PaperOffice Insider nyhedsbrevet
PaperOffice Insider nyhedsbrevet
Vi vil være venner

Højest mulige rabattilbud

Eksklusive insidernyheder

Gratis bonusopgraderinger

Højest mulige rabattilbud

Eksklusive insidernyheder

Gratis bonusopgraderinger

Venskab Tillid Æresord
Vi vil aldrig give din e-mailadresse til andre, og hver e-mail indeholder et afmeldingslink med et enkelt klik.

Digitalisering i tandteknologiindustrien - vellykket dokumenthåndtering for dentalindustrien


Lars R. Ludewig, ejer og administrerende direktør for ViaCreative Zahntechnik GmbH

Pro tip

Industri
Dental teknologi / dental laboratorium / dental industri

Region
Leipzig, Tyskland

Afdelinger
Kontor, Regnskab

Startposition

Tandlaboratoriet ViaCreative er anden generation af Lars-R. Ludewig-drevet virksomhed i Leipzig. I laboratoriet fremstilles tandudskiftningsprodukter hovedsageligt på vegne af tandlæger.

Virksomhedens udvalg af tjenester er meget omfattende og er kendetegnet ved brugen af moderne processer og teknikker. For eksempel en CAD-CAM-produktion, produktion af allergikere proteser eller overbygninger på implantater.

PaperOffice DMS anvendes hos ViaCreative i Leipzig primært til datalagring, dokumentsøgninger og udarbejdelse af dokumenter til fremsendelse til skattekontoret.

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Digitization brings many advantages

Eksisterende problemer og opgaver

I laboratoriet arbejder flere tandteknikere på forskelligt udstyrede arbejdsstationer med forskellige opgaver. Et fælles kernesegment her er den præcise registrering af alt udført arbejde samt de anvendte processer og materialer.

Da arbejdet næsten udelukkende bestilles af tandlæger til patienter, er komplet dokumentation lige så vigtig som sikker opbevaring af de til tider følsomme data.

Før beslutningen om at bruge PaperOffice DMS blev de data, der blev genereret under det daglige arbejde, for det meste registreret manuelt i en analog fil, som blev opbevaret i en hængende fil på kontoret under igangværende processer og i et separat arkivrum, når arbejdet var afsluttet. For at oprette og sende skattedokumenterne blev dataene overført fra de analoge filer til den elektroniske DATEV-formular af en medarbejder.

Den tid, der kræves til denne form for administrativt arbejde, er meget høj på den ene side og meget fejlbehæftet på den anden. Samtidig gives den lovpligtige datasikkerhed kun i begrænset omfang.

Målet med virksomheden var at digitalisere eksisterende papirdokumenter, at indføre procesoptimering og workflow-kontrol over alle indgående og udgående dokumenter, at automatisere en stor del af processerne i baggrunden og dermed optimere processen.

Indhold

Derfor valgte ViaCreative PaperOffice DMS

Hr. Lars-R. På grund af de eksisterende udfordringer var Ludewig på udkig efter et dokumenthåndteringssystem, der ville muliggøre sikker og tilpasningsdygtig datalagring samt nem integration af alle arbejdspladser i huset med ukompliceret software.

Samtidig skal softwaren være kendetegnet ved et godt cost-benefit-forhold. Ud over PaperOffice DMS testede Ludewig fire andre softwareprodukter fra andre systemhuse og undersøgte i første omgang forskellige softwaretilbud i forhold til dokumenthåndtering.

At PaperOffice i sidste ende blev brugt som dokumenthåndtering hos Via Creative blev besluttet af følgende årsager:

1. Datalagring og tilgængelighed. Central og nem adgang til alle relevante dokumenter og mulighed for, at flere parter samarbejder om det samme dokument.

Et internt, centralt lager, der kan tilgås af alle medarbejdere. Dataene bør ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrugercomputer.

Løsningen: En database blev oprettet på NAS, Network Attached Storage, af Synology i praksis. Denne database blev integreret i PaperOffice DMS, og alle data blev gemt af Via Creative. Dette opfylder fuldstændigt de juridiske krav til sikkerhedskopiering af data. Ludewig var meget tilfreds med løsningen uden en ekstern sky og dermed uden tredjepartsudbydere, som kan være underlagt statslig indgriben og øge risikoen for hackerangreb.

Et centralt lager, der kan tilgås af alle medarbejdere med passende brugerrettigheder.

Hr. Lars-R. Ludewig indså tidligt, at der ikke var nogen vej uden om digitalisering i hans praksis.

"At skulle søge manuelt igennem og finde mapper, fakturaer, følgesedler, kontraktstatusser og andre vigtige papirer, hvilket er meget tidskrævende, er meget præcis søgefunktion i PaperOffice endelig en saga blot..."

2.Værdi for pengene. Softwaren skal have et godt forhold mellem pris og ydelse.

Løsningen: PaperOffice DMS tilbydes i forskellige prismodeller, der giver brugerne mulighed for at tage den mest fordelagtige form for dem.

På denne måde var ViaCreative i stand til at undgå en overdreven kapitalforpligtelse og har stadig et tilsvarende stort budget til de nødvendige materiale- og teknologiindkøb, som er meget dyre, især inden for tandteknologi.

Hand hält ein Ersatzkiefer
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Let at håndtere. Softwaren skal kræve så lidt træning som muligt og samtidig være forberedt på fremtiden.

Løsningen: Grundlæggende er PaperOffice DMS meget struktureret og har en grafisk grænseflade, der guider brugeren trin for trin. Derudover er der ekstra tutorials og videoer til alle funktioner, der kan kaldes direkte til support.

På den måde kan eksterne konsulenter undgås. PaperOffice DMS tilbyder naturligvis også individuel træning til modulerne, hvis det ønskes. Ifølge Erfaringerne fra ViaCreative-medarbejderne er PaperOffice dog i høj grad selvforklarende.

Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen behøver at rejse nogen steder for at træne. Alle kan definere tidsrammen for at lære menunavigationen selv efter behov, og med hensyn til fremtiden er PaperOffice DMS godt placeret takket være sin modulære struktur.

"PaperOffice imponerede os ikke kun med sin grafik, blandt andet fordi det har meget gode videotutorials til individuelle emner. På den måde var vi i stand til at træne os selv selvstændigt og når det var nødvendigt."

4. Hentbarhed og tidsbesparelser. En enklere måde blev søgt at digitalisere analoge dokumenter og nemt finde dem igen, når det var nødvendigt.

Løsningen: Kernesegmentet i PaperOffice DMS er digitaliseringen af analoge dokumenter. Alt hvad du behøver er en scanner med en grænseflade til computeren og PaperOffice DMS. Dokumenter scannes ikke bare. De konverteres til redigerbar tekst af integreret OCR-software og gemmes automatisk korrekt.

Takket være den integrerede AI-funktion kan hvert dokument undervises, alt ønsket indhold kan udvindes målrettet og gemmes med nøgleord på en fuldautomatisk måde.

Takket være regulære udtryk (REGEX) kan dokumentindhold automatisk læses og gemmes som dokumentoplysninger.

"At få kronologiske resultater super hurtigt for årsregnskabet og varebeholdningerne for at bestemme den billigste købspris for hver enkelt vare. Det, der plejede at tage dage, kan nu gøres på få timer!

Topliste over hovedproblemer løst af PaperOffice DMS

  • Konstant søgning og browsing efter specifikke dokumenter
  • Ikke flere hæftehæfteklammer og stakke af papir
  • Ikke mere fysisk arkiv
  • Reduktion af løn- og lageromkostninger
  • Det er ikke mere, der flytter til nye ringbind og arkiver hver januar
  • Redundant tredobbelt sikkerhedskopiering af data

Hr. Lars-R. Ludewig forklarer:

"Enhver, der engagerer sig i hele emnet DMS, vil blive rigeligt belønnet med en masse tidsbesparelser. Entusiasme, læne sig tilbage og vide, at alt er sikkert og nemt for alle.
De bedste programmører implementerer anmodninger glimrende og nogle gange med rekordhastighed og implementerer dem via opdateringer. Har du automatisk og entusiastisk anbefalet..."

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Topliste over hovedfunktioner, der gør PaperOffice DMS bedre end alle andre

  • Hurtig tilpasning til individuelle kundekrav gennem opdateringer
  • Direkte kontakt til udviklerne
  • Let NAS-integritet til datalagring på din egen server på stedet. Det er op til brugeren at beslutte omfanget af implementeringen
  • Søg efter nøgleord, specifikke dele, ord osv. for hurtigt at få relevante data præsenteret

Hr. Lars-R. Ludewig understreger:

"I mange mapper, uden et ERP-system, til kompleks bogføring eller til varebeholdninger med prisfastsættelse af bestemte artikler eller ordrenumre i en bestemt periode med samlet beløbsbestemmelse, vil du aldrig undvære PaperOffice igen."

Hvordan blev PaperOffice DMS integreret?

Ludewig var også begejstret for PaperOffice DMS-teamets engagement i implementeringen af justeringerne af kravene til administration af ViaCreative.

Han og hans team var lige så tilfredse med den grafiske grænseflade i PaperOffice DMS. Dette beviser, at udviklingen af PaperOffice tager højde for den normale opfattelse af mennesker, hvilket prioriterer billeder og farver uden at virke legende. Dette gælder også for de tutorials og videoer, der er oprettet af PaperOffice til bestemte segmenter af dokumenthåndteringssoftwaren.

"At skulle søge manuelt igennem og finde mapper, fakturaer, følgesedler, kontraktstatusser og andre vigtige papirer, hvilket er meget tidskrævende, er meget præcis Søgefunktion i PaperOffice er endelig en saga blot..."

I løbet af omstillingen blev og er ViaCreatives analoge arkiv gradvist ved at blive scannet og læst direkte via OCR-softwaren integreret i PaperOffice DMS. Takket være brugen af regulære udtryk, som genereres af PaperOffice-medarbejdere, kan alle indgående analoge dokumenter læses let og på en kundespecifik måde.

Alle oplysninger i alle dataformater kan hentes i brøkdele af et sekund via den interne søgemaskine og et automatisk indeks.

Hr. Lars-R. I begyndelsen af introduktionen anbefaler Ludewig:

"Langsom tilgang, eksperimenter først, ingen hård overgang til deadline, find ud af, hvilken mappestruktur der passer til os. Etablering af den grundlæggende struktur, første arkivering, udarbejdelse af kategorier i henhold til hvad der er arkiveret og markeret, alt sammen i fred for at ankomme sammen i holdet.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Oversigt over den samlede oplevelse

PaperOffice DMS har opfyldt alle de nødvendige kriterier og kortlægger i dag det komplette digitale dokumentflow i praksis.

Indtil videre registreres alle fakturadokumenter med højtydende scannere, Paper-Office genkender automatisk kontaktoplysningerne og gemmer dokumenterne i overensstemmelse hermed i det elektroniske arkiv.

Medarbejderne kan derefter få adgang til dokumenterne via en simpel brugergrænseflade og indtaste forskellige søgeord - en fuldtekstsøgning er også tilgængelig.

Takket være den konsekvente brug af DMS var ViaCreative i stand til at reducere den behandlingstid, der kræves til fakturaerne, betydeligt, og antallet af udestående konti er samtidig faldet betydeligt.

Denis K. fra "Bogføring og regnskab" understreger:

"Sortering, detaljerede søgninger, udarbejdelse af datapakker til samarbejde med skattekonsulenten er ikke længere sammenlignelige med tidligere, meget komplekst manuelt arbejde med tonsvis af papir og mapper. Alt kombineres hurtigt på ét sted til enhver tid."

FAQs

Endelig besvarer vi et par hyppigere stillede spørgsmål om emnet "Tandteknologi / Dental laboratorium ViaCreative
Zahntechnik GmbH":

Hvilke tip vil du give fremtidige PaperOffice-brugere?

Det er aldrig for tidligt eller for sent at beskæftige sig med emnet digitalisering.

Det vigtigste er at få en idé om softwaren, men også om selve virksomheden. Det var vigtigt, at vi ikke følte os tvunget til at købe softwaren eller tilmelde os nogen service- og supportpakker.

Allerede inden vi købte PaperOffice DMS, talte vi med alle afdelinger i virksomheden og følte os aldrig dårligt behandlet. Tværtimod: PaperOffice har et dejligt, høfligt og kompetent team.

For os som industrivirksomhed bliver processerne mere og mere komplicerede og indebærer en masse bureaukrati. Derfor var tilliden til systemet og softwaren meget vigtig. Det var selvfølgelig også meget vigtigt, at softwaren var let at forstå.

Hvem vil du anbefale PaperOffice til?

Vi vil anbefale PaperOffice til alle andre virksomheder, der gerne vil digitalisere og automatisere. Enhver, der ønsker det nemt, har ikke brug for en komplet løsning med automatisk bogføring, kasseapparat osv., Som ikke ønsker flere hæfteklammer og konstante søgninger.

Hvad kan du især lide ved PaperOffice?

Vi er meget tilfredse med alt.

Konklusion

PaperOffice er et let, men kraftfuldt dokumenthåndteringssystem.

Funktioner, der virker meningsløse i starten, såsom automatisk læsning af dokumentindhold, viser sig at være de vigtigste funktioner, som du ikke længere vil gå glip af.

"Enhver, der engagerer sig i hele emnet DMS, vil blive rigeligt belønnet med en masse tidsbesparelser. Entusiasme, læner sig tilbage og ved, at alt er sikkert og let for alle, ønsker implementeres af de bedste programmører, nogle gange i rekordfart, og implementeres via opdatering. Gratis supporttid om måneden og bruger til at fortsætte med at forbedre og lære sammen. Du anbefaler automatisk og entusiastisk."

Det siger vores kunder

Casestudy