Digitale specialistløsninger til bilindustrien
Automatisering af forretningsprocesser og procesoptimering er forudsætningerne for effektivitet og succes. Behovet for det er ikke længere en valgfri luksus, men et must for at forblive konkurrencedygtig på lang sigt.
Pro tip:
Køretøjsdokumenter i eksisterende papirform, såsom køretøjspapirer, køretøjspapirer, købskontrakter, leasingkontrakter, rapporter, kundefiler og andre dokumenter erstattes af elektroniske dokumenter takket være digitalisering og optimerer dermed alle arbejdsprocesser maksimalt.PaperOffice muliggør ikke kun dokumenthåndtering, men giver det også øjeblikkelig adgang til opdaterede og nøjagtige køretøjs- og kundefiler.
Digitalisering i bilindustrien og bilbranchen
I det konstant skiftende miljø i bilindustrien er en vellykket, effektiv og hurtig produktions- og serviceproces nøglen til succes. Vigtige dokumenter akkumuleres dagligt: køretøjspapirer, købskontrakter, leasingkontrakter, rapporter, kundefiler og meget mere. Disse ankommer ikke kun med posten, mange dokumenter ankommer også via e-mail.
Derfor er virksomheder fra bilindustrien og bilindustrien dem, der drager stor fordel af brugen af passende dokumenthåndteringssoftware.
Alle disse dokumenter og relaterede oplysninger skal digitaliseres, hvis de ankommer på papir, kræver struktureret arkivering, opgave- og arbejdsgangstildeling og er umiddelbart tilgængelige efter behov.
Fordi de meget tekniske processer i bilindustrien kræver en perfekt informationsstrøm og struktureret udførelse. De nødvendige fordele kan kun opnås takket være digitaliseringen.
Det er meget vigtigt, at vigtige frister overholdes, og at der træffes retlige foranstaltninger til opbevaring af dokumenter.
På denne måde kan digitaliseringen af køretøjs-, leverandører-, kunde- og medarbejderdokumenter medføre massive fordele for enhver virksomhed i bilindustrien.
PaperOffice eliminerer alle tidskrævende flaskehalse og skaber et klart overblik over vigtige dokumenter som kontrakter, erklæringer eller breve ved at administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
PaperOffice DMS giver dig en klar struktur i dine dokumenter og hjælper dig med at klare strømmen af oplysninger.
Perfekt workflow-løsning i bilindustrien
Bag alle de imponerende tal fra de store bilproducenter ligger en meget stor administrativ indsats og gennemtænkt logistik, der skal arbejde hånd i hånd for at kunne opfylde alle kravene til køretøjet. Det kan afbildes som en kæde, hvor hvert led betyder noget, uanset om det er et stemplingsanlæg til karrosseridele eller et bilbjærgningsfirma, der sælger brugte dele. På alle punkter i kæden kan flaskehalse have mere eller mindre alvorlige konsekvenser for hele bilindustrien og handelen. For at forhindre, at dette sker, kræves der software til ledelseskontrol på højere niveau.
En software, der opfylder alle krav. En software, der er generalist i sin store funktionalitet, som danner de nødvendige specialister, når de er nødvendige.
Det er PaperOffice DMS, en dokumenthåndteringssoftware, der kan gøre meget mere end at administrere dokumenter.
For uanset hvilken form dokumenterne ankommer til virksomheden, hvad enten det er som papirdokumenter, PDF-filer, e-mails eller fotos, arkiveres de automatisk og gemmes sikkert i din database.
Der er ingen vej uden om automatisering i bilindustrien
Takket være den integrerede AI udløses automatiske regler. Denne AI sorterer automatisk dokumenterne i mapper som "Faktura" og "Følgesedler", gemmer passende nøgleord og udløser den digitale arbejdsgang, der er gemt for den respektive dokumenttype.
PaperOffice opfylder de højeste sikkerhedsstandarder såsom autorisationsstyring eller tildeling af adgangstilladelser. Brugeren definerer de enkelte arbejdstrin på nøjagtig samme måde, som de udføres i virksomheden, for eksempel "optagelse", "kontrol", "frigivelse" og "booking" af fakturaer.
Ansvaret kan ikke kun tildeles enkelte personer, men også brugergrupper som "Regnskab" eller "Byggeledelse", så en kollega kan træde til med det samme, hvis en medarbejder er fraværende.
OCR-teknologien genkender ikke kun dokumentindholdet, men også alle skatterelaterede datafelter såsom dokumentnummer, dato, netto, skat og bruttobeløb. De importerede data er tilgængelige til styring af evalueringer, betalingstransaktioner og finansiel regnskab. Dette sparer trættende indgangsarbejde og reducerer bogføringsfejl.
Dataene, herunder arkiveringsplaceringen, kan eksporteres til din skatterådgiver med et enkelt klik.
Løsningen: dokumenteret knowhow
Giver det ikke mening at bruge styringssoftware i praksis med det samme? der ikke kun opfylder alle krav, men også er let at lære og billigt?
PaperOffice DMS er den gennemprøvede komplette løsning til digitalt arbejde og med over 20 års markedserfaring en af de første DMS-pionerer.
Perfekte arbejdsgange til bilindustrien
PaperOffice DMS er fordelagtigt for bilindustrien og bilhandelen i forskellige segmenter, såsom:
- Indkøb og administration af reservedele
- Køb af nye køretøjer
- Handel med brugte køretøjer
- Fakturering af værkstedstime
- Administrer vedligeholdelsesaftaler
- Kontraktstyring for kunders leasingkontrakter
- Klagehåndtering og krav
Med PaperOffice DMS kan data fra leverandører og reservedelsproducenter og forhandlere for eksempel overvåges meget nøje. Hver forretningspartner er opført i PaperOffice med sine fordele og svagheder, såsom leveringskvalitet, leveringssikkerhed og prisudvikling. Sammenkædede prislister giver et øjeblikkeligt overblik over, hvem der i øjeblikket tilbyder de bedste betingelser.
PaperOffice DMS er den rigtige software, fordi den har alt, hvad virksomheder i bilindustrien og bilindustrien har brug for, for eksempel:
- Opbevaring af dokumenter i alle digitale formater i overensstemmelse med principperne i GDPR
- Funktioner til indsendelse og genindsendelse af forsinkede dokumenter, der kræver handling
- En selvlærende datalagringsfunktion med tagging og intern søgemaskine
- Automatisk tildeling af nyligt tilføjede dokumenter til den korrekte mappe
- Enkel databaseoprettelse og databaseforbindelse, herunder individuelt tilpasselig maske
- Automatiseret skabelonoprettelse til gentagne processer og operationer
Digital transformation med PaperOffice DMS revolutionerer bilindustrien
PaperOffice-arbejdsgangsfunktionen forenkler kommunikationen mellem administration og værksted.
Reparations- eller serviceordrer sendes til værkstedets computer, og omvendt overfører værkstedet den arbejdstid, der kræves til aktiviteterne eller foretager forespørgsler om reservedele, som igen automatisk sendes til reservedelsledelsen i PaperOffice, som enten signalerer, at den pågældende reservedel er på lager, eller at der skal foretages et køb.
Digitalisering med PaperOffice giver enorme fordele
Sådan kan PaperOffice ikke kun revolutionere reservedelsverdenen. For inden for kunde og leverandør, ordrebehandling, informationsoverførsel og frigivelse, klager og krav er workflowløsningen og den digitale udgivelse et must.
Selvfølgelig tillader PaperOffice DMS migrering og integration af eksisterende digitale data fra eksisterende softwareløsninger.
Samtidig er PaperOffice DMS grænsefladen mellem analog og digital. Ved hjælp af sin scanningsfunktion kan softwaren læse analoge dokumenter, planer og fotos ind i systemet og digitalisere dem ved hjælp af scannere, men også optagelser fra mobiltelefoner, hvorved tekster konverteres til skrift ved hjælp af OCR og kan ændres i Office-programmer.
Tidsstempler og versionering sikrer, at det digitale dokument svarer til den analoge original.
PaperOffice DMS er ikke kun omfattende i sine funktioner, men også let at lære, styret af videotutorials, men også af individuel rådgivning og træning, hvis det ønskes. Alt dette til et rigtig godt forhold mellem pris og ydelse.
FAQs
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Digitalisering i bilindustrien og bilbranchen":
Hvordan kan medarbejdere få adgang til PaperOffice?
På grund af den decentrale og moderne programarkitektur kan PaperOffice bruges på næsten enhver enhed - fra klassiske pc'er til smartphones / tablets til fjernsyn.
Hvad sker der med dataene, hvis PaperOffice ikke findes?
Det sker ikke, men for at berolige dig: Du kan eksportere dine data NÅR som helst, fordi PaperOffice er baseret på en åben databasestruktur, kan du til enhver tid få adgang til dine data.
Emnedatabeskyttelse: Hvor gemmes alle dokumenter?
PaperOffice gemmer alle dokumenter internt med kryptering på højt niveau, hvilket gør det immunt over for f.eks. datatyveri og overstiger alle GDPR- og GOBD-krav.
Undgå fejl: Gem ALDRIG dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses præcist til specifikationerne?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tilsigtede anvendelse for at sikre problemfri integration i eksisterende processer og systemer. Selv programgrænsefladen kan designes fuldt ud og frit tilpasses.
Konklusion
PaperOffice DMS understøtter bilvirksomheder og bilforhandlere og tilbyder passende grænseflader til anden software, API-forbindelser og kan til enhver tid udvides efter dine ønsker. Softwaren er let at lære og kan let integreres i hverdagens praksis uden at forårsage fravær til træningsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at bruge en NAS (netværksunderstøttet datalagring) med en backupfunktion, så vigtige data hverken går tabt eller udspionerer i tredjepartsskyer.
I sidste ende imponerer PaperOffice DMS med et meget godt forhold mellem pris og ydelse og enorm knowhow gennem over 20 års praktisk erfaring.