Automatisering af forretningsprocesser i catering- og hotelbranchen
PaperOffice DMS til gastronomi muliggør en jævn informationsstrøm mellem afdelinger takket være digitalisering og automatisering af forretningsprocesser.
Pro tip:
Skriftlige dokumenter, kontrakter, kladder, kvitteringer, følgesedler og meget mere erstattes af elektroniske dokumenter takket være digitaliseringen, hvilket optimerer alle arbejdsprocesser maksimalt.Den integrerede AI gør det muligt at automatisere forretningsprocesser i vid udstrækning, hvilket fremskynder dine processer og øger succesen og tilfredsheden.
Digitalisering i catering- og hotelbranchen
Som catering- og hotelbranche har du en masse vigtige dokumenter at administrere:
Underholdningskvitteringer, fakturaer, følgesedler, kontrakter og meget mere. Derfor er catering- og hotelvirksomheder dem, der drager stor fordel af brugen af passende dokumenthåndteringssoftware.
Uden et passende dokumenthåndteringssystem er der en masse manuel indsats.
Alle disse dokumenter skal digitaliseres, hvis de ankommer i papirform, kræver struktureret arkivering, opgave- og arbejdsgangstildeling og skal være umiddelbart tilgængelige efter behov.
PaperOffice eliminerer alle tidskrævende flaskehalse, fører til omkostningsbesparelser, såsom eliminering af papirdokumenter, og skaber et klart overblik over vigtige dokumenter, såsom kvitteringer, kontrakter, følgesedler eller andre breve, ved at administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Den bedste løsning er at bruge gennemtænkt dokumenthåndteringssoftware som PaperOffice DMS.
Du kan også drage fordel af digitale administrative opgaver og holde øje med alle leje- og servicekontrakter, officiel korrespondance, som sættes på genindsendelse eller tildeles medarbejdere ved opgavetildeling.
Den digitale og revisionssikrede arkivering af dokumenter og kvitteringer fører i sidste ende til retssikkerhed i overensstemmelse med bestemmelserne i GoBD.
Hvor papirløs i catering- og hotelbranchen?
PaperOffice eliminerer alle tidskrævende flaskehalse, fører til omkostningsbesparelser, såsom eliminering af papirdokumenter, og skaber et klart overblik over vigtige dokumenter, såsom kvitteringer, kontrakter, følgesedler eller andre breve, ved at administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Det bliver meget nemt at fange, behandle, dele, søge og spore dine dokumenter ved hjælp af PaperOffice.
Takket være kontrolleret adgang, detaljerede opgavelister samt godkendelser ved hjælp af arbejdsgange og pålidelige e-mail-meddelelser kan medarbejderne udføre de tildelte opgaver effektivt, og autoriserede personer kan nemt godkende eller nægte godkendelse.
Med PaperOffice DMS-softwareløsningen går ikke flere dokumenter tabt. Og uanset hvor du er, kan du få adgang til vigtige dokumenter på få sekunder.
Du arbejder selvfølgelig altid med vores systemer i overensstemmelse med loven og fuldstændig revisionssikker.
Procesorienteret dokumenthåndtering
Den procesorienterede dokumenthåndtering sikrer, at disse dokumenter forbliver opdaterede med lidt indsats. PaperOffice understøtter dig her med et omfattende opgave- og workflowmodul.
På denne måde kan visse proceskæder oprettes, og eksisterende operationelle processer kan defineres på elektroniske dokumenter og delvist udføres automatisk.
Dette repræsenterer fejlfri procesoptimering, fordi opgaven ikke kun kan tildeles medarbejdere med specifikke brugerrettigheder og færdiggørelsesperioder, kræver digital godkendelse, men også automatisk udløser yderligere handlinger, såsom e-mail-meddelelser eller dokumentstatusændringer.
På denne måde kan alle dokumentprocesser kortlægges.
Ud over en lang række andre fordele er PaperOffice DMS det ideelle værktøj til styring af forskellige dokumenter.
Hvert dokument, fra fakturaen for en pakke drikkevarer fra supermarkedet til de forskellige reservationer, serviceudførelser og aflysninger - alt kan gemmes i den korrekte kronologiske rækkefølge og kaldes op efter behov.
Dokumenthåndteringssoftware som PaperOffice DMS er bedst egnet til disse opgaver. Fordi det er en dokumenthåndteringssoftware, der kan gøre meget mere end bare at administrere dokumenter.
PaperOffice skelner ikke mellem dokumenttyperne, uanset om du har brug for hjælp til at administrere kontrakter, processkrifter og e-mail-korrespondance: Takket være PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet digitaliseres dine tidligere processer i virksomheden , hvilket gør dem mere effektive, gennemsigtige og betydeligt mere fleksible.
For uanset i hvilken form dokumenterne ankommer til virksomheden, hvad enten det er som papirdokumenter, PDF-filer, e-mails eller fotos, arkiveres og gemmes de automatisk i en sikker database.
Vigtige kontrakter kan således anerkendes og opsiges i god tid eller genforhandles. Dokumentudgivelse med digital signatur og e-mail-meddelelse i stedet for langsom papirpost, usikker e-mail bidrager til kundeloyalitet.
Løsningen: dokumenteret knowhow
Giver det ikke mening at bruge styringssoftware i praksis med det samme? der ikke kun opfylder alle krav, men også er let at lære og billigt?
PaperOffice DMS er den gennemprøvede komplette løsning til digitalt arbejde og med over 20 års markedserfaring en af de første DMS-pionerer.
At fejre fester, spise godt uden at skulle lave mad selv, opleve noget ekstraordinært, mødes med venner, det er i folks blod.
Det er ikke for ingenting, at restaurationsforeningen DEHOGA i alt registrerede knap 158.000 virksomheder i restaurationsbranchen i 2020, ikke medbragt overnatninger som hoteller eller pensionater. I Tyskland er der for eksempel et firma fra Gastro & Event-sektoren for hver 518 indbyggere.
Ingen anden handel i Tyskland kan prale af en så høj densitet.
Selvom cateringbranchen er meget populær som virksomhed, er det på ingen måde let, især da de juridiske rammer er forbundet med flere og flere regler, såsom forpligtelsen til at give en kvittering eller forpligtelsen til at bruge et kasseapparat. Som regel har "voksne" familievirksomheder det lidt lettere, og Tyskland har en lang tradition i denne henseende.
Indholdsmæssigt er der sket meget med hensyn til gastronomi og begivenheder i dagens globaliserede verden, fra dengang til det 21. århundrede. Ligesom der er en række forskellige gastronomiske tilbud, afholdes der arrangementer af enhver art. Derfor er den organisatoriske indsats enorm og kræver hensigtsmæssig administration for at bevare overblikket.
Der er en bred vifte af gastronomi software, der hovedsagelig bruges til at booke ordrer, oprette kvitteringer og beregne skatter korrekt. Men hvad med alt det andet? Det er ikke ualmindeligt, at begivenhedsarrangører eller restauratører finder skuffestyring med et ret kaotisk udseende.
En af grundene til dette er, at papir stadig spiller en stor rolle i gastronomi og begivenhedsstyring. Følgesedler, fakturaer, kontrakter, tilbud og andre ting flagrer bogstaveligt talt ind i huset, simpelthen fordi personlig kontakt med restauratøren i restauratørbranchen er vigtigere for leverandører og repræsentanter end i nogen anden branche. Følgesedler og lignende kan medbringes med det samme. Men hvad er den nemmeste måde at skabe orden og bevare overblikket på? PaperOffice DMS er svaret på dette spørgsmål.
PaperOffice DMS skaber klare fordele i cateringbranchen
Takket være PaperOffice DMS kan problemfri integration af DMS-softwaren i den eksisterende it-infrastruktur i hotel- og cateringbranchen udføres uden problemer, hvilket også betyder optimering af forretningsprocesser.
Dokumenthåndteringssoftwaren konverterer analogt papirarbejde til digitale data, selv med et mobiltelefonkamera. Fordi forvaltningen af gæstfrihedskvitteringer og følgesedler ikke bør undervurderes i denne branche.
Takket være brugen af PaperOffice DMS og scannerforbindelsen, der er tilgængelig fra fabrikken, kan medarbejderne digitalisere indgående analoge dokumenter uden stor indsats. Dette sikrer, at alle vigtige dokumenter kan findes til enhver tid.
Derudover kan papirdokumenter optages med en smartphone eller tablet, og disse kan sendes direkte til den bærbare computer med Windows-operativsystemet, for eksempel takket være den integrerede "Dropmail" -mailfunktion. Her tillader PaperOffice DMS igen import af billederne og konverterer dem til tekstformater, selvfølgelig bevares fotoformatet.
OCR-softwaren, der er integreret i PaperOffice DMS, skelner mellem et logo og normal tekst. Følgesedler fra partnervirksomheder eller kvitteringer for hotel- og restaurationsbranchen kan til enhver tid findes hurtigt, f.eks. i forbindelse med forskning, ved hjælp af en OCR-søgning, hvilket sikrer størst mulig gennemsigtighed og retssikkerhed.
Arkiveringen kan også udføres på en sådan måde, at alle efterfølgende dokumenter fra en afsender genkendes og automatisk tildeles.
Derudover tilbyder PaperOffice DMS restauratører og eventmanagere andre praktiske værktøjer såsom en workflowfunktion, der er ideel til styring ved arrangementer, automatisk oprettelse af skabeloner, såsom menuer, og statistiske evalueringer, såsom kundefrekvens eller drikkeforbrug.< /p>
Vigtige argumenter for at inkludere PaperOffice DMS i budgetplanlægningen. Endelig overbeviser PaperOffice DMS også ved, at der tages højde for bæredygtighed og miljøbeskyttelse. Før eller senere vil den fuldstændige konvertering fra analoge dokumenter til digital form finde sted, og så vil den offentlige institution, som så allerede vil bruge PaperOffice DMS, være godt forberedt.
Digital fakturabehandling er også en fordel for mange virksomheder i catering- og hotelbranchen. Indgående fakturaer kan automatiseres takket være PaperOffice DMS og videresendes til den ansvarlige medarbejder. Kontrol- og frigivelsesprocessen via digital frigivelse kan også håndteres hurtigt og effektivt via systemet.
Med et enkelt museklik kan dataene inklusive arkiveringsstedet eksporteres til din kunde, skattekonsulent eller omvendt.
Revisionskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS opfylder teknisk set de juridiske krav i GoBD, GDPdU og DSGVO
PaperOffice DMS muliggør tilslutning af anden software, såsom en ERP, og selvfølgelig overførsel af dokumenter fra Microsoft Office via passende grænseflader. PaperOffice DMS fremskynder kommunikationen i handel og produktion med leverandører og kunder.
Deadlines og aftaler overvåges, og handlinger udløses automatisk afhængigt af den ønskede indstilling. Ordreprocesser kan automatiseres, og selv ændringer, der er planlagt for fremtiden, kan indtastes på en sådan måde, at de træder i kraft på det ønskede tidspunkt.
Takket være sine omfattende funktioner kan PaperOffice DMS helt sikkert klassificeres i det højere segment af enterprise content management (ECM).
En ECM omfatter den overordnede styring af alt indhold i en organisation med et tilsvarende adgangshierarki. PaperOffice DMS er i stand til at gemme ethvert indhold i digital form, ændre dets indhold og format og gøre det tilgængeligt.
PaperOffice DMS har alle funktionerne i en ECM, og dette i et fremragende forhold mellem pris og ydelse samt en intuitivt lærbar driftsform, der gør dyr ekstern eller intern træning unødvendig. I stedet er gratis videotutorials tilgængelige for at vænne sig til de forskellige menuer. PaperOffice DMS kan således blive den organisatoriske overligger i enhver virksomhed inden for handel og produktion, og dette næsten med lysets hastighed.
Virksomheder fra catering- og hotelbranchen drager fordel af digital dokumenthåndtering
Med PaperOffice DMS er der dog langt flere muligheder for restauratører. Det kan f.eks. være lagerstyring, herunder en permanent lagerbeholdning eller en nøgledatobeholdning. Grundlaget for PaperOffice DMS er linkede brugerkonti i netværket. Datalagringen af disse brugerkonti kombineres i den centrale database. Dokumenterne kan styres via en AI med forskellige algoritmer, som kan bruges til at udløse automatiserede processer.
Optimer din arbejdstid med op til 7,5 % sammenlignet med papirbaseret arbejde takket være brugen af PaperOffice DMS.
Spar tid på at finde, dirigere og dele dokumenter.
Med digitale frimærker kan dokumenter suppleres med yderligere oplysninger og endda kontrollere detaljerede arbejdsgange. Til gengæld sikrer opgave- og arbejdsgangsfunktionen, at deadlines overholdes og gennemføres.
PaperOffice DMS har smart menunavigation, der er logisk struktureret og muliggør intuitiv betjening på mange områder. Video tutorials, der er tilgængelige gratis på internettet, giver yderligere support, og selvfølgelig kan kurser også afholdes direkte på kundens hovedkontor, hvis det ønskes.
Ud over at dokumentere de forskellige typer faser er PaperOffice DMS lige så velegnet til at understøtte logistiske opgaver i forbindelse med materialeindkøb. Takket være mulighederne for at oprette databaser i PaperOffice DMS kan materialeindkøb og materialeforbrug overvåges og tildeles advarselsniveauer. Den interne AI kan bruges til at oprette skabeloner, der reagerer automatisk, hvis der er flaskehalse eller mangler, f.eks. hvis der afgives gentagne ordrer, selv om det eksisterende antal faktisk burde være tilstrækkeligt. Arbejdsgangsfunktionen kan bruges til dette formål, hvormed de ansvarlige medarbejdere i virksomheden kan sammenligne udførelsen af deres opgaver.
PaperOffice DMS i catering- og hotelbranchen, så kontakten med gæsten ikke forsømmes på grund af alt papirarbejdet.
FAQs
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Digitalisering i gastronomi- og hotelbranchen":
Hvordan kan medarbejdere få adgang til PaperOffice?
På grund af den decentrale og moderne programarkitektur kan PaperOffice bruges på næsten enhver enhed - fra klassiske pc'er til smartphones / tablets til fjernsyn.
Hvad sker der med dataene, hvis PaperOffice ikke findes?
Det sker ikke, men for at berolige dig: Du kan eksportere dine data NÅR som helst, fordi PaperOffice er baseret på en åben databasestruktur, kan du til enhver tid få adgang til dine data.
Emnedatabeskyttelse: Hvor gemmes alle dokumenter?
PaperOffice gemmer alle dokumenter internt med kryptering på højt niveau, hvilket gør det immunt over for f.eks. datatyveri og overstiger alle GDPR- og GOBD-krav.
Undgå fejl: Gem ALDRIG dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses præcist til specifikationerne?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tilsigtede anvendelse for at sikre problemfri integration i eksisterende processer og systemer. Selv programgrænsefladen kan designes fuldt ud og frit tilpasses.
Konklusion
PaperOffice DMS understøtter catering- og hotelbranchen og tilbyder passende grænseflader til anden software, API-forbindelser og kan til enhver tid udvides efter dine ønsker. Softwaren er let at lære og kan let integreres i hverdagens praksis uden at forårsage fravær til træningsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at bruge en NAS (netværksunderstøttet datalagring) med en backupfunktion, så vigtige data hverken går tabt eller udspionerer i tredjepartsskyer.
I sidste ende imponerer PaperOffice DMS med et meget godt forhold mellem pris og ydelse og enorm knowhow gennem over 20 års praktisk erfaring.