The PaperOffice Insider Nyhedsbrev
The PaperOffice Insider Nyhedsbrev
Vi vil gerne være venner

Højeste mulige rabattilbud

Eksklusive insider nyheder

Gratis bonusopgraderinger

Højeste mulige rabattilbud

Eksklusive insider nyheder

Gratis bonusopgraderinger

Venskab Tillid Æresord
Vi giver aldrig din e-mail-adresse til andre, og hver e-mail inkluderer et afmeldingslink med et enkelt klik.

Certificering og gennemførelse af dokumentopbevaring i overensstemmelse med GOBD

Med certificering og godkendelse til verdens to højeste digitaliseringsstandarder, GOBD (tidligere GDPDU) og DSGVO (EU-GDPR), er du garanteret at være på den sikre side med PaperOffice.

Højdepunkter

100% GOBD gennem revisions sikkerhed.

På grund af revisionsikkerhed i procesdokumentationen er det sporbar og verificerbart til enhver tid, beskyttet mod manipulation og tab, for at opfylde kravene til test og revisioner og bevare deres langsigtede gyldighed.

100% GDPR, da der Abschitts "no cloud storage" nicht übersetzt werden kann.

Opbevaring af data lokalt uden cloud-opbevaring forenkler procesdokumentation, giver mere kontrol over adgangen til information og giver nemmere adgang til ældre versioner, samt sikker deling af dokumentation og information ved samarbejde med andre teammedlemmer.

100% adgangskontrol

Takket være PaperOffice DMS adgangskontrol er det sikret, at kun dem der er autoriseret til at bruge dokumenthåndteringssystemet, kan få adgang til data, som deres adgangsrettigheder er begrænset til. Derudover sikres det, at personlige data ikke kan læses, kopieres, ændres eller fjernes uden tilladelse under behandling, brug og opbevaring.

Dokumentarkivering forklaret juridisk

Vi guider dig gennem den juridiske jungle, afslører marketing-halvvirkninger og forklarer, hvorfor PaperOffice er din perfekte dokumentbasis for alle juridiske krav.

Procedural dokumentation

Det, du har brug for: Procedurale dokumentation i henhold til GoBD

Eksempel proceduremæssig dokumentation til erstatning for scanning, udgivet af den tyske forbundskammer for skatterådgivere (BStBK) i samarbejde med den tyske skattefagforening (DStV).

Forpligtelse til at fremlægge beviser

Hvad siger proceduremæssig dokumentation?

At alt kører efter planen

Ved hjælp af procedurale dokumentation kan virksomheder bevise, at deres IT-understøttede regnskab og opbevaring af data og dokumenter overholder principperne for regelmæssighed, der er defineret i GoBD.

At du kan levere enhver dokument på anmodning

Målet er at gøre regnskabsføring og arkivering af dokumenter i virksomheden forståelige og verificerbare inden for en rimelig tid for en ekspert, f.eks. i forbindelse med en revision.

Til dette formål beskriver det i detaljer, hvordan kvitteringer og dokumenter registreres, modtages, digitaliseres, behandles, udstedes og opbevares. Den skattepligtige bruger af IT-løsningen, der bruges, eller iværksætteren selv, er ansvarlig for at oprette proceduremæssig dokumentation.

Behandling af dokumentation

Hvad skal procedural dokumentation tage højde for?

Der skal være tilgængelig klart struktureret procesdokumentation til ethvert IT-system. Indholdet, strukturen og resultaterne af IT-processen skal være fuldstændig og overbevisende tydelig.
For at sikre sporbarhed kræves omfattende og opdateret proceduremæssig dokumentation, der dokumenterer alle system- og teknologiske ændringer med hensyn til indhold og tid uden mangler.

Den proceduremæssige dokumentation skal også vise, hvordan elektroniske dokumenter indfanges, behandles, udstedes og opbevares.
En beskrivelse af databackupproceduren, som er integreret i PaperOffice i tilfælde af lokal databaseapplikation, er også en vigtig del af en procedures dokumentation.

En procedure dokumentation beskriver den tænkte organisatoriske og tekniske proces. Fra oprettelsen af informationen til indeksering, behandling og opbevaring samt entydig hentning.

på den sikre side

Løsningen: PaperOffice i overensstemmelse med GOBD til dokumentopbevaring

PaperOffice opfylder GOBD gennem certificering samt test af alle softwarekrav ved at opfylde alle krævede standarder.

Krav1/6

PRINCIP OM SPORBARHED OG VERIFIKATION (GOBD KAPITEL 3.1)

I henhold til GoBD er skatteyderen forpligtet til at sikre, at IT-systemet er sikret mod tab (f.eks. ubemærkelighed) og beskyttet mod uautoriserede indgange og ændringer.

Krav2/6

PRINCIPPER FOR SANDHED, KLARHED OG KONTINUITET AF OPTAGELSER MED DE INDIVIDUELLE EMNER (GOBD KAPITEL 3.2)

DMS-serverkomponenter er generelt underlagt de samme sikkerhedskrav som andre IT-komponenter. Relevante emner er overvågning og datasikkerhed.

Krav3/6

FULDKOMMELSE (KAPITEL 3.2.1 I GOBD)

Som en principsag skal hver dokument, der skal bibeholdes, registreres individuelt og med alle dens komponenter (kompletthed og fuldstændighed af huller).

Krav4/6

KORREKTHED (KAPITEL 3.2.2 I GOBD)

Under hensyntagen til princippet om korrekthed, skal DMS sikre, at de dokumenter og data, der skal arkiveres, har den nødvendige grad af overensstemmelse med det originale dokument (både i forhold til billede og indhold).

Krav5/6

ORDRE (GOBD KAPITEL 3.2.4)

De principper for ordentlig regnskabsføring, når man bruger et DMS, anses for konsekvent opfyldt, hvis overholdelse af ordenskriterierne kan sikres gennem hele opbevaringsperioden.

Krav6/6

UBEVÆGELIGHED (GOBD KAPITEL 3.2.5)

GoBD kræver, at den anvendte dataforarbejdningsprocedure skal designes på en sådan måde, at al information, der er indtastet i forarbejdningsproceduren, ikke længere kan undertrykkes eller overskrives, slettes, ændres eller forfalskes uden at blive identificeret (GoBD kapitel 3.1; 58-60).

Ofte stillede spørgsmål
Hvem hjælper med procesdokumentation?

Hvis du har absolut tillid til dine egne processer, kan du sandsynligvis klare dig uden en skatte rådgiver. Dog anbefaler vi at få hjælp fra en skatte rådgiver på forhånd eller i det mindste én gang i løbet af oprettelsen af proces dokumentation. Fra vores egen erfaring, er det altid fordelagtigt og hjælpsomt at tale åbent med revisionsorganet, fordi det til syvende og sidst er revisoren, der beslutter, på trods af alle specifikationer og standarder.

Hvem godkender procesdokumentationen?

Pas på markedsføring halvviden: Certifikater af enhver art og fra enhver udsteder accepteres ikke af skattemyndighederne! I tilfælde af behov er det eneste, der tæller, præsentationen af proceduremæssig dokumentation i henhold til GoBD, og om alt virkelig passer, afgøres af revisionsorganet, f.eks. dine revisorer eller skattekontor.

Hvorfor er det ikke nok med kun PaperOffice?

Forklaret kort og præcist: Hvis du f.eks. har arkiveret en faktura i PaperOffice på en lovlig og revisionsklar måde, kan fakturaen stadigvæk have været manipuleret eller ændret FØR den blev scannet.Du kan gemme det på en revisionsklar måde, men selve den overordnede proces er ikke revisionsklar og overholder derfor ikke GoBD.

Kan jeg smide originale dokumenter væk?

Dokumentationer med juridisk relevans, såsom kontrakter, skal stadig bevares i originalen. For at sige det enkelt: Skattekontoret accepterer elektroniske dokumenter, men domstolen accepterer kun originaler i tilfælde af en tvist. Dette skyldes, at en underskrift kun kan kontrolleres for ægthed på originale dokumenter. Vi anbefaler aldrig at smide originaler væk.

Hvorfor kan jeg slette PaperOffice-dokumenter?

Igen, der er procesdokumentation. Fordi det er teknisk umuligt at udelukke sletning fuldstændigt, så længe dataene er gemt hos dig. Til sidst kan du selv slette posten direkte fra databasen. Eller fjerne harddisken. Eller bortskaffe serveren. Eller sprænge bygningen i luften.

Hvordan finder jeg tekniske DMS-anbefalinger?

Bitkom har udviklet en GOBD checkliste vedrørende dokumentstyringssystemer i henhold til den seneste GOBD-version af 28/11/2019, som du kan finde her.

change me
Premiere

Automatiser procesdokumentationen med PaperOffice og arbejde mere effektivt.

PaperOffice Academy

Bliv ekspert på 15 minutter.

Hurtig introduktion til PaperOffice 2022

change me
Ny

De 7 vigtigste funktioner, som et dokumentstyringssystem skal opfylde

PaperOffice løser enhver problemstilling: Garanteret.

Case-studie

Digital forandring i produktudvikling - vellykket dokumenthåndtering

"I industrien bliver emnet digitalisering mere og mere synligt. Det gælder f.eks. vores tekniske datablade, kundedata, beregninger eller vores planer, tegninger og konfigurationer. Efter introduktionen af PaperOffice DMS kunne den manuelle indsats reduceres. Vi er nu pionerer inden for digitalisering i produktionsvirksomheder, Industri 4.0."

Antonio Jesús Sánchez
administrerende direktør og produkt- og procesingeniør hos Butterfly Engineers S.L.