Patriarkatet i Lissabon
Pedro Silva, administrativ assistent for patriarkatet i Lissabon
Udfordringen
Patriarkatet i Lissabon (latin: Patriarchatus Olisiponensis) er et romersk rite metropolit ærkebispedømme i den katolske kirke med base i Lissabon, hovedstaden i Portugal. Hans ærkebiskops katedral er den patriarkalske katedral St. Maria Maggiore i Lissabon.
Bispedømmet Lissabon blev ophøjet til ærkebispedømme den 10. november 1394. 1716 modtog den af pave Clemens XI. patriarkatets titel.
PaperOffice DMS bruges af Lissabon-patriarkatet til at centralisere og organisere information fra flere kilder og til at minimere tiden og omkostningerne ved at opretholde et fysisk arkiv. Adgangen til oplysningerne er digital.
Således er patriarkatets dokumenter fra områder med personlige, faste ejendoms- og kontodokumenter fra 285 sogne , der tilhører patriarkatet i Lissabon og yderligere 450 institutioner , der er afhængige af biskoppen, gradvist blevet fuldstændig digitaliseret i PaperOffice DMS.
Indledende position
Den digitale transformation og begrebet "digitalisering" har været på alles læber senest siden pandemien og er nu ikke længere en valgfri betingelse for mange virksomheder, men en nødvendighed.
Emnet digital videreudvikling er også fast forankret i lokalsamfundene og kirkerne. For selv i en kirke som patriarkatet i Lissabon afventer der omfattende administrative opgaver, som tidligere blev udført manuelt og på en analog måde.
Eksisterende problemer og opgaver
Tidligere var hele patriarkatets system baseret på papir. Men med de eksisterende og daglige indgående dokumenter nåede det manuelle system sine grænser.
Hele strømmen af information er blevet mere inkonsekvent. Den vigtigste opgave var at bringe de analoge og digitale enheder sammen. Papirdokumenter skulle digitaliseres og bringes sammen med andre oplysninger, såsom de tilhørende e-mails.
Digitization is omnipresent - also in the church
"Vi ønskede at centralisere og organisere information fra flere kilder for at minimere tiden og omkostningerne ved at vedligeholde et fysisk arkiv, men med digital adgang."
minder om Pedro Silva, administrativ medarbejder i patriarkatet i Lissabon.
Hvorfor patriarkatet i Lissabon valgte PaperOffice DMS
På grund af de eksisterende udfordringer var Pedro Silva, administrativ medarbejder i patriarkatet, på udkig efter et dokumenthåndteringssystem (DMS), der ville muliggøre sikker og tilpasningsdygtig datalagring. En simpel integration af alle arbejdsstationer på administrationskontoret, herunder dem, der arbejder eksternt, skal løses med ukompliceret software.
"Vi var på udkig efter en fremtidssikret løsning, der i første omgang kunne implementere alle vores krav, men samtidig tilbød nem skalerbarhed og et godt cost-benefit-forhold og kunne opgraderes til andre afdelinger i fremtiden."
Ud over PaperOffice DMS testede Pedro Silva andre softwareprodukter fra andre systemhuse og undersøgte i første omgang forskellige softwaretilbud i forhold til dokumenthåndtering.
Mr. Silva understreger, at et passende system har været søgt i lang tid. Ingen af de tidligere testede softwareleverandører var dog skalerbare eller fleksible nok til det job, et dokumenthåndteringssystem skulle udføre.
"De fleste af løsningerne tilbyder ikke den nemme måde at oprette en database på, som PaperOffice DMS gør, fordi de kun bruger en sky, der tilbyder en serverløsning."
Den endelige beslutning om at bruge PaperOffice til dokumenthåndtering i patriarkatet i Lissabon blev besluttet af følgende grunde:
1. Datalagring og tilgængelighed. Central og nem adgang til alle relevante dokumenter og mulighed for, at flere parter samarbejder om det samme dokument.
Et internt, centralt lager, der kan tilgås af alle medarbejdere. Dataene bør ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrugercomputer.
Løsningen: En database blev oprettet på NAS, Network Attached Storage. Denne database blev integreret i PaperOffice DMS, og alle data fra patriarkatet blev gemt.
Dette opfylder fuldstændigt de juridiske krav til sikkerhedskopiering af data.
Som et team på 3 på administrationskontoret, takket være PaperOffice DMS-integrationen, arbejder to administrationsmedarbejdere eksternt og har pålidelig adgang til dokumentationen på en enkel og klar måde.Pedro Silva var meget tilfreds med løsningen uden en ekstern sky og dermed uden tredjepartsudbydere, som kan være underlagt regeringsindgreb og øge risikoen for hackerangreb.
Som et team på 3 på administrationskontoret, takket være PaperOffice DMS-integrationen, arbejder to administrationsmedarbejdere eksternt og har pålidelig adgang til dokumentationen på en enkel og klar måde.Pedro Silva var meget tilfreds med løsningen uden en ekstern sky og dermed uden tredjepartsudbydere, som kan være underlagt regeringsindgreb og øge risikoen for hackerangreb.
2.Værdi for pengene. Softwaren skal have et godt forhold mellem pris og ydelse.
Det var meget vigtigt for patriarkatet i Lissabon, at softwaren efter en indledende investering let og let kunne skaleres til andre afdelinger, og at dette ikke ville medføre høje omkostninger.
Løsningen: PaperOffice DMS tilbydes i forskellige prismodeller, der giver brugerne mulighed for at tage den mest fordelagtige form for dem.
På denne måde kan brugerne i første omgang bruge testversionen uforpligtende og gratis og derefter om nødvendigt udvide den til deres eget firma / kommune uden at miste eksisterende data.
På denne måde kan brugerne i første omgang bruge testversionen uforpligtende og gratis og derefter om nødvendigt udvide den til deres eget firma / kommune uden at miste eksisterende data.
Antallet af købte brugerlicenser kan til enhver tid øges. På denne måde kan patriarkatet undgå overdreven kapitalforpligtelse.
3. Let at håndtere. Softwaren skal være selvforklarende og kræve så lidt træning som muligt, men samtidig være forberedt på fremtiden.
Løsningen: PaperOffice DMS er grundlæggende meget struktureret og har en grafisk grænseflade, der guider brugeren trin for trin. Derudover er der ekstra tutorials og videoer til alle funktioner, der kan kaldes direkte til support.
På den måde kan eksterne konsulenter undgås. PaperOffice DMS tilbyder naturligvis også individuel træning til modulerne, hvis det ønskes. Men baseret på erfaringerne fra Lissabon-patriarkatet er PaperOffice stort set selvforklarende.
Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen behøver at rejse nogen steder for at træne. Alle kan definere tidsrammen for at lære menunavigationen selv efter behov, og med hensyn til fremtiden er PaperOffice DMS godt placeret takket være sin modulære struktur.
"Vi valgte PaperOffice DMS, fordi vi personligt testede softwaren og var imponerede over brugervenligheden Integration i Windows-miljøet og en ren brugergrænseflade til at arbejde med inspirerer."
4. Hentbarhed og tidsbesparelser. En enklere måde blev søgt at digitalisere analoge dokumenter og nemt finde dem igen, når det var nødvendigt.
Løsningen: Kernesegmentet i PaperOffice DMS er digitaliseringen af analoge dokumenter. Alt hvad du behøver er en scanner med en grænseflade til computeren og PaperOffice DMS. Dokumenter scannes ikke bare. De konverteres til redigerbar tekst af integreret OCR-software og gemmes automatisk korrekt.
Takket være den integrerede AI-funktion kan hvert dokument undervises, alt ønsket indhold kan udvindes målrettet og gemmes med nøgleord på en fuldautomatisk måde.
PaperOffice DMS tilbyder præcis, hvad patriarkatet ledte efter.
Top 3 liste over funktioner,
at PaperOffice DMS klarer sig bedre end andre
- 1. Tekstgenkendelse (OCR) og søgning efter dokumenter
- 2. Integration og forbindelse til database på NAS
- 3. Let at bruge og selvforklarende grænseflade
Hvordan blev PaperOffice DMS integreret?
I tider med pandemien besluttede patriarkatet at arkivere daglige dokumenter og e-mails i PaperOffice DMS.
Takket være en kraftig scanner og scannerforbindelsen i PaperOffice kunne konverteringen af de analoge papirer begynde. Alle dokumenter blev gradvist læst og digitaliseret via PaperOffice OCR-scannergrænsefladen. Der oprettes et søgeordsindeks for hvert dokument, mens det læses i, som kan bruges til at finde det på et øjeblik ved hjælp af PaperOffice-søgemaskinen.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Eksisterende mapper i de hængende filer blev overtaget 1:1 og simpelthen konverteret til "digitale mapper".
Alle eksisterende e-mails blev gemt direkte i PaperOffice DMS, kunne knyttes til eksisterende dokumenter og behøver ikke at blive udskrevet på papir i fremtiden. Og alle indgående e-mails arkiveres automatisk til PaperOffice ved mappeovervågning via opsætning af regelstyring
Siden brugen af PaperOffice DMS er papirforbruget faldet mærkbart.
Hvad er de næste skridt?
Det næste skridt, som patriarkatet i Lissabon planlægger, er at digitalisere det eksisterende fysiske arkiv inden år 2021 og udvide brugen af PaperOffice DMS til andre områder / afdelinger i patriarkatet.
Derudover vil patriarkatet i vid udstrækning automatisere dokumentarkivering takket være brugen af KI PIA.
"Vi er begejstrede efter at have arbejdet med PaperOffice DMS i halvandet år, selvom vi kun har været begrænset til en afdeling og ikke fuldt ud har udforsket dette fantastiske mesterværk."
Top 3 liste over hovedproblemer,
PaperOffice DMS løst
- 1. Del, behandl og organiser dokumenter bedre
- 2. Reduktion i udskrivningsomkostninger og fysisk arkivstørrelse, da næsten alle kopier tidligere er blevet trykt
- 3. Bedre tidsstyring og opgavestyring på grund af interne meddelelser fra PaperOffice gennem briefingen
Oversigt over den samlede oplevelse
PaperOffice DMS har opfyldt alle de nødvendige kriterier og kortlægger i dag det komplette digitale dokumentflow i patriarkatet.
Indtil videre er alle dokumenter optaget med højtydende scannere og opbevaret digitalt i PaperOffices elektroniske arkiv. Samtidig overføres indgående og eksisterende e-mails direkte til PaperOffice DMS og linkes til arkiverede dokumenter.
Patriatets administrationspersonale kan derefter få adgang til dokumenter og e-mails via PaperOffice-brugergrænsefladen og ved at indtaste forskellige søgeord - en fuldtekstsøgning er også tilgængelig.
Takket være den konsekvente brug af DMS var patriarkatet i stand til betydeligt at reducere den behandlingstid, der kræves for fakturaer og andre typer dokumenter.
