Automatisering af forretningsprocesser inden for logistik og videresendelse
PaperOffice DMS til logistik og spedition muliggør en jævn informationsstrøm mellem afdelinger takket være digitalisering og automatisering af forretningsprocesser.
Pro tip:
Skriftlige dokumenter, kontrakter, udkast, forskning, følgesedler og meget mere erstattes af elektroniske dokumenter takket være digitalisering og optimerer dermed alle arbejdsprocesser maksimalt.Den integrerede AI gør det muligt at automatisere forretningsprocesser i vid udstrækning, hvilket fremskynder dine processer og øger succesen og tilfredsheden.
Digitalisering inden for logistik og videresendelse
Stadig mere voksende globale forsyningskæder stiller logistik og spedition over for nye udfordringer. Placeringen og den tiduafhængige tilgængelighed af alle vigtige data og dokumenter er af afgørende betydning i transport- og logistikbranchen, hvilket ikke kun påvirker tiden, men også økonomisk.
Fakturaer, kontrakter, ordrer, følgesedler og meget mere - alle dokumenter skal være umiddelbart tilgængelige efter behov, uanset placering. Derfor er virksomheder i disse brancher dem, der drager stor fordel af brugen af passende dokumenthåndteringssoftware.
Et stort antal dokumenter genereres hver dag i logistikbranchen. En stor del af dokumenterne som følgesedler og forsendelsesdokumenter oprettes stadig i papirform - men den manuelle behandling af disse dokumenter er meget tidskrævende, hvilket igen medfører unødvendige omkostninger og nogle gange kører forkert.
For at gøre oplysningerne deri hurtigt tilgængelige og forberede dem på efterfølgende automatiserede processer skal disse papirdokumenter digitaliseres, og indholdet læses op og stilles til rådighed.
Det er især vigtigt for logistikbranchen, at frister overholdes , og at der træffes juridiske foranstaltninger til opbevaring af dokumenter. For at løse mange eksisterende administrative problemer i logistik- og speditørbranchen bør PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet implementeres.
Ved hjælp af dokumenthåndteringsløsningen gemmer og arkiverer du alle oplysninger på en central platform på en revisionssikker måde.
Hvor papirløs i speditør- og logistikbranchen?
PaperOffice eliminerer alle tidskrævende flaskehalse og skaber et klart overblik over vigtige dokumenter som kontrakter, fakturaer, ordrer, følgesedler ved at administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Det bliver meget nemt at fange, behandle, dele, søge og spore dine dokumenter ved hjælp af PaperOffice.
Takket være kontrolleret adgang, detaljerede opgavelister samt godkendelser ved hjælp af arbejdsgange og pålidelige e-mail-meddelelser kan medarbejderne udføre de tildelte opgaver effektivt, og autoriserede personer kan nemt godkende eller nægte godkendelse.
Dokumenthåndteringssystemet skal dække følgende vigtige funktioner i speditør- og logistikbranchen:
Forståelighed af vigtige relationer takket være digitale mapper og dokumentmapper
Når du redigerer dokumenter manuelt, kan vigtige relationer som noter og kommentarer hurtigt gå tabt. Så det er næsten umuligt at forstå sammenhængen bagefter. Når relationerne kan spores, udløses duplikatprocesser, hvilket er tidskrævende og dyrt.
Takket være PaperOffice-implementeringen i din logistikvirksomhed opsummeres dokumenter, oplysninger om dem og processer logisk. Digitale mapper indeholder beskrivende egenskaber, har en forudbestemt intern struktur eller disposition og giver mulighed for at definere tilladelser til databeskyttelse. Virtuelle noter, kommentarer og opgaver sikrer, at vigtige oplysninger om processer ikke længere går tabt.
Automatiseret arkivering
Manuel scanning af dokumenter er en særlig tidskrævende og fejlbehæftet proces. Efter at speditionsfirmaer har leveret en stak dokumenter, begynder det virkelige arbejde: Hvad er den nemmeste måde at registrere og tildele dokumenter, der er i papirform?
Takket være den integrerede scannerfunktion og QR-kodegenkendelse kan videresendelses- og logistikvirksomheder placere en hel stak følgesedler og andre dokumenter i scanneren - PaperOffice genkender målarkiveringen enten baseret på den anerkendte kontakt, indlærte dokumentskabelon eller ved at gemme QR-koder oplysninger læses ud.
På denne måde kan hele partier af dokumenter automatiseres på én gang og gradvist behandles med en integreret læringstilstand eller på en anden måde efter ønske med næsten ingen menneskelige ressourcer.
Procesorienteret dokumenthåndtering
Den procesorienterede dokumenthåndtering sikrer, at disse dokumenter forbliver opdaterede med lidt indsats. PaperOffice understøtter dig her med et omfattende opgave- og workflowmodul.
På denne måde kan visse proceskæder oprettes, og eksisterende operationelle processer kan defineres på elektroniske dokumenter og delvist udføres automatisk.
Dette repræsenterer fejlfri procesoptimering, fordi opgaven ikke kun kan tildeles medarbejdere med specifikke brugerrettigheder og færdiggørelsesperioder, kræver digital godkendelse, men også automatisk udløser yderligere handlinger, såsom e-mail-meddelelser eller dokumentstatusændringer.
På denne måde kan alle dokumentprocesser kortlægges.
Dokumenthåndteringssoftware som PaperOffice DMS er bedst egnet til disse opgaver. Fordi det er en dokumenthåndteringssoftware, der kan gøre meget mere end bare at administrere dokumenter.
PaperOffice skelner ikke mellem dokumenttyperne, uanset om du har brug for hjælp til at administrere kontrakter, processkrifter og e-mail-korrespondance: Takket være PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet digitaliseres dine tidligere processer i virksomheden , hvilket gør dem mere effektive, gennemsigtige og betydeligt mere fleksible.
For uanset i hvilken form dokumenterne ankommer til virksomheden, hvad enten det er som papirdokumenter, PDF-filer, e-mails eller fotos, arkiveres og gemmes de automatisk i en sikker database.
Vigtige kontrakter kan således anerkendes og opsiges i god tid eller genforhandles. Dokumentudgivelse med digital signatur og e-mail-meddelelse i stedet for langsom papirpost, usikker e-mail bidrager til kundeloyalitet.
Digital behandling er et væsentligt grundlag for at sikre den høje servicekvalitet i de kommunale ydelser i fremtiden
PaperOffice opfylder de højeste sikkerhedsstandarder såsom autorisationsstyring eller tildeling af adgangstilladelser. Brugeren definerer de enkelte arbejdstrin nøjagtigt, som de ville køre, for eksempel "optagelse", "kontrol", "frigivelse" og "booking" af fakturaer.
Ansvaret kan ikke kun tildeles individuelle personer, men også til brugergrupper som "Regnskab" eller "Produktion", så en kollega kan træde til med det samme, hvis en medarbejder er fraværende.
OCR-teknologien genkender ikke kun dokumentets indhold, men også alle skatterelevante datafelter såsom dokumentnummer, dato, netto, skat og bruttobeløb. De importerede data er tilgængelige til styring af evalueringer, betalingstransaktioner og finansiel regnskab. Dette sparer trættende indgangsarbejde og reducerer bogføringsfejl.
PaperOffice arkiverer alle dokumenter, der genereres inden for logistik og videresendelse, og alle relevante oplysninger i overensstemmelse med loven og på en revisionssikker måde
PaperOffice DMS muliggør i forbindelse med en NAS (Network Attached Storage) opbygningen af et meget sikkert intranet til intern kommunikation og datatransmission. Dette skaber dobbelt sikkerhed mod angreb udefra. Først firewall af operativsystemet og for det andet kryptering af PaperOffice DMS. Samtidig oprettes en separat sky via NAS, uafhængigt af tredjepartsudbydere.
Den omfattende arbejdsgangsfunktion i PaperOffice DMS gør intern kommunikation meget lettere. Udtrykket internt omfatter også filialer eller udenlandske placeringer. I tilfælde af projektrelateret arbejde vises for eksempel den aktuelle status altid og samtidig historikken.
Selvfølgelig er der også inkluderet en teamrelateret og privat kalender, hvor deadlines og tidsrelaterede begivenheder indtastes.
Dokumentgenkendelsen, der er udstyret med en AI, arrangerer automatisk, at alle dokumenter gemmes i den rigtige mappe, og opretter både et nøgleordsindeks og en ændringshistorik. Den interne søgemaskine i PaperOffice DMS finder hvert dokument i brøkdele af et sekund.
Løsningen: dokumenteret knowhow
Giver det ikke mening at bruge styringssoftware i praksis med det samme? der ikke kun opfylder alle krav, men også er let at lære og billigt?
PaperOffice DMS er den gennemprøvede komplette løsning til digitalt arbejde og med over 20 års markedserfaring en af de første DMS-pionerer.
Vigtige argumenter for at inkludere PaperOffice DMS i budgetplanlægningen. Endelig overbeviser PaperOffice DMS også ved, at der tages højde for bæredygtighed og miljøbeskyttelse. Før eller senere vil den fuldstændige konvertering fra analoge dokumenter til digital form finde sted, og så vil den offentlige institution, som så allerede vil bruge PaperOffice DMS, være godt forberedt.
Med et enkelt museklik kan dataene inklusive arkiveringsstedet eksporteres til din kunde, skattekonsulent eller omvendt.
Selvfølgelig tillader PaperOffice DMS migrering og integration af eksisterende digitale data fra eksisterende softwareløsninger. Samtidig er PaperOffice DMS grænsefladen mellem analog og digital. Ved hjælp af sin scanningsfunktion kan softwaren læse analoge dokumenter, planer og fotos ind i systemet og digitalisere dem ved hjælp af scannere, men også optagelser fra mobiltelefoner, hvorved tekster konverteres til skrift ved hjælp af OCR og kan ændres i Office-programmer. Tidsstempler og versionering sikrer, at det digitale dokument svarer til den analoge original.
Logistik- og speditionsfirmaer skal behandle dokumenter til alle forretningstransaktioner. Den konstante videreudvikling af forretningsmodeller skaber hele tiden nye udfordringer. Det, de har brug for, er et godt dokumenthåndteringssystem.
PaperOffice DMS er den rigtige software, fordi den leveres med alt hvad du behøver, for eksempel:
- Opbevaring af dokumenter i alle digitale formater i overensstemmelse med principperne i GDPR/li>
- Funktioner til indsendelse og genindsendelse af forsinkede dokumenter, der kræver handling
- En selvlærende datalagringsfunktion med tagging og intern søgemaskine
- Automatisk tildeling af nyligt tilføjede dokumenter til den korrekte mappe
- Enkel databaseoprettelse og databaseforbindelse, herunder individuelt tilpasselig maske
- Automatiseret skabelonoprettelse til gentagne processer og operationer
Revisionskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS opfylder teknisk set de juridiske krav i GoBD, GDPdU og DSGVO
PaperOffice DMS muliggør tilslutning af anden software, såsom en ERP, og selvfølgelig overførsel af dokumenter fra Microsoft Office via passende grænseflader. PaperOffice DMS fremskynder kommunikationen i handel og produktion med leverandører og kunder.
Deadlines og aftaler overvåges, og handlinger udløses automatisk afhængigt af den ønskede indstilling. Ordreprocesser kan automatiseres, og selv ændringer, der er planlagt for fremtiden, kan indtastes på en sådan måde, at de træder i kraft på det ønskede tidspunkt.
Takket være sine omfattende funktioner kan PaperOffice DMS helt sikkert klassificeres i det højere segment af enterprise content management (ECM).
En ECM omfatter den overordnede styring af alt indhold i en organisation med et tilsvarende adgangshierarki. PaperOffice DMS er i stand til at gemme ethvert indhold i digital form, ændre dets indhold og format og gøre det tilgængeligt.
PaperOffice DMS har alle funktionerne i en ECM, og dette i et fremragende forhold mellem pris og ydelse samt en intuitivt lærbar driftsform, der gør dyr ekstern eller intern træning unødvendig. I stedet er gratis videotutorials tilgængelige for at vænne sig til de forskellige menuer. PaperOffice DMS kan således blive den organisatoriske overligger i enhver virksomhed inden for handel og produktion, og dette næsten med lysets hastighed.
Logistik- og speditørvirksomheder drager fordel af digital dokumenthåndtering
Med PaperOffice DMS er der dog langt flere muligheder for logistikvirksomheder, såvel som for virksomheder med tilknyttet logistik eller lager. Det kan f.eks. være lagerstyring, herunder en permanent lagerbeholdning eller en nøgledatobeholdning. Grundlaget for PaperOffice DMS er linkede brugerkonti i netværket. Datalagringen af disse brugerkonti kombineres i den centrale database. Dokumenterne kan styres via en AI med forskellige algoritmer, som kan bruges til at udløse automatiserede processer.
Optimer din arbejdstid med op til 7,5 % sammenlignet med papirbaseret arbejde takket være brugen af PaperOffice DMS.
Spar tid på at finde, dirigere og dele dokumenter.
Med digitale frimærker kan dokumenter suppleres med yderligere oplysninger og endda kontrollere detaljerede arbejdsgange. Til gengæld sikrer opgave- og arbejdsgangsfunktionen, at deadlines overholdes og gennemføres.
Oplev, hvordan du kan forbinde informationsstrømmen mellem produktion og administration ved at digitalisere og automatisere dokument- og forretningsprocesser.
PaperOffice DMS kan blive kilden til forskellige data, der spiller en særlig rolle i fragt. For eksempel specifikationerne for luftfragt eller søfart. I sidste ende muliggør tilsvarende integrerede grænseflader forbindelse til andre logistiske softwareløsninger, betinget også til "ATLAS", det automatiserede tarif- og lokale toldklareringssystem.
FAQs
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Digitalisering inden for logistik og videresendelse":
Hvordan kan medarbejdere få adgang til PaperOffice?
På grund af den decentrale og moderne programarkitektur kan PaperOffice bruges på næsten enhver enhed - fra klassiske pc'er til smartphones / tablets til fjernsyn.
Hvad sker der med dataene, hvis PaperOffice ikke findes?
Det sker ikke, men for at berolige dig: Du kan eksportere dine data NÅR som helst, fordi PaperOffice er baseret på en åben databasestruktur, kan du til enhver tid få adgang til dine data.
Emnedatabeskyttelse: Hvor gemmes alle dokumenter?
PaperOffice gemmer alle dokumenter internt med kryptering på højt niveau, hvilket gør det immunt over for f.eks. datatyveri og overstiger alle GDPR- og GOBD-krav.
Undgå fejl: Gem ALDRIG dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses præcist til specifikationerne?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tilsigtede anvendelse for at sikre problemfri integration i eksisterende processer og systemer. Selv programgrænsefladen kan designes fuldt ud og frit tilpasses.
Konklusion
PaperOffice DMS understøtter logistik- og speditørbranchen og tilbyder passende grænseflader til anden software, API-forbindelser og kan til enhver tid udvides efter dine ønsker. Softwaren er let at lære og kan let integreres i hverdagens praksis uden at forårsage fravær til træningsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at bruge en NAS (netværksunderstøttet datalagring) med en backupfunktion, så vigtige data hverken går tabt eller udspionerer i tredjepartsskyer.
I sidste ende imponerer PaperOffice DMS med et meget godt forhold mellem pris og ydelse og enorm knowhow gennem over 20 års praktisk erfaring.