Digitalisering i byggebranchen og byggeriet

Digital behandling er et væsentligt grundlag for at sikre den høje servicekvalitet af alle tjenester i fremtiden

"Stangloven" var en af de første love i byggebranchen, og utallige flere skulle følge den dag i dag. Stangloven var faktisk en 5 m lang stang, som i middelalderen blev brugt til at garantere gyder og gader en minimumsbredde på ca. 5 m ved at lade en mand gå gennem gaderne med denne stang holdt på tværs. Hvor det blev for smalt, måtte bygningen, der stak for langt ud på gaden, rives ned. Det havde mindre at gøre med trafikken på det tidspunkt og mere at gøre med risikoen for brand. Dette var for at forhindre brændende huse på den ene side af gaden i at sprede sig til den anden side.

I dag omfatter føderal og statslig byggelov alene omkring 1.600 afsnit. Derudover er der de faglige sammenslutningers standarder og specifikationer for materialeegenskaberne, typen af anvendelse, hvordan materialerne skal installeres og endda med handelsbestemmelserne, hvem der har lov til at bygge og installere hvad. Der er sandsynligvis kun få lande på jorden, der har et lignende komplekst byggesystem.

For entreprenører, både civile og strukturelle, betyder det at konsultere de relevante specifikationer for hvert job, og det betyder at udføre et mere eller mindre omfattende papirarbejde hver gang. Det er ikke ualmindeligt, at bygherrer går et skridt videre og anmoder om ændringer, der ikke var forudset i den oprindelige byggeplan. Der er nogle gange en håndskrevet note i planen om, hvad der skal ændres og hvordan. Dette kan føre til en kædereaktion, der påvirker alle handler og endda forstyrrer materialeplanlægningen.

Hvordan holder jeg styr på papirkaos?

Selvfølgelig takket være brugen af PaperOffice DMS.

Fordi PaperOffice arkiverer alle dokumenter, der genereres i byggebranchen og alle relevante oplysninger i overensstemmelse med loven og på en revisionssikker måde.

PaperOffice DMS muliggør i forbindelse med en NAS (Network Attached Storage) opbygningen af et meget sikkert intranet til intern kommunikation og datatransmission. Dette skaber dobbelt sikkerhed mod angreb udefra. Først firewall af operativsystemet og for det andet kryptering af PaperOffice DMS. Samtidig oprettes en separat sky via NAS, uafhængigt af tredjepartsudbydere.

Den omfattende workflowfunktion fra PaperOffice DMS gør intern kommunikation meget nemmere. Udtrykket internt omfatter også filialer eller udenlandske placeringer. I tilfælde af projektrelateret arbejde vises for eksempel den aktuelle status altid og samtidig historikken.

Selvfølgelig er der også inkluderet en teamrelateret og privat kalender, hvor deadlines og tidsrelaterede begivenheder indtastes.

Dokumentgenkendelsen, der er udstyret med en AI, arrangerer automatisk, at alle dokumenter gemmes i den rigtige mappe, og opretter både et nøgleordsindeks og en ændringshistorik. Den interne søgemaskine i PaperOffice DMS finder hvert dokument i brøkdele af et sekund.

PaperOffice opfylder de højeste sikkerhedsstandarder såsom autorisationsstyring eller tildeling af adgangstilladelser. Brugeren definerer de enkelte arbejdstrin nøjagtigt, som de ville køre, for eksempel "optagelse", "kontrol", "frigivelse" og "booking" af fakturaer.

Ansvaret kan ikke kun tildeles individuelle personer, men også til brugergrupper som "Regnskab" eller "Produktion", så en kollega kan træde til med det samme, hvis en medarbejder er fraværende.

OCR-teknologien genkender ikke kun dokumentets indhold, men også alle skatterelevante datafelter såsom dokumentnummer, dato, netto, skat og bruttobeløb. De importerede data er tilgængelige til styring af evalueringer, betalingstransaktioner og finansiel regnskab. Dette sparer trættende indgangsarbejde og reducerer bogføringsfejl.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Vigtige argumenter for at inkludere PaperOffice DMS i budgetplanlægningen. Endelig overbeviser PaperOffice DMS også ved, at der tages højde for bæredygtighed og miljøbeskyttelse. Før eller senere vil den fuldstændige konvertering fra analoge dokumenter til digital form finde sted, og så vil den offentlige institution, som så allerede vil bruge PaperOffice DMS, være godt forberedt.

Med et enkelt museklik kan dataene inklusive arkiveringsstedet eksporteres til din kunde, skattekonsulent eller omvendt.

Selvfølgelig tillader PaperOffice DMS migrering og integration af eksisterende digitale data fra eksisterende softwareløsninger. Samtidig er PaperOffice DMS grænsefladen mellem analog og digital. Ved hjælp af sin scanningsfunktion kan softwaren læse analoge dokumenter, planer og fotos ind i systemet og digitalisere dem ved hjælp af scannere, men også optagelser fra mobiltelefoner, hvorved tekster konverteres til skrift ved hjælp af OCR og kan ændres i Office-programmer. Tidsstempler og versionering sikrer, at det digitale dokument svarer til den analoge original.

Virksomheder i byggebranchen skal behandle dokumenter til alle forretningstransaktioner. Den konstante videreudvikling af forretningsmodeller skaber hele tiden nye udfordringer. Det, de har brug for, er et godt dokumenthåndteringssystem.

PaperOffice DMS er den rigtige software, fordi den leveres med alt hvad du behøver, for eksempel:

• Opbevaring af dokumenter i alle digitale formater i overensstemmelse med principperne i GDPR/li>
• Funktioner til indsendelse og genindsendelse af forsinkede dokumenter, der kræver handling
• En selvlærende datalagringsfunktion med tagging og intern søgemaskine
• Automatisk tildeling af nyligt tilføjede dokumenter til den korrekte mappe
• Enkel databaseoprettelse og databaseforbindelse, herunder individuelt tilpasselig maske
• Automatiseret skabelonoprettelse til gentagne processer og operationer

Revisionskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS opfylder teknisk set de juridiske krav i GoBD, GDPdU og DSGVO

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

PaperOffice DMS muliggør tilslutning af anden software, såsom en ERP, og selvfølgelig overførsel af dokumenter fra Microsoft Office via passende grænseflader. PaperOffice DMS fremskynder kommunikationen i handel og produktion med leverandører og kunder.

Deadlines og aftaler overvåges, og handlinger udløses automatisk afhængigt af den ønskede indstilling. Ordreprocesser kan automatiseres, og selv ændringer, der er planlagt for fremtiden, kan indtastes på en sådan måde, at de træder i kraft på det ønskede tidspunkt.

Takket være sine omfattende funktioner kan PaperOffice DMS helt sikkert klassificeres i det højere segment af enterprise content management (ECM).

En ECM omfatter den overordnede styring af alt indhold i en organisation med et tilsvarende adgangshierarki. PaperOffice DMS er i stand til at gemme ethvert indhold i digital form, ændre dets indhold og format og gøre det tilgængeligt.

PaperOffice DMS har alle funktionerne i en ECM, og dette i et fremragende forhold mellem pris og ydelse samt en intuitivt lærbar driftsform, der gør dyr ekstern eller intern træning unødvendig. I stedet er gratis videotutorials tilgængelige for at vænne sig til de forskellige menuer. PaperOffice DMS kan således blive den organisatoriske overligger i enhver virksomhed inden for handel og produktion, og dette næsten med lysets hastighed.

Virksomheder fra byggebranchen drager fordel af digital dokumenthåndtering

Med PaperOffice DMS er der dog langt flere muligheder for byggefirmaer. Det kan f.eks. være lagerstyring, herunder en permanent lagerbeholdning eller en nøgledatobeholdning. Grundlaget for PaperOffice DMS er linkede brugerkonti i netværket. Datalagringen af disse brugerkonti kombineres i den centrale database. Dokumenterne kan styres via en AI med forskellige algoritmer, som kan bruges til at udløse automatiserede processer.

Optimer din arbejdstid med op til 7,5 % sammenlignet med papirbaseret arbejde takket være brugen af PaperOffice DMS.

Spar tid på at finde, dirigere og dele dokumenter.

Med digitale frimærker kan dokumenter suppleres med yderligere oplysninger og endda kontrollere detaljerede arbejdsgange. Til gengæld sikrer opgave- og arbejdsgangsfunktionen, at deadlines overholdes og gennemføres.

PaperOffice DMS har smart menunavigation, der er logisk struktureret og muliggør intuitiv betjening på mange områder. Video tutorials, der er tilgængelige gratis på internettet, giver yderligere support, og selvfølgelig kan kurser også afholdes direkte på kundens hovedkontor, hvis det ønskes.

Ud over dokumentationen af byggefaserne er PaperOffice DMS ligeledes velegnet til at understøtte logistiske opgaver i forbindelse med materialeindkøb. Takket være mulighederne for at oprette databaser i PaperOffice DMS kan materialeindkøb og materialeforbrug overvåges og tildeles advarselsniveauer. Den interne AI kan bruges til at oprette skabeloner, der reagerer automatisk, hvis der er flaskehalse eller mangler, f.eks. hvis der afgives gentagne ordrer, selv om det eksisterende antal faktisk burde være tilstrækkeligt. Arbejdsgangsfunktionen kan bruges til dette formål, hvormed de ansvarlige medarbejdere i virksomheden kan sammenligne udførelsen af deres opgaver.

PaperOffice DMS kan accelerere et byggeprojekt, forhindre forkerte beslutninger og reducere omkostningerne. Måske manglede de virksomheder, der byggede BER og stadig bygger Stuttgart21, simpelthen den rigtige software, PaperOffice DMS.