Automatisering af forretningsprocesser for tjenesteudbydere og forhandlere af multifunktionssystemer
PaperOffice DMS til tjenesteudbydere og detailhandlere af multifunktionssystemer muliggør en jævn informationsstrøm takket være digitalisering og automatisering af forretningsprocesser.
Pro tip:
Skriftlige dokumenter, kontrakter, kladder, fakturaer, følgesedler og meget mere erstattes af elektroniske dokumenter takket være digitaliseringen, hvilket optimerer alle arbejdsprocesser maksimalt.Den integrerede AI gør det muligt at automatisere forretningsprocesser i vid udstrækning, hvilket fremskynder dine processer og øger succesen og tilfredsheden.
Digitalisering hos serviceudbydere og forhandlere af kopimaskiner
Specialforhandlere af kontorteknologi, printløsninger og kontorsystemer drager stor fordel af brugen af passende datahåndtering.
Tendensen såvel som den økonomiske situation og konkurrencesituationen bevæger sig i stigende grad i retning af digitalisering af dokumenter i stedet for udelukkende at opbevare dem i papirform.
Sådan genererer de fleste specialforhandlere af kontorteknologi og printløsninger dagligt vigtige dokumenter:
Skrifter, kontrakter, følgesedler, kladder, leverandørfakturaer og meget mere. Disse ankommer ikke kun med posten, mange breve ankommer også via e-mail.
Men på ingen måde er hver leverandørfaktura eller hver følgeseddel tilgængelig som en fil fra starten. Derfor er pålidelige, kraftfulde scannere af høj kvalitet og brugen af den relevante dokumenthåndteringsløsning afgørende for en vellykket digitalisering.
Det er meget vigtigt, at vigtige frister overholdes, og at der træffes retlige foranstaltninger til opbevaring af dokumenter. PaperOffice DMS giver dig en klar struktur i dine dokumenter og hjælper dig med at klare strømmen af oplysninger.
Branchen for kontorteknologi og kontorsystemer er den, der nyder godt af dokumenthåndteringssystemet PaperOffice i form af en løsning til digitaliseringsområdet, men også som samarbejdspartner.
Fordi hvilket medium er bedre end en multifunktionsenhed til at omdanne dine papirdokumenter fra analog til digital?
Med en fælles DMS kan scannet mail for eksempel arkiveres, vigtige e-mails kan gemmes og dokumenter kan arkiveres. Derudover kan forskellige brugere få adgang til og arbejde på disse dokumenter.
Hvordan bliver man papirløs?
PaperOffice eliminerer alle tidskrævende flaskehalse, fører til omkostningsbesparelser, såsom eliminering af papirdokumenter, og skaber et klart overblik over vigtige dokumenter, såsom kvitteringer, kontrakter, følgesedler eller andre breve, ved at administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Det bliver meget nemt at fange, behandle, dele, søge og spore dine dokumenter ved hjælp af PaperOffice.
Takket være kontrolleret adgang, detaljerede opgavelister samt godkendelser ved hjælp af arbejdsgange og pålidelige e-mail-meddelelser kan medarbejderne udføre de tildelte opgaver effektivt, og autoriserede personer kan nemt godkende eller nægte godkendelse.
Med PaperOffice DMS-softwareløsningen går ikke flere dokumenter tabt. Og uanset hvor du er, kan du få adgang til vigtige dokumenter på få sekunder.
Du arbejder selvfølgelig altid med vores systemer i overensstemmelse med loven og fuldstændig revisionssikker.
Kvitteringer, regnskaber og lignende dokumenter skal ikke længere sendes med posten mellem kirkedistrikter og sogne. Intern post kan også sendes digitalt på denne måde. Dette sparer papir, omkostninger til yderligere datalagring og ture til arkiver. Dokumenter kan forsynes med nøgleord (redaktør, emne, status, dato osv.) og derefter lettere findes.
Procesorienteret dokumenthåndtering
Den procesorienterede dokumenthåndtering sikrer, at disse dokumenter forbliver opdaterede med lidt indsats. PaperOffice understøtter dig her med et omfattende opgave- og workflowmodul.
På denne måde kan visse proceskæder oprettes, og eksisterende operationelle processer kan defineres på elektroniske dokumenter og delvist udføres automatisk.
Dette repræsenterer fejlfri procesoptimering, fordi opgaven ikke kun kan tildeles medarbejdere med specifikke brugerrettigheder og færdiggørelsesperioder, kræver digital godkendelse, men også automatisk udløser yderligere handlinger, såsom e-mail-meddelelser eller dokumentstatusændringer.
På denne måde kan alle dokumentprocesser kortlægges.
PaperOffice skelner ikke mellem dokumenttyperne, uanset om du har brug for hjælp til at håndtere kontrakter, fakturaer, briefs og e-mail-korrespondance: Takket være PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet digitaliserede dine tidligere processer i virksomhederne, hvilket gjorde dem mere effektive, gennemsigtige og betydeligt mere fleksible.
For uanset i hvilken form dokumenterne ankommer til virksomheden, hvad enten det er som papirdokumenter, PDF-filer, e-mails eller fotos, arkiveres og gemmes de automatisk i en sikker database.
Vigtige kontrakter kan således anerkendes og opsiges i god tid eller genforhandles. Dokumentudgivelse med digital signatur og e-mail-meddelelse i stedet for langsom papirpost, usikker e-mail bidrager til kundeloyalitet.
Løsningen: dokumenteret knowhow
Giver det ikke mening at bruge styringssoftware i praksis med det samme? der ikke kun opfylder alle krav, men også er let at lære og billigt?
PaperOffice DMS er den gennemprøvede komplette løsning til digitalt arbejde og med over 20 års markedserfaring en af de første DMS-pionerer.
I dag, i det 21. århundrede, er der næsten ingen kopimaskiner tilbage. Kopimaskinen er blevet en multifunktionel enhed i virksomheder, forvaltninger og private husholdninger. Ud over kopimaskinefunktionen er enhederne i stand til at udskrive og faxe, konvertere digitalt indhold direkte til analog form via grænsefladen til pc'en og også omvendt ved scanning.
Det er netop i denne funktion, at kopimaskiner vil have det største potentiale til brug nu, men i stigende grad i den nærmeste fremtid. Scanning og konvertering af analog til digital information.
Ifølge en undersøgelse af 3.500 virksomheder foretaget af DIHK fra 2020 er deres digitaliseringsgrad i gennemsnit omkring 50%. Alle virksomheder er opmærksomme på de fordele, som digitaliseringen medfører. Virksomhederne ser de største problemer på følgende områder:
- Kompleksiteten af de systemer og processer, der tilbydes
- Høje omkostninger
- Sikkerhedsrisici
- Mangel på tid
- Omfattende træning
- Opbevaring af dokumenter i alle digitale formater i overensstemmelse med principperne i GDPR
- Funktioner til indsendelse og genindsendelse af forsinkede dokumenter, der kræver handling
- En selvlærende datalagringsfunktion med tagging og intern søgemaskine
- Automatisk tildeling af nyligt tilføjede dokumenter til den korrekte mappe
- Enkel databaseoprettelse og databaseforbindelse, herunder individuelt tilpasselig maske
- Automatiseret skabelonoprettelse til gentagne processer og operationer
Næsten alle virksomheder har mindst den grundlæggende hardware, en kopimaskine eller multifunktionsenhed med scanner og en eller flere pc'er. Hvad der stadig er brug for er den rigtige software, og den kan findes i PaperOffice DMS.
Med PaperOffice DMS er menunavigationen intuitiv og nem at lære. Hjælpemenuer guider dig gennem hver applikation, og samtidig er der videotutorials tilgængelige, der forklarer visse processer trin for trin. Off-site træning for medarbejdere er ikke nødvendig, men træning kan afholdes direkte i virksomheden, hvis det ønskes.
PaperOffice DMS skaber klare fordele for forhandlere og tjenesteudbydere af multifunktionelle enheder
PaperOffice DMS er den rigtige software, fordi den indeholder alt, hvad specialiserede forhandlere har brug for til kontorteknologi og printløsninger, såsom:
PaperOffice DMS har et meget fordelagtigt forhold mellem pris og ydelse, og dette med mulighed for at forbinde op til 800 terminaler (displayarbejdsstationer).
Alle digitale data krypteres i PaperOffice DMS med 1024 bit, og formatet konverteres. Dette resulterer i så store forhindringer for hackere og spioner, at de alle har fejlet med PaperOffice DMS hidtil. Samtidig forhindrer et hierarkisk adgangskodestyringssystem alle i at have adgang til alt.
Vigtige argumenter for at inkludere PaperOffice DMS i budgetplanlægningen. Endelig overbeviser PaperOffice DMS også ved, at der tages højde for bæredygtighed og miljøbeskyttelse. Før eller senere vil den fuldstændige konvertering fra analoge dokumenter til digital form finde sted, og så vil den offentlige institution, som så allerede vil bruge PaperOffice DMS, være godt forberedt.
Digital fakturabehandling er også en fordel for mange tjenesteudbydere og forhandlere af kopieringssystemer. Indgående fakturaer kan automatiseres takket være PaperOffice DMS og videresendes til den ansvarlige medarbejder. Kontrol- og frigivelsesprocessen via digital frigivelse kan også håndteres hurtigt og effektivt via systemet.
Med et enkelt museklik kan dataene inklusive arkiveringsstedet eksporteres til din skatterådgiver eller omvendt.
Revisionskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS opfylder teknisk set de juridiske krav i GoBD, GDPdU og DSGVO
PaperOffice DMS muliggør tilslutning af anden software, såsom en ERP, og selvfølgelig overførsel af dokumenter fra Microsoft Office via passende grænseflader. PaperOffice DMS fremskynder kommunikationen.
Deadlines og aftaler overvåges, og handlinger udløses automatisk afhængigt af den ønskede indstilling. Ordreprocesser kan automatiseres, og selv ændringer, der er planlagt for fremtiden, kan indtastes på en sådan måde, at de træder i kraft på det ønskede tidspunkt.
Takket være sine omfattende funktioner kan PaperOffice DMS helt sikkert klassificeres i det højere segment af enterprise content management (ECM).
En ECM omfatter den overordnede styring af alt indhold i en organisation med et tilsvarende adgangshierarki. PaperOffice DMS er i stand til at gemme ethvert indhold i digital form, ændre dets indhold og format og gøre det tilgængeligt.
PaperOffice DMS har alle funktionerne i en ECM, og dette i et fremragende forhold mellem pris og ydelse samt en intuitivt lærbar driftsform, der gør dyr ekstern eller intern træning unødvendig. I stedet er gratis videotutorials tilgængelige for at vænne sig til de forskellige menuer. PaperOffice DMS kan således blive den organisatoriske overligger i enhver virksomhed inden for handel og produktion, og dette næsten med lysets hastighed.
Tjenesteudbydere og forhandlere af multifunktionssystemer drager fordel af digital dokumenthåndtering
38% af alle adspurgte virksomheder har simpelthen ikke tid til at digitalisere deres processer. Vi anbefaler en procedure, der starter med den grundlæggende proces, scanning af analoge dokumenter samtidig med at de behandles. På denne måde kunne gruppen af mennesker, der arbejder med kopimaskinen hver dag, også instrueres i så vidt muligt at scanne arkivet lidt efter lidt.
Takket være den automatiske genkendelse af dokumenter med ensartede egenskaber kan PaperOffice DMS altid tildele alle scannede dokumenter til den korrekte lagerplacering i den digitale hukommelse. Det er fornuftigt at begynde at scanne arkivet med de nyeste poster for yderligere at reducere størrelsen på det analoge arkiv, når opbevaringsperioderne udløber. Derudover har vi mange guider til, hvordan man opnår et papirløst kontor takket være scanneren.
PaperOffice DMS er grænsefladen mellem analog og digital. Ved hjælp af sin scanningsfunktion kan softwaren læse analoge dokumenter, planer og fotos ind i systemet via din scanner og digitalisere dem, hvorved tekster konverteres til skrifttyper ved hjælp af OCR, som kan ændres i Office-programmer. Tidsstempler og versionering sikrer, at det digitale dokument svarer til den analoge original.
Optimer din arbejdstid med op til 7,5 % sammenlignet med papirbaseret arbejde takket være brugen af PaperOffice DMS.
Spar tid på at finde, dirigere og dele dokumenter.
Med digitale frimærker kan dokumenter suppleres med yderligere oplysninger og endda kontrollere detaljerede arbejdsgange. Til gengæld sikrer opgave- og arbejdsgangsfunktionen, at deadlines overholdes og gennemføres.
Så alt hvad du behøver er en kopimaskine og PaperOffice DMS for at fremskynde operationel digitalisering eller endda komme i gang. En vej, der absolut er umagen værd.
FAQs
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Digitalisering hos tjenesteudbydere og forhandlere af multifunktionsenheder":
Hvordan kan medarbejdere få adgang til PaperOffice?
På grund af den decentrale og moderne programarkitektur kan PaperOffice bruges på næsten enhver enhed - fra klassiske pc'er til smartphones / tablets til fjernsyn.
Hvad sker der med dataene, hvis PaperOffice ikke findes?
Det sker ikke, men for at berolige dig: Du kan eksportere dine data NÅR som helst, fordi PaperOffice er baseret på en åben databasestruktur, kan du til enhver tid få adgang til dine data.
Emnedatabeskyttelse: Hvor gemmes alle dokumenter?
PaperOffice gemmer alle dokumenter internt med kryptering på højt niveau, hvilket gør det immunt over for f.eks. datatyveri og overstiger alle GDPR- og GOBD-krav.
Undgå fejl: Gem ALDRIG dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses præcist til specifikationerne?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tilsigtede anvendelse for at sikre problemfri integration i eksisterende processer og systemer. Selv programgrænsefladen kan designes fuldt ud og frit tilpasses.
Konklusion
PaperOffice DMS understøtter tjenesteudbydere og forhandlere af kopimaskiner og tilbyder passende grænseflader til anden software, API-forbindelser og kan til enhver tid udvides efter dine ønsker. Softwaren er let at lære og kan let integreres i hverdagens praksis uden at forårsage fravær til træningsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at bruge en NAS (netværksunderstøttet datalagring) med en backupfunktion, så vigtige data hverken går tabt eller udspionerer i tredjepartsskyer.
I sidste ende imponerer PaperOffice DMS med et meget godt forhold mellem pris og ydelse og enorm knowhow gennem over 20 års praktisk erfaring.