Automatisering af forretningsprocesser inden for ejendomsadministration og ejendomsadministration
PaperOffice DMS til ejendomsadministration og ejendomsadministratorer muliggør effektiv håndtering af elektronisk arkivering af lejer- og ejendomsdossierer og hurtig behandling af forespørgsler og er forudsætningen for din virksomheds effektivitet og succes.
Pro tip:
Vigtige dokumenter i eksisterende papirform, såsom lejekontrakter, forsyningsregninger, byggefiler, begivenheder, kommercielle dokumenter, meddelelser erstattes af elektroniske dokumenter takket være digitalisering og optimerer dermed alle arbejdsprocesser maksimalt.Oplysninger om alle bygninger, samarbejdspartnere, lejere osv. er tilgængelige umiddelbart tilgængelige efter behov takket være PaperOffice DMS.
Digitalisering inden for ejendomsadministration og ejendomsadministration
Inden for ejendomsadministration og ejendomsadministration er der et stort antal forskellige dokumenter, der skal administreres:
Lejekontrakter, supplerende omkostningsopgørelser, byggesager, arrangementer, forretningsdokumenter, anmeldelser og meget mere. Derfor er ejendomsadministratorer og ejendomsselskaber dem, der drager stor fordel af brugen af passende dokumenthåndteringssoftware.
Vigtige dokumenter genereres hver dag af ejendomsadministratorer. Disse skal alle tildeles den korrekte boligejendom, lejer, udlejer, ejendom.
Alle disse dokumenter skal digitaliseres, hvis de ankommer i papirform, kræver struktureret arkivering, opgave- og arbejdsgangstildeling og skal være umiddelbart tilgængelige efter behov.
Derudover er hvert dokument klassificeret efter dets type og kan tildeles personer og objekter, som du så endda kan få adgang til på farten, uanset enhed. Du har alle oplysninger og dokumenter om alle bygninger, samarbejdspartnere, lejere mv. klart på ét sted, nemlig din database.
Det er meget vigtigt, at vigtige frister overholdes, og at der træffes retlige foranstaltninger til opbevaring af dokumenter.
For at løse mange eksisterende administrative problemer inden for ejendomsadministration bør PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet implementeres.
PaperOffice DMS giver dig en klar struktur i dine dokumenter og hjælper dig med at klare strømmen af oplysninger.
PaperOffice eliminerer alle tidskrævende flaskehalse og skaber et klart overblik over vigtige dokumenter som kontrakter eller breve ved at administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Du kan også drage fordel af digitale administrative opgaver og holde øje med alle leje- og servicekontrakter, officiel korrespondance, som sættes på genindsendelse eller tildeles medarbejdere ved opgavetildeling.
Automatiser dine forretningsprocesser
Intet andet land i EU har flere indbyggere end Tyskland, og med 234 personer pr. kvadratkilometer har det den tredjehøjeste befolkningstæthed i Europa efter Holland og Belgien, med undtagelse af Monaco. Omkring 37 millioner bygninger er spredt over et areal på 357.588 kvadratkilometer. Lidt over halvdelen af ejendommene bruges som boligareal, alle andre ejendomme bruges kommercielt eller offentligt. Anslået 8 millioner ejendomme forvaltes af ejendomsadministratorer eller ejendomsadministratorer.
Bag det imponerende antal på 8 millioner forvaltede genstande er der en betydelig mængde vedligeholdelsesarbejde, som ikke kun skyldes de aktiviteter, der kræves for at holde bygningen i drift, men også fra de bestemmelser, forordninger og love, der er nye næsten hvert år. Fast ejendom i Tyskland er dels underlagt statsretten og dels forbundslovgivningen. Men listen over ting, der er en del af den daglige forretning med ejendomsadministration, er overraskende omfattende, såsom:
- Leje
- Leje
- Erklæring om servicegebyr
- Inkasso
- Administration af depositum
- Forvaltning af lejeindtægter
- Sælg / Køb
- Renovering
- Renovering
- Reparationer
- Vedligeholdelse af faciliteter
- Vedligeholdelse af ejendom
- Vinter service
- Varme / El / Vand / Affald
- Skatteret
- Forsikring
- Tinglyst
Bag hvert enkelt udtryk på denne liste er der ofte et stort antal meget forskellige processer. Selvfølgelig er der ejendomsadministrationsselskaber, der kun er begrænset til et område, såsom eksklusiv forvaltning af udlejningsejendomme eller det rene køb og salg eller forvaltning af ejendom, der ejes af et ejerfællesskab. Men uanset hvilket segment opgaverne er så forskellige, at enhver ejendomsadministrator har brug for effektiv dokumenthåndtering.
Det er PaperOffice DMS, en dokumenthåndteringssoftware, der kan gøre meget mere end bare at administrere dokumenter.
Men hvad betyder effektiv for ejendomsadministratorer?
Den største sektor af de 8 millioner ejendomme under forvaltning, der er nævnt ovenfor, er lejede lejligheder efterfulgt af kontorlokaler. Det betyder, at der afhængigt af typen er faste omkostninger, der skal betales kvartalsvis, halvårligt eller årligt. Indkomst er derimod normalt månedlig. Afhængigt af den administrerede beholdning betyder det at opretholde hundreder til tusinder af konti, som alle har specifikke frister og kræver yderligere administration, når der sker ekstraordinære ændringer. Derudover er der korrekt bogføring af indtægter og udgifter.
Ekstraordinære begivenheder omfatter f.eks. huslejerestancer. Pointen her er at beregne de renter, der er påløbet, indtil betaling er foretaget, men også at overholde forældelsesfrister og træffe passende foranstaltninger.
- Administrationen kan også medtage planer, der viser grundarealer i skala og om nødvendigt stilles til rådighed for byggefirmaer til renovering eller renovering.
- Bevis for korrekt investering af indlånsmidler kræver også korrekt regnskab og præsentation til enhver tid.
- Foretag ændringer i lejeloven eller arealerhvervelsen i god tid og vær således forberedt på det tidspunkt, hvor de træder i kraft.
Dette er blot fire eksempler på, hvad et godt dokumenthåndteringssystem kan gøre, såsom PaperOffice DMS.
PaperOffice skelner ikke mellem dokumenttyperne, uanset om du har brug for hjælp til at administrere kontrakter, processkrifter og e-mail-korrespondance: Takket være PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet digitaliseres dine tidligere processer i din virksomhed, hvilket gør dem mere effektive, gennemsigtige og betydeligt mere fleksible.
For uanset i hvilken form dokumenterne ankommer til virksomheden, hvad enten det er som papirdokumenter, PDF-filer, e-mails eller fotos, arkiveres og gemmes de automatisk i en sikker database.
Vigtige kontrakter kan således anerkendes og opsiges i god tid eller genforhandles. Dokumentudgivelse med digital signatur og e-mail-meddelelse i stedet for langsom papirpost, usikker e-mail bidrager til kundeloyalitet.
De grundlæggende rammer for digital transformation inden for ejendomsadministration og fast ejendom
Takket være den integrerede AI udløses automatiske regler. Denne AI sorterer automatisk dokumenterne i mapper som "Faktura" og "Følgesedler", gemmer passende nøgleord og udløser den digitale arbejdsgang, der er gemt for den respektive dokumenttype.
PaperOffice opfylder de højeste sikkerhedsstandarder såsom autorisationsstyring eller tildeling af adgangstilladelser. Brugeren definerer de enkelte arbejdstrin nøjagtigt, som de ville køre, for eksempel "optagelse", "kontrol", "frigivelse" og "booking" af fakturaer.
Ansvaret kan ikke kun tildeles individuelle personer, men også til brugergrupper som "Regnskab" eller "Produktion", så en kollega kan træde til med det samme, hvis en medarbejder er fraværende.
OCR-teknologien genkender ikke kun dokumentets indhold, men også alle skatterelevante datafelter såsom dokumentnummer, dato, netto, skat og bruttobeløb. De importerede data er tilgængelige til styring af evalueringer, betalingstransaktioner og finansiel regnskab. Dette sparer trættende indgangsarbejde og reducerer bogføringsfejl.
Med et enkelt museklik kan dataene inklusive arkiveringsstedet eksporteres til din kunde, skattekonsulent eller omvendt.
Løsningen: dokumenteret knowhow
Giver det ikke mening at bruge styringssoftware i praksis med det samme? der ikke kun opfylder alle krav, men også er let at lære og billigt?
PaperOffice DMS er den gennemprøvede komplette løsning til digitalt arbejde og med over 20 års markedserfaring en af de første DMS-pionerer.
Workflowløsninger og AI-integritet – ALT-I-EN-løsningen med PaperOffice DMS
Virksomheder inden for ejendomsadministration og ejendomsadministratorer skal behandle dokumenter i alle forretningstransaktioner. Den konstante videreudvikling af forretningsmodeller skaber hele tiden nye udfordringer. Det, de har brug for, er et godt dokumenthåndteringssystem.
PaperOffice DMS er den rigtige software, fordi den har alt, hvad møbel- og fremstillingsindustrien har brug for, såsom:
- Opbevaring af dokumenter i alle digitale formater i overensstemmelse med principperne i GDPR/li>
- Funktioner til indsendelse og genindsendelse af forsinkede dokumenter, der kræver handling
- En selvlærende datalagringsfunktion med tagging og intern søgemaskine
- Automatisk tildeling af nyligt tilføjede dokumenter til den korrekte mappe
- Enkel databaseoprettelse og databaseforbindelse, herunder individuelt tilpasselig maske
- Automatiseret skabelonoprettelse til gentagne processer og operationer
Revisionskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS opfylder teknisk set de juridiske krav i GoBD, GDPdU og DSGVO
PaperOffice-arbejdsgangsfunktionen forenkler kommunikationen. Den procesorienterede dokumenthåndtering sikrer, at disse dokumenter forbliver opdaterede med lidt indsats. PaperOffice DMS giver dig mulighed for nemt at tage hensyn til gældende opbevarings- og sletningsperioder . Digitale arbejdsgange integreres i forretningsprocesserne, hvilket sikrer compliance af de væsentlige procestrin og dermed compliance.
PaperOffice understøtter dette med et omfattende opgave- og workflowmodul.
På denne måde kan visse proceskæder oprettes, og eksisterende operationelle processer kan defineres på elektroniske dokumenter og delvist udføres automatisk.
Dette repræsenterer fejlfri procesoptimering, fordi opgaven ikke kun kan tildeles medarbejdere med specifikke brugerrettigheder og færdiggørelsesperioder, kræve digital frigivelse, men også automatisk udløse yderligere handlinger, såsom e-mail-meddelelser eller dokumentstatusændringer.
På denne måde kan relevante metadata også gemmes efter arkiveringsprocessen af dokumenter. Ud over dokumenttypen kan arkiveringsperioden og de tilknyttede kundeoplysninger angives.
Møbelindustrien og produktionsbranchen drager fordel af digital dokumenthåndtering
Dokumenthåndteringssystemet tillader separat oprettelse af databaser for hvert enkelt område og kan oprette links på samme tid. Analoge dokumenter, såsom indsendte håndværkerfakturaer, scannes med PaperOffice DMS og gemmes både som foto og som konverteret tekst ved hjælp af OCR-software. Alle eksisterende data, for eksempel om en lejer, kan vises klart og utvetydigt, hvorfor der ikke skal medbringes filer til udenhusaftaler. Den AI-styrede databaseadministration opretter skabeloner ud fra stamdata eller statistisk anvendelige lister efter behov.
Samtidig opretholdes den nødvendige databeskyttelse gennem hierarkisk adgangskodestyring og 1024-bit kryptering.
Optimer din arbejdstid med op til 7,5 % sammenlignet med papirbaseret arbejde takket være brugen af PaperOffice DMS.
Spar tid på at finde, dirigere og dele dokumenter.
Med digitale frimærker kan dokumenter suppleres med yderligere oplysninger og endda kontrollere detaljerede arbejdsgange. Til gengæld sikrer opgave- og arbejdsgangsfunktionen, at deadlines overholdes og gennemføres.
Det fremragende forhold mellem pris og ydelse i PaperOffice DMS samt den enkle implementering i eksisterende Microsoft-operativsystemer og den intuitive lærbarhed gør softwaren til en uundværlig hjælper i ethvert hus eller ejendomsadministration på kort tid, uanset hvor stor lagerbeholdningen, der skal administreres, er.
FAQs
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Digitalisering inden for ejendomsadministration og ejendomsadministration":
Hvordan kan medarbejdere få adgang til PaperOffice?
På grund af den decentrale og moderne programarkitektur kan PaperOffice bruges på næsten enhver enhed - fra klassiske pc'er til smartphones / tablets til fjernsyn.
Hvad sker der med dataene, hvis PaperOffice ikke findes?
Det sker ikke, men for at berolige dig: Du kan eksportere dine data NÅR som helst, fordi PaperOffice er baseret på en åben databasestruktur, kan du til enhver tid få adgang til dine data.
Emnedatabeskyttelse: Hvor gemmes alle dokumenter?
PaperOffice gemmer alle dokumenter internt med kryptering på højt niveau, hvilket gør det immunt over for f.eks. datatyveri og overstiger alle GDPR- og GOBD-krav.
Undgå fejl: Gem ALDRIG dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses præcist til specifikationerne?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tilsigtede anvendelse for at sikre problemfri integration i eksisterende processer og systemer. Selv programgrænsefladen kan designes fuldt ud og frit tilpasses.
Konklusion
PaperOffice DMS understøtter ejendomsadministration og ejendomsadministration og tilbyder passende grænseflader til anden software, API-forbindelser og kan til enhver tid udvides efter dine ønsker. Softwaren er let at lære og kan let integreres i hverdagens praksis uden at forårsage fravær til træningsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at bruge en NAS (netværksunderstøttet datalagring) med en backupfunktion, så vigtige data hverken går tabt eller udspionerer i tredjepartsskyer.
I sidste ende imponerer PaperOffice DMS med et meget godt forhold mellem pris og ydelse og enorm knowhow gennem over 20 års praktisk erfaring.