Digitalisering i møbelindustrien og produktionsvirksomheder

Digitalisering i møbel- og fremstillingsindustrien

Med dagens syndflod af digitale og papirdata er det vigtigt at sikre, at vigtige dokumenter ikke går tabt og er tilgængelige, når tiden er inde.

Virksomheder fra møbelindustrien og fremstillingsindustrien drager stor fordel af brugen af passende datahåndtering, fordi de modtager papirdokumenter hver dag.

I fremstillingsindustrien genereres vigtige dokumenter hver dag: indlæg, skitser, udkast, eksterne breve, forskning, ekspertudtalelser og meget mere. Disse ankommer ikke kun med posten, mange breve ankommer også via e-mail.

Digitization in the furniture industry and manufacturing increased efficiency

Alle disse dokumenter skal digitaliseres, hvis de ankommer i papirform, kræver struktureret arkivering, opgave- og arbejdsgangstildeling og skal være umiddelbart tilgængelige efter behov.

Fordi alle processer i møbelindustrien og produktionsbranchen kræver en perfekt informationsstrøm og struktureret udførelse. De nødvendige fordele kan kun opnås takket være digitaliseringen.

Fordi et digitalt dokumentarkiv giver øjeblikkelig adgang til alle nødvendige dokumenter og deltagelse i godkendelsesprocesser. Det er ligegyldigt, om du er på kontoret, arbejder hjemmefra eller på forretningsrejse.

Digital dokumenthåndtering kan hjælpe dig med dette: uanset om det er maskinfiler, betjeningsvejledninger, reservedelskataloger og vedligeholdelseslogfiler - alt kan arkiveres i en DMS og findes igen på få sekunder.

Det er meget vigtigt, at vigtige frister overholdes, og at der træffes retlige foranstaltninger til opbevaring af dokumenter.

PaperOffice DMS giver dig en klar struktur i dine dokumenter og hjælper dig med at klare strømmen af oplysninger.

PaperOffice eliminerer alle tidskrævende flaskehalse og skaber et klart overblik over vigtige dokumenter som kontrakter eller breve ved at administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.

Digitaliserede processer skaber en klar fordel

I møbelindustrien og fremstillingsindustrien bruges der meget papir hver dag. På den ene side, da processerne er ret komplekse, fører det til store bjerge af papir, enorme mængder data, men også til en lang søgeproces.

Dokumenthåndteringssystemet PaperOffice samler organisation og databeskyttelse under én hætte. Det innovative system giver strømlinede søge- og hentningsværktøjer, der reducerer svartiden og sikrer, at dokumenter aldrig går tabt, hvilket altid er en tilfredsstillelse for virksomhederne.

Det er PaperOffice DMS, en dokumenthåndteringssoftware, der kan gøre meget mere end bare at administrere dokumenter.

For uanset i hvilken form dokumenterne ankommer til virksomheden, hvad enten det er som papirdokumenter, PDF-filer, e-mails eller fotos, arkiveres og gemmes de automatisk i en sikker database.

Vigtige kontrakter kan således anerkendes og opsiges i god tid eller genforhandles. Dokumentudgivelse med digital signatur og e-mail-meddelelse i stedet for langsom papirpost, usikker e-mail bidrager til kundeloyalitet.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Automatisering takket være AI og workflowløsninger

Takket være den integrerede AI udløses automatiske regler. Denne AI sorterer automatisk dokumenterne i mapper som "Faktura" og "Følgesedler", gemmer passende nøgleord og udløser den digitale arbejdsgang, der er gemt for den respektive dokumenttype.

PaperOffice opfylder de højeste sikkerhedsstandarder såsom autorisationsstyring eller tildeling af adgangstilladelser. Brugeren definerer de enkelte arbejdstrin nøjagtigt, som de ville køre, for eksempel "optagelse", "kontrol", "frigivelse" og "booking" af fakturaer.

Ansvaret kan ikke kun tildeles individuelle personer, men også til brugergrupper som "Regnskab" eller "Produktion", så en kollega kan træde til med det samme, hvis en medarbejder er fraværende.

OCR-teknologien genkender ikke kun dokumentindholdet, men også alle skatterelaterede datafelter såsom dokumentnummer, dato, netto, skat og bruttobeløb. De importerede data er tilgængelige til styring af evalueringer, betalingstransaktioner og finansiel regnskab. Dette sparer trættende indgangsarbejde og reducerer bogføringsfejl.

Med et enkelt museklik kan dataene inklusive arkiveringsplaceringen eksporteres til din kunde, skatterådgiver eller omvendt.

PaperOffice DMS revolutionizes your administration by merging all documents and all associated information in one place, namely in the document management system

Alt-i-en takket være brugen af PaperOffice DMS

Virksomheder fra møbelindustrien samt produktionsfag skal behandle dokumenter til alle forretningstransaktioner. Den konstante videreudvikling af forretningsmodeller skaber hele tiden nye udfordringer. Det, de har brug for, er et godt dokumenthåndteringssystem.

PaperOffice DMS er den rigtige software, fordi den har alt, hvad møbel- og fremstillingsindustrien har brug for, såsom:

• Opbevaring af dokumenter i alle digitale formater i overensstemmelse med principperne i GDPR/li>
• Funktioner til indsendelse og genindsendelse af forsinkede dokumenter, der kræver handling
• En selvlærende datalagringsfunktion med tagging og intern søgemaskine
• Automatisk tildeling af nyligt tilføjede dokumenter til den korrekte mappe
• Enkel databaseoprettelse og databaseforbindelse, herunder individuelt tilpasselig maske
• Automatiseret skabelonoprettelse til gentagne processer og operationer

Integrer digitale arbejdsgange i forretningsprocesser

Everyone involved can find and edit the information quickly and easily at any time and add new documents

PaperOffice-arbejdsgangsfunktionen forenkler kommunikationen. Den procesorienterede dokumenthåndtering sikrer, at disse dokumenter forbliver opdaterede med lidt indsats. PaperOffice DMS giver dig mulighed for nemt at tage højde for gældende opbevarings- og sletningsperioder. Digitale arbejdsgange integreres i forretningsprocesserne, hvilket sikrer compliance af de væsentlige procestrin og dermed compliance.

PaperOffice understøtter dette med et omfattende opgave- og workflowmodul.

På denne måde kan visse proceskæder oprettes, og eksisterende operationelle processer kan defineres på elektroniske dokumenter og delvist udføres automatisk.

Dette repræsenterer fejlfri procesoptimering, fordi opgaven ikke kun kan tildeles medarbejdere med specifikke brugerrettigheder og færdiggørelsesperioder, kræve digital frigivelse, men også automatisk udløse yderligere handlinger, såsom e-mail-meddelelser eller dokumentstatusændringer.

På denne måde kan relevante metadata også gemmes efter arkiveringsprocessen af dokumenter. Ud over dokumenttypen kan arkiveringsperioden og de tilknyttede kundeoplysninger angives.

Møbelindustrien og produktionsbranchen drager fordel af digital dokumenthåndtering

Optimer din arbejdstid med op til 7,5 % sammenlignet med papirbaseret arbejde takket være brugen af PaperOffice DMS.

Spar tid på at finde, dirigere og dele dokumenter.

Selvfølgelig tillader PaperOffice DMS migrering og integration af eksisterende digitale data fra eksisterende softwareløsninger.

Samtidig er PaperOffice DMS grænsefladen mellem analog og digital. Ved hjælp af sin scanningsfunktion kan softwaren læse analoge dokumenter, planer og fotos ind i systemet og digitalisere dem ved hjælp af scannere, men også optagelser fra mobiltelefoner, hvorved tekster konverteres til skrift ved hjælp af OCR og kan ændres i Office-programmer.

Tidsstempler og versionering sikrer, at det digitale dokument svarer til den analoge original.

PaperOffice DMS er ikke kun omfattende i sine funktioner, men også let at lære, styret af videotutorials, men også af individuel rådgivning og træning, hvis det ønskes. Alt dette til et rigtig godt forhold mellem pris og ydelse.