Minedrift virksomhed
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), et førende mineselskab med hovedsæde i Papua Ny Guinea, står i spidsen for råstofudvinding.

Med en omfattende tilstedeværelse og en stærk forpligtelse til toppræstationer har KMHL etableret sig som en betydelig aktør i minedriftsindustrien. Gennem en klar vision, strategiske innovationer og en bæredygtig forretningsdrift er KMHL en pioner i at skabe værdi for sine interessenter og regionen.

Startposition og udfordringer

Som mange virksomheder i minedriftsindustrien stod KMHL over for udfordringer med håndtering og organisering af vigtige dokumenter i den daglige drift.

Den høje kompleksitet og volumen af dokumentationen, fra godkendelsesprocedurer til driftsprotokoller og miljøkrav, gjorde en effektiv dokumenthåndtering uundgåelig.

På denne baggrund søgte KMHL et dokumenthåndteringssystem, der ikke kun centraliserer dokumenterne, men også lette samarbejdet mellem forskellige afdelinger og lokationer, samtidig med at det sikrer sikkerhed og databeskyttelse samt understøtter overholdelsen af lovkrav.

Hvorfor KMHL valgte PaperOffice DMS

Efter en grundig undersøgelse af forskellige dokumenthåndteringssystemer valgte KMHL PaperOffice DMS. Systemet blev valgt, fordi det tillod virksomheden at foretage minimale ændringer i sine eksisterende arbejdsprocesser, samtidig med at det opfyldte deres krav.

„Vi valgte PaperOffice DMS, da investeringen er i overensstemmelse med vores virksomheds mål, nemlig at øge effektiviteten, forbedre dokumentsikkerheden og udnytte den digitale transformation. Desuden er omkostningerne yderst attraktive sammenlignet med andre udbydere,"

minder Loi Joseph, IT Manager for Kumul Minerals Holdings Limited.

Den økonomiske analyse, som IT-teamet udførte, viste, at PaperOffice DMS er omkostningseffektiv og opfylder KMHLs behov.

Tre potentielle dokumenthåndteringssystemer blev undersøgt, og der blev indhentet tilbud fra de respektive virksomheder: PaperOffice, Docuware og M-Files.

Implementering

Til implementeringens begyndelse blev 80 arbejdsstationer først udstyret med dokumenthåndteringssystemet, hvor Synology NAS blev valgt som databasen.

Denne startgruppe dannede udgangspunktet for udrulningen af systemet, mens yderligere arbejdsstationer gradvist blev integreret.

To måneder efter ordreplaceringen blev migrationen af de eksisterende data afsluttet, og en måned senere blev produktionsdriften succesfuldt lanceret, og arkivløsningen fra Kumul blev accepteret.

Implementeringen forløb gnidningsfrit, og medarbejderne blev med succes uddannet.

Gennem skræddersyede uddannelser, interaktive workshops og praktiske eksempler kunne alle medarbejdere lære alle systemets funktioner at kende og bruge dem optimalt. Derudover blev der leveret undervisningsmateriale for at fungere som opslagsværk efter afslutningen af uddannelsen.

Dette muliggjorde en problemfri overgang til brugen af det nye system og sikrede en hurtig integration i de daglige arbejdsprocesser.

Slutresultat

Implementeringen af PaperOffice DMS gjorde det muligt for KMHL at forbedre sin dokumentstyring.

Virksomheden var imponeret over brugergrænsefladens tilpasningsevne, den forbedrede søgning efter dokumenter og kontrollen med dokumentversioner.

Implementeringen af det nye system forløb glat, og KMHL anbefalede PaperOffice DMS til enhver, der søgte en løsning til dokumentstyring.

Samlet set var KMHLs erfaring med PaperOffice DMS yderst tilfredsstillende og oversteg deres forventninger.