Samfund
Ejendomsadministration
El Guijo
Alejandro Campos, IT-specialist og projektleder hos ejendomsadministrationen El Guijo
Startposition
Som et samfund inden for ejendomsadministration har El Guijo mange vigtige dokumenter at administrere: lejekontrakter, forsyningsregninger, byggefiler, turneringsregistreringer, forretningsdokumenter, meddelelser og meget mere.
Desværre har ejendomsadministration hidtil ikke haft væsentlig gavn af brugen af passende dokumenthåndteringssoftware, da der hidtil ikke er fundet nogen passende løsning, selvom ejendomsadministratorer er dem, der drager stor fordel af brugen af passende dokumenthåndteringssoftware.
For at løse mange eksisterende administrative problemer inden for ejendomsadministration blev det besluttet at implementere et dokumenthåndteringssystem.
Målet med El Guijo var at digitalisere eksisterende papirdokumenter, indføre procesoptimering og workflow-kontrol over alle indgående og udgående dokumenter, automatisere en stor del af processerne i baggrunden og dermed optimere ejendomsadministrationsprocessen.
Eksisterende problem
Ejendomsadministratoren skulle dagligt indsamle vigtige dokumenter. Disse skulle alle tildeles den rigtige boligejendom, ejer, lejer, udlejer. Men det daglige arbejde i lokalsamfundet var også præget af ineffektivitet:
"Vi havde undgåelige opbevaringsomkostninger ved at arkivere dokumenter i mapper. Derudover var søgningen efter dokumenter tidskrævende og involverede ofte et besøg i arkivet",
minder om Alejandro Campos, IT-specialisten i El Guijo-samfundet.
Således overstiger det samlede gennemsnit af naboerne undertiden 2500 indbyggere, med hyppigere toppe i sommer- og ferieperioderne. Det resulterede i, at seks medarbejdere som konsulenter og fast leder på kontoret samt outsourcet havearbejde og administrativt personale ikke kunne klare informationsoverbelastningen.
Før implementeringen af et dokumenthåndteringssystem var hele systemet papirbaseret. Dokumenter indsendt af ejere, logfiler og bevis for vedligeholdelsesarbejde, klager blev overdraget til administrationen og derefter gemt i massevis i mapper.
I løbet af digitaliseringen ser ejendomsadministratorer som El Guijo hinanden hver dag med utallige lejehenvendelser, klager og andre bekymringer , der nu også konfronteres via e-mail. Men, denne oversvømmelse af e-mails kan næppe håndteres manuelt.
Konsekvenserne var lange sagsbehandlingstider og ineffektivitet i behandlingen, indhentningen og fremsendelsen af den nødvendige dokumentation. Derfor gik samfundet på jagt efter digital dokumenthåndtering.
"Vi har lige flyttet arbejdet fremad, og nu har vi et forspring."
Alejandro Campos, it-specialist, selvstændig for El Guijo-samfundet, ledte efter en løsning på dette og alle ejendomsadministrationsproblemerne. Det var også meningen at digitalisere alle kommunens administrative opgaver, som tidligere stort set var analoge.
Hvorfor kommunen El Guijo valgte PaperOffice DMS
De vigtigste udvælgelseskriterier var pålidelighed, tilgængelighed og sikkerhed, da de administrerede dokumenter involverede fortroligt indhold, såsom personlige dokumenter, samt fakturaer, som skulle beskyttes mod uautoriseret adgang ved adgangstilladelser og frigivelsesniveauer .
Forskellige cloud-udbydere eller open source-løsninger blev ikke overvejet på grund af databeskyttelsesreglerne i kommunen, da sikkerheden af personoplysninger GDPR og langsigtet investeringssikkerhed ikke kunne garanteres.
Da PaperOffice DMS ikke er en cloud-applikation og gemmer alle data i en central database, som nu er på en dedikeret server, blev det endelig besluttet at teste det krævede scenarie med en test.
"Allerede ved den første aftale med PaperOffice bemærker du de 20 års PaperOffice-erfaring inden for dokumenthåndtering."
PaperOffice overgår alle dokumentstandarder og juridiske retningslinjer, især på grund af den meget krypterede dokumentlagring direkte på den dedikerede server og ikke i en sky.
Behovet for at bruge et dokumentstyringssystem, der har kompatibel versionskontrol og revisionssikker versionering, er tydeligere end nogensinde.
En enorm grund til beslutningen var tilgængeligheden og kompetencen i supporten, da der tidligere er gjort meget dårlige erfaringer med andre udbydere.
For at sikre pålidelighed og simulere reelle problemer blev PaperOffice-support kontaktet flere gange for at vurdere, om fristerne blev overholdt, og hvad kvaliteten af supporten var. Her er PaperOffice foran alle andre producenter.
Skift til automatisering via PaperOffice. Mål og timing
Med den innovative dokumenthåndteringsløsning fra PaperOffice har El Guijo kommune besluttet at automatisere de fleste af de daglige opgaver og dokumentation.
Så det blev besluttet at scanne de dokumenter, der allerede eksisterede i papirform, og arkivere dem digitalt i PaperOffice. Når disse er tilgængelige i digital form, kan yderligere administrative processer inden for samfundsnetværket også løses digitalt.
Procesoptimeringen blev startet. Fra nu af vil dokumenter blive designet digitalt ved at undgå papir så meget som muligt. Møder, referater, indgående post, udgående fakturaer og noter oprettet direkte i PaperOffice. Opgaver og arbejdsgange implementeres digitalt.
Med dokumenthåndteringssystemet kan alle vigtige beviser nemt indsendes - og selvfølgelig GDPR-kompatible. En lang ventetid og vejen til posthuset blev elimineret.
Konverteringen gik meget godt fra den første præsentation af softwaren af PaperOffice til løbende drift:
"Selv efter produktdemoen var vi helt begejstrede for PaperOffice. Vi så straks merværdien, og næsten tre uger senere på et ejermøde blev beslutningen om brugen af PaperOffice i samfundet 100% stemt om."
Fordele ved digitalisering med PaperOffice
I mellemtiden gemmes alle digitaliserede lejekontrakter, korrespondance, logfiler, planer, forsikringsdokumenter osv. I PaperOffice. Dette er en stor merværdi for vores ejere og lejere, siger Campos fra El Guijo-administrationen. Dette er en af grundene til, at Mr. Campos er sikker:
"Fremtiden for ejendomsadministrationsbranchen ligger simpelthen i digitalisering."
Takket være introduktionen af digitaliseringen af PaperOffice DMS har El Guijo-samfundet allerede været i stand til at:
- Spar tid og ressourcer
- Gør adgangen til dokumenter enklere
- Sikre tilgængelighed af dokumenter for hver autoriseret medarbejder
Den nu lettere og hurtigere tilgængelighed af data og dokumenter ændrer samfundets processer fundamentalt og bæredygtigt. Administrativ viden er nu organiseret gennemsigtigt og tilgængelig på det rigtige tidspunkt.
"Datasikkerhed, automatiserede arbejdsgange, dokumentdigitalisering og den nemme integration af PaperOffice DMS i et administrativt miljø leverede, hvad dette samfund havde brug for for at fremskynde papirprocesser og få plads i deres afhængigheder."
Hver med sine specifikationer og specificiteter, som generelt omfatter kontrol og verifikation af administrative operationer, eliminering af papir, indeksering af alle typer dokumenter relateret til interne ordrer, automatisering og metode, sikkerhed (GoBD, GDPR og databeskyttelse), optimering og overvågning af processer, hvilket gør det lettere at sende filer til brugere (ejere i dette tilfælde) og, selvfølgelig sparer plads i administrative kontorer.
Denne samarbejdsaftale blev indgået på grund af den store mængde optegnelser og optagelser, som samfundet er i besiddelse af, og for at sikre, at der etableres en metode til at organisere al dokumentation for alle beboere og administratorer i samfundet.
Slutresultat
PaperOffice har skabt en løsning på aktuelle samfundsproblemer ved at eliminere mængden af data, strømline administrative forhindringer og sikre, at kun autoriserede medarbejdere har adgang til PaperOffice for at forhindre dokumentændring eller endda potentiel underslæb af midler undgå.
Takket være integrationen af PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet kan community'et nu finde dokumenterne og deres omfattende oplysninger på få sekunder og udføre andre opgaver og arbejdsgange.
Derudover kan administrationen reagere hurtigere og mere målrettet på henvendelser, breve og tilbagemeldinger fra beboere: Det gør det daglige arbejde meget lettere.
Om El Guijo-fællesskabet
El Guijo er en urbanisering / samfund beliggende i den nordvestlige del af galapagar kommune ved siden af M-510 vejen, kun 40 minutters kørsel fra det centrale Madrid via A-6.
Et privilegeret sted i Sierra de Guadarrama, beliggende i en befolkningsforbindelse nær Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial og Galapagar selv, samt nær Valmayor-reservoiret og grænsen til den autonome region Castilla y León.
Opførelsen af urbaniseringen begyndte i 1970'erne og blev grundlagt i 1977 ved lov som et kvartersamfund. Det har et areal på næsten 140.000 kvadratmeter med i alt 1.104 grunde mellem hytter, lejligheder, samfundsbygninger (flere sportsbaner, tre svømmebassiner, social klub og administrative kontorer) og tre børneparker: omkring halvdelen af landet er anlagte områder med stor naturlig mangfoldighed.
Det samlede gennemsnit overstiger 2.500 enheder, med hyppigere toppe i sommer- og ferieperioder. Derudover har urbaniseringen seks viceværter, en administrativ og tre vedligeholdelsesmedarbejdere (fastansat) samt outsourcet havearbejde og administrativt personale.
