PaperOffice Insider nyhedsbrevet

Højest mulige rabattilbud

Eksklusive insidernyheder

Gratis bonusopgraderinger

Venskab Tillid Æresord
Vi vil aldrig give din e-mailadresse til andre, og hver e-mail indeholder et afmeldingslink med et enkelt klik.

Certificering og GOBD-kompatibel dokumentlagring

Med certificering og godkendelse af verdens to højeste digitaliseringsstandarder, GOBD (tidligere GDPDU) og DSGVO (EU-GDPR), er du garanteret at være på den sikre side med PaperOffice.

Højdepunkter

100% GOBD gennem revisionssikkerhed

PaperOffice teriale installationer er altid baseret på en 50% nedsat PaperOffice TEAM Komplet med så mange ekstra brugere, som du har brug for til prøveversion

100% GDPR som ingen cloud storage

PaperOffice-prøveinstallationer har PaperOffice PLUS og yderligere 50% rabat på PaperOffice SLA for ubegrænset support, coaching og træning.

100% tyverisikring gennem militær kryptering

Hvis du beslutter dig for at bruge PaperOffice efter prøveperioden, vil alle afholdte licensomkostninger blive opkrævet 100% for en ordreværdi på mere end EUR 6.000.

Dokumentarkivering forklaret lovligt

Vi guider dig gennem den juridiske jungle, afdækker markedsføringsmæssig halv viden og forklarer, hvorfor PaperOffice er dit perfekte dokumentgrundlag for alle lovkrav.

Proceduremæssig dokumentation

Hvad du har brug for:Proceduremæssig dokumentation i henhold til GoBD

Eksempel på proceduredokumentation til erstatningsscanning, udgivet af det tyske forbundskammer for skattekonsulenter (BStBK) i samarbejde med den tyske skattekonsulentforening (DStV).

Forpligtelse til at fremlægge dokumentation

Hvad siger proceduremæssig dokumentation?

At alt kører efter planen

Ved hjælp af proceduremæssig dokumentation kan virksomheder bevise, at deres it-understøttede regnskab og opbevaring af data og dokumenter overholder principperne om regelmæssighed defineret i GoBD.

At du kan fremlægge ethvert dokument efter anmodning

Målet er at gøre regnskabs- og arkiveringsdokumenter i virksomheden forståelige og verificerbare inden for en rimelig tid for en sagkyndig, f.eks. i forbindelse med en revision.

Til dette formål beskriver den detaljeret, hvordan kuponer og dokumenter registreres, modtages, digitaliseres, behandles, udstedes og opbevares. Den afgiftspligtige bruger af den anvendte it-løsning eller iværksætteren selv er ansvarlig for at oprette proceduremæssig dokumentation.

Proces dokumentation

Hvad skal proceduremæssig dokumentation tage i betragtning?

Der bør foreligge klart struktureret proceduremæssig dokumentation for alle IT-systemer. IT-processens indhold, struktur og resultater skal være helt og overbevisende indlysende.
For at kontrollere sporbarheden kræves der omfattende og ajourført proceduremæssig dokumentation, der dokumenterer alle systemmæssige og teknologiske ændringer med hensyn til indhold og tid uden huller.

Den proceduremæssige dokumentation bør også vise, hvordan elektroniske dokumenter indsamles, behandles, udstedes og lagres.
En beskrivelse af proceduren for sikkerhedskopiering af data, som er integreret i PaperOffice i tilfælde af lokal databaseapplikation, er også en vigtig del af en proceduredokumentation.

En proceduredokumentation beskriver den tilsigtede organisatoriske og tekniske proces. Fra oplysningernes oprindelse til indeksering, behandling og opbevaring samt entydig hentning.

på den sikre side

Løsningen:GOBD-kompatibel PaperOffice til dokumentlagring

PaperOffice overholder GOBD gennem certificering samt test af alle softwarekrav ved at opfylde alle nødvendige standarder.

Krav1/6

PRINCIPPET OM SPORBARHED OG VERIFICERBARHED (GOBD KAPITEL 3.1)

Ifølge GoBD er skatteyderne forpligtet til at sikre, at it-systemet er sikret mod tab (f.eks. sporbarhed) og beskyttet mod uautoriserede indtastninger og ændringer.

Krav2/6

PRINCIPPER OM SANDHED, KLARHED OG KONTINUERLIGE OPTEGNELSER MED DE ENKELTE EMNER (GOBD KAPITEL 3.2)

DMS-serverkomponenter er generelt underlagt de samme sikkerhedskrav som andre it-komponenter. Relevante emner er overvågning og datasikkerhed.

Krav3/6

FULDSTÆNDIGHED (GOBD KAPITEL 3.2.1)

Principielt skal hvert dokument, der skal opbevares, registreres individuelt og med alle dets komponenter (fuldstændighed og fuldstændighed af huller).

Krav4/6

KORREKTHED (GOBD KAPITEL 3.2.2)

I overensstemmelse med korrekthedsprincippet skal DMS sikre, at de dokumenter og data, der skal arkiveres, har den krævede grad af overensstemmelse med originalen (med hensyn til billede eller indhold).

Krav5/6

KENDELSE (GOBD KAPITEL 3.2.4)

Principperne om velordnet bogføring ved anvendelse af en DMS anses for at være konsekvent opfyldt, hvis der kan sikres overholdelse af ordenskriterierne i hele opbevaringsperioden.

Krav6/6

UFORANDERLIGHED (GOBD KAPITEL 3.2.5)

GoBD kræver, at den anvendte databehandlingsprocedure skal udformes på en sådan måde, at alle oplysninger, der er kommet ind i behandlingsproceduren, ikke længere kan undertrykkes eller overskrives, slettes, ændres eller forfalskes uden at blive identificeret (GoBD kapitel 3.1; 58-60).

Hyppige spørgsmål

Hvem hjælper med procesdokumentation?

Hvis du har absolut tillid til dine egne processer, kan du sandsynligvis klare dig uden en skatterådgiver. Vi anbefaler dog at få hjælp fra en skatterådgiver på forhånd eller mindst en gang under oprettelsen af procesdokumentationen. Fra vores egen erfaring er det altid tilrådeligt og nyttigt at tale åbent med revisionsorganet, for på trods af alle specifikationer og standarder er det i sidste ende revisoren, der beslutter.

Hvem godkender procesdokumentationen?

Pas på markedsføring af halv viden: Certifikater af enhver art og fra enhver udsteder accepteres ikke af skattemyndighederne! I tilfælde af behov er det eneste, der tæller, præsentationen af den proceduremæssige dokumentation i henhold til GoBD, og om alt virkelig passer, afgøres af revisionsorganet, f.eks. dine skatterevisorer eller skattekontor.

Hvorfor er ikke kun PaperOffice tilstrækkeligt?

Forklaret kort og kortfattet: Hvis du f.eks. har arkiveret en faktura i PaperOffice på en juridisk sikker og revisionssikker måde, kan fakturaen alligevel være blevet manipuleret eller ændret, FØR den blev scannet. Du sparer muligvis på en revisionssikker måde, men selve den overordnede proces er ikke revisionssikker og overholder derfor ikke GoBD.

Kan jeg smide originale dokumenter væk?

Dokumenter med juridisk relevans, f.eks. kontrakter, skal stadig opbevares i originalen. For at sige det i en nøddeskal: Skattekontoret accepterer elektroniske dokumenter, men retten accepterer kun originaler i tilfælde af en tvist. Dette skyldes, at en signatur kun kan kontrolleres for ægthed på originale dokumenter. Vi anbefaler aldrig at smide originaler væk.

Hvorfor kan jeg slette PaperOffice-dokumenter?

Igen er der procesdokumentationen. Fordi det er teknisk umuligt helt at udelukke sletning, så længe dataene gemmes hos dig. I sidste ende kan du selv slette posten direkte fra databasen. Eller fjern harddisken. Eller bortskaf serveren. Eller sprænge bygningen i luften.

Hvordan finder jeg tekniske DMS-anbefalinger?

Bitkom har udviklet en GOBD tjekliste vedrørende dokumenthåndteringssystemer i henhold til den seneste GOBD version af 28/11/2019, som du kan finde her

PaperOffice Academy

Du må have set dette

Skrevet af Angelika Dreher

Afgørende fordele ved elektronisk datahåndtering Dokumenthåndteringssystem (DMS)

Hurtig introduktion tilPaperOffice 2022

Bliv professionel på 15 minutter