Produktudvikling, processer og support Butterfly Engineers S.L.
Antonio Jesús Sánchez, administrerende direktør og produkt- og procesingeniør hos Butterfly Engineers S.L.
Startposition
En virksomhed, der udelukkende er dedikeret til produktudvikling, procesteknik og er involveret i alle produktionsfaser - fra den første idé til slutproduktet - oversvømmes med filer og dokumentation, såsom tekniske datablade, kundedata, beregninger og planer hver dag.< /p>
Projektoplysninger, der fylder mere og mere gennem årene og ikke længere er lette at finde, især ikke på administrative kontorer, bliver gradvist fatale.
Virksomhedens mål var at digitalisere eksisterende papirdokumenter, indføre procesoptimering og workflow-kontrol over alle indgående og udgående dokumenter, automatisere en stor del af processerne i baggrunden og dermed optimere processen.
Eksisterende problemer og opgaver
Tidligere blev information kun gemt i papirform, såsom design og planlægning eller specifikationer for et produkt eller produktudvikling, men i dag er der en række informationskilder og dokumenter i mange organisationer: e-mails, formularer, skitser er lige så meget en del af det som elektroniske fakturaer og papirkvitteringer, brevpost, følgesedler, kontrakter mv.
Heldigvis, takket være den igangværende it-udvikling, er denne type arbejde nu digitalt drevet. Mange procestrin bliver nu en del af en 100% digital og automatiseret praksis, som Industri 4.0 bekræfter.
Papir er dog ofte uundværligt, når det kommer til frihåndstegninger eller ideer samt administration, fakturaer eller kundeoplysninger.
Ud over design og fremstilling skal Butterfly Engineers specialister også oprette dokumentation såsom monteringsmanualer, sikkerhedsinstruktioner og teknisk dokumentation for at undersøge gennemførligheden af projekter.
Agilitet og hurtighed i håndteringen af ens filer er grundlæggende i moderne virksomheder, og endnu mere, når opfølgningen på projekter, analysen af deres omkostninger eller de forskellige undersøgelser, der gør dem rentable, afhænger af denne dokumentation.
Derfor var formålet med Butterfly Engineers at tilpasse sig branchen og at kunne agere digitalt som industrivirksomhed 4.0.
"Vi havde undgåelige lageromkostninger ved at gemme dokumenter i mapper. Derudover var søgningen efter dokumenter tidskrævende",
minder om Antonio Jesús Sánchez, administrerende direktør og procesingeniør hos Butterfly Engineers.
Hvorfor Butterfly Engineers valgte PaperOffice DMS
Butterfly Engineers-firmaet er dedikeret til produktudvikling, procesteknik og supportteknik, det håndterer en stor mængde dokumentation, der skal digitaliseres, men de vigtigste punkter for implementering af en DMS som PaperOffice er sikkerheden og hastigheden af indekseringen og søgeprocessen.
Bortset fra at de har fuld tillid til, at et papirløst digitalt kontor er muligt.
"Vi arbejder med en masse teknisk information hver dag. Det er besværligt og dyrt for os at gemme alle oplysninger i papirformat. Den fremtidige søgning efter det er også meget kedelig.
PaperOffice giver os mulighed for nemt at få adgang til det hvor som helst, for nemt at finde specifikke filer eller dokumenter og frem for alt for at sikre deres sikkerhed."
Butterfly Engineers er også klar over, at PaperOffice's krypteringsmetode gør det muligt at beskytte de mest følsomme dokumenter mod mulige lækager, spionage eller ulykker. Især når en virksomhed med disse egenskaber gennemgår standarder og patenter og beskytter elementer, der er afgørende for en virksomhed.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
Desuden bliver softwarens operationelle detaljer endnu mere attraktive, når du har et supportteam af højeste kvalitet, der overholder alle de strengeste juridiske europæiske direktiver (GDPR, RGPD og GoBD), og krypteringen af filerne er absolut usårlig. Det er også bemærkelsesværdigt, at dataene til enhver tid kan eksporteres af autoriserede personer, og databasen er til enhver tid tilgængelig for virksomhedens it-personale og administratorer.
Skift til automatisering via PaperOffice: mål og tidsplan
For Butterfly Engineers stod det klart, at de før eller siden måtte skifte til digitalisering for at skabe en konkurrencefordel.
Som en virksomhed, der er mere forbundet med teknologisk udvikling end andre brancher, stolede Butterfly Engineers på en positiv effekt af en DMS-introduktion og vellykket implementering på et papirløst kontor.
"Et dokumenthåndteringssystem gør det muligt for os effektivt at administrere virksomhedsoplysninger hurtigt og nemt. I denne forstand er PaperOffice et meget omfattende og ret forståeligt system. Det er nemt at bruge og tilgængeligt for små og mellemstore virksomheder som vores."
Vellykket implementering: fordele ved digitalisering med PaperOffice DMS
Takket være introduktionen af digitaliseringen af PaperOffice var virksomheden i stand til at:
- Minimer papirforbruget
- Spar omkostninger og lagerplads
- Automatiser administrative opgaver
- Udfør procesoptimering takket være mappeovervågning
- Sørg for sikker levering af dokumenter
Men takket være digitaliseringen af PaperOffice var Butterfly Engineers også i stand til at:
- Spar tid og ressourcer
- Sikre kontrol og verifikation af administrative processer
- Giv nem adgang til dokumenter og filer
- Tilgængelighed af dokumenter for hver autoriseret medarbejder
- Muliggøre sikker og langsigtet arkivering af dokumenter, følsomme data, patenter, branchemanualer eller udvikling
"Datasikkerhed, dokumentdigitalisering og den nemme integration af PaperOffice i et industrielt miljø gav virksomheden det, den havde brug for til at indeksere filerne og søgningen efter dokumenter."
Den nemmere og hurtigere tilgængelighed af data og dokumenter ændrer virksomhedens processer fundamentalt og permanent. Administrativ viden er nu organiseret gennemsigtigt og tilgængelig på det rigtige tidspunkt.
Slutresultat
PaperOffice har fundet en måde at sætte en stopper for et af de store problemer, som virksomheder i øjeblikket står over for:
Administration af dokumenter (dokumenthåndtering) og procesdigitalisering.
Ulejligheden ved datamængden har været begrænset til at fjerne administrative forhindringer, for at sikre, at kun autoriserede medarbejdere kan få adgang til PaperOffice og for at undgå ændring af dokumenter eller endda lækage af tekniske oplysninger.
Virksomheden planlægger også at udvide dette vellykkede samarbejde yderligere, da PaperOffice perfekt opfylder de muligheder, der er tilgængelige for det.
Takket være integriteten af PaperOffice DMS findes der hurtigt tekniske ark, planer, data, fakturaer og skitser - dette gør det muligt for virksomheden Butterfly Engineers at finde projektdata inden for få sekunder og hjælpe deres kunder med stor nøjagtighed.
