Højeste mulige rabattilbud
Eksklusive insider nyheder
Gratis bonusopgraderinger
Højeste mulige rabattilbud
Eksklusive insider nyheder
Gratis bonusopgraderinger
Venskab Tillid Æresord
Vi giver aldrig din e-mail-adresse til andre, og hver e-mail inkluderer et afmeldingslink med et enkelt klik.
Industri
Hus ledelse
Region
Madrid, Spanien
Afdelinger
Regnskab, Administration, Ledelse
Industri
Hus ledelse
Region
Madrid, Spanien
Afdelinger
Regnskab, Administration, Ledelse
Alejandro Campos, IT-specialist og projektleder hos ejendomsadministrationen El Guijo
Pro tip:
Industri
Hus ledelse
Region
Madrid, Spanien
Afdelinger
Regnskab, Administration, Ledelse
Som et samfund inden for ejendomsadministration har El Guijo mange vigtige dokumenter at administrere: lejekontrakter, forsyningsregninger, byggefiler, turneringsregistreringer, forretningsdokumenter, meddelelser og meget mere.
Desværre har ejendomsadministration hidtil ikke haft væsentlig gavn af brugen af passende dokumenthåndteringssoftware, da der hidtil ikke er fundet nogen passende løsning, selvom ejendomsadministratorer er dem, der drager stor fordel af brugen af passende dokumenthåndteringssoftware.
For at løse mange eksisterende administrative problemer inden for ejendomsadministration blev det besluttet at implementere et dokumenthåndteringssystem.
Målet med El Guijo var at digitalisere eksisterende papirdokumenter, indføre procesoptimering og workflow-kontrol over alle indgående og udgående dokumenter, automatisere en stor del af processerne i baggrunden og dermed optimere ejendomsadministrationsprocessen.
Ejendomsadministratoren skulle dagligt indsamle vigtige dokumenter. Disse skulle alle tildeles den rigtige boligejendom, ejer, lejer, udlejer. Men det daglige arbejde i lokalsamfundet var også præget af ineffektivitet:
minder om Alejandro Campos, IT-specialisten i El Guijo-samfundet.
Således overstiger det samlede gennemsnit af naboerne undertiden 2500 indbyggere, med hyppigere toppe i sommer- og ferieperioderne. Det resulterede i, at seks medarbejdere som konsulenter og fast leder på kontoret samt outsourcet havearbejde og administrativt personale ikke kunne klare informationsoverbelastningen.
Før implementeringen af et dokumenthåndteringssystem var hele systemet papirbaseret. Dokumenter indsendt af ejere, logfiler og bevis for vedligeholdelsesarbejde, klager blev overdraget til administrationen og derefter gemt i massevis i mapper.
I løbet af digitaliseringen ser ejendomsadministratorer som El Guijo hinanden hver dag med utallige lejehenvendelser, klager og andre bekymringer , der nu også konfronteres via e-mail. Men, denne oversvømmelse af e-mails kan næppe håndteres manuelt.
Konsekvenserne var lange sagsbehandlingstider og ineffektivitet i behandlingen, indhentningen og fremsendelsen af den nødvendige dokumentation. Derfor gik samfundet på jagt efter digital dokumenthåndtering.
Alejandro Campos, it-specialist, selvstændig for El Guijo-samfundet, ledte efter en løsning på dette og alle ejendomsadministrationsproblemerne. Det var også meningen at digitalisere alle kommunens administrative opgaver, som tidligere stort set var analoge.
De vigtigste udvælgelseskriterier var pålidelighed, tilgængelighed og sikkerhed, da de administrerede dokumenter involverede fortroligt indhold, såsom personlige dokumenter, samt fakturaer, som skulle beskyttes mod uautoriseret adgang ved adgangstilladelser og frigivelsesniveauer .
Da PaperOffice DMS ikke er en cloud-applikation og gemmer alle data i en central database, som nu er på en dedikeret server, blev det endelig besluttet at teste det krævede scenarie med en test.
PaperOffice overgår alle dokumentstandarder og juridiske retningslinjer, især på grund af den meget krypterede dokumentlagring direkte på den dedikerede server og ikke i en sky.
Behovet for at bruge et dokumentstyringssystem, der har kompatibel versionskontrol og revisionssikker versionering, er tydeligere end nogensinde.
For at sikre pålidelighed og simulere reelle problemer blev PaperOffice-support kontaktet flere gange for at vurdere, om fristerne blev overholdt, og hvad kvaliteten af supporten var. Her er PaperOffice foran alle andre producenter.
Med den innovative dokumenthåndteringsløsning fra PaperOffice har El Guijo kommune besluttet at automatisere de fleste af de daglige opgaver og dokumentation.
Så det blev besluttet at scanne de dokumenter, der allerede eksisterede i papirform, og arkivere dem digitalt i PaperOffice. Når disse er tilgængelige i digital form, kan yderligere administrative processer inden for samfundsnetværket også løses digitalt.
Procesoptimeringen blev startet. Fra nu af vil dokumenter blive designet digitalt ved at undgå papir så meget som muligt. Møder, referater, indgående post, udgående fakturaer og noter oprettet direkte i PaperOffice. Opgaver og arbejdsgange implementeres digitalt.
Med dokumenthåndteringssystemet kan alle vigtige beviser nemt indsendes - og selvfølgelig GDPR-kompatible. En lang ventetid og vejen til posthuset blev elimineret.
Konverteringen gik meget godt fra den første præsentation af softwaren af PaperOffice til løbende drift:
I mellemtiden gemmes alle digitaliserede lejekontrakter, korrespondance, logfiler, planer, forsikringsdokumenter osv. I PaperOffice. Dette er en stor merværdi for vores ejere og lejere, siger Campos fra El Guijo-administrationen. Dette er en af grundene til, at Mr. Campos er sikker:
Takket være introduktionen af digitaliseringen af PaperOffice DMS har El Guijo-samfundet allerede været i stand til at:
Hver med sine specifikationer og specificiteter, som generelt omfatter kontrol og verifikation af administrative operationer, eliminering af papir, indeksering af alle typer dokumenter relateret til interne ordrer, automatisering og metode, sikkerhed (GoBD, GDPR og databeskyttelse), optimering og overvågning af processer, hvilket gør det lettere at sende filer til brugere (ejere i dette tilfælde) og, selvfølgelig sparer plads i administrative kontorer.
Denne samarbejdsaftale blev indgået på grund af den store mængde optegnelser og optagelser, som samfundet er i besiddelse af, og for at sikre, at der etableres en metode til at organisere al dokumentation for alle beboere og administratorer i samfundet.
PaperOffice har skabt en løsning på aktuelle samfundsproblemer ved at eliminere mængden af data, strømline administrative forhindringer og sikre, at kun autoriserede medarbejdere har adgang til PaperOffice for at forhindre dokumentændring eller endda potentiel underslæb af midler undgå.
Takket være integrationen af PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet kan community'et nu finde dokumenterne og deres omfattende oplysninger på få sekunder og udføre andre opgaver og arbejdsgange.
Derudover kan administrationen reagere hurtigere og mere målrettet på henvendelser, breve og tilbagemeldinger fra beboere: Det gør det daglige arbejde meget lettere.
El Guijo er en urbanisering / samfund beliggende i den nordvestlige del af galapagar kommune ved siden af M-510 vejen, kun 40 minutters kørsel fra det centrale Madrid via A-6.
Et privilegeret sted i Sierra de Guadarrama, beliggende i en befolkningsforbindelse nær Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial og Galapagar selv, samt nær Valmayor-reservoiret og grænsen til den autonome region Castilla y León.
Opførelsen af urbaniseringen begyndte i 1970'erne og blev grundlagt i 1977 ved lov som et kvartersamfund. Det har et areal på næsten 140.000 kvadratmeter med i alt 1.104 grunde mellem hytter, lejligheder, samfundsbygninger (flere sportsbaner, tre svømmebassiner, social klub og administrative kontorer) og tre børneparker: omkring halvdelen af landet er anlagte områder med stor naturlig mangfoldighed.
Det samlede gennemsnit overstiger 2.500 enheder, med hyppigere toppe i sommer- og ferieperioder. Derudover har urbaniseringen seks viceværter, en administrativ og tre vedligeholdelsesmedarbejdere (fastansat) samt outsourcet havearbejde og administrativt personale.
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Samfund
Ejendomsadministration
El Guijo":
Hvilke tip vil du give fremtidige PaperOffice-brugere?
Det er aldrig for tidligt eller for sent at beskæftige sig med emnet digitalisering.
Det vigtigste er at få en idé om softwaren, men også om selve virksomheden. Det var vigtigt, at vi ikke følte os tvunget til at købe softwaren eller tilmelde os nogen service- og supportpakker.
Allerede inden vi købte PaperOffice DMS, talte vi med alle afdelinger i virksomheden og følte os aldrig dårligt behandlet. Tværtimod: PaperOffice har et dejligt, høfligt og kompetent team.
For os som kirke var det meget vigtigt, at softwaren er let at forstå, men omfattende.
Hvem vil du anbefale PaperOffice til?
Vi vil anbefale PaperOffice til alle andre communities og virksomheder, der gerne vil digitalisere og automatisere.
Hvad kan du især lide ved PaperOffice?
Vi er meget tilfredse med alt.
PaperOffice er et let, men kraftfuldt dokumenthåndteringssystem.
Funktioner, der virker meningsløse i starten, såsom automatisk læsning af dokumentindhold, viser sig at være de vigtigste funktioner, som du ikke vil gå glip af mere over en længere periode.
"At få kronologiske resultater super hurtigt til årsregnskabet og varebeholdningerne for at bestemme den billigste købspris for hver enkelt vare. Det, der plejede at tage dage, kan nu gøres på få timer!
Lars R. Ludewig
ejer og administrerende direktør for ViaCreative Zahntechnik GmbH
