Højest mulige rabattilbud
Eksklusive insidernyheder
Gratis bonusopgraderinger
Højest mulige rabattilbud
Eksklusive insidernyheder
Gratis bonusopgraderinger
Venskab Tillid Æresord
Vi vil aldrig give din e-mailadresse til andre, og hver e-mail indeholder et afmeldingslink med et enkelt klik.
LID-3355 missing
LID-3356 missing
LID-3358 missing
At alt kører efter planen
Ved hjælp af proceduremæssig dokumentation kan virksomheder bevise, at deres it-understøttede regnskab og opbevaring af data og dokumenter overholder principperne om regelmæssighed defineret i GoBD.
At du kan fremlægge ethvert dokument efter anmodning
Målet er at gøre regnskabs- og arkiveringsdokumenter i virksomheden forståelige og verificerbare inden for en rimelig tid for en sagkyndig, f.eks. i forbindelse med en revision.
Til dette formål beskriver den detaljeret, hvordan kuponer og dokumenter registreres, modtages, digitaliseres, behandles, udstedes og opbevares. Den afgiftspligtige bruger af den anvendte it-løsning eller iværksætteren selv er ansvarlig for at oprette proceduremæssig dokumentation.
Der bør foreligge klart struktureret proceduremæssig dokumentation for alle IT-systemer. IT-processens indhold, struktur og resultater skal være helt og overbevisende indlysende.
For at kontrollere sporbarheden kræves der omfattende og ajourført proceduremæssig dokumentation, der dokumenterer alle systemmæssige og teknologiske ændringer med hensyn til indhold og tid uden huller.
Den proceduremæssige dokumentation bør også vise, hvordan elektroniske dokumenter indsamles, behandles, udstedes og lagres.
En beskrivelse af proceduren for sikkerhedskopiering af data, som er integreret i PaperOffice i tilfælde af lokal databaseapplikation, er også en vigtig del af en proceduredokumentation.
En proceduredokumentation beskriver den tilsigtede organisatoriske og tekniske proces. Fra oplysningernes oprindelse til indeksering, behandling og opbevaring samt entydig hentning.
PaperOffice overholder GOBD gennem certificering samt test af alle softwarekrav ved at opfylde alle nødvendige standarder.
Ifølge GoBD er skatteyderne forpligtet til at sikre, at it-systemet er sikret mod tab (f.eks. sporbarhed) og beskyttet mod uautoriserede indtastninger og ændringer.
DMS-serverkomponenter er generelt underlagt de samme sikkerhedskrav som andre it-komponenter. Relevante emner er overvågning og datasikkerhed.
Principielt skal hvert dokument, der skal opbevares, registreres individuelt og med alle dets komponenter (fuldstændighed og fuldstændighed af huller).
I overensstemmelse med korrekthedsprincippet skal DMS sikre, at de dokumenter og data, der skal arkiveres, har den krævede grad af overensstemmelse med originalen (med hensyn til billede eller indhold).
Principperne om velordnet bogføring ved anvendelse af en DMS anses for at være konsekvent opfyldt, hvis der kan sikres overholdelse af ordenskriterierne i hele opbevaringsperioden.
GoBD kræver, at den anvendte databehandlingsprocedure skal udformes på en sådan måde, at alle oplysninger, der er kommet ind i behandlingsproceduren, ikke længere kan undertrykkes eller overskrives, slettes, ændres eller forfalskes uden at blive identificeret (GoBD kapitel 3.1; 58-60).
Hvis du har absolut tillid til dine egne processer, kan du sandsynligvis klare dig uden en skatterådgiver. Vi anbefaler dog at få hjælp fra en skatterådgiver på forhånd eller mindst en gang under oprettelsen af procesdokumentationen. Fra vores egen erfaring er det altid tilrådeligt og nyttigt at tale åbent med revisionsorganet, for på trods af alle specifikationer og standarder er det i sidste ende revisoren, der beslutter.
Pas på markedsføring af halv viden: Certifikater af enhver art og fra enhver udsteder accepteres ikke af skattemyndighederne! I tilfælde af behov er det eneste, der tæller, præsentationen af den proceduremæssige dokumentation i henhold til GoBD, og om alt virkelig passer, afgøres af revisionsorganet, f.eks. dine skatterevisorer eller skattekontor.
Forklaret kort og kortfattet: Hvis du f.eks. har arkiveret en faktura i PaperOffice på en juridisk sikker og revisionssikker måde, kan fakturaen alligevel være blevet manipuleret eller ændret, FØR den blev scannet. Du sparer muligvis på en revisionssikker måde, men selve den overordnede proces er ikke revisionssikker og overholder derfor ikke GoBD.
Dokumenter med juridisk relevans, f.eks. kontrakter, skal stadig opbevares i originalen. For at sige det i en nøddeskal: Skattekontoret accepterer elektroniske dokumenter, men retten accepterer kun originaler i tilfælde af en tvist. Dette skyldes, at en signatur kun kan kontrolleres for ægthed på originale dokumenter. Vi anbefaler aldrig at smide originaler væk.
Igen er der procesdokumentationen. Fordi det er teknisk umuligt helt at udelukke sletning, så længe dataene gemmes hos dig. I sidste ende kan du selv slette posten direkte fra databasen. Eller fjern harddisken. Eller bortskaf serveren. Eller sprænge bygningen i luften.
