עזרה ערוך היטב. אגב, אתה לא צריך להיות עקשן לגבי היצמדות ל-30 הימים. אם כל המעורבים במעבר מאנלוגי לדיגיטלי סבורים שזה יעבוד, ניתן לקצר את התהליך כרצונו.

    מבנה התיקיות

    מבנה תיקיות משמעותי חשוב כדי שתוכל למצוא את עצמך בקלות לאחר ההחלפה. ארגן בקלות את מבנה התיקיות הדיגיטליות שלך בהתאם למבנה התיקיות "האמיתי" הקיים שלך.

    הסתמכות על אוטומציה

    הודות לזיהוי הבינה המלאכותית החכמה, באפשרותך לזהות נתוני מסמך חשובים במסמך, לחלץ אותם ולהשתמש בהם למילות מפתח של מסמכים. זה חוסך זמן ולכן כסף.

  • השלם את המעבר למשרד ללא נייר

    30 הימים האחרונים (או פחות) מתחילים והעובדים מסיימים את שלב החינוך וההכשרה. הודעות דואר אלקטרוני אינן מודפסות עוד, אלא נשמרות.

    שימוש בזרימות עבודה ובבולים

    ניתן לגשת למסמכים ולהודעות דוא"ל, לערוך אותם ולהפוך אותם לזמינים לעובדים אחרים בכל עת באמצעות פונקציית זרימת העבודה ב- PaperOffice DMS. מסמכי מטען ממסירה או מכתבים נכנסים עוברים דיגיטציה באמצעות סורק או מצלמת טלפון סלולרי ומומרים למסמכי טקסט באמצעות תוכנת זיהוי התווים האופטי (OCR) של PaperOffice.

    פונקציית ההחתמה מאפשרת להפעיל זרימות עבודה שונות ולבצע פעולות נוספות. ניתן להוסיף משתנים דינמיים לבולים ואפילו הודעות דואר אלקטרוני נשלחות באופן אוטומטי בעת השימוש.

    אל תשכחו לגבות

    יש רק אחסון מרכזי אחד עם פונקציית גיבוי. לעולם לא תעלה שוב השאלה לאיזה עובד יש מסמך ספציפי המאוחסן במחשב שלו וכיצד להגיע אליו מכיוון שהוא נמצא בחופשה ואינו זמין.

    שיטת הצפנת נתונים המשמשת גם את צבא ארה"ב. המשחק הפופולרי והמשתלם כיום של האקרים עם תוכנות כופר מקפיץ את PaperOffice.

    שמרו על עקביות: ההתחלה תמיד קשה, כי תהליכים שחזרו על עצמם במשך שנים הם חדשים לעת עתה. אל תיפלו בחזרה לתבנית הישנה.

  • הישאר עקבי וחווה את המשרד ללא נייר.

    המדריך האולטימטיבי ל-5 שלבים

    תשר

    יצרנו את המדריך האולטימטיבי בן 5 השלבים למעבר ללא נייר ולהפיכת העסק שלך לדיגיטלי כמסמך להורדה, המפרט כל 5 שלבים וכמה זמן זה לוקח:

    The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

    מסקנת ביניים 2/3

    עם התוכנה הנכונה, משרד ללא נייר פירושו ללא עבודה נוספת!

    כל מה שבאמת נחוץ זה קצת תוכנה

    • הפוך את קבלת החשבוניות לאוטומטית לחלוטין באמצעות הודעות דואר אלקטרוני מותאמות אישית, אם חשבוניות זמינות באופן דיגיטלי
    • במקרה של חשבוניות נייר, הודות לשלמות הסורק, ניתן ללכוד אותן באופן אוטומטי על ידי סריקת אצווה
    • אינדקס וקריאת מסמכים סרוקים
    • והדבר החשוב ביותר: יכול לאחסן באופן אוטומטי מסמכים דיגיטליים ונסרקים בהתאם לתוכן שלהם!

    והימנעו מהטעות הנפוצה הזו

    בכל מקרה, ודא שבחירת התוכנה שלך נופלת על DMS שבו אתה יכול לבצע את ההקלטה האוטומטית (למשל ניטור ספריות) ואת ההוראה של המסמכים בעצמך כדי לא להיכנס למלכודת עלות בלתי נשלטת ולא להיות תלוי ביצרן להיות!

סיום הטרנספורמציה הדיגיטלית

עבור חברות רבות, משרד מודרני ויעיל ללא נייר אינו הישג בן לילה, אך הוא גם אינו אוטופיה. כדי להשיג סוף סוף דיגיטציה של המסמכים שלך, עליך לקבוע מדיניות להפחתת נייר ולמצוא פתרונות כדי להיפטר מכל מה שאתה כבר לא צריך.

תוכנת ניהול מסמכים מבית PaperOffice יכולה לעזור לך להפוך מסמכים לדיגיטליים וליישם משרד ללא נייר. פתרונות DMS הם פתרונות מלאים המציעים תשתית עקבית.
כתוצאה מכך, תהליכים עסקיים ממופים בשקיפות, ניתן לבצע זרימות עבודה באופן דיגיטלי וניתן להציג בקלות את כל המידע החשוב.

הודות לפתרונות ה-DMS, אתם גם יכולים לעבד ולאחסן מסמכים ותוכן דיגיטליים באופן חסין ביקורת, למשל כדי לחסוך לעצמכם צרות במהלך ביקורות חברה ומיסים.

טיפים וטריקים למשרד דיגיטלי

סיכמנו עבורכם 9 טיפים , כך שהמשרד ללא נייר אכן עובד!

בקיצור, מדובר בדיגיטציה של מגוון רחב של מסמכים בחברה, כגון חוזים, קבלות, שטרי מסירה, חשבוניות נכנסות, כלומר כל מה שנמצא על הנייר. בנוסף, לא רק את הנייר על העבר, אלא גם את הנייר העתידי נכנס לשאלה.

תקשורת היא גם שותפה רלוונטית במשרד ללא נייר. אתה לא צריך לדאוג מבחינה חוקית, רק לשים לב כמה "דקויות". מסמכים מסוימים, כולל מבנה התיקיות ובפורמט PDF, ניתנים למסירה בקלות ליועץ המס או לעמיתים כארכיון התומך בעצמו - זה נעשה בכמה לחיצות עכבר בלבד.

תוכנת ניהול המסמכים הנכונה פותרת את הבעיה האנלוגית-דיגיטלית

DMS מייצג מערכת ניהול מסמכים ומיועד לניהול מסמכים, במיוחד מסמכים דיגיטליים, הכוללים את ההמרה מאנלוגי לדיגיטלי. PaperOffice DMS היא מערכת כזו. מגוון הפונקציות שלו מדהים לא פחות מניווט התפריטים המעוצב באופן אינטואיטיבי, שדורש רק הכשרה מינורית. אתה לא צריך יועצים יקרים באתר. הדרכות וידאו מוסברות היטב ב- PaperOffice DMS יכולות לעשות זאת באותה מידה טוב והרבה יותר זולות, בחינם.

סריקה, זיהוי תווים אופטי (OCR), אחסון בארכיון באמצעות מילות מפתח אוטומטיות, מיזוג מסמכים הנשלט על ידי בינה מלאכותית, מנוע חיפוש משולב, פונקציית זרימת עבודה, הצפנה עם 1024Mbit, שילוב ישיר ב-MS Office, הגנה מפני תוכנות כופר, יצירת תבניות אוטומטית, פונקציית חותמת, ניהול משימות והערות.

אלה הם כמה מהפונקציות החשובות ביותר של PaperOffice DMS וכפי שאמרתי, לא אתה ולא העובדים שלך צריכים להשלים תואר IT.

מסקנת ביניים 3/3

1. צור קשר עם יצרן עם ידע ותוכנה התואמים ל- GOBD (וגם ל- GDPR)!

2. אין תוכנת DMS מתאימה אחת. לכל DMS יש את ההצדקה שלו ובסופו של דבר המוצר צריך להתאים למטרה.

3. בין אם זה השרת שלך, שרת ייעודי של PaperOffice במרכז הנתונים של Strato AG בברלין (גרמניה) או NAS - שמור את שלך לעולם לא מסמך על אחסון ענן של צד שלישי אשר א) אינו בשימוש על בסיס ייעודי וב) אינו ממוקם במדינה בטוחה ג) לא ניתן לייצא בלחיצה אחת

תשר

אם אתה מבין את העצה ותשתמש ב- NAS לאחסון מסמכים מאובטחים פנימיים - PaperOffice הוא לא רק מושלם לכך, אלא הוא אפילו ה- DMS הרשמי היחיד עבור יצרנית ה- NAS הגדולה בעולם - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice on a laptop and a QNAP NAS next to it
PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.

FAQs

לבסוף, אנו עונים על עוד כמה שאלות נפוצות בנושא "משרד ללא נייר: כך מצליחה הדיגיטציה בחברה":

למי מתאים משרד ללא נייר?

התשובה המהירה והקלה לשאלה היא: עבור כל חברה. כל המגזרים העסקיים והגדלים נהנים ממשרד ללא נייר, החל מעסקים קטנים ובינוניים וסטארט-אפים וכלה בחברות גדולות. עם זאת, ההמרה חשובה במיוחד עבור חברות קטנות ובינוניות: ההפחתה במאמץ העיבוד ובעלויות משחררת את התקציב הנדרש לחיזוקי צמיחה נוספים.

האם אוכל להשתמש בספק DMS מבוסס ענן עבור המשרד ללא נייר שלי?

לא. גורם נוסף שנמצא על השפתיים של כולם מאז שה-GDPR נכנס לתוקף ב-2018 לכל המאוחר הוא הגנה על נתונים. פתרונות DMS ותוכנת DMS משמשים לעיבוד, ניהול ואחסון של מסמכים המכילים לעתים קרובות נתונים רגישים ואישיים. במקרה של הפרות של GDPR, המחוקק מספק קנסות גבוהים.

מסקנה

  • היתרונות מצדיקים את המאמץ והעלויות

    עבודה דיגיטלית והבאת מסמכים ישנים לעידן החדש תהיה ההשקעה העיקרית הטובה ביותר כדי לחסוך כמות מדהימה של זמן, כסף ועצבים בעתיד.

  • אתה צריך מישהו שיודע

    אינך זקוק למומחה IT משלך כדי לנצל את כל היתרונות של דיגיטציה.
    מה שאתה צריך זה את השותף הנכון בצד שלך אשר, בזכות הניסיון שלו, יכול ליישם בדיוק את מה שאתה צריך. הימנעו מהפחדה ובחרו עמדות בדיקה במקום מצגות PowerPoint מהודרות מבלי שבדקתם אותן באמת.

  • החומרה בדרך כלל כבר זמינה

    הניסיון הוכיח שכמעט לכל אופרציה, חברה וחברה יש מכונת צילום גדולה שאינה מנצלת את הפוטנציאל שלה. מכשירים אלה אוהבים סריקות המוניות, סובלניים לקליעות נייר ויכולים להוות בסיס להתחלה דיגיטלית ללא השקעה בסורק.

  • זול מהצפוי עם ה-DMS הנכון

    הימנע ממלכודות עלות עם מערכות DMS / ECM שבהן אתה נתון ללא רחם לחסדי היצרנים. אל תתפשרו כשמדובר באפשרויות ניהול משלכם, כגון הוראת מסמכים וביצוע הגדרות בעצמכם. אם אתם זקוקים לעזרה, היצרן ישמח לעזור לכם, אך תישארו עצמאיים.

  • אוטומציה דיגיטלית היא העתיד

    ההליכים יהיו זהים לחלוטין בעתיד, אך אוטומטיים לחלוטין.
    חשבונית נכנסת? זרימת העבודה מופעלת והכל הולך בדרכו המוגדרת.
    לחפש בכל 1000 התיקיות? אין בעיה, כי יש לך גוגל משלך!

זה מה שהלקוחות שלנו אומרים

מקרה מבחן

עיבוד אוטומטי של חשבוניות

15 סיבות מדוע עליך להשתמש בניהול מסמכים עם הסורק

עיבוד חשבוניות דיגיטליות
בשילוב עם מערכת ניהול המסמכים (DMS)
תורם משמעותית ליעילות ולהצלחה של החברה שלך ולמשרד ללא נייר. הצורך בעיבוד חשבוניות דיגיטליות הוא כעת היבט חשוב עבור כולם.