Automatisering af forretningsprocesser i industri og handel
PaperOffice DMS til fremstilling og handel muliggør en jævn informationsstrøm mellem produktion og administration takket være digitalisering og automatisering af forretningsprocesser.
Pro tip:
Skriftlige dokumenter, kontrakter, udkast, forskning, følgesedler og meget mere erstattes af elektroniske dokumenter takket være digitalisering og optimerer dermed alle arbejdsprocesser maksimalt.Ved hjælp af dokumenthåndteringsløsningen gemmer og arkiverer du alle oplysninger på en central platform på en revisionssikker måde.
Digitalisering i industri og handel
Som virksomhed inden for produktion eller produktion samt handel har du mange vigtige dokumenter at administrere:
Fakturaer, kontrakter, ordrer, følgesedler og meget mere. Derfor er virksomheder i denne branche dem, der drager stor fordel af brugen af passende dokumenthåndteringssoftware.
Sådan genereres vigtige dokumenter hver dag i industri og handel. Disse skal alle tildeles den rigtige afdeling, kunde, objekt, levering.
Alle disse dokumenter skal digitaliseres, hvis de ankommer i papirform, kræver struktureret arkivering, opgave- og arbejdsgangstildeling og skal være umiddelbart tilgængelige efter behov.
Derudover er hvert dokument klassificeret efter dets type og kan tildeles personer og objekter, som du så endda kan få adgang til på farten, uanset enhed.
Så du har alle oplysninger og dokumenter om alle produktioner, objekter, kunder osv. klart på ét sted, nemlig din database.
Det er meget vigtigt, at vigtige frister overholdes, og at der træffes retlige foranstaltninger til opbevaring af dokumenter. For at løse mange eksisterende administrative problemer inden for produktion og handel bør PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet implementeres.
Ved hjælp af dokumenthåndteringsløsningen gemmer og arkiverer du alle oplysninger på en central platform på en revisionssikker måde.
PaperOffice eliminerer alle tidskrævende flaskehalse og skaber et klart overblik over vigtige dokumenter som kontrakter, fakturaer, ordrer, følgesedler ved at administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Det bliver meget nemt at fange, behandle, dele, søge og spore dine dokumenter ved hjælp af PaperOffice.
Takket være kontrolleret adgang, detaljerede opgavelister samt godkendelser ved hjælp af arbejdsgange og pålidelige e-mail-meddelelser kan medarbejderne udføre de tildelte opgaver effektivt, og autoriserede personer kan nemt godkende eller nægte godkendelse.
Digitalisering er alfa og til slut i industrien
Med PaperOffice DMS kan dokumenter digitaliseres i industri og handel og arkiveres centralt på en sådan måde, at der kan gives adgang fra enhver computer uden at skulle gå til arkivet eller først undersøge hvilken / r kollega, der i øjeblikket behandler dokumenterne eller mapperne.
PaperOffice DMS digitaliserer ikke kun analoge dokumenter, dokumenthåndteringssoftwaren gemmer enhver ændring af dokumentet i kronologisk rækkefølge. Originalen forbliver upåvirket. Arbejdsgangsfunktionen kan f.eks. bruges til at tildele bestemte aktiviteter under projektarbejdet, og hver medarbejder holder overblik over den aktuelle status.
Samtidig kan ideer eller forslag indsendes uden at skulle indkalde til møder hver gang. De arkiverede dokumenter kan søges efter ved hjælp af nøgleord eller dato- eller referencenumre og automatiserede skabeloner kan oprettes af AI i PaperOffice DMS.
Den omfattende arbejdsgangsfunktion i PaperOffice DMS gør intern kommunikation meget lettere. Udtrykket internt omfatter også filialer eller udenlandske placeringer. I tilfælde af projektrelateret arbejde vises for eksempel den aktuelle status altid og samtidig historikken. Selvfølgelig er der også inkluderet en teamrelateret og privat kalender, hvor deadlines og tidsrelaterede begivenheder indtastes.
Faktisk kunne de fleste operationer, processer og kommunikative handlinger inden for industri og handel finde sted med lysets hastighed, svarende til den digitale tidsalder i det 21. århundrede.
Hvis der ikke altid var mellemstationer, hvor trykt papir sænker handlingstempoet til gangtempo. Dette har omkostninger, for ikke at nævne miljø- og bæredygtighedsvirkningerne. Ved hjælp af passende dokumenthåndteringssoftware som PaperOffice DMS kan mange processer i industrielle og kommercielle virksomheder ikke kun fremskyndes, men også gøres mere sikre, for eksempel i forbindelse med industrispionage eller forsøg på afpresning ved hjælp af ransomware.
Dokumenthåndteringssoftware som PaperOffice DMS er bedst egnet til disse opgaver. Fordi det er en dokumenthåndteringssoftware, der kan gøre meget mere end bare at administrere dokumenter.
PaperOffice skelner ikke mellem dokumenttyperne, uanset om du har brug for hjælp til at administrere kontrakter, processkrifter og e-mail-korrespondance: Takket være PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet digitaliseres dine tidligere processer i virksomheden , hvilket gør dem mere effektive, gennemsigtige og betydeligt mere fleksible.
For uanset i hvilken form dokumenterne ankommer til virksomheden, hvad enten det er som papirdokumenter, PDF-filer, e-mails eller fotos, arkiveres og gemmes de automatisk i en sikker database.
Vigtige kontrakter kan således anerkendes og opsiges i god tid eller genforhandles. Dokumentudgivelse med digital signatur og e-mail-meddelelse i stedet for langsom papirpost, usikker e-mail bidrager til kundeloyalitet.
PaperOffice arkiverer alle dokumenter, der genereres i industrien og handel, og alle relevante oplysninger i overensstemmelse med loven og på en revisionssikker måde
PaperOffice DMS muliggør i forbindelse med en NAS (Network Attached Storage) opbygningen af et meget sikkert intranet til intern kommunikation og datatransmission. Dette skaber dobbelt sikkerhed mod angreb udefra. Først firewall af operativsystemet og for det andet kryptering af PaperOffice DMS. Samtidig oprettes en separat sky via NAS, uafhængigt af tredjepartsudbydere.
Den omfattende arbejdsgangsfunktion i PaperOffice DMS gør intern kommunikation meget lettere. Udtrykket internt omfatter også filialer eller udenlandske placeringer. I tilfælde af projektrelateret arbejde vises for eksempel den aktuelle status altid og samtidig historikken.
Selvfølgelig er der også inkluderet en teamrelateret og privat kalender, hvor deadlines og tidsrelaterede begivenheder indtastes.
Dokumentgenkendelsen, der er udstyret med en AI, arrangerer automatisk, at alle dokumenter gemmes i den rigtige mappe, og opretter både et nøgleordsindeks og en ændringshistorik. Den interne søgemaskine i PaperOffice DMS finder hvert dokument i brøkdele af et sekund.
Løsningen: dokumenteret knowhow
Giver det ikke mening at bruge styringssoftware i praksis med det samme? der ikke kun opfylder alle krav, men også er let at lære og billigt?
PaperOffice DMS er den gennemprøvede komplette løsning til digitalt arbejde og med over 20 års markedserfaring en af de første DMS-pionerer.
Digital behandling er et væsentligt grundlag for at sikre den høje servicekvalitet i de kommunale ydelser i fremtiden
PaperOffice opfylder de højeste sikkerhedsstandarder såsom autorisationsstyring eller tildeling af adgangstilladelser. Brugeren definerer de enkelte arbejdstrin nøjagtigt, som de ville køre, for eksempel "optagelse", "kontrol", "frigivelse" og "booking" af fakturaer.
Ansvaret kan ikke kun tildeles individuelle personer, men også til brugergrupper som "Regnskab" eller "Produktion", så en kollega kan træde til med det samme, hvis en medarbejder er fraværende.
OCR-teknologien genkender ikke kun dokumentets indhold, men også alle skatterelevante datafelter såsom dokumentnummer, dato, netto, skat og bruttobeløb. De importerede data er tilgængelige til styring af evalueringer, betalingstransaktioner og finansiel regnskab. Dette sparer trættende indgangsarbejde og reducerer bogføringsfejl.
Vigtige argumenter for at inkludere PaperOffice DMS i budgetplanlægningen. Endelig overbeviser PaperOffice DMS også ved, at der tages højde for bæredygtighed og miljøbeskyttelse. Før eller senere vil den fuldstændige konvertering fra analoge dokumenter til digital form finde sted, og så vil den offentlige institution, som så allerede vil bruge PaperOffice DMS, være godt forberedt.
Med et enkelt museklik kan dataene inklusive arkiveringsstedet eksporteres til din kunde, skattekonsulent eller omvendt.
Selvfølgelig tillader PaperOffice DMS migrering og integration af eksisterende digitale data fra eksisterende softwareløsninger. Samtidig er PaperOffice DMS grænsefladen mellem analog og digital. Ved hjælp af sin scanningsfunktion kan softwaren læse analoge dokumenter, planer og fotos ind i systemet og digitalisere dem ved hjælp af scannere, men også optagelser fra mobiltelefoner, hvorved tekster konverteres til skrift ved hjælp af OCR og kan ændres i Office-programmer. Tidsstempler og versionering sikrer, at det digitale dokument svarer til den analoge original.
Virksomheder fra industri og handel skal behandle dokumenter til alle forretningstransaktioner. Den konstante videreudvikling af forretningsmodeller skaber hele tiden nye udfordringer. Det, de har brug for, er et godt dokumenthåndteringssystem.
PaperOffice DMS er den rigtige software, fordi den leveres med alt, hvad fremstillingsindustrien har brug for, for eksempel:
- Opbevaring af dokumenter i alle digitale formater i overensstemmelse med principperne i GDPR/li>
- Funktioner til indsendelse og genindsendelse af forsinkede dokumenter, der kræver handling
- En selvlærende datalagringsfunktion med tagging og intern søgemaskine
- Automatisk tildeling af nyligt tilføjede dokumenter til den korrekte mappe
- Enkel databaseoprettelse og databaseforbindelse, herunder individuelt tilpasselig maske
- Automatiseret skabelonoprettelse til gentagne processer og operationer
Revisionskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS opfylder teknisk set de juridiske krav i GoBD, GDPdU og DSGVO
PaperOffice DMS muliggør tilslutning af anden software, såsom en ERP, og selvfølgelig overførsel af dokumenter fra Microsoft Office via passende grænseflader. PaperOffice DMS fremskynder kommunikationen i handel og produktion med leverandører og kunder.
Deadlines og aftaler overvåges, og handlinger udløses automatisk afhængigt af den ønskede indstilling. Ordreprocesser kan automatiseres, og selv ændringer, der er planlagt for fremtiden, kan indtastes på en sådan måde, at de træder i kraft på det ønskede tidspunkt.
Takket være sine omfattende funktioner kan PaperOffice DMS helt sikkert klassificeres i det højere segment af enterprise content management (ECM).
En ECM omfatter den overordnede styring af alt indhold i en organisation med et tilsvarende adgangshierarki. PaperOffice DMS er i stand til at gemme ethvert indhold i digital form, ændre dets indhold og format og gøre det tilgængeligt.
PaperOffice DMS har alle funktionerne i en ECM, og dette i et fremragende forhold mellem pris og ydelse samt en intuitivt lærbar driftsform, der gør dyr ekstern eller intern træning unødvendig. I stedet er gratis videotutorials tilgængelige for at vænne sig til de forskellige menuer. PaperOffice DMS kan således blive den organisatoriske overligger i enhver virksomhed inden for handel og produktion, og dette næsten med lysets hastighed.
Virksomheder fra fremstillingsindustrien og handel drager fordel af digital dokumenthåndtering
Dokumenthåndteringssystemet tillader separat oprettelse af databaser for hvert enkelt område og kan oprette links på samme tid. Analoge dokumenter, f.eks. indsendte fakturaer, scannes med PaperOffice DMS og gemmes både som foto og som konverteret tekst ved hjælp af OCR-software. Alle eksisterende data kan vises klart og utvetydigt, hvorfor der ikke skal medbringes filer til out-of-house aftaler. Den AI-styrede databaseadministration opretter skabeloner ud fra stamdata eller statistisk anvendelige lister efter behov.
Samtidig opretholdes den nødvendige databeskyttelse gennem hierarkisk adgangskodestyring og 1024-bit kryptering.
Optimer din arbejdstid med op til 7,5 % sammenlignet med papirbaseret arbejde takket være brugen af PaperOffice DMS.
Spar tid på at finde, dirigere og dele dokumenter.
Med digitale frimærker kan dokumenter suppleres med yderligere oplysninger og endda kontrollere detaljerede arbejdsgange. Til gengæld sikrer opgave- og arbejdsgangsfunktionen, at deadlines overholdes og gennemføres.
Oplev, hvordan du kan forbinde informationsstrømmen mellem produktion og administration ved at digitalisere og automatisere dokument- og forretningsprocesser.
Med PaperOffice accelererer du dine produktionsprocesser samt alle arbejdsgange på tværs af afdelinger. I tider med stadig strengere produktansvarslove kan du også øge din virksomheds retssikkerhed med løsningen til dokumenthåndtering og automatisering af arbejdsgange.
FAQs
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Digitalisering i industri og handel":
Hvordan kan medarbejdere få adgang til PaperOffice?
På grund af den decentrale og moderne programarkitektur kan PaperOffice bruges på næsten enhver enhed - fra klassiske pc'er til smartphones / tablets til fjernsyn.
Hvad sker der med dataene, hvis PaperOffice ikke findes?
Det sker ikke, men for at berolige dig: Du kan eksportere dine data NÅR som helst, fordi PaperOffice er baseret på en åben databasestruktur, kan du til enhver tid få adgang til dine data.
Emnedatabeskyttelse: Hvor gemmes alle dokumenter?
PaperOffice gemmer alle dokumenter internt med kryptering på højt niveau, hvilket gør det immunt over for f.eks. datatyveri og overstiger alle GDPR- og GOBD-krav.
Undgå fejl: Gem ALDRIG dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses præcist til specifikationerne?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tilsigtede anvendelse for at sikre problemfri integration i eksisterende processer og systemer. Selv programgrænsefladen kan designes fuldt ud og frit tilpasses.
Konklusion
PaperOffice DMS understøtter industri og handel og tilbyder passende grænseflader til anden software, API-forbindelser og kan til enhver tid udvides efter dine ønsker. Softwaren er let at lære og kan let integreres i hverdagens praksis uden at forårsage fravær til træningsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at bruge en NAS (netværksunderstøttet datalagring) med en backupfunktion, så vigtige data hverken går tabt eller udspionerer i tredjepartsskyer.
I sidste ende imponerer PaperOffice DMS med et meget godt forhold mellem pris og ydelse og enorm knowhow gennem over 20 års praktisk erfaring.