Højeste mulige rabattilbud
Eksklusive insider nyheder
Gratis bonusopgraderinger
Højeste mulige rabattilbud
Eksklusive insider nyheder
Gratis bonusopgraderinger
Venskab Tillid Æresord
Vi giver aldrig din e-mail-adresse til andre, og hver e-mail inkluderer et afmeldingslink med et enkelt klik.
Industri
Dental teknologi / dental laboratorium / dental industri
Region
Leipzig, Tyskland
Afdelinger
Kontor, Regnskab
Industri
Dental teknologi / dental laboratorium / dental industri
Region
Leipzig, Tyskland
Afdelinger
Kontor, Regnskab
Lars R. Ludewig, ejer og administrerende direktør for ViaCreative Zahntechnik GmbH
Pro tip:
Industri
Dental teknologi / dental laboratorium / dental industri
Region
Leipzig, Tyskland
Afdelinger
Kontor, Regnskab
Tandlaboratoriet ViaCreative er anden generation af Lars-R. Ludewig-drevet virksomhed i Leipzig. I laboratoriet fremstilles tandudskiftningsprodukter hovedsageligt på vegne af tandlæger.
Virksomhedens udvalg af tjenester er meget omfattende og er kendetegnet ved brugen af moderne processer og teknikker. For eksempel en CAD-CAM-produktion, produktion af allergikere proteser eller overbygninger på implantater.
PaperOffice DMS anvendes hos ViaCreative i Leipzig primært til datalagring, dokumentsøgninger og udarbejdelse af dokumenter til fremsendelse til skattekontoret.
I laboratoriet arbejder flere tandteknikere på forskelligt udstyrede arbejdsstationer med forskellige opgaver. Et fælles kernesegment her er den præcise registrering af alt udført arbejde samt de anvendte processer og materialer.
Da arbejdet næsten udelukkende bestilles af tandlæger til patienter, er komplet dokumentation lige så vigtig som sikker opbevaring af de til tider følsomme data.
Før beslutningen om at bruge PaperOffice DMS blev de data, der blev genereret under det daglige arbejde, for det meste registreret manuelt i en analog fil, som blev opbevaret i en hængende fil på kontoret under igangværende processer og i et separat arkivrum, når arbejdet var afsluttet. For at oprette og sende skattedokumenterne blev dataene overført fra de analoge filer til den elektroniske DATEV-formular af en medarbejder.
Den tid, der kræves til denne form for administrativt arbejde, er meget høj på den ene side og meget fejlbehæftet på den anden. Samtidig gives den lovpligtige datasikkerhed kun i begrænset omfang.
Målet med virksomheden var at digitalisere eksisterende papirdokumenter, at indføre procesoptimering og workflow-kontrol over alle indgående og udgående dokumenter, at automatisere en stor del af processerne i baggrunden og dermed optimere processen.
Hr. Lars-R. På grund af de eksisterende udfordringer var Ludewig på udkig efter et dokumenthåndteringssystem, der ville muliggøre sikker og tilpasningsdygtig datalagring samt nem integration af alle arbejdspladser i huset med ukompliceret software.
Samtidig skal softwaren være kendetegnet ved et godt cost-benefit-forhold. Ud over PaperOffice DMS testede Ludewig fire andre softwareprodukter fra andre systemhuse og undersøgte i første omgang forskellige softwaretilbud i forhold til dokumenthåndtering.
At PaperOffice i sidste ende blev brugt som dokumenthåndtering hos Via Creative blev besluttet af følgende årsager:
1. Datalagring og tilgængelighed. Central og nem adgang til alle relevante dokumenter og mulighed for, at flere parter samarbejder om det samme dokument.
Et internt, centralt lager, der kan tilgås af alle medarbejdere. Dataene bør ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrugercomputer.
Et centralt lager, der kan tilgås af alle medarbejdere med passende brugerrettigheder.
Hr. Lars-R. Ludewig indså tidligt, at der ikke var nogen vej uden om digitalisering i hans praksis.
2.Værdi for pengene. Softwaren skal have et godt forhold mellem pris og ydelse.
På denne måde var ViaCreative i stand til at undgå en overdreven kapitalforpligtelse og har stadig et tilsvarende stort budget til de nødvendige materiale- og teknologiindkøb, som er meget dyre, især inden for tandteknologi.
3. Let at håndtere. Softwaren skal kræve så lidt træning som muligt og samtidig være forberedt på fremtiden.
På den måde kan eksterne konsulenter undgås. PaperOffice DMS tilbyder naturligvis også individuel træning til modulerne, hvis det ønskes. Ifølge Erfaringerne fra ViaCreative-medarbejderne er PaperOffice dog i høj grad selvforklarende.
Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen behøver at rejse nogen steder for at træne. Alle kan definere tidsrammen for at lære menunavigationen selv efter behov, og med hensyn til fremtiden er PaperOffice DMS godt placeret takket være sin modulære struktur.
4. Hentbarhed og tidsbesparelser. En enklere måde blev søgt at digitalisere analoge dokumenter og nemt finde dem igen, når det var nødvendigt.
Takket være den integrerede AI-funktion kan hvert dokument undervises, alt ønsket indhold kan udvindes målrettet og gemmes med nøgleord på en fuldautomatisk måde.
Takket være regulære udtryk (REGEX) kan dokumentindhold automatisk læses og gemmes som dokumentoplysninger.
Hr. Lars-R. Ludewig forklarer:
Hr. Lars-R. Ludewig understreger:
Ludewig var også begejstret for PaperOffice DMS-teamets engagement i implementeringen af justeringerne af kravene til administration af ViaCreative.
Han og hans team var lige så tilfredse med den grafiske grænseflade i PaperOffice DMS. Dette beviser, at udviklingen af PaperOffice tager højde for den normale opfattelse af mennesker, hvilket prioriterer billeder og farver uden at virke legende. Dette gælder også for de tutorials og videoer, der er oprettet af PaperOffice til bestemte segmenter af dokumenthåndteringssoftwaren.
I løbet af omstillingen blev og er ViaCreatives analoge arkiv gradvist ved at blive scannet og læst direkte via OCR-softwaren integreret i PaperOffice DMS. Takket være brugen af regulære udtryk, som genereres af PaperOffice-medarbejdere, kan alle indgående analoge dokumenter læses let og på en kundespecifik måde.
Hr. Lars-R. I begyndelsen af introduktionen anbefaler Ludewig:
PaperOffice DMS har opfyldt alle de nødvendige kriterier og kortlægger i dag det komplette digitale dokumentflow i praksis.
Indtil videre registreres alle fakturadokumenter med højtydende scannere, Paper-Office genkender automatisk kontaktoplysningerne og gemmer dokumenterne i overensstemmelse hermed i det elektroniske arkiv.
Medarbejderne kan derefter få adgang til dokumenterne via en simpel brugergrænseflade og indtaste forskellige søgeord - en fuldtekstsøgning er også tilgængelig.
Takket være den konsekvente brug af DMS var ViaCreative i stand til at reducere den behandlingstid, der kræves til fakturaerne, betydeligt, og antallet af udestående konti er samtidig faldet betydeligt.
Denis K. fra "Bogføring og regnskab" understreger:
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Tandteknologi / Dental laboratorium ViaCreative
Zahntechnik GmbH":
Hvilke tip vil du give fremtidige PaperOffice-brugere?
Det er aldrig for tidligt eller for sent at beskæftige sig med emnet digitalisering.
Det vigtigste er at få en idé om softwaren, men også om selve virksomheden. Det var vigtigt, at vi ikke følte os tvunget til at købe softwaren eller tilmelde os nogen service- og supportpakker.
Allerede inden vi købte PaperOffice DMS, talte vi med alle afdelinger i virksomheden og følte os aldrig dårligt behandlet. Tværtimod: PaperOffice har et dejligt, høfligt og kompetent team.
For os som industrivirksomhed bliver processerne mere og mere komplicerede og indebærer en masse bureaukrati. Derfor var tilliden til systemet og softwaren meget vigtig. Det var selvfølgelig også meget vigtigt, at softwaren var let at forstå.
Hvem vil du anbefale PaperOffice til?
Vi vil anbefale PaperOffice til alle andre virksomheder, der gerne vil digitalisere og automatisere. Enhver, der ønsker det nemt, har ikke brug for en komplet løsning med automatisk bogføring, kasseapparat osv., Som ikke ønsker flere hæfteklammer og konstante søgninger.
Hvad kan du især lide ved PaperOffice?
Vi er meget tilfredse med alt.
PaperOffice er et let, men kraftfuldt dokumenthåndteringssystem.
Funktioner, der virker meningsløse i starten, såsom automatisk læsning af dokumentindhold, viser sig at være de vigtigste funktioner, som du ikke længere vil gå glip af.
