Digitale specialistløsninger inden for økonomi
Automatisering af forretningsprocesser og specialiserede løsninger til økonomi er forudsætningerne for effektivitet og succes. Behovet for det er ikke længere en valgfri luksus, men et must for at forblive konkurrencedygtig på lang sigt.
Pro tip:
Vigtige dokumenter i eksisterende papirform, såsom processkrifter, kontoudtog, kontrakter, eksterne breve, regninger, rapporter erstattes af elektroniske dokumenter takket være digitalisering og optimerer dermed alle arbejdsprocesser maksimalt.PaperOffice muliggør ikke kun dokumenthåndtering, men giver det også øjeblikkelig adgang til digitale kunde- og kreditfiler.
Digitalisering inden for finans og bank
Med dagens strøm af digitale data og papirdata skal det sikres, at vigtige dokumenter ikke går tabt og er tilgængelige på det rigtige tidspunkt, fordi finansielle institutioner og banker drager stor fordel af brugen af passende datastyring - de modtager vigtige dokumenter med høje klassificeringsniveauer og øjeblikkelige færdiggørelseskrav.
Finansielle institutioner og banker drager stor fordel af brugen af passende datastyring, der opfylder alle kravene.
Vigtige dokumenter som processkrifter, kontrakter, regnskaber og eksterne breve kommer ikke kun ind med posten. Mange kundebreve ankommer også via e-mail. I den forbindelse skal det fulde overblik over ansvar, frister, omkostninger og opgaver opretholdes, og sikkerhedsstandarderne skal garanteres.
Alle disse dokumenter skal digitaliseres, hvis de ankommer i papirform, kræver struktureret arkivering, opgave- og arbejdsgangstildeling og skal være umiddelbart tilgængelige efter behov.
Fordi alle processer inden for økonomi kræver en perfekt informationsstrøm og struktureret udførelse. De nødvendige fordele kan kun opnås takket være digitaliseringen.
Fordi et digitalt dokumentarkiv giver øjeblikkelig adgang til alle nødvendige dokumenter og deltagelse i godkendelsesprocesser. Det er ligegyldigt, om du er på kontoret, arbejder hjemmefra eller på forretningsrejse.
Det er meget vigtigt, at vigtige frister overholdes, og at der træffes retlige foranstaltninger til opbevaring af dokumenter.
PaperOffice DMS giver dig en klar struktur i dine dokumenter og hjælper dig med at klare strømmen af oplysninger.
PaperOffice eliminerer alle tidskrævende flaskehalse og skaber et klart overblik over vigtige dokumenter som kontrakter eller breve ved at administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Konverter dokumenter til løsninger
I den finansielle sektor og banker bruges meget papir hver dag, og der produceres et stort antal dokumenter. På den ene side, da processerne er ret komplekse, fører det til store bjerge af papir, enorme mængder data, men også til en lang søgeproces. Derudover skal dokumenterne gemmes, indekseres, klassificeres og om nødvendigt deles med kolleger.
Dokumenthåndteringssystemet PaperOffice samler organisation og databeskyttelse under én hætte. Det innovative system giver strømlinede søge- og hentningsværktøjer, der reducerer svartiden og sikrer, at dokumenter aldrig går tabt, hvilket finansielle institutioner altid er tilfredse med.
Det er PaperOffice DMS, en dokumenthåndteringssoftware, der kan gøre meget mere end bare at administrere dokumenter.
PaperOffice skelner ikke mellem dokumenttyperne, uanset om du har brug for hjælp til at administrere kontrakter, processkrifter og e-mail-korrespondance: Takket være PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet digitaliseres dine tidligere processer i din virksomhed, hvilket gør dem mere effektive, gennemsigtige og betydeligt mere fleksible.
For uanset i hvilken form dokumenterne ankommer til virksomheden, hvad enten det er som papirdokumenter, PDF-filer, e-mails eller fotos, arkiveres og gemmes de automatisk i en sikker database.
Vigtige kontrakter kan således anerkendes og opsiges i god tid eller genforhandles. Dokumentudgivelse med digital signatur og e-mail-meddelelse i stedet for langsom papirpost, usikker e-mail bidrager til kundeloyalitet.
Adgangskontrol og mere gennemsigtighed
Takket være den integrerede AI udløses automatiske regler. Denne AI sorterer automatisk dokumenterne i mapper som "Faktura" og "Kontoudtog", gemmer tilsvarende nøgleord og udløser den digitale arbejdsgang, der er gemt for den respektive dokumenttype.
For finansielle institutioner og banker betyder det at opretholde en meget omfattende klient- eller kundefil, som også skal have et par specielle funktioner. For eksempel skal principperne i GDPR overholdes, og selvfølgelig er finansielle institutioner underlagt en ubetinget tavshedspligt, som ikke kun henviser til mundtlige erklæringer, men også til sikker opbevaring af dokumenter, der er beskyttet mod uautoriserede personer. Der er også en forpligtelse til at overholde juridiske og kontraktligt aftalte frister.
I nogle tilfælde kan manglende overholdelse af disse frister have strafferetlige konsekvenser, men for det meste kun civile konsekvenser. Beskyttelse af deres kunders forretningshemmeligheder er også af største betydning for finansielle institutioner.
PaperOffice opfylder de højeste sikkerhedsstandarder såsom autorisationsstyring eller tildeling af adgangstilladelser. Brugeren definerer de enkelte arbejdstrin nøjagtigt, som de ville køre, for eksempel "optagelse", "kontrol", "frigivelse" og "booking" af fakturaer.
Ansvaret kan ikke kun tildeles individuelle personer, men også til brugergrupper som "Regnskab" eller "IT-afdeling", så en kollega kan træde til med det samme, hvis en medarbejder er fraværende.
OCR-teknologien genkender ikke kun dokumentets indhold, men også alle skatterelevante datafelter såsom dokumentnummer, dato, netto, skat og bruttobeløb. De importerede data er tilgængelige til styring af evalueringer, betalingstransaktioner og finansiel regnskab. Dette sparer trættende indgangsarbejde og reducerer bogføringsfejl.
Med et enkelt museklik kan dataene inklusive arkiveringsplaceringen eksporteres til din kunde eller omvendt.
Løsningen: dokumenteret knowhow
Giver det ikke mening at bruge styringssoftware i praksis med det samme? der ikke kun opfylder alle krav, men også er let at lære og billigt?
PaperOffice DMS er den gennemprøvede komplette løsning til digitalt arbejde og med over 20 års markedserfaring en af de første DMS-pionerer.
Perfekte økonomiske arbejdsgange
Finansielle institutioner samt tjenesteudbydere og banker skal behandle dokumenter til alle forretningstransaktioner. Den konstante videreudvikling af forretningsmodeller skaber hele tiden nye udfordringer. Det, de har brug for, er et godt dokumenthåndteringssystem.
PaperOffice DMS er den rigtige software, fordi den leveres med alt, hvad finansielle institutioner og banker har brug for, såsom:
- Opbevaring af dokumenter i alle digitale formater i overensstemmelse med principperne i GDPR/li>
- Funktioner til indsendelse og genindsendelse af forsinkede dokumenter, der kræver handling
- En selvlærende datalagringsfunktion med tagging og intern søgemaskine
- Automatisk tildeling af nyligt tilføjede dokumenter til den korrekte mappe
- Enkel databaseoprettelse og databaseforbindelse, herunder individuelt tilpasselig maske
- Automatiseret skabelonoprettelse til gentagne processer og operationer
Integrer digitale arbejdsgange i forretningsprocesser
PaperOffice-arbejdsgangsfunktionen forenkler kommunikationen. Den procesorienterede dokumenthåndtering sikrer, at disse dokumenter forbliver opdaterede med lidt indsats. PaperOffice DMS giver dig mulighed for nemt at tage højde for gældende opbevarings- og sletningsperioder. Digitale arbejdsgange integreres i forretningsprocesserne, hvilket sikrer compliance af de væsentlige procestrin og dermed compliance.
PaperOffice understøtter dette med et omfattende opgave- og workflowmodul.
På denne måde kan visse proceskæder oprettes, og eksisterende operationelle processer kan defineres på elektroniske dokumenter og delvist udføres automatisk.
Dette repræsenterer fejlfri procesoptimering, fordi opgaven ikke kun kan tildeles medarbejdere med specifikke brugerrettigheder og færdiggørelsesperioder, kræve digital frigivelse, men også automatisk udløse yderligere handlinger, såsom e-mail-meddelelser eller dokumentstatusændringer. Hvilket er et absolut MUST i den finansielle sektor.
På denne måde kan relevante metadata også gemmes efter arkiveringsprocessen af dokumenter. Ud over dokumenttypen kan arkiveringsperioden og de tilknyttede kundeoplysninger angives.
Udbydere af finansielle tjenesteydelser drager fordel af digital dokumenthåndtering
Optimer din arbejdstid med op til 7,5 % sammenlignet med papirbaseret arbejde takket være brugen af PaperOffice DMS.
Spar tid på at finde, dirigere og dele dokumenter.
Selvfølgelig tillader PaperOffice DMS migrering og integration af eksisterende digitale data fra eksisterende softwareløsninger.
Samtidig er PaperOffice DMS grænsefladen mellem analog og digital. Ved hjælp af sin scanningsfunktion kan softwaren læse analoge dokumenter, planer og fotos ind i systemet og digitalisere dem ved hjælp af scannere, men også optagelser fra mobiltelefoner, hvorved tekster konverteres til skrift ved hjælp af OCR og kan ændres i Office-programmer.
Tidsstempler og versionering sikrer, at det digitale dokument svarer til den analoge original.
PaperOffice DMS er ikke kun omfattende i sine funktioner, men også let at lære, styret af videotutorials, men også af individuel rådgivning og træning, hvis det ønskes. Alt dette til et rigtig godt forhold mellem pris og ydelse.
FAQs
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Digitalisering inden for finans og bank":
Hvordan kan medarbejdere få adgang til PaperOffice?
På grund af den decentrale og moderne programarkitektur kan PaperOffice bruges på næsten enhver enhed - fra klassiske pc'er til smartphones / tablets til fjernsyn.
Hvad sker der med dataene, hvis PaperOffice ikke findes?
Det sker ikke, men for at berolige dig: Du kan eksportere dine data NÅR som helst, fordi PaperOffice er baseret på en åben databasestruktur, kan du til enhver tid få adgang til dine data.
Emnedatabeskyttelse: Hvor gemmes alle dokumenter?
PaperOffice gemmer alle dokumenter internt med kryptering på højt niveau, hvilket gør det immunt over for f.eks. datatyveri og overstiger alle GDPR- og GOBD-krav.
Undgå fejl: Gem ALDRIG dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses præcist til specifikationerne?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tilsigtede anvendelse for at sikre problemfri integration i eksisterende processer og systemer. Selv programgrænsefladen kan designes fuldt ud og frit tilpasses.
Konklusion
PaperOffice DMS understøtter finansielle tjenesteudbydere og banker og tilbyder passende grænseflader til anden software, API-forbindelser og kan til enhver tid udvides efter dine ønsker. Softwaren er let at lære og kan let integreres i hverdagens praksis uden at forårsage fravær til træningsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at bruge en NAS (netværksunderstøttet datalagring) med en backupfunktion, så vigtige data hverken går tabt eller udspionerer i tredjepartsskyer.
I sidste ende imponerer PaperOffice DMS med et meget godt forhold mellem pris og ydelse og enorm knowhow gennem over 20 års praktisk erfaring.