הניוזלטר של העיתון Insider
הניוזלטר של העיתון Insider
אנחנו רוצים להיות חברים

הצעות ההנחה הגבוהות ביותר האפשריות

חדשות פנימיות בלעדיות

שדרוגי בונוס בחינם

הצעות ההנחה הגבוהות ביותר האפשריות

חדשות פנימיות בלעדיות

שדרוגי בונוס בחינם

ידידות אמון מילת כבוד
לעולם לא נמסור את כתובת הדוא"ל שלך לאף אחד אחר וכל דוא"ל כולל קישור לביטול המנוי בלחיצה אחת.

עיבוד אוטומטי של חשבוניות


עיבוד חשבוניות דיגיטליות, בשילוב עם מערכת ניהול המסמכים (DMS), תורם משמעותית ליעילות ולהצלחה של החברה שלך ולמשרד ללא נייר. הצורך בעיבוד חשבוניות דיגיטליות הוא כעת היבט חשוב עבור כולם.

טיפ מקצועני

במאמר הנוכחי, אנו מראים לך כיצד ליישם עיבוד חשבוניות דיגיטליות בצורה נכונה, מפרטים את היתרונות של יישום ומתארים את ההשפעות של יישום מוצלח.

הצורך בדיגיטציה הוא כעת היבט חשוב עבור כולם.

במדריך שלנו תוכלו למצוא כעת מספר דוחות על האופן שבו הדיגיטציה צריכה להתבצע סביב חברות וכמה יתרונות זה מביא עבורך.

אבל כמעט כל 3 שאלות שעולות מהלקוחות שלנו מתייחסות ליישום הדיגיטלי של עיבוד חשבוניות. אז החלטנו לבחון מקרוב את הנושא הזה.

PaperOffice employee sits over the bills
Automated processing of invoices brings advantages for companies and increases efficiency

במאמר הנוכחי, אנו בוחנים מעט יותר לעומק מידע על עיבוד חשבוניות דיגיטליות. היתרונות של דיגיטציה של חשבוניות. אנו נראה לך כיצד תוכל ליישם הכל ונתאר את ההשפעה של יישום מוצלח.

לפני שנפנה ליישום בפועל, בואו נענה על השאלה:

מדוע יש צורך בדיגיטציה של חשבוניות ומסמכים בחברות?

זו שאלה שיותר ויותר חברות שואלות: "האם אני באמת צריך להפוך את החשבונאות שלי לדיגיטלית"? התשובה היא כן, אתה חייב. בין היתר, משום שהמחוקק דורש שזה יהיה כך. יותר ויותר חברות מתמודדות עם הצורך לעמוד בתיעוד התהליך.

מה דורשות התקנות המשפטיות?

התקנות המשפטיות מחייבות עמידה בדרישות הנוגעות לקבלה, עיבוד ואחסון בארכיון של כל המסמכים הנכנסים הרלוונטיים לבדיקה.

במאמר הנוכחי שלנו אנו מראים כמה דוגמאות מעשיות. כיצד תוכל לפתור את הדיגיטציה בקלות הודות ל- PaperOffice DMS. אבל קודם אנחנו מגיעים ליתרונות הכלליים של עיבוד דיגיטלי של חשבוניות.

מהם היתרונות של דיגיטציה?

בעולם של היום של משרד ביתי ומדיה דיגיטלית, זה עדיין נפוץ לראות שטרות נייר נערמים על מדפים ושולחנות.

הסיבות העיקריות לשימוש בנייר הן שהעובדים מתקשים לקבל דיגיטציה או להתחיל איתה. היא טמונה באתגרים של התמודדות עם שינוי ודיגיטציה.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

העתקת מסמך פיזי למרות הדיגיטציה

אנשים רבים אוהבים לשמור עותק פיזי של המסמכים שהם עובדים איתם. אבל גם תהליך הטיפול בנייר שחזר על עצמו במשך שנים משחק כאן תפקיד.

בנושא ההמרה ללא נייר כבר כתבנו מאמר מפורט. כאן אנו מתייחסים במפורש לנושא החשבונאות הדיגיטלית.

הזנת החשבונית באופן ידני לא רק אומרת הרבה זמן, אלא גם עלויות גבוהות מוסתרות. לעשות את זה נכון יכול לחסוך הרבה זמן וכסף.

היתרונות העיקריים כוללים:

  • אתה יכול למצוא כל חשבונית תוך שניות / לחסוך זמן

    כי הודות לדיגיטציה של המסמכים שלך, אתה יכול למצוא את כל החשבוניות המאוחסנות ב- PaperOffice תוך שניות ספורות. אתה כבר לא צריך לדחוף בעמל רב דרך תיקיות עבות. על ידי דיגיטציה של כל החשבוניות בחברה שלך, אתה צריך רק כמה לחיצות כדי למצוא אותן במערכת.

    זה גם מוביל אותנו לנקודה השנייה:

  • אתה נהנה מחיסכון אופטימלי בעבודה / נייר

    אינך זקוק עוד למרחב עבור תיקיות פיזיות. מעתה והלאה תוכל לאחסן את החשבוניות שלך בארכיון ב- PaperOffice. צמצום צריכת הנייר מוביל למשרדים נקיים ומסודרים.

  • פשט תהליכים חשבונאיים / לדוגמה באמצעות זרימות עבודה

    על ידי ניהול החשבוניות שלך באופן דיגיטלי, אתה חוסך זמן ומאמץ. כמו גם עלויות עבור יצירה, משלוח ועיבוד. אל תיצור עותקים עבור משימות מתקדמות, זרימות עבודה והעברה. הכל פועל באופן דיגיטלי ושקוף ומובן.

    הודות לדיגיטציה של החשבוניות שלך, לא תחמיץ עוד מועדי הנחה יקרי ערך.

  • הגדרת הרשאה לגישה ללחצן

    זכויות גישה אישיות למסמכים ותיקיות בודדים מבטיחות אבטחה ברורה. אתה יכול להעניק גישה ליחידים או למחלקות שלמות. כגון חשבונאות.

  • זיהוי אוטומטי של אנשי קשר

    PaperOffice מזהה בצורה חכמה נתוני כתובות בתוכן מסמך. לאחר מכן מקשר באופן לוגי את המסמך לאנשי הקשר הקיימים שלך. זה מאפשר, בין היתר, את התצוגה של כל המסמכים עבור איש קשר מסוים עם כמה לחיצות בלבד.

  • מילות מפתח אוטומטיות

    PaperOffice תומך בך עם זיהוי AI חכם ומילות מפתח. בדרך זו, החשבונית מחפשת את נתוני המסמך החשובים ביותר.

    KI PIA קורא בצורה חכמה את הנתונים מתוך המסמך. לאחר מכן תייק את המסמך במילות מפתח מלאות. במידת הצורך עם הבדיקה או באופן אוטומטי ברקע.

  • הטמעה / פונקציית ייצוא עבור יועצי מס

    אתה יכול בקלות למסור את החשבוניות שלך. עם הקצאת חשבון ומילות מפתח. הודות לחיפוש המתקדם, יש לך את כל מה שאתה צריך עבור הייצוא. כמו כל החשבונות מהחודש שעבר, למשל.

    כולל מבנה התיקיות, קובץ PDF, קובץ Excel עם כל המידע. כתוצאה מכך, רואה החשבון או רואה החשבון שלך יכול בקלות לייבא את התיעוד.

  • אפשרויות עריכה מהירות

    חשבונאות ניתן ליישם במהירות בעתיד. לא רק שאתה יכול למצוא את כל המסמכים באופן מיידי, אתה יכול גם לערוך / לסווג אותם ישירות, למשל. כל הדרישות החוקיות מתקיימות הודות לאחסון בארכיון חסין ביקורת. בדיקה ואישור הם אפוא משחק ילדים.

    הדיגיטציה של חשבוניות היא בלתי נמנעת מכמה סיבות. חברות רבות גם כבר משוכנעות כי דיגיטציה של חשבוניות היא העתיד. זה חייב להתקבל גם היום ועכשיו.

    עם זאת, רבים עדיין חוששים כי צעד זה יהיה קשור לפרויקט ארוך. שיהיה קשה, יקר, מסוכן ומערער יציבות. החדשות הטובות הן שבסופו של דבר, הודות ל-PaperOffice, זה כבר לא המקרה!

מה צריך לקחת בחשבון לפני דיגיטציה של חשבוניות?

קודם כל, חשוב לא לבלבל או להפחית את הדיגיטציה לסריקת חשבוניות נכנסות. כדי שיוכלו להיכנס לתהליך זרימת העבודה לצורך אימות, תשלום ואחסון בארכיון בקלות ובמהירות רבה יותר. דיגיטציה היא הרבה יותר.

היתרונות של זיהוי טקסט של זיהוי תווים אופטי (OCR): הודות לזיהוי טקסט של זיהוי תווים אופטי (OCR), ניתן להפוך דברים רבים לאוטומטיים. לדוגמה עם בינה מלאכותית (AI). בדרך זו, פונקציות למידה הופכות ליותר ויותר חזקות ואמינות אלגוריתמי זיהוי.

ניתן לזהות באופן מיידי פריטים המופיעים בחשבונית ולחלץ אותם מהמסמך. המסמך מוגש וניתן להפוך אותו לזמין למערכת הנהלת החשבונות או ה- ERP.

לדוגמה, עם דיגיטציה, ספק השירות הפיננסי נהנה ממידע אמין בזמן אמת כאשר החשבונית מתקבלת.

אנו מגיעים לשאלה האמיתית של מאמר זה:

כיצד ניתן ליישם עיבוד חשבוניות?

אם אתה מנהל את החשבוניות שלך באמצעות PaperOffice, עיבוד החשבוניות הנכנסות הוא אלקטרוני לחלוטין. אתה כבר תקבל את החשבונית הנכנסת באופן דיגיטלי, כלומר בדוא"ל או על ידי סריקתה. זה לא משנה.

הפוך את החשבוניות הנכנסות לדיגיטליות באמצעות DropMail, כיצד?

אם אתה כבר מקבל את החשבוניות הנכנסות שלך בפורמט דיגיטלי, אנו ממליצים על מודול DropMail המשולב ב- PaperOffice. זה מאפשר לך ליצור כתובת דוא"ל DropMail אישית ב- PaperOffice. אתה שולח להם רק חשבוניות.

כל החשבוניות הנשלחות לכתובת DropMail שלך כקובץ מצורף לדואר אלקטרוני מאוחסנות באופן אוטומטי ב- PaperOffice. עם כללי הגשה מוגדרים וללא עבודה.

תשר

בנושא "DropMail - ארכיון אוטומטי של מסמכים בדוא"ל כשאתה בדרכים" יש גם סרטון ביוטיוב שמסביר את התהליך הזה בצורה פשוטה ומובנת:

PaperOffice מזהה את החשבונית וקורא את הנתונים הרלוונטיים. לאחר מכן התוכנה מגישה את החשבונית בתיקיה המתאימה. הודות לבינה המלאכותית החכמה, תהליכי אישור, משימות וזרימות עבודה נוספים מופעלים באופן אופציונלי.

כל העובדים שאמורים להיות מעורבים בתהליך מקבלים מידע. זרימת העבודה של החשבונית פועלת באופן אוטומטי.

עיבוד חשבוניות דיגיטליות שלב אחר שלב:

Digital invoice processing with DropMail
Digital invoice processing with DropMail shown step by step

קבלת חשבונית

כל שעליך לעשות הוא ליצור את הכתובת הרצויה שלך בפורמט "meine_rechnungen@paperoffice.com", לציין מסכת אחסון או להפעיל PIA וזהו!

עיבוד חשבוניות דיגיטלי

PaperOffice לוכד את החשבונית באופן אוטומטי ומתחיל לעבד

כללי הגשה מוגדרים מבוצעים. אחסון בארכיון חסין ביקורת מתבצע באופן אוטומטי ברקע בהתאם לתוכנית.

באפשרותך לבדוק את החשבונית, לאשר אותה ולהפעיל זרימות עבודה.

קדימה

ייצא את החשבוניות ליועץ המס או למערכות צד שלישי עם מידע רלוונטי.

תוכן

איך נראה עתיד הדיגיטציה של חשבוניות. לאן הולך המסע?

קודם כל, הדיגיטציה של החשבוניות מביאה לעלייה משמעותית ומיידית בפרודוקטיביות. הדיגיטציה לא רק משחררת את העובדים ממשימה תפעולית צפופה וגוזלת זמן רב. חוץ מזה, בעיות של עיכוב ומחלוקת עקב שגיאה ידנית ייפתרו.

העלויות הטבועות לאחסון, חיפוש ואובדן מסמכי נייר חשובים מופחתות באופן דרסטי. בנוסף, רציונליזציה ואוטומציה של תהליכי האימות והבקרה בכל תהליך התשלום של החשבונות.

מבקשת רכישה לתשלום, הכפילו את ההטבות הללו עוד יותר.

מהם היתרונות?

בסך הכל, ניתן לקצר את זמן המחזור של עיבוד המסמכים ב-5. עלויות אדמיניסטרטיביות ב-80%.

עם נתונים אלה, אתה מבין מיד את הדחיפות של דיגיטציה של חשבוניות. בסופו של דבר, המספרים האלה אינם היחידים שיש לקחת בחשבון.

מה חברה משיגה בזכות הדיגיטציה?

באמצעות דיגיטציה, החברה מצליחה לשחרר משאבים אנושיים וכספיים חשובים. בין אם זה לספוג את הצמיחה של הפעילות עם משאבים קבועים. או כדי לגייס את הצוותים שלך לפרויקטים של טרנספורמציה. עבור העובדים, הדיגיטציה של החשבוניות אינה אויב. להיפך – בעל הברית. אלה הופכים את עבודתם למעניינת יותר ויוצרים ערך מוסף לניהול הפיננסי של החברה.

Negotiations for a contract
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

האם ניתן להשמיד נייר לאחר הדיגיטציה?

קודם כל, חשוב מאוד לציין כי יש לראות את הגורמים לארכיון דיגיטלי של מסמכים. על פי ה- GoBD, מסמכי נייר עשויים להיות מושמדים. אלא אם כן הם צריכים להישמר במקור בהתאם לתקנות מס או מס זרות.

זה כולל, למשל, פתיחת מאזנים ומסמכי חוק הבנייה. ה- GoBD גם אומר כי יש למשוך את מסמכי הנייר מעיבוד נוסף. כמו כן, ייתכן שהקובץ לא ישתנה לאחר תהליך הסריקה.

הוכחת תיקונים על פי גרסאות תואמות GoBD

אשר ניתן בכל עת הודות לגרסה ב- PaperOffice. המסמך חייב להיות נגיש וניתן לאידוי למשך תקופת השמירה.

PaperOffice עומד אפוא בכל התקנים הנדרשים באמצעות הסמכה ובדיקה של כל דרישות התוכנה על פי GOBD.

תקופת שמירה

שאלת תקופת השימור עולה שוב ושוב עם לקוחותינו. כי אין הוראות ברורות כיצד והאם יש לשמור את החשבונית המקורית. קודם כל, אתה צריך לפנות לרשות המסים האחראית שלך, כלומר המבקר האחראי.

אילו מסמכים מתקבלים?

מסמכים בעלי רלוונטיות משפטית, כגון חוזים, עדיין נדרשים להישמר במקור.

המדריך האולטימטיבי ל-5 שלבים

תשר

יצרנו את המדריך האולטימטיבי בן 5 השלבים למעבר ללא נייר ולהפיכת העסק שלך לדיגיטלי כמסמך להורדה, המפרט כל 5 שלבים וכמה זמן זה לוקח:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

כדי להגיע לנקודה:

משרד המס מקבל קבלות אלקטרוניות. בית המשפט במקרה של מחלוקת רק מקוריים.

זה קשור לעובדה שניתן לבדוק חתימה רק לאותנטיות במסמכים מקוריים. אנו ממליצים לעולם לא לזרוק את אוריג'ינל.

מתברר כי אתה צריך לשקול כמה היבטים כדי לעבד בהצלחה חשבוניות נכנסות.

בואו נסכם:

על מנת לגרש לחלוטין את הנייר מהתהליך, עליך ליישם דיגיטציה רציפה של כל החשבוניות הנכנסות. השיפורים נובעים מאוטומציה של התהליך ככל האפשר.

מסמך דיגיטלי כזה יש צרור של יתרונות עבור החברה. תוכנה מותאמת אישית מבטיחה פרודוקטיביות רבה יותר באופן משמעותי בחברה.

לכן, דיגיטציה של חשבוניות היא צעד חשוב בהפיכת העסק שלך למשרד ללא נייר. זה חוסך זמן ועבודה. משפר את איכות תוצאות העבודה שלך.

השתמש בכל היתרונות של משרד ללא נייר.

הקפד להימנע משגיאה זו

בעוד שחברות גדולות מינו זה מכבר קציני דיגיטציה העוסקים בנושא המרת מסמכים אנלוגיים במשרה מלאה, חברות קטנות ובינוניות חסרות בדרך כלל משאבי אנוש, במיוחד מכיוון שנדרשות כישורים מקצועיים מתאימים.
עם זאת, זוהי טעות נפוצה ומובילה להשקעות רעות, כי יצרנים רבים מנצלים את הבורות הזו.

מסקנת ביניים

אינך זקוק למומחה IT או לספרן מיומן!

כל מה שאתם באמת צריכים זה

  • התוכנה הנכונה
  • שותף IT אמין
  • חומרה מתאימה
לפעמים החומרה היא לעתים קרובות כבר שם, יש יותר פוטנציאל מבעבר וניתן להשתמש בה באופן מיידי.

תשר

אגב, יש מאמר מיוחד בנושא "עיבוד חשבוניות דיגיטליות", שדיווח על היתרונות של דיגיטציה או עיבוד חשבוניות דיגיטליות:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

לבסוף, אנו עונים על עוד כמה שאלות נפוצות בנושא "הטמעת עיבוד חשבוניות דיגיטליות בצורה נכונה ב-10 שלבים":

האם ניתן להשמיד נייר לאחר הדיגיטציה?

קודם כל, חשוב מאוד לציין כי יש לראות את הגורמים לארכיון דיגיטלי של מסמכים. על פי ה- GoBD, מסמכי נייר עשויים להיות מושמדים. אלא אם כן הם צריכים להישמר במקור בהתאם לתקנות מס או מס זרות.

זה כולל, למשל, פתיחת מאזנים ומסמכי חוק הבנייה.

מתי כדאי להשתמש בתוכנת ניהול מסמכים, למשל רק כדי להפוך את עיבוד החשבוניות לדיגיטלי?

כדאי להשתמש ב- DMS עבור כל גודל של החברה כדי להפוך את החשבוניות שלך לדיגיטליות. לא רק שאתה יכול לאחסן מסמכים בארכיון בהתאם לתקנות משפטיות, אלא שאתה יכול גם לפשט תהליכים נרחבים בחשבונאות, למשל באמצעות זרימות עבודה.

איך נראה עתיד הדיגיטציה של החשבוניות. לאן הולך המסע?

קודם כל, הדיגיטציה של החשבוניות מביאה לעלייה משמעותית ומיידית בפרודוקטיביות. הדיגיטציה לא רק משחררת את העובדים ממשימה תפעולית צפופה וגוזלת זמן רב. חוץ מזה, בעיות של עיכוב ומחלוקת עקב שגיאה ידנית ייפתרו.

העלויות הטבועות לאחסון, חיפוש ואובדן מסמכי נייר חשובים מופחתות באופן דרסטי. בנוסף, רציונליזציה ואוטומציה של תהליכי האימות והבקרה בכל תהליך התשלום של החשבונות.

מבקשת רכישה לתשלום, הכפילו את ההטבות הללו עוד יותר.

מסקנה

  • היתרונות מצדיקים את המאמץ והעלויות

    עבודה דיגיטלית והבאת מסמכים ישנים לעידן החדש תהיה ההשקעה העיקרית הטובה ביותר כדי לחסוך כמות מדהימה של זמן, כסף ועצבים בעתיד.

  • אתה צריך מישהו שיודע

    אינך זקוק למומחה IT משלך כדי לנצל את כל היתרונות של דיגיטציה.
    מה שאתה צריך זה את השותף הנכון בצד שלך אשר, בזכות הניסיון שלו, יכול ליישם בדיוק את מה שאתה צריך. הימנעו מהפחדה ובחרו עמדות בדיקה במקום מצגות PowerPoint מהודרות מבלי שבדקתם אותן באמת.

  • החומרה בדרך כלל כבר זמינה

    הניסיון הוכיח שכמעט לכל אופרציה, חברה וחברה יש מכונת צילום גדולה שאינה מנצלת את הפוטנציאל שלה. מכשירים אלה אוהבים סריקות המוניות, סובלניים לקליעות נייר ויכולים להוות בסיס להתחלה דיגיטלית ללא השקעה בסורק.

  • זול מהצפוי עם ה-DMS הנכון

    הימנע ממלכודות עלות עם מערכות DMS / ECM שבהן אתה נתון ללא רחם לחסדי היצרנים. אל תתפשרו כשמדובר באפשרויות ניהול משלכם, כגון הוראת מסמכים וביצוע הגדרות בעצמכם. אם אתם זקוקים לעזרה, היצרן ישמח לעזור לכם, אך תישארו עצמאיים.

  • אוטומציה דיגיטלית היא העתיד

    ההליכים יהיו זהים לחלוטין בעתיד, אך אוטומטיים לחלוטין.
    חשבונית נכנסת? זרימת העבודה מופעלת והכל הולך בדרכו המוגדרת.
    לחפש בכל 1000 התיקיות? אין בעיה, כי יש לך גוגל משלך!

זה מה שהלקוחות שלנו אומרים

מקרה מבחן

מזעור עלויות באמצעות טרנספורמציה דיגיטלית

15 סיבות מדוע עליך להשתמש בניהול מסמכים עם הסורק

דיגיטציה או טרנספורמציה דיגיטלית של מסמכי הנייר שלך היא התנאי המוקדם ליעילות ולהצלחת החברה שלך. הצורך בדיגיטציה הוא כעת היבט חשוב עבור כולם.