Automatisering af forretningsprocesser i høreapparatvirksomheder
PaperOffice DMS til høreapparatvirksomheder muliggør effektiv håndtering af enhver form for dokument samt hurtig behandling af henvendelser og er forudsætningen for effektivitet og succes i administrationen.
Pro tip:
Skriftlige dokumenter, kontrakter, udkast, forskning, ekspertudtalelser og meget mere erstattes af elektroniske dokumenter takket være digitalisering og optimerer dermed alle arbejdsprocesser maksimalt.Ved hjælp af dokumenthåndteringsløsningen gemmer og arkiverer du alle oplysninger på en central platform på en revisionssikker måde.
Digitalisering for høreapparatvirksomheder
Som virksomhed i den professionelle høreapparatbranche har du en masse vigtige dokumenter at administrere:
Fakturaer, dokumentation, korrespondance, tilbud, reparationsark, sundhedskort og meget mere. Derfor er hørespecialister dem, der drager stor fordel af brugen af passende dokumenthåndteringssoftware.
Sådan samler hørespecialister dagligt vigtige dokumenter. Disse skal alle matches med den rigtige kunde, agentur eller enhedsproducent.
Alle disse dokumenter skal digitaliseres, hvis de ankommer i papirform, kræver struktureret arkivering, opgave- og arbejdsgangstildeling og skal være umiddelbart tilgængelige efter behov.
Derudover er hvert dokument klassificeret efter dets type og kan tildeles personer og enhedsproducenter, som du derefter endda kan få adgang til på farten, uanset enhed. Så du har alle oplysninger og dokumenter om alle høreapparater klart på ét sted, nemlig din database.
Det er meget vigtigt, at vigtige frister overholdes, og at der træffes retlige foranstaltninger til opbevaring af dokumenter. PaperOffice DMS giver dig en klar struktur i dine dokumenter og hjælper dig med at klare strømmen af oplysninger.
Ved hjælp af dokumenthåndteringsløsningen gemmer og arkiverer du alle oplysninger på en central platform på en revisionssikker måde.
PaperOffice eliminerer alle tidskrævende flaskehalse og skaber et klart overblik over vigtige dokumenter som fakturaer, kontrakter, salgsrapporter, undersøgelser, vurderinger, leasingkontrakter eller andre breve ved at administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Du kan også drage fordel af digitale administrative opgaver, digitale frimærker og sticky notes og holde øje med alle servicekontrakter, officiel korrespondance, der sættes på genindsendelse eller tildeles medarbejdere ved opgavetildeling.
Revisionssikkerhed er garanteret til enhver tid.
Alle oplysninger er tilgængelige med det samme
Med PaperOffice DMS kan dokumenter digitaliseres i mange høreapparatakustikvirksomheder og arkiveres centralt på en sådan måde, at de kan tilgås fra enhver computer uden at skulle gå i arkivet eller først undersøge, hvilken kollega der i øjeblikket behandler dokumenter eller mapper.
PaperOffice DMS digitaliserer ikke kun analoge dokumenter, dokumenthåndteringssoftwaren gemmer enhver ændring af dokumentet i kronologisk rækkefølge. Originalen forbliver upåvirket. Arbejdsgangsfunktionen kan f.eks. bruges til at tildele bestemte aktiviteter under projektarbejdet, og hver medarbejder holder overblik over den aktuelle status.
Samtidig kan ideer eller forslag indsendes uden at skulle indkalde til møder hver gang. De arkiverede dokumenter kan søges efter ved hjælp af nøgleord eller dato- eller referencenumre og automatiserede skabeloner kan oprettes af AI i PaperOffice DMS.
Det er et imponerende antal. Alene i Tyskland lider omkring 16 millioner mennesker af høretab. Interessant nok er høretab ret jævnt fordelt på næsten alle aldersgrupper fra 30 til over 70 år, og høretab er et voksende problem. I løbet af de sidste 20 år er antallet af personer med høretab steget med omkring 4 %. Det er dog kun omkring halvdelen af de berørte, der bruger et høreapparat.
Enhver, der bruger en, er normalt kommet i kontakt med en branche, der ikke er kendt, hørespecialisten, der stadig var hørespecialist før 2017. Et håndværk med tre års uddannelse og mulighed for videreuddannelse til håndværksmester og afslutning af en uddannelse i høreteknologi og audiologi. Høreakustikere beskæftiger sig med produktion af høreapparater og høreværn i form af såkaldte otoplastikere, individuelt fremstillede måleapparater. Jobprofilen for en høreapparatakustiker kan sammenlignes med en tandteknikers.
For hørespecialister betyder det, at de skal holde deres patient- eller klientdata opdaterede. Samtidig er det meget følsomme data, fordi mange mennesker med nedsat hørelse ser det som en fejl, som deres personlige miljø ikke bør opleve. Derfor er databeskyttelse vigtig, når der opbevares data. I de fleste tilfælde formidles førstegangskunder af hørespecialister fra ent-læger, der har diagnosticeret høretab, hvorfor datavedligeholdelse også er af stor betydning her, og et gennemtænkt arkiv fremskynder i sidste ende arbejdsprocessen.
Dokumenthåndteringssoftware som PaperOffice DMS er bedst egnet til disse opgaver. Fordi det er en dokumenthåndteringssoftware, der kan gøre meget mere end bare at administrere dokumenter.
PaperOffice skelner ikke mellem dokumenttyperne, uanset om du har brug for hjælp til at administrere kontrakter, processkrifter og e-mail-korrespondance: Takket være PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet digitaliseres dine tidligere processer i virksomheden , hvilket gør dem mere effektive, gennemsigtige og betydeligt mere fleksible.
For uanset i hvilken form dokumenterne ankommer til virksomheden, hvad enten det er som papirdokumenter, PDF-filer, e-mails eller fotos, arkiveres og gemmes de automatisk i en sikker database.
Vigtige kontrakter kan således anerkendes og opsiges i god tid eller genforhandles. Dokumentudgivelse med digital signatur og e-mail-meddelelse i stedet for langsom papirpost, usikker e-mail bidrager til kundeloyalitet.
PaperOffice arkiverer alle dokumenter, der genereres i dit høreplejefirma, og alle relevante oplysninger i overensstemmelse med loven og på en revisionssikker måde
Først og fremmest kan Paperoffice DMS bruges til at konvertere et analogt arkiv, måske det traditionelle hængende filsystem, til et digitalt arkiv. Dette er et vigtigt skridt, der ikke kun fremskynder administrationen i virksomheden, men også forbedrer dataoverførslen fra ENT-lægen og omvendt. For eksempel kan data sendt via e-mail læses direkte ud og automatisk overføres til den elektroniske kundefil.
I PaperOffice DMS krypteres og adgangskodebeskyttes følsomme patientdata, hvorved det kan indstilles, hvem der må se, hvor mange data i virksomheden.
Opkald til den rigtige mappe gøres også meget hurtigt i PaperOffice DMS, hvor den interne søgemaskine registrerer forskellige parametre, der er inkluderet i søgningen. Hvis kundenummeret eller endda navnet ikke længere er kendt eller eksisterer mere end én gang, kan visse søgeord begrænse søgningen til det relevante resultat.
Takket være den integrerede AI udløses automatiske regler. Denne AI sorterer automatisk dokumenterne i mapper som "Faktura" og "Kontrakt", gemmer tilsvarende nøgleord og udløser den digitale arbejdsgang, der er gemt for den respektive dokumenttype.
PaperOffice opfylder de højeste sikkerhedsstandarder såsom autorisationsstyring eller tildeling af adgangstilladelser. Brugeren definerer de enkelte arbejdstrin nøjagtigt, som de ville køre, for eksempel "optagelse", "kontrol", "frigivelse" og "booking" af fakturaer.
Ansvaret kan ikke kun tildeles individuelle personer, men også til brugergrupper som "Regnskab" eller "Produktion", så en kollega kan træde til med det samme, hvis en medarbejder er fraværende.
OCR-teknologien genkender ikke kun dokumentets indhold, men også alle skatterelevante datafelter såsom dokumentnummer, dato, netto, skat og bruttobeløb. De importerede data er tilgængelige til styring af evalueringer, betalingstransaktioner og finansiel regnskab. Dette sparer trættende indgangsarbejde og reducerer bogføringsfejl.
Vigtige argumenter for at inkludere PaperOffice DMS i budgetplanlægningen. Endelig overbeviser PaperOffice DMS også ved, at der tages højde for bæredygtighed og miljøbeskyttelse. Før eller senere vil den fuldstændige konvertering fra analoge dokumenter til digital form finde sted, og så vil den offentlige institution, som så allerede vil bruge PaperOffice DMS, være godt forberedt.
Selvfølgelig tillader PaperOffice DMS migrering og integration af eksisterende digitale data fra eksisterende softwareløsninger. Samtidig er PaperOffice DMS grænsefladen mellem analog og digital. Ved hjælp af sin scanningsfunktion kan softwaren læse analoge dokumenter, planer og fotos ind i systemet og digitalisere dem ved hjælp af scannere, men også optagelser fra mobiltelefoner, hvorved tekster konverteres til skrift ved hjælp af OCR og kan ændres i Office-programmer. Tidsstempler og versionering sikrer, at det digitale dokument svarer til den analoge original.
Med et enkelt museklik kan dataene inklusive arkiveringsstedet eksporteres til din kunde, skattekonsulent eller omvendt.
Løsningen: dokumenteret knowhow
Giver det ikke mening at bruge styringssoftware i praksis med det samme? der ikke kun opfylder alle krav, men også er let at lære og billigt?
PaperOffice DMS er den gennemprøvede komplette løsning til digitalt arbejde og med over 20 års markedserfaring en af de første DMS-pionerer.
Digital behandling er et væsentligt grundlag for at sikre den høje servicekvalitet i de kommunale ydelser i fremtiden
At høreapparatakustikken ikke er på alles læber og slet ikke på alles ører skyldes, at der kun er 6.600 virksomheder af denne type i Tyskland. Det er lidt over 1% af alle håndværksvirksomheder i Tyskland.
Ikke desto mindre omfatter deres kundekreds omkring 8 millioner mennesker, hvorfor den gennemsnitlige kundefil for en hørespecialist omfatter over 1200 personer. Der skal registreres mange forskellige data for hver kunde, fordi hørelse er en meget kompleks sag, og skader påvirker ikke kun øret eller ørerne. Enhver, der nogensinde har haft en øregang tilstoppet med ørevoks, kan have en grov idé om, hvad det betyder at være hørehæmmet. Konsekvenserne kan være:
- Udmatning
- Hovedpine
- Stress
- Depression
- Svimmelhed
- Søvnforstyrrelser
For at afhjælpe dette registreres de audiometriske data fra patienten, og på baggrund heraf fremstilles det enkelte høreapparat. Døvhed kan ændres. Graden af høretab stiger normalt med alderen, hvilket igen gør det nødvendigt at tilpasse høreapparatet til de nye forhold. Selve øret er også udsat for anatomiske ændringer i løbet af livet på grund af afslapning af bindevævet.
Høreakustikvirksomheder skal behandle dokumenter i alle forretningstransaktioner. Den konstante videreudvikling af forretningsmodeller skaber hele tiden nye udfordringer. Det, de har brug for, er et godt dokumenthåndteringssystem.
PaperOffice DMS er den rigtige software, fordi den leveres med alt, hvad høreapparatindustrien har brug for, såsom:
- Opbevaring af dokumenter i alle digitale formater i overensstemmelse med principperne i GDPR/li>
- Funktioner til indsendelse og genindsendelse af forsinkede dokumenter, der kræver handling
- En selvlærende datalagringsfunktion med tagging og intern søgemaskine
- Automatisk tildeling af nyligt tilføjede dokumenter til den korrekte mappe
- Enkel databaseoprettelse og databaseforbindelse, herunder individuelt tilpasselig maske
- Automatiseret skabelonoprettelse til gentagne processer og operationer
Revisionskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS opfylder teknisk set de juridiske krav i GoBD, GDPdU og DSGVO
De omfattende arbejdsgangsfunktioner i PaperOffice er meget interessante for høreapparatvirksomheder. Indholdet af projektmøder optages og kan til enhver tid suppleres af deltagerne, alt sammen på skærmen og fra forskellige steder. Revisionssikker arkivering er garanteret til enhver tid samt optimering af organisatoriske processer.
PaperOffice understøtter dette med et omfattende opgave- og workflowmodul.
Høreakustikvirksomheder drager fordel af digital dokumenthåndtering
Dokumenthåndteringssystemet tillader separat oprettelse af databaser for hvert enkelt område og kan oprette links på samme tid. Analoge dokumenter, f.eks. indsendte fakturaer, scannes med PaperOffice DMS og gemmes både som foto og som konverteret tekst ved hjælp af OCR-software. Alle eksisterende data kan vises klart og utvetydigt, hvorfor der ikke skal medbringes filer til out-of-house aftaler. Den AI-styrede databaseadministration opretter skabeloner ud fra stamdata eller statistisk anvendelige lister efter behov.
Samtidig opretholdes den nødvendige databeskyttelse gennem hierarkisk adgangskodestyring og 1024-bit kryptering.
Optimer din arbejdstid med op til 7,5 % sammenlignet med papirbaseret arbejde takket være brugen af PaperOffice DMS.
Spar tid på at finde, dirigere og dele dokumenter.
Med digitale frimærker kan dokumenter suppleres med yderligere oplysninger og endda kontrollere detaljerede arbejdsgange. Til gengæld sikrer opgave- og arbejdsgangsfunktionen, at deadlines overholdes og gennemføres.
PaperOffice DMS er ikke kun omfattende i sine funktioner, men også let at lære, styret af videotutorials, men også af individuel rådgivning og træning, hvis det ønskes. Alt dette til et rigtig godt forhold mellem pris og ydelse.
FAQs
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Digitalisering for høreapparatvirksomheder":
Hvordan kan medarbejdere få adgang til PaperOffice?
På grund af den decentrale og moderne programarkitektur kan PaperOffice bruges på næsten enhver enhed - fra klassiske pc'er til smartphones / tablets til fjernsyn.
Hvad sker der med dataene, hvis PaperOffice ikke findes?
Det sker ikke, men for at berolige dig: Du kan eksportere dine data NÅR som helst, fordi PaperOffice er baseret på en åben databasestruktur, kan du til enhver tid få adgang til dine data.
Emnedatabeskyttelse: Hvor gemmes alle dokumenter?
PaperOffice gemmer alle dokumenter internt med kryptering på højt niveau, hvilket gør det immunt over for f.eks. datatyveri og overstiger alle GDPR- og GOBD-krav.
Undgå fejl: Gem ALDRIG dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses præcist til specifikationerne?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tilsigtede anvendelse for at sikre problemfri integration i eksisterende processer og systemer. Selv programgrænsefladen kan designes fuldt ud og frit tilpasses.
Konklusion
PaperOffice DMS understøtter høreapparatvirksomheder og tilbyder passende grænseflader til anden software, API-forbindelser og kan til enhver tid udvides efter dine ønsker. Softwaren er let at lære og kan let integreres i hverdagens praksis uden at forårsage fravær til træningsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at bruge en NAS (netværksunderstøttet datalagring) med en backupfunktion, så vigtige data hverken går tabt eller udspionerer i tredjepartsskyer.
I sidste ende imponerer PaperOffice DMS med et meget godt forhold mellem pris og ydelse og enorm knowhow gennem over 20 års praktisk erfaring.