Patriarkatet i Lissabon

Hvorfor patriarkatet i Lissabon valgte PaperOffice DMS

På grund af de eksisterende udfordringer var Pedro Silva, administrativ medarbejder i patriarkatet, på udkig efter et dokumenthåndteringssystem (DMS), der ville muliggøre sikker og tilpasningsdygtig datalagring. En simpel integration af alle arbejdsstationer på administrationskontoret, herunder dem, der arbejder eksternt, skal løses med ukompliceret software.

"Vi var på udkig efter en fremtidssikret løsning, der i første omgang kunne implementere alle vores krav, men samtidig tilbød nem skalerbarhed og et godt cost-benefit-forhold og kunne opgraderes til andre afdelinger i fremtiden."

Ud over PaperOffice DMS testede Pedro Silva andre softwareprodukter fra andre systemhuse og undersøgte i første omgang forskellige softwaretilbud i forhold til dokumenthåndtering.

Mr. Silva understreger, at et passende system har været søgt i lang tid. Ingen af de tidligere testede softwareleverandører var dog skalerbare eller fleksible nok til det job, et dokumenthåndteringssystem skulle udføre.

"De fleste af løsningerne tilbyder ikke den nemme måde at oprette en database på, som PaperOffice DMS gør, fordi de kun bruger en sky, der tilbyder en serverløsning."

1. Datalagring og tilgængelighed. Central og nem adgang til alle relevante dokumenter og mulighed for, at flere parter samarbejder om det samme dokument.

Et internt, centralt lager, der kan tilgås af alle medarbejdere. Dataene bør ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrugercomputer.

2.Værdi for pengene. Softwaren skal have et godt forhold mellem pris og ydelse.

Det var meget vigtigt for patriarkatet i Lissabon, at softwaren efter en indledende investering let og let kunne skaleres til andre afdelinger, og at dette ikke ville medføre høje omkostninger.

Antallet af købte brugerlicenser kan til enhver tid øges. På denne måde kan patriarkatet undgå overdreven kapitalforpligtelse.

3. Let at håndtere. Softwaren skal være selvforklarende og kræve så lidt træning som muligt, men samtidig være forberedt på fremtiden.

På den måde kan eksterne konsulenter undgås. PaperOffice DMS tilbyder naturligvis også individuel træning til modulerne, hvis det ønskes. Men baseret på erfaringerne fra Lissabon-patriarkatet er PaperOffice stort set selvforklarende.

Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen behøver at rejse nogen steder for at træne. Alle kan definere tidsrammen for at lære menunavigationen selv efter behov, og med hensyn til fremtiden er PaperOffice DMS godt placeret takket være sin modulære struktur.

"Vi valgte PaperOffice DMS, fordi vi personligt testede softwaren og var imponerede over brugervenligheden Integration i Windows-miljøet og en ren brugergrænseflade til at arbejde med inspirerer."

4. Hentbarhed og tidsbesparelser. En enklere måde blev søgt at digitalisere analoge dokumenter og nemt finde dem igen, når det var nødvendigt.

Takket være den integrerede AI-funktion kan hvert dokument undervises, alt ønsket indhold kan udvindes målrettet og gemmes med nøgleord på en fuldautomatisk måde.

PaperOffice DMS tilbyder præcis, hvad patriarkatet ledte efter.

Hvordan blev PaperOffice DMS integreret?

I tider med pandemien besluttede patriarkatet at arkivere daglige dokumenter og e-mails i PaperOffice DMS.

Takket være en kraftig scanner og scannerforbindelsen i PaperOffice kunne konverteringen af de analoge papirer begynde. Alle dokumenter blev gradvist læst og digitaliseret via PaperOffice OCR-scannergrænsefladen. Der oprettes et søgeordsindeks for hvert dokument, mens det læses i, som kan bruges til at finde det på et øjeblik ved hjælp af PaperOffice-søgemaskinen.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Eksisterende mapper i de hængende filer blev overtaget 1:1 og simpelthen konverteret til "digitale mapper".

Alle eksisterende e-mails blev gemt direkte i PaperOffice DMS, kunne knyttes til eksisterende dokumenter og behøver ikke at blive udskrevet på papir i fremtiden. Og alle indgående e-mails arkiveres automatisk til PaperOffice ved mappeovervågning via opsætning af regelstyring

Hvad er de næste skridt?

Det næste skridt, som patriarkatet i Lissabon planlægger, er at digitalisere det eksisterende fysiske arkiv inden år 2021 og udvide brugen af PaperOffice DMS til andre områder / afdelinger i patriarkatet.

Derudover vil patriarkatet i vid udstrækning automatisere dokumentarkivering takket være brugen af KI PIA.

"Vi er begejstrede efter at have arbejdet med PaperOffice DMS i halvandet år, selvom vi kun har været begrænset til en afdeling og ikke fuldt ud har udforsket dette fantastiske mesterværk."

Oversigt over den samlede oplevelse

PaperOffice DMS har opfyldt alle de nødvendige kriterier og kortlægger i dag det komplette digitale dokumentflow i patriarkatet.

Indtil videre er alle dokumenter optaget med højtydende scannere og opbevaret digitalt i PaperOffices elektroniske arkiv. Samtidig overføres indgående og eksisterende e-mails direkte til PaperOffice DMS og linkes til arkiverede dokumenter.

Patriatets administrationspersonale kan derefter få adgang til dokumenter og e-mails via PaperOffice-brugergrænsefladen og ved at indtaste forskellige søgeord - en fuldtekstsøgning er også tilgængelig.

Takket være den konsekvente brug af DMS var patriarkatet i stand til betydeligt at reducere den behandlingstid, der kræves for fakturaer og andre typer dokumenter.