Gitter producent
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG

Startposition

Som producent af riste har K60 gittersystemer mange vigtige dokumenter at administrere:

Følgesedler, fakturaer, kontrakter, skitser eller planer og meget mere.

Mange henvendelser kommer ind via e-mail og bliver printet ud, hvilket svarer til en enorm mængde papir i løbet af året. Ordrer udskrives altid med leverandørdata og gemmes derefter på hylden sammen med fakturaen efter levering.

Denne komplette proces betyder en ekstraordinær mængde papir og selvfølgelig mangel på plads.

For at gøre søgningen lettere og mere effektiv og for at minimere oversvømmelsen af papir planlagde K60 Gitterrostsysteme at digitalisere dokumentationen og indarbejde indholdet i den interne arkivdatabase - virksomheden ledte efter et passende dokumenthåndteringssystem.

Manuel behandling blev for tidskrævende over tid, hvorfor automatiseret arkivering og informationsekstraktion blev søgt.

Den største udfordring for virksomheden var at gøre information let tilgængelig og frem for alt brugbar for flere medarbejdere og grupper af medarbejdere og grupper af mennesker (medarbejdere, samarbejdspartnere, kunder, borgere).

Virksomhedens mål var at digitalisere eksisterende papirdokumenter, indføre procesoptimering og workflow-kontrol over alle indgående og udgående dokumenter, automatisere en stor del af processerne i baggrunden og dermed optimere processen.

Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Eksisterende problemer og opgaver

Tidligere blev oplysninger kun gemt i papirform, men i dag er der en række informationskilder og dokumenter i mange organisationer: e-mails, formularer, skitser er lige så meget en del af dette som elektroniske fakturaer og papirkvitteringer, breve, følgesedler, kontrakter osv.

Hele strømmen af information er blevet mere inkonsekvent. Derfor er den vigtigste opgave at bringe de analoge og digitale enheder sammen. Dokumenter, der findes i papirform, skal digitaliseres og bringes sammen med andre oplysninger, såsom de tilknyttede e-mails.

Casestudiet, der blev udført sammen med dokumenthåndteringssystemet PaperOffice, havde til formål at minimere papirforbruget for at spare omkostninger og lagerplads.

Derudover var det meget vigtigt at finde en løsning til at arkivere alle dokumenterne i en fremstillingsproces sammen, så der straks kan foretages information om projektrelaterede dokumenter / ordrer.

Ligesom at udføre automatiseret arkivering af dokumenter og indgående e-mails, som skal arkivere dokumenterne i passende mapper i henhold til visse specificerede kriterier og udløse yderligere arbejdsgange, såsom tildeling til den respektive kontorist.

Et andet mål var hurtigt at kunne søge efter dokumenter fra kolleger i netværket.

"Vi havde undgåelige lageromkostninger ved at gemme dokumenter i mapper. Derudover var søgningen efter dokumenter tidskrævende",

minder om Stephan Reichel, administrerende direktør for K60 Gitterrostsysteme.

"Vi har lige flyttet arbejdet fremad, og nu har vi et forspring."

Derfor valgte K60 Gitterrostsysteme PaperOffice DMS

Reichel, administrerende direktør for K60 Gitterrostsysteme, undersøgte først forskellige softwaretilbud i forbindelse med dokumenthåndtering og besluttede i sidste ende at teste PaperOffice DMS først.

PaperOffice DMS tilbyder præcis de betingelser, som Reichel ledte efter. Det drejer sig bl.a. om:

Et centralt register, der er tilgængeligt for alt administrativt personale.

Det stod tidligt klart for Stephan Reichel, at der ikke var nogen vej uden om at digitalisere hans virksomhed:

"I lang tid var jeg klar over, at der ikke var nogen vej uden om digitalisering, men vi modstod det i lang tid. Ændringer i virksomhedens processer skubbes normalt længere og længere ud i det fjerne, som at gå til tandlægen. Efter integrationen af dokumenthåndteringssystemet var gennemført, kan jeg helt sikkert sige, at jeg skulle have gjort det meget tidligere."

2. Håndtering og automatisering af administrative opgaver. Softwaren skal gøre det muligt at fordele opgaverne over netværket, og at behandlingen heraf kan udføres af den pågældende fuldmægtig.

Digital brugergodkendelse og adgangskodebekræftelse inkluderet.

Samtidig informeres alle berørte medarbejdere om behandlingsstatus. Versionslagring gør det muligt at spore, hvilke behandlingstrin der blev udført hvornår og af hvem.

"Allerede ved den første aftale med PaperOffice bemærker du de 20 års PaperOffice-erfaring inden for dokumenthåndtering."

3. Hentbarhed og tidsbesparelser. Man søgte en enklere måde at digitalisere analoge dokumenter på og gøre dem lette at finde, når det var nødvendigt.

4. Sammenlægning af projektrelaterede dokumenter / ordrer. Softwaren skal være i stand til at gemme procesrelaterede dokumenter sammen eller aktivere links til hinanden.

Alle dokumenter til forretningstransaktionen, såsom en købsproces eller installation med den tilsvarende følgeseddel, faktura, skitser, planer og eventuelle klager over mangler, skal styres centralt.

På denne måde gemmes følgesedler, fakturaer og alt, hvad der hører til forretningsprocessen, i en mappe eller undermappe. Adgangstilladelser kan tildeles for hver mappe, enten for grupper af medarbejdere eller for individuelle medarbejdere.

Derudover kan hyperlinks til mappen oprettes og sendes til medarbejderne.

På denne måde kan autoriserede medarbejdere og samarbejdspartnere få adgang til det hvor som helst og når som helst. Takket være versionskontrol kan ophavsmanden og tidspunktet for hver enkelt dokumentændring spores gennemsigtigt: Forespørgsler afklares hurtigt, og unødvendige fejl undgås.

"Emnet digitalisering bliver mere og mere synligt i ristebranchen. Det gælder for eksempel vores reservedelslister eller vores planer, tegninger og konfiguratorer. Efter introduktionen af PaperOffice DMS kunne den manuelle indsats reduceres. Vi er nu pionerer som producent af digitale riste."

PaperOffice har også en virtuel repræsentation af dokumenter i andre mapper. På denne måde kan dokumentet /dokumenterne vises virtuelt i forskellige mapper, uden at det originale dokument skal duplikeres. Denne funktion er meget nyttig, hvis der for eksempel skal vises et dokument i forskellige projekter, men du vil ikke duplikere dokumentet.

Muligheden for at få adgang til information fra forskellige perspektiver sikrer en højere grad af klarhed for alle projektdeltagere og forbedrer medarbejdernes evne til at give information.

PaperOffice DMS opfyldte alle de krævede kriterier.

Fordele ved digitalisering med PaperOffice

Takket være digitaliseringen af PaperOffice var k60 Grating Systems allerede i stand til at:

• Spar tid og ressourcer
• Nem adgang til dokumenter
• Tilgængelighed af dokumenter for hver autoriseret medarbejder
• Giv klar arkivering

Den nemmere og hurtigere tilgængelighed af data og dokumenter ændrer virksomhedens processer fundamentalt og permanent. Administrativ viden er nu organiseret gennemsigtigt og tilgængelig på det rigtige tidspunkt.

I denne forstand lægges grundlaget for digitaliseringen af alle dokumentbaserede processer med PaperOffice DMS.

Ud over den generelle arkiveringsproces:

• Revisionssikker arkivering
• Optimering af organisatoriske processer
• Bedre organisering af dokumentation
• Hurtigere dokumentsøgning
• Forenklet kommunikation og opgaveløsning

garanteret.

Slutresultat

PaperOffice DMS kortlægger i dag hele arbejdsgangen digitalt.

Indtil videre registreres alle leverings- og fakturadokumenter med kraftige scannere, PaperOffice genkender automatisk kontaktoplysningerne og gemmer dokumenterne i overensstemmelse hermed i det elektroniske arkiv.

Medarbejderne kan derefter få adgang til dokumenterne via en simpel brugergrænseflade og indtaste forskellige søgeord - en fuldtekstsøgning er også tilgængelig.

Takket være den konsekvente brug af DMS var gitterproducenten i stand til betydeligt at reducere den behandlingstid, der kræves til en faktura, og samtidig er antallet af udestående tilgodehavender faldet betydeligt.