Automatisering af forretningsprocesser i lokalsamfund og kommuner
PaperOffice DMS til lokalsamfund og kommuner muliggør en jævn informationsstrøm takket være digitalisering og automatisering af forretningsprocesser.
Pro tip:
Skriftlige dokumenter, kontrakter, kladder, fakturaer, følgesedler og meget mere erstattes af elektroniske dokumenter takket være digitaliseringen, hvilket optimerer alle arbejdsprocesser maksimalt.Den integrerede AI gør det muligt at automatisere forretningsprocesser i vid udstrækning, hvilket fremskynder dine processer og øger succesen og tilfredsheden.
Digitalisering i lokalsamfund og kommuner
Kirker, sogne og kommuner er i høj grad afhængige af brugen af passende datahåndtering.
Sådan akkumuleres vigtige dokumenter dagligt i kommuner og kommunale foreninger:
Skrifter, fakturaer, udkast, ansøgninger, forskning, ekspertudtalelser og meget mere. Disse ankommer ikke kun med posten, mange breve ankommer også via e-mail.
Alle disse dokumenter skal digitaliseres, hvis de ankommer i papirform, kræver struktureret arkivering, opgave- og arbejdsgangstildeling og skal være umiddelbart tilgængelige efter behov.
Det er meget vigtigt, at vigtige frister overholdes, og at der træffes retlige foranstaltninger til opbevaring af dokumenter. PaperOffice DMS giver dig en klar struktur i dine dokumenter og hjælper dig med at klare strømmen af oplysninger.
Sammen med det digitale dokumenthåndteringssystem PaperOffice skal arbejdsprocesserne i kirker, sogne og kommuner forenkles, og der skal spares tid og omkostninger.
Med en fælles DMS kan scannet mail for eksempel arkiveres, vigtige e-mails kan gemmes og dokumenter kan arkiveres. Derudover kan forskellige brugere få adgang til og arbejde på disse dokumenter.
Hvis dokumenterne er tilgængelige i digitaliseret form, behøver de ikke altid at blive sendt sammen som forberedelse til præstegårdsmøder og andre møder.
Hvordan bliver man papirløs?
PaperOffice eliminerer alle tidskrævende flaskehalse, fører til omkostningsbesparelser, såsom eliminering af papirdokumenter, og skaber et klart overblik over vigtige dokumenter, såsom kvitteringer, kontrakter, følgesedler eller andre breve, ved at administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Det bliver meget nemt at fange, behandle, dele, søge og spore dine dokumenter ved hjælp af PaperOffice.
Takket være kontrolleret adgang, detaljerede opgavelister samt godkendelser ved hjælp af arbejdsgange og pålidelige e-mail-meddelelser kan medarbejderne udføre de tildelte opgaver effektivt, og autoriserede personer kan nemt godkende eller nægte godkendelse.
Med PaperOffice DMS-softwareløsningen går ikke flere dokumenter tabt. Og uanset hvor du er, kan du få adgang til vigtige dokumenter på få sekunder.
Du arbejder selvfølgelig altid med vores systemer i overensstemmelse med loven og fuldstændig revisionssikker.
Kvitteringer, regnskaber og lignende dokumenter skal ikke længere sendes med posten mellem kirkedistrikter og sogne. Intern post kan også sendes digitalt på denne måde. Dette sparer papir, omkostninger til yderligere datalagring og ture til arkiver. Dokumenter kan forsynes med nøgleord (redaktør, emne, status, dato osv.) og derefter lettere findes.
Procesorienteret dokumenthåndtering
Den procesorienterede dokumenthåndtering sikrer, at disse dokumenter forbliver opdaterede med lidt indsats. PaperOffice understøtter dig her med et omfattende opgave- og workflowmodul.
På denne måde kan visse proceskæder oprettes, og eksisterende operationelle processer kan defineres på elektroniske dokumenter og delvist udføres automatisk.
Dette repræsenterer fejlfri procesoptimering, fordi opgaven ikke kun kan tildeles medarbejdere med specifikke brugerrettigheder og færdiggørelsesperioder, kræve digital frigivelse, men også automatisk udløse yderligere handlinger, såsom e-mail-meddelelser eller dokumentstatusændringer.
På denne måde kan alle dokumentprocesser kortlægges.
PaperOffice skelner ikke mellem dokumenttyperne, uanset om du har brug for hjælp til at håndtere kontrakter, fakturaer, briefs og e-mail-korrespondance: Takket være PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet digitaliserede dine tidligere processer i virksomhederne, hvilket gjorde dem mere effektive, gennemsigtige og betydeligt mere fleksible.
For uanset i hvilken form dokumenterne ankommer til virksomheden, hvad enten det er som papirdokumenter, PDF-filer, e-mails eller fotos, arkiveres og gemmes de automatisk i en sikker database.
Vigtige kontrakter kan således anerkendes og opsiges i god tid eller genforhandles. Dokumentudgivelse med digital signatur og e-mail-meddelelse i stedet for langsom papirpost, usikker e-mail bidrager til kundeloyalitet.
Løsningen: dokumenteret knowhow
Giver det ikke mening at bruge styringssoftware i praksis med det samme? der ikke kun opfylder alle krav, men også er let at lære og billigt?
PaperOffice DMS er den gennemprøvede komplette løsning til digitalt arbejde og med over 20 års markedserfaring en af de første DMS-pionerer.
Det er ikke kun religiøse eller sociale strukturer, når vi taler om kirker og fællesskaber. På mange områder er de "det" sociale liv i sig selv. Det gælder også mennesker, ofte i frivilligt arbejde, som tager sig af andre mennesker under vanskelige forhold, for eksempel. Der er også forskellige opgaver, som er opdelt i pastorale opgaver på den ene side og administrative aktiviteter på den anden side.
Der er en stor kirkelig tradition i Tyskland, ligesom omsorg for samfundet sikrer sammenhængskraften mellem landsbyernes indbyggere, men også i byerne. Især i dag, i tider med stigende isolation og anonymitet, er der kontaktpunkter for en lang række bekymringer i kirker og samfund. Selvfølgelig må den meget praktiske side af en kirke ikke glemmes.
Registerkontor, folkeregister, paskontor, skoler, børnehaver, offentlig transport, brandvæsen, udviklingsområder, vejbygningskontor, bortskaffelse af spildevand og levering af ferskvand og undertiden også levering af elektrisk energi.
Dette er de obligatoriske opgaver. Men der er også freestyle i ethvert samfund. Det er for eksempel sportsbaner, legepladser, museer, ældreklubber og ungdomscentre. Kirkerne udfører dåb, ledsager folk på deres sidste rejse og er også stedet for det store bryllup i hvidt, som nyder stor popularitet igen. Dette er langt fra alt.
I mange af de politiske og kirkelige samfund kan dokumenthåndteringssoftware som PaperOffice DMS yde værdifuld støtte til at udføre opgaver. Dette vedrører de overordnede strukturer samt de involverede klubber, myndigheder og virksomheder.
Først og fremmest er PaperOffice DMS den praktiske løsning til at bringe analoge arkiver, hvad enten det er den lokale brandværnsforenings eller kirkearkivet med dåb, bryllupper og begravelser, ind i den digitale tidsalder. PaperOffice DMS er struktureret på en sådan måde, at alle retningslinjer i GDPR, den generelle forordning om databeskyttelse, overholdes.
PaperOffice DMS skaber klare fordele for lokalsamfund, kirker og kommuner
Takket være sin fremragende databaseteknologi og nemme at lære drift kan PaperOffice DMS bruges overalt, hvor data såsom dokumenter eller fotos ikke kun er ved at blive gemt, men også at blive arrangeret kronologisk, for eksempel, og at blive brugt med forskellige filtre for automatisk at oprette formularer eller statistikker.
Ansvarlig for dette er den kunstige intelligens (AI) integreret i PaperOffice DMS med det smukke navn PIA. Det opretter en lang række skabeloner fra den eksisterende database og udfylder dem med tidligere definerede stamdata. Det kan være medlemskort, lykønskningsbreve med en milepælsfødselsdag eller datamasker til løbende eller vigtige datoopgørelser hos kommunale forsyningsselskaber.
OCR-softwaren, der er integreret i PaperOffice DMS, skelner mellem et logo og normal tekst. Fakturaer eller kvitteringer kan findes hurtigt når som helst, f.eks. ved research, ved hjælp af en OCR-søgning, hvilket sikrer størst mulig gennemsigtighed og retssikkerhed.
Arkiveringen kan også udføres på en sådan måde, at alle efterfølgende dokumenter fra en afsender genkendes og automatisk tildeles.
Vigtige argumenter for at inkludere PaperOffice DMS i budgetplanlægningen. Endelig overbeviser PaperOffice DMS også ved, at der tages højde for bæredygtighed og miljøbeskyttelse. Før eller senere vil den fuldstændige konvertering fra analoge dokumenter til digital form finde sted, og så vil den offentlige institution, som så allerede vil bruge PaperOffice DMS, være godt forberedt.
Digital fakturabehandling er også en fordel for mange lokalsamfund og kommuner. Indgående fakturaer kan automatiseres takket være PaperOffice DMS og videresendes til den ansvarlige medarbejder. Kontrol- og frigivelsesprocessen via digital frigivelse kan også håndteres hurtigt og effektivt via systemet.
Med et enkelt museklik kan dataene inklusive arkiveringsstedet eksporteres til din skatterådgiver eller omvendt.
Revisionskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS opfylder teknisk set de juridiske krav i GoBD, GDPdU og DSGVO
PaperOffice DMS muliggør tilslutning af anden software, såsom en ERP, og selvfølgelig overførsel af dokumenter fra Microsoft Office via passende grænseflader. PaperOffice DMS fremskynder kommunikationen.
Deadlines og aftaler overvåges, og handlinger udløses automatisk afhængigt af den ønskede indstilling. Ordreprocesser kan automatiseres, og selv ændringer, der er planlagt for fremtiden, kan indtastes på en sådan måde, at de træder i kraft på det ønskede tidspunkt.
Takket være sine omfattende funktioner kan PaperOffice DMS helt sikkert klassificeres i det højere segment af enterprise content management (ECM).
En ECM omfatter den overordnede styring af alt indhold i en organisation med et tilsvarende adgangshierarki. PaperOffice DMS er i stand til at gemme ethvert indhold i digital form, ændre dets indhold og format og gøre det tilgængeligt.
PaperOffice DMS har alle funktionerne i en ECM, og dette i et fremragende forhold mellem pris og ydelse samt en intuitivt lærbar driftsform, der gør dyr ekstern eller intern træning unødvendig. I stedet er gratis videotutorials tilgængelige for at vænne sig til de forskellige menuer. PaperOffice DMS kan således blive den organisatoriske overligger i enhver virksomhed inden for handel og produktion, og dette næsten med lysets hastighed.
Kirker, lokalsamfund og kommuner drager fordel af digital dokumenthåndtering
Med PaperOffice DMS er der dog langt flere muligheder for fællesskaber. Det kan f.eks. være lagerstyring, herunder en permanent lagerbeholdning eller en nøgledatobeholdning. Grundlaget for PaperOffice DMS er linkede brugerkonti i netværket. Datalagringen af disse brugerkonti kombineres i den centrale database. Dokumenterne kan styres via en AI med forskellige algoritmer, som kan bruges til at udløse automatiserede processer.
Optimer din arbejdstid med op til 7,5 % sammenlignet med papirbaseret arbejde takket være brugen af PaperOffice DMS.
Spar tid på at finde, dirigere og dele dokumenter.
Med digitale frimærker kan dokumenter suppleres med yderligere oplysninger og endda kontrollere detaljerede arbejdsgange. Til gengæld sikrer opgave- og arbejdsgangsfunktionen, at deadlines overholdes og gennemføres.
PaperOffice DMS er lige så omstillingsparat, som der er opgaver i sogne og kirker. Projekter kan behandles i fællesskab fra forskellige steder ved hjælp af arbejdsgangsfunktionen. De dokumenter, der i øjeblikket behandles, blokeres ikke for andre, men gemmes i den respektive version med et tidsstempel.
I sidste ende er den sidst gemte version inklusive alle ændringer altid tilgængelig.
FAQs
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Digitalisering i lokalsamfund, kirker og kommuner":
Hvordan kan medarbejdere få adgang til PaperOffice?
På grund af den decentrale og moderne programarkitektur kan PaperOffice bruges på næsten enhver enhed - fra klassiske pc'er til smartphones / tablets til fjernsyn.
Hvad sker der med dataene, hvis PaperOffice ikke findes?
Det sker ikke, men for at berolige dig: Du kan eksportere dine data NÅR som helst, fordi PaperOffice er baseret på en åben databasestruktur, kan du til enhver tid få adgang til dine data.
Emnedatabeskyttelse: Hvor gemmes alle dokumenter?
PaperOffice gemmer alle dokumenter internt med kryptering på højt niveau, hvilket gør det immunt over for f.eks. datatyveri og overstiger alle GDPR- og GOBD-krav.
Undgå fejl: Gem ALDRIG dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses præcist til specifikationerne?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tilsigtede anvendelse for at sikre problemfri integration i eksisterende processer og systemer. Selv programgrænsefladen kan designes fuldt ud og frit tilpasses.
Konklusion
PaperOffice DMS understøtter lokalsamfund, kirker og kommuner og tilbyder passende grænseflader til anden software, API-forbindelser og kan til enhver tid udvides efter dine ønsker. Softwaren er let at lære og kan let integreres i hverdagens praksis uden at forårsage fravær til træningsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at bruge en NAS (netværksunderstøttet datalagring) med en backupfunktion, så vigtige data hverken går tabt eller udspionerer i tredjepartsskyer.
I sidste ende imponerer PaperOffice DMS med et meget godt forhold mellem pris og ydelse og enorm knowhow gennem over 20 års praktisk erfaring.