Automatisering af forretningsprocesser i den offentlige forvaltning og myndigheder
PaperOffice DMS til offentlige institutioner og myndigheder muliggør effektiv håndtering af alle typer dokumenter samt hurtig behandling af henvendelser og er forudsætningen for effektivitet og succes i administrationen.
Pro tip:
Skriftlige dokumenter, kontrakter, udkast, forskning, ekspertudtalelser og meget mere erstattes af elektroniske dokumenter takket være digitalisering og optimerer dermed alle arbejdsprocesser maksimalt.Ved hjælp af dokumenthåndteringsløsningen gemmer og arkiverer du alle oplysninger på en central platform på en revisionssikker måde.
Digitalisering i den offentlige forvaltning og myndigheder
Fra skattekontoret til KITA, lokale myndigheder, myndigheder eller offentlig transport til vejvedligeholdelsesafdelingen.
Officielle og offentlige institutioner forbinder og stabiliserer også strukturer i kommuner, byer, distrikter og også føderale stater, op til Forbundsrepublikken Tyskland som et politisk samfund.
Dokumenter og data oprettes i mange forskellige afdelinger af myndigheden. Sådan genereres vigtige dokumenter hver dag:
Skrifter, kontrakter, udkast, forskning, ekspertudtalelser og meget mere. Disse ankommer ikke kun med posten, mange dokumenter ankommer også via e-mail.
Alle disse dokumenter skal digitaliseres, hvis de ankommer i papirform, kræver struktureret arkivering, opgave- og arbejdsgangstildeling og skal være umiddelbart tilgængelige efter behov.
Derudover er hvert dokument klassificeret efter dets type og kan tildeles personer og objekter, som du så endda kan få adgang til på farten, uanset enhed. Så du har alle oplysninger og dokumenter om alle oplysninger klart på ét sted, nemlig din database.
Ved hjælp af dokumenthåndteringsløsningen gemmer og arkiverer du alle oplysninger på en central platform på en revisionssikker måde.
For at løse mange eksisterende administrative problemer inden for ejendomsadministration bør PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet implementeres.
På denne måde kan det daglige arbejde forenkles, optimeres og forbedres ved hjælp af digitalisering. PaperOffice DMS giver dig en klar struktur i dine dokumenter og hjælper dig med at klare strømmen af oplysninger.
PaperOffice eliminerer alle tidskrævende flaskehalse og skaber et klart overblik over vigtige dokumenter som kontrakter eller breve ved at administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Du kan også drage fordel af digitale administrative opgaver og holde øje med officiel korrespondance, der sættes på genindsendelse eller tildeles medarbejdere ved opgavetildeling.
Alle oplysninger er tilgængelige med det samme
God dokumenthåndteringssoftware kan ikke træffe politiske beslutninger, men det kan være til stor hjælp på mange områder af den offentlige administration i forskellige processer, fordi langt de fleste såkaldte administrative filer ikke har suveræn prioritet.
Bortset fra det behøver digitale dokumenter ikke at erstatte originalerne, men de gør arbejdet lettere.
Med PaperOffice DMS kan dokumenter digitaliseres i mange myndigheder og offentlige institutioner og arkiveres centralt på en sådan måde, at der kan gives adgang fra enhver computer uden at skulle gå i arkivet eller først undersøge, hvilken/ din kollega der i øjeblikket behandler filen.
PaperOffice DMS digitaliserer ikke kun analoge dokumenter, dokumenthåndteringssoftwaren gemmer enhver ændring af dokumentet i kronologisk rækkefølge. Originalen forbliver upåvirket. Arbejdsgangsfunktionen kan f.eks. bruges til at tildele bestemte aktiviteter under projektarbejdet, og hver medarbejder holder overblik over den aktuelle status.
Samtidig kan ideer eller forslag indsendes uden at skulle indkalde til møder hver gang. De arkiverede dokumenter kan søges efter ved hjælp af nøgleord eller dato- eller referencenumre og automatiserede skabeloner kan oprettes af AI i PaperOffice DMS.
De mulige anvendelser af PaperOffice DMS resulterer på tværs af de forskellige niveauer af officiel og offentlig administration, for eksempel i:
- Skoler
- Børnehaver
- Biblioteker
- Universiteter
- Hospitaler
- Kommunale forvaltninger
- skattekontorer
- Plejehjem
Takket være den sofistikerede datalagring med 1024-bit kryptering samt speciel intern formatering og firewall opretholdes sikkerheden i overensstemmelse med GDPR naturligvis. PaperOffice DMS imponerer også med sin lette læring, evnen til at oprette op til 800 sammenkædede terminaler og et meget godt forhold mellem pris og ydelse.
Det er PaperOffice DMS, en dokumenthåndteringssoftware, der kan gøre meget mere end bare at administrere dokumenter.
PaperOffice skelner ikke mellem dokumenttyperne, uanset om du har brug for hjælp til at administrere kontrakter, processkrifter og e-mail-korrespondance: Takket være PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet digitaliseres dine tidligere processer i offentlige institutioner og myndigheder, hvilket gør dem mere effektive, gennemsigtige og betydeligt mere fleksible.
For uanset i hvilken form dokumenterne ankommer til virksomheden, hvad enten det er som papirdokumenter, PDF-filer, e-mails eller fotos, arkiveres og gemmes de automatisk i en sikker database.
Vigtige kontrakter kan således anerkendes og opsiges i god tid eller genforhandles. Dokumentudgivelse med digital signatur og e-mail-meddelelse i stedet for langsom papirpost, usikker e-mail bidrager til kundeloyalitet.
Optimering af forretningsprocesser takket være PaperOffice DMS
Takket være den integrerede AI udløses automatiske regler. Denne AI sorterer automatisk dokumenterne i mapper som "Faktura" og "Kontrakt", gemmer tilsvarende nøgleord og udløser den digitale arbejdsgang, der er gemt for den respektive dokumenttype.
PaperOffice opfylder de højeste sikkerhedsstandarder såsom autorisationsstyring eller tildeling af adgangstilladelser. Brugeren definerer de enkelte arbejdstrin nøjagtigt, som de ville køre, for eksempel "optagelse", "kontrol", "frigivelse" og "booking" af fakturaer.
Ansvaret kan ikke kun tildeles individuelle personer, men også til brugergrupper som "Regnskab" eller "Produktion", så en kollega kan træde til med det samme, hvis en medarbejder er fraværende.
OCR-teknologien genkender ikke kun dokumentindholdet, men også alle skatterelaterede datafelter såsom dokumentnummer, dato, netto, skat og bruttobeløb. De importerede data er tilgængelige til styring af evalueringer, betalingstransaktioner og finansiel regnskab. Dette sparer trættende indgangsarbejde og reducerer bogføringsfejl.
Vigtige argumenter for at inkludere PaperOffice DMS i budgetplanlægningen. Endelig overbeviser PaperOffice DMS også ved, at der tages højde for bæredygtighed og miljøbeskyttelse. Før eller senere vil den fuldstændige konvertering fra analoge dokumenter til digital form finde sted, og så vil den offentlige institution, som så allerede vil bruge PaperOffice DMS, være godt forberedt.
Med et enkelt museklik kan dataene inklusive arkiveringsstedet eksporteres til din kunde, skattekonsulent eller omvendt.
Selvfølgelig tillader PaperOffice DMS migrering og integration af eksisterende digitale data fra eksisterende softwareløsninger. Samtidig er PaperOffice DMS grænsefladen mellem analog og digital. Ved hjælp af sin scanningsfunktion kan softwaren læse analoge dokumenter, planer og fotos ind i systemet og digitalisere dem ved hjælp af scannere, men også optagelser fra mobiltelefoner, hvorved tekster konverteres til skrift ved hjælp af OCR og kan ændres i Office-programmer. Tidsstempler og versionering sikrer, at det digitale dokument svarer til den analoge original.
Løsningen: dokumenteret knowhow
Giver det ikke mening at bruge styringssoftware i praksis med det samme? der ikke kun opfylder alle krav, men også er let at lære og billigt?
PaperOffice DMS er den gennemprøvede komplette løsning til digitalt arbejde og med over 20 års markedserfaring en af de første DMS-pionerer.
Digital behandling er et væsentligt grundlag for at sikre den høje servicekvalitet i de kommunale ydelser i fremtiden
Offentlige institutioner og myndigheder skal behandle dokumenter for alle forretningstransaktioner. Den konstante videreudvikling af forretningsmodeller skaber hele tiden nye udfordringer. Det, de har brug for, er et godt dokumenthåndteringssystem.
PaperOffice DMS er den rigtige software, fordi den leveres med alt, hvad myndighederne og offentlige institutioner har brug for, såsom:
- Opbevaring af dokumenter i alle digitale formater i overensstemmelse med principperne i GDPR/li>
- Funktioner til indsendelse og genindsendelse af forsinkede dokumenter, der kræver handling
- En selvlærende datalagringsfunktion med tagging og intern søgemaskine
- Automatisk tildeling af nyligt tilføjede dokumenter til den korrekte mappe
- Enkel databaseoprettelse og databaseforbindelse, herunder individuelt tilpasselig maske
- Automatiseret skabelonoprettelse til gentagne processer og operationer
Revisionskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS opfylder teknisk set de juridiske krav i GoBD, GDPdU og DSGVO
De omfattende arbejdsgangsfunktioner i PaperOffice er meget interessante for myndigheder og offentlige forvaltninger. Indholdet af projektmøder optages og kan til enhver tid suppleres af deltagerne, alt sammen på skærmen og fra forskellige steder. Revisionssikker arkivering er garanteret til enhver tid samt optimering af organisatoriske processer.
PaperOffice understøtter dette med et omfattende opgave- og workflowmodul.
Offentlige institutioner og myndigheder drager fordel af digital dokumenthåndtering
Dokumenthåndteringssystemet tillader separat oprettelse af databaser for hvert enkelt område og kan oprette links på samme tid. Analoge dokumenter, såsom indsendte håndværkerfakturaer, scannes med PaperOffice DMS og gemmes både som foto og som konverteret tekst ved hjælp af OCR-software. Alle eksisterende data, for eksempel om en lejer, kan vises klart og utvetydigt, hvorfor der ikke skal medbringes filer til udenhusaftaler. Den AI-styrede databaseadministration opretter skabeloner ud fra stamdata eller statistisk anvendelige lister efter behov.
Samtidig opretholdes den nødvendige databeskyttelse gennem hierarkisk adgangskodestyring og 1024-bit kryptering.
Optimer din arbejdstid med op til 7,5 % sammenlignet med papirbaseret arbejde takket være brugen af PaperOffice DMS.
Spar tid på at finde, dirigere og dele dokumenter.
Med digitale frimærker kan dokumenter suppleres med yderligere oplysninger og endda kontrollere detaljerede arbejdsgange. Til gengæld sikrer opgave- og arbejdsgangsfunktionen, at deadlines overholdes og gennemføres.
PaperOffice DMS er ikke kun omfattende i sine funktioner, men også let at lære, styret af videotutorials, men også af individuel rådgivning og træning, hvis det ønskes. Alt dette til et rigtig godt forhold mellem pris og ydelse.
FAQs
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Digitalisering i den offentlige forvaltning og myndigheder":
Hvordan kan medarbejdere få adgang til PaperOffice?
På grund af den decentrale og moderne programarkitektur kan PaperOffice bruges på næsten enhver enhed - fra klassiske pc'er til smartphones / tablets til fjernsyn.
Hvad sker der med dataene, hvis PaperOffice ikke findes?
Det sker ikke, men for at berolige dig: Du kan eksportere dine data NÅR som helst, fordi PaperOffice er baseret på en åben databasestruktur, kan du til enhver tid få adgang til dine data.
Emnedatabeskyttelse: Hvor gemmes alle dokumenter?
PaperOffice gemmer alle dokumenter internt med kryptering på højt niveau, hvilket gør det immunt over for f.eks. datatyveri og overstiger alle GDPR- og GOBD-krav.
Undgå fejl: Gem ALDRIG dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses præcist til specifikationerne?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tilsigtede anvendelse for at sikre problemfri integration i eksisterende processer og systemer. Selv programgrænsefladen kan designes fuldt ud og frit tilpasses.
Konklusion
PaperOffice DMS understøtter myndigheder og offentlige forvaltninger og tilbyder passende grænseflader til anden software, API-forbindelser og kan til enhver tid udvides efter dine ønsker. Softwaren er let at lære og kan let integreres i hverdagens praksis uden at forårsage fravær til træningsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at bruge en NAS (netværksunderstøttet datalagring) med en backupfunktion, så vigtige data hverken går tabt eller udspionerer i tredjepartsskyer.
I sidste ende imponerer PaperOffice DMS med et meget godt forhold mellem pris og ydelse og enorm knowhow gennem over 20 års praktisk erfaring.