Automatisering af forretningsprocesser til farmaceutisk industri og bioteknologi
PaperOffice DMS til den farmaceutiske og bioteknologiske industri muliggør en jævn informationsstrøm takket være digitalisering og automatisering af forretningsprocesser.
Pro tip:
Skriftlige dokumenter, kontrakter, kladder, fakturaer, følgesedler og meget mere erstattes af elektroniske dokumenter takket være digitaliseringen, hvilket optimerer alle arbejdsprocesser maksimalt.Den integrerede AI gør det muligt at automatisere forretningsprocesser i vid udstrækning, hvilket fremskynder dine processer og øger succesen og tilfredsheden.
Digitalisering i medicinalindustrien og bioteknologi
Farmaceutiske virksomheder drager stor fordel af brugen af passende datahåndtering, fordi de modtager papirdokumenter hver dag.
Sådan genereres vigtige dokumenter hver dag i medicinalindustrien:
Godkendelsesdossierer, emballagetekster, forskning, rapporter og meget mere. Disse ankommer ikke kun med posten, mange breve ankommer også via e-mail.
Alle disse dokumenter skal digitaliseres, hvis de ankommer i papirform, kræver struktureret arkivering, opgave- og arbejdsgangstildeling og skal være umiddelbart tilgængelige efter behov.
Det er meget vigtigt, at vigtige frister overholdes, og at der træffes retlige foranstaltninger til opbevaring af dokumenter.
PaperOffice DMS giver dig en klar struktur i dine dokumenter og hjælper dig med at klare strømmen af oplysninger.
PaperOffice eliminerer alle tidskrævende flaskehalse og skaber et klart overblik over vigtige dokumenter som kontrakter eller breve ved at administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Dokumenthåndteringsløsninger er vigtige i enhver branche, for medicinalvirksomheder kan konsekvenserne af en forkert beslutning i dokumenthåndtering være fatale. Forkerte recepter, forkerte testresultater eller forældede indlægsindsatser kan medføre sundhedsrisici. Forkert forespørgsel af data under en revision kan også føre til fejl eller tab af certificering.
Så der er mange ting at overveje i medicinalindustrien for optimal kvalitetsstyring og informationssikkerhedsniveau.
I medicinalindustrien bruges meget papir hver dag. På den ene side, da processerne er ret komplekse, fører det til store bjerge af papir, enorme mængder data, men også til en lang søgeproces.
Sammen med et producentuafhængigt konsulentfirma blev den årlige værdi af yderligere dokumenter beregnet til op til ti millioner euro (fra 2020).
Med en gennemsnitlig tidsinvestering på fem minutter til vedligeholdelse af mappestrukturen og arkiveringen, ti søgninger pr. medarbejder pr. uge og ti minutter for hver søgning resulterede dette i forskningsomkostninger på op til to millioner euro om året.
Hvorfor dokumenthåndteringssoftware er den perfekte løsning?
Dokumenthåndteringssystemet PaperOffice samler organisation og databeskyttelse under én hætte. Det innovative system giver strømlinede søge- og hentningsværktøjer, der reducerer svartiden og sikrer, at dokumenter aldrig går tabt, hvilket altid er en tilfredsstillelse for virksomhederne.
PaperOffice skelner ikke mellem dokumenttyperne, uanset om du har brug for hjælp til at administrere kontrakter, processkrifter, regnskaber, domme og e-mail-korrespondance: Takket være PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet digitaliseres dine tidligere processer i din virksomhed, hvilket gør dem mere effektive, gennemsigtige og betydeligt mere fleksible.
For uanset i hvilken form dokumenterne ankommer til virksomheden, hvad enten det er som papirdokumenter, PDF-filer, e-mails eller fotos, arkiveres og gemmes de automatisk i en sikker database.
Takket være den integrerede AI udløses automatiske regler. Denne AI sorterer automatisk dokumenterne i mapper som "Faktura" og "Følgesedler", gemmer passende nøgleord og udløser den digitale arbejdsgang, der er gemt for den respektive dokumenttype.
Hvordan bliver man papirløs?
PaperOffice eliminerer alle tidskrævende flaskehalse, fører til omkostningsbesparelser, såsom eliminering af papirdokumenter, og skaber et klart overblik over vigtige dokumenter, såsom kvitteringer, kontrakter, følgesedler eller andre breve, ved at administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Det bliver meget nemt at fange, behandle, dele, søge og spore dine dokumenter ved hjælp af PaperOffice.
Takket være kontrolleret adgang, detaljerede opgavelister samt godkendelser ved hjælp af arbejdsgange og pålidelige e-mail-meddelelser kan medarbejderne udføre de tildelte opgaver effektivt, og autoriserede personer kan nemt godkende eller nægte godkendelse.
Med PaperOffice DMS-softwareløsningen går ikke flere dokumenter tabt. Og uanset hvor du er, kan du få adgang til vigtige dokumenter på få sekunder.
Du arbejder selvfølgelig altid med dokumenthåndteringssystemet i overensstemmelse med loven og fuldstændig revisionssikker.
Kvitteringer, erklæringer og lignende dokumenter skal ikke længere sendes med posten. Intern post kan også sendes digitalt på denne måde. Dette sparer papir, omkostninger til yderligere datalagring og ture til arkiver. Dokumenter kan forsynes med nøgleord (redaktør, emne, status, dato osv.) og derefter lettere findes.
Procesorienteret dokumenthåndtering
Den procesorienterede dokumenthåndtering sikrer, at disse dokumenter forbliver opdaterede med lidt indsats. PaperOffice understøtter dig her med et omfattende opgave- og workflowmodul.
På denne måde kan visse proceskæder oprettes, og eksisterende operationelle processer kan defineres på elektroniske dokumenter og delvist udføres automatisk.
Dette repræsenterer fejlfri procesoptimering, fordi opgaven ikke kun kan tildeles medarbejdere med specifikke brugerrettigheder og færdiggørelsesperioder, kræver digital godkendelse, men også automatisk udløser yderligere handlinger, såsom e-mail-meddelelser eller dokumentstatusændringer.
På denne måde kan alle dokumentprocesser kortlægges.
For uanset i hvilken form dokumenterne ankommer til virksomheden, hvad enten det er som papirdokumenter, PDF-filer, e-mails eller fotos, arkiveres og gemmes de automatisk i en sikker database.
Vigtige kontrakter kan således anerkendes og opsiges i god tid eller genforhandles. Dokumentudgivelse med digital signatur og e-mail-meddelelse i stedet for langsom papirpost, usikker e-mail bidrager til kundeloyalitet.
Løsningen: dokumenteret knowhow
Giver det ikke mening at bruge styringssoftware i praksis med det samme? der ikke kun opfylder alle krav, men også er let at lære og billigt?
PaperOffice DMS er den gennemprøvede komplette løsning til digitalt arbejde og med over 20 års markedserfaring en af de første DMS-pionerer.
Tidsgevinst for vigtige ting, omkostningsbesparelser ved at eliminere dine papirarkiver, forbedre din service gennem evnen til at levere information hurtigt og revisionssikker og digital arkivering af din dokumentvolumen - dette garanteres af PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS er den rigtige software, fordi den leveres med alt, hvad den farmaceutiske industri og bioteknologi har brug for, såsom:
- Opbevaring af dokumenter i alle digitale formater i overensstemmelse med principperne i GDPR
- Funktioner til indsendelse og genindsendelse af forsinkede dokumenter, der kræver handling
- En selvlærende datalagringsfunktion med tagging og intern søgemaskine
- Automatisk tildeling af nyligt tilføjede dokumenter til den korrekte mappe
- Enkel databaseoprettelse og databaseforbindelse, herunder individuelt tilpasselig maske
- Automatiseret skabelonoprettelse til gentagne processer og operationer
Selvfølgelig tillader PaperOffice DMS migrering og integration af eksisterende digitale data fra eksisterende softwareløsninger. Samtidig er PaperOffice DMS grænsefladen mellem analog og digital. Ved hjælp af sin scanningsfunktion kan softwaren læse analoge dokumenter, planer og fotos ind i systemet og digitalisere dem ved hjælp af scannere, men også optagelser fra mobiltelefoner, hvorved tekster konverteres til skrift ved hjælp af OCR og kan ændres i Office-programmer. Tidsstempler og versionering sikrer, at det digitale dokument svarer til den analoge original.
Datasikkerhed er et ekstremt vigtigt spørgsmål, især i den farmaceutiske og bioteknologiske industri. Derfor fungerer PaperOffice DMS med en 1024bit krypteringskode, men ikke kun det.
Alle data konverteres til sit eget format, der er uafhængigt af operativsystemet. Som følge heraf skal hackere og afpressere først knække operativsystemets firewall, derefter krypteringen og til sidst det udenlandske format, hvilket ikke er sket hidtil. PaperOffice DMS har et meget effektivt adgangskodestyringssystem, så i sidste ende kan mennesket, der skal betragtes som det største svage punkt på enhver computer, ikke forårsage nogen skade.
Alle digitale data krypteres i PaperOffice DMS med 1024 bit, og formatet konverteres. Dette resulterer i så store forhindringer for hackere og spioner, at de alle har fejlet med PaperOffice DMS hidtil. Samtidig forhindrer et hierarkisk adgangskodestyringssystem alle i at have adgang til alt.
Vigtige argumenter for at inkludere PaperOffice DMS i budgetplanlægningen. Endelig overbeviser PaperOffice DMS også ved, at der tages højde for bæredygtighed og miljøbeskyttelse. Før eller senere vil den fuldstændige konvertering fra analoge dokumenter til digital form finde sted, og så vil den offentlige institution, som så allerede vil bruge PaperOffice DMS, være godt forberedt.
Digital fakturabehandling er også fordelagtig for mange virksomheder i den farmaceutiske og bioteknologiske industri. Indgående fakturaer kan automatiseres takket være PaperOffice DMS og videresendes til den ansvarlige medarbejder. Kontrol- og frigivelsesprocessen via digital frigivelse kan også håndteres hurtigt og effektivt via systemet.
Med et enkelt museklik kan dataene inklusive arkiveringsstedet eksporteres til din skatterådgiver eller omvendt.
Revisionskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS opfylder teknisk set de juridiske krav i GoBD, GDPdU og DSGVO
PaperOffice DMS muliggør tilslutning af anden software, såsom en ERP, og selvfølgelig overførsel af dokumenter fra Microsoft Office via passende grænseflader. PaperOffice DMS fremskynder kommunikationen.
Deadlines og aftaler overvåges, og handlinger udløses automatisk afhængigt af den ønskede indstilling. Ordreprocesser kan automatiseres, og selv ændringer, der er planlagt for fremtiden, kan indtastes på en sådan måde, at de træder i kraft på det ønskede tidspunkt.
Takket være sine omfattende funktioner kan PaperOffice DMS helt sikkert klassificeres i det højere segment af enterprise content management (ECM).
En ECM omfatter den overordnede styring af alt indhold i en organisation med et tilsvarende adgangshierarki. PaperOffice DMS er i stand til at gemme ethvert indhold i digital form, ændre dets indhold og format og gøre det tilgængeligt.
PaperOffice DMS har alle funktionerne i en ECM, og dette i et fremragende forhold mellem pris og ydelse samt en intuitivt lærbar driftsform, der gør dyr ekstern eller intern træning unødvendig. I stedet er gratis videotutorials tilgængelige for at vænne sig til de forskellige menuer. PaperOffice DMS kan blive det organisatoriske knudepunkt i enhver virksomhed, og dette næsten med lysets hastighed.
Virksomheder fra medicinalindustrien og bioteknologi drager fordel af digital dokumenthåndtering
38% af alle adspurgte virksomheder har simpelthen ikke tid til at digitalisere deres processer. Vi anbefaler en procedure, der starter med den grundlæggende proces, scanning af analoge dokumenter samtidig med at de behandles. På denne måde kunne gruppen af mennesker, der arbejder med kopimaskinen hver dag, også instrueres i så vidt muligt at scanne arkivet lidt efter lidt.
Takket være den automatiske genkendelse af dokumenter med ensartede egenskaber kan PaperOffice DMS altid tildele alle scannede dokumenter til den korrekte lagerplacering i den digitale hukommelse. Det er fornuftigt at begynde at scanne arkivet med de nyeste poster for yderligere at reducere størrelsen på det analoge arkiv, når opbevaringsperioderne udløber. Derudover har vi mange guider til, hvordan man opnår et papirløst kontor takket være scanneren.
PaperOffice DMS er grænsefladen mellem analog og digital. Ved hjælp af sin scanningsfunktion kan softwaren læse analoge dokumenter, planer og fotos ind i systemet via din scanner og digitalisere dem, hvorved tekster konverteres til skrifttyper ved hjælp af OCR, som kan ændres i Office-programmer. Tidsstempler og versionering sikrer, at det digitale dokument svarer til den analoge original.
Optimer din arbejdstid med op til 7,5 % sammenlignet med papirbaseret arbejde takket være brugen af PaperOffice DMS.
Spar tid på at finde, dirigere og dele dokumenter.
Med digitale frimærker kan dokumenter suppleres med yderligere oplysninger og endda kontrollere detaljerede arbejdsgange. Til gengæld sikrer opgave- og arbejdsgangsfunktionen, at deadlines overholdes og gennemføres.
De tilgængelige evalueringsmekanismer, der styres af AI integreret i PaperOffice DMS, tillader evalueringer og statistiske undersøgelser af de materialestrømme, der forekommer i virksomheden.
PaperOffice DMS er med sine mange styringsværktøjer den ideelle software til medicinalindustrien og bioteknologien, som giver både sikker og lynhurtig adgang til alle de data, der kræves for den bedst mulige kunderådgivning. Samtidig kan PaperOffice DMS bruges til at håndtere alle forhold, der ellers opstår i forretningsdriften.
For at der ikke kun er variation i dokumenthåndtering og databeskyttelse, anbefaler PaperOffice DMS brugen af et internt netværkslager (NAS) med backupfunktion, hvilket reducerer sandsynligheden for et totalt tab til et minimum og samtidig repræsenterer en intern sky, der i modsætning til skyer fra eksterne udbydere virkelig beskytter mod uønsket adgang fra statslige eller ikke-statslige organer.
FAQs
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Digitalisering til medicinalindustrien og bioteknologi":
Hvordan kan medarbejdere få adgang til PaperOffice?
På grund af den decentrale og moderne programarkitektur kan PaperOffice bruges på næsten enhver enhed - fra klassiske pc'er til smartphones / tablets til fjernsyn.
Hvad sker der med dataene, hvis PaperOffice ikke findes?
Det sker ikke, men for at berolige dig: Du kan eksportere dine data NÅR som helst, fordi PaperOffice er baseret på en åben databasestruktur, kan du til enhver tid få adgang til dine data.
Emnedatabeskyttelse: Hvor gemmes alle dokumenter?
PaperOffice gemmer alle dokumenter internt med kryptering på højt niveau, hvilket gør det immunt over for f.eks. datatyveri og overstiger alle GDPR- og GOBD-krav.
Undgå fejl: Gem ALDRIG dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses præcist til specifikationerne?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tilsigtede anvendelse for at sikre problemfri integration i eksisterende processer og systemer. Selv programgrænsefladen kan designes fuldt ud og frit tilpasses.
Konklusion
PaperOffice DMS understøtter medicinalindustrien og bioteknologien og tilbyder tilsvarende grænseflader til anden software, API-forbindelser og kan til enhver tid udvides efter dine ønsker. Softwaren er let at lære og kan let integreres i hverdagens praksis uden at forårsage fravær til træningsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at bruge en NAS (netværksunderstøttet datalagring) med en backupfunktion, så vigtige data hverken går tabt eller udspionerer i tredjepartsskyer.
I sidste ende imponerer PaperOffice DMS med et meget godt forhold mellem pris og ydelse og enorm knowhow gennem over 20 års praktisk erfaring.