Digitale specialistløsninger til advokater og advokatfirmaer
Automatisering af forretningsprocesser og procesoptimering er forudsætningerne for effektivitet og succes. Behovet for det er ikke længere en valgfri luksus, men et must for at forblive konkurrencedygtig på lang sigt.
Pro tip:
Vigtige dokumenter i eksisterende papirform, såsom processkrifter, klientdokumenter, udkast, eksterne retsbreve, forskning, ekspertudtalelser erstattes af elektroniske dokumenter takket være digitalisering og optimerer dermed alle arbejdsprocesser maksimalt.PaperOffice muliggør ikke kun dokumenthåndtering, men gør det også muligt med øjeblikkelig adgang til opdaterede og nøjagtige klientfiler.
Digitalisering for advokatfirmaer, advokater og managementkonsulenter
Med dagens strøm af digitale data og papirdata er det vigtigt at sikre, at vigtige dokumenter ikke går tabt og er tilgængelige på det rigtige tidspunkt.
Advokater, juridiske afdelinger, advokatfirmaer og ledelseskonsulenter samt notarer drager stor fordel af brugen af passende datahåndtering.
Vigtige dokumenter akkumuleres dagligt i advokatfirmaer: processkrifter, klientdokumenter, udkast, eksterne retsbreve, forskning, ekspertudtalelser og meget mere. Disse ankommer ikke kun med posten, mange klientbreve ankommer også via e-mail.
Alle disse dokumenter skal digitaliseres, hvis de ankommer i papirform, kræver struktureret arkivering, opgave- og arbejdsgangstildeling og skal være umiddelbart tilgængelige efter behov.
Fordi de meget tekniske processer i bilindustrien kræver en perfekt informationsstrøm og struktureret udførelse. De nødvendige fordele kan kun opnås takket være digitaliseringen.
Det er meget vigtigt, at vigtige frister overholdes, og at der træffes retlige foranstaltninger til opbevaring af dokumenter.
PaperOffice DMS giver dig en klar struktur i dine dokumenter og hjælper dig med at klare strømmen af oplysninger.
PaperOffice eliminerer alle tidskrævende flaskehalse og skaber et klart overblik over vigtige dokumenter som kontrakter eller breve ved at administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Arbejd effektivt takket være digitalisering
At have ret og få ret er ikke altid det samme. Situationen ligner iværksætterbeslutninger om, hvilken vej der skal tages for en vellykket fremtid. De brancher, der beskæftiger sig med at hjælpe deres kunder med at få deres rettigheder eller finde den rigtige vej for virksomheden, er advokater og ledelseskonsulentfirmaer.
Advokater som medlemmer af offentlig ret har en særlig status, men også et særligt ansvar. I ledelseskonsulenthuse er der for eksempel ofte også advokater ud over ingeniører og erhvervsøkonomer. I en meget kompleks social og økonomisk struktur som den i Tyskland ledsages stort set hvert skridt af mulige juridiske konsekvenser. Sandsynligvis er det vigtigste fundament for disse strukturer den ideelt set komplette dokumentation af alle processer.
Det er præcis, hvad PaperOffice DMS er, en dokumenthåndteringssoftware, der kan gøre meget mere end bare at administrere dokumenter.
PaperOffice skelner ikke mellem dokumenttyperne, uanset om du har brug for hjælp til at administrere klientkontrakter, briefs, gebyropgørelser, vurderinger og e-mail-korrespondance: Tak Med dokumenthåndteringssystemet PaperOffice digitaliseres dine tidligere processer i dit advokatfirma eller firma, hvilket gør dem mere effektive, gennemsigtige og betydeligt mere fleksible. PaperOffice opfylder de højeste sikkerhedsstandarder såsom autorisationsstyring eller tildeling af adgangsrettigheder.
Der er ingen vej uden om automatisering for advokater og managementkonsulenter
For advokater og ledelseskonsulentfirmaer betyder det, at der skal vedligeholdes en meget omfattende klient- eller kundefil, som også skal have nogle få særlige funktioner. For eksempel skal principperne i GDPR overholdes, og selvfølgelig er advokater bundet af den absolutte tavshedspligt, som ikke kun gælder for mundtlige erklæringer, men også for sikker opbevaring af dokumenter, der er beskyttet mod uautoriserede personer. Der er også en forpligtelse til at overholde juridiske og kontraktligt aftalte frister.
I nogle tilfælde kan manglende overholdelse af disse frister have strafferetlige konsekvenser, men for det meste kun civile konsekvenser. For managementkonsulentfirmaer er beskyttelsen af deres kunders forretningshemmeligheder også af afgørende betydning.
PaperOffice opfylder de højeste sikkerhedsstandarder såsom autorisationsstyring, forskellige adgangsniveauer og tildeling af adgangstilladelser. Brugeren definerer de enkelte arbejdstrin på nøjagtig samme måde, som de udføres i virksomheden, for eksempel "optagelse", "kontrol", "frigivelse" og "booking" af fakturaer.
Ansvaret kan tildeles ikke kun enkeltpersoner, men også til brugergrupper som "Regnskab" eller "Lejeadvokater", så en kollega kan træde til med det samme, hvis en medarbejder er fraværende.
OCR-teknologien genkender ikke kun dokumentets indhold, men også alle skatterelevante datafelter såsom dokumentnummer, dato, netto, skat og bruttobeløb. De importerede data er tilgængelige til styring af evalueringer, betalingstransaktioner og finansiel regnskab. Dette sparer trættende indgangsarbejde og reducerer bogføringsfejl.
Med et enkelt museklik kan dataene inklusive arkiveringsplaceringen eksporteres til din klient eller omvendt. Disse kan også forsynes med adgangskoder.
Løsningen: dokumenteret knowhow
Giver det ikke mening at bruge styringssoftware i praksis med det samme? der ikke kun opfylder alle krav, men også er let at lære og billigt?
PaperOffice DMS er den gennemprøvede komplette løsning til digitalt arbejde og med over 20 års markedserfaring en af de første DMS-pionerer.
Perfekte arbejdsgange for advokater og managementkonsulenter
I Tyskland er der i øjeblikket omkring 150.000 individuelle regler fra føderale og statslige love og regler. Alle områder af det sociale og økonomiske liv er reguleret. For at mestre junglen af paragraffe har advokater specialiseret sig i bestemte områder ligesom ledelseskonsulentfirmaer, og alligevel er der ingen advokat eller ledelseskonsulent, der kender alle de juridiske krav i hans eller hendes særlige område. Især da nye love eller domme konstant ændrer den nuværende situation til enhver tid. Det har brug for den rigtige software, der er i stand til at lære, hurtigt og sikkert.
PaperOffice DMS er den rigtige software, fordi den kommer med alt, hvad advokater og ledelseskonsulentfirmaer har brug for, for eksempel:
- Opbevaring af dokumenter i alle digitale formater i overensstemmelse med principperne i GDPR
- Funktioner til indsendelse og genindsendelse af forsinkede dokumenter, der kræver handling
- En selvlærende datalagringsfunktion med tagging og intern søgemaskine
- Automatisk tildeling af nyligt tilføjede dokumenter til den korrekte mappe
- Enkel databaseoprettelse og databaseforbindelse, herunder individuelt tilpasselig maske
- Automatiseret skabelonoprettelse til gentagne processer og operationer
Digital transformation med PaperOffice DMS revolutionerer den juridiske sektor
PaperOffice-arbejdsgangsfunktionen forenkler kommunikationen mellem sekretariatet og advokaterne. Den procesorienterede dokumenthåndtering sikrer, at disse dokumenter forbliver opdaterede med lidt indsats.
PaperOffice understøtter dette med et omfattende opgave- og workflowmodul.
På denne måde kan visse proceskæder oprettes, og eksisterende operationelle processer kan defineres på elektroniske dokumenter og delvist udføres automatisk.
Dette repræsenterer fejlfri procesoptimering, fordi opgaven ikke kun kan tildeles medarbejdere med specifikke brugerrettigheder og færdiggørelsesperioder, kræve digital frigivelse, men også automatisk udløse yderligere handlinger, såsom e-mail-meddelelser eller dokumentstatusændringer. Hvilket er et absolut MUST i den juridiske sektor.
Digitalisering med PaperOffice giver enorme fordele
Optimer din arbejdstid med op til 7,5 % sammenlignet med papirbaseret arbejde takket være brugen af PaperOffice DMS.
Spar tid på at finde, dirigere og dele dokumenter.
Selvfølgelig tillader PaperOffice DMS migrering og integration af eksisterende digitale data fra eksisterende softwareløsninger.
Samtidig er PaperOffice DMS grænsefladen mellem analog og digital. Ved hjælp af sin scanningsfunktion kan softwaren læse analoge dokumenter, planer og fotos ind i systemet og digitalisere dem ved hjælp af scannere, men også optagelser fra mobiltelefoner, hvorved tekster konverteres til skrift ved hjælp af OCR og kan ændres i Office-programmer.
Tidsstempler og versionering sikrer, at det digitale dokument svarer til den analoge original.
PaperOffice DMS er ikke kun omfattende i sine funktioner, men også let at lære, styret af videotutorials, men også af individuel rådgivning og træning, hvis det ønskes. Alt dette til et rigtig godt forhold mellem pris og ydelse.
FAQs
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Digitalisering for advokatfirmaer, advokater og managementkonsulenter":
Hvordan kan medarbejdere få adgang til PaperOffice?
På grund af den decentrale og moderne programarkitektur kan PaperOffice bruges på næsten enhver enhed - fra klassiske pc'er til smartphones / tablets til fjernsyn.
Hvad sker der med dataene, hvis PaperOffice ikke findes?
Det sker ikke, men for at berolige dig: Du kan eksportere dine data NÅR som helst, fordi PaperOffice er baseret på en åben databasestruktur, kan du til enhver tid få adgang til dine data.
Emnedatabeskyttelse: Hvor gemmes alle dokumenter?
PaperOffice gemmer alle dokumenter internt med kryptering på højt niveau, hvilket gør det immunt over for f.eks. datatyveri og overstiger alle GDPR- og GOBD-krav.
Undgå fejl: Gem ALDRIG dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses præcist til specifikationerne?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tilsigtede anvendelse for at sikre problemfri integration i eksisterende processer og systemer. Selv programgrænsefladen kan designes fuldt ud og frit tilpasses.
Konklusion
PaperOffice DMS understøtter advokater og managementkonsulenter og tilbyder passende grænseflader til anden software, API-forbindelser og kan til enhver tid udvides efter dine ønsker. Softwaren er let at lære og kan let integreres i hverdagens praksis uden at forårsage fravær til træningsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at bruge en NAS (netværksunderstøttet datalagring) med en backupfunktion, så vigtige data hverken går tabt eller udspionerer i tredjepartsskyer.
I sidste ende imponerer PaperOffice DMS med et meget godt forhold mellem pris og ydelse og enorm knowhow gennem over 20 års praktisk erfaring.