Højeste mulige rabattilbud
Eksklusive insider nyheder
Gratis bonusopgraderinger
Højeste mulige rabattilbud
Eksklusive insider nyheder
Gratis bonusopgraderinger
Venskab Tillid Æresord
Vi giver aldrig din e-mail-adresse til andre, og hver e-mail inkluderer et afmeldingslink med et enkelt klik.
Industri
Kirke
Region
Bielefeld, Tyskland
Afdelinger
Økonomi, Regnskab
Industri
Kirke
Region
Bielefeld, Tyskland
Afdelinger
Økonomi, Regnskab
Alexander Staruk, Chief Financial Officer hos Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V.
Pro tip:
Industri
Kirke
Region
Bielefeld, Tyskland
Afdelinger
Økonomi, Regnskab
Det mennonitiske broderskab Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) er en protestantisk frikirke, hvis rødder går langt tilbage i fortiden. Dette Bielefeld Mennonite Broderskab blev grundlagt i Zürich under reformationsbevægelsen i det 16. århundrede. Dagens mennonitiske broderskab Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), som omfatter over 1000 medlemmer af samfundet.
PaperOffice DMS bruges af kommunen til at støtte de frivillige medlemmer, især i arkivering af dokumenter, tildeling af arbejdsgange og regnskab på hjemmekontoret.
I en forening, der omfatter det mennonitiske broderskab Bielefeld e. V., der er ganske omfattende administrative opgaver, der alle udføres af medlemmerne på frivillig basis.
Det påvirker både kontoforvaltningen for de mere end 1000 medlemmer og revisionen af regnskaber for kommunens forskellige byggeprojekter eller behandlingen af indkomne donationer.
Indtil brugen af PaperOffice DMS blev udvalgte medlemmer betroet de forskellige administrative opgaver, hvorved det i høj grad blev overladt til de respektive medlemmer selv, hvordan og inden for hvilken tidsramme arbejdet udføres.
Et digitalt netværk og overordnet software blev ikke brugt. I stedet blev håndværkerfakturaer, der skulle kontrolleres, taget med hjem for at blive kontrolleret manuelt. Det skete også, at ingen havde tid, og så blev regningen i første omgang efterladt på bordet.
I løbet af digitaliseringen konfronteres samfund nu med utallige dokumenter, e-mails og andre bekymringer via e-mail. Men, denne oversvømmelse af e-mails kan næppe styres manuelt.
Konsekvenserne var lange sagsbehandlingstider og ineffektivitet i behandlingen, indhentningen og fremsendelsen af den nødvendige dokumentation. Derfor gik kommunen på jagt efter digital dokumenthåndtering.
Som følge heraf var der gentagne forsinkelser i overførslen af de udestående beløb til de bestilte virksomheder. Rykkere blev udstedt med ekstra omkostninger, og de tildelte rabatter kunne ikke anvendes. Det er forståeligt, at samfundets omdømme led som følge heraf.
Alexander Staruk, Chief Financial Officer hos Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., ledte efter en løsning på problemet, hvorved man også overvejede at digitalisere alle kommunens administrative opgaver, som tidligere stort set havde været analoge.
Mr. Staruk undersøgte først forskellige softwaretilbud i forhold til dokumenthåndtering og besluttede i sidste ende at teste PaperOffice DMS i seks måneder.
PaperOffice DMS tilbyder præcis de krav , som Mr. Staruk ledte efter. Dette omfatter:
Et internt, centralt lager, som alle medlemmer med administrative opgaver også kan få adgang til hjemmefra. Dataene bør ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrugercomputer.
Alexander Staruk indså tidligt, at der ikke var nogen vej uden om at digitalisere sit samfund:
Digital brugergodkendelse og adgangskodebekræftelse inkluderet.
Samtidig informeres alle berørte medlemmer om behandlingsstatus. Versionslagring gør det muligt at spore, hvilke behandlingstrin der blev udført hvornår og af hvem.
Et søgeordsindeks oprettet af den kunstige intelligens PIA sikrer, at hvert dokument kan findes via den interne søgemaskine, selvom brugeren næppe ved noget om dokumentet.
Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen behøver at rejse nogen steder for at træne. Alle kan definere tidsrammen for at lære menunavigationen selv efter behov, og med hensyn til fremtiden er PaperOffice DMS godt placeret takket være sin modulære struktur.
PaperOffice DMS opfyldte alle de krævede kriterier.
Mr. Staruk undersøgte først forskellige softwaretilbud i forhold til dokumenthåndtering og besluttede i sidste ende at teste PaperOffice DMS i seks måneder.
PaperOffice DMS tilbyder præcis de krav , som Mr. Staruk ledte efter. Dette omfatter:
Et internt, centralt lager, som alle medlemmer med administrative opgaver også kan få adgang til hjemmefra. Dataene bør ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrugercomputer.
Alexander Staruk indså tidligt, at der ikke var nogen vej uden om at digitalisere sit samfund:
Digital brugergodkendelse og adgangskodebekræftelse inkluderet.
Samtidig informeres alle berørte medlemmer om behandlingsstatus. Versionslagring gør det muligt at spore, hvilke behandlingstrin der blev udført hvornår og af hvem.
Et søgeordsindeks oprettet af den kunstige intelligens PIA sikrer, at hvert dokument kan findes via den interne søgemaskine, selvom brugeren næppe ved noget om dokumentet.
Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen behøver at rejse nogen steder for at træne. Alle kan definere tidsrammen for at lære menunavigationen selv efter behov, og med hensyn til fremtiden er PaperOffice DMS godt placeret takket være sin modulære struktur.
PaperOffice DMS opfyldte alle de krævede kriterier.
Efter den seks måneders testfase, mennoniternes broderskab Bielefeld e. V. vores PaperOffice DMS og er så tilfreds, at hun anbefaler softwaren til andre menigheder i sin kirke.
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Mennonitterne
Bielefeld Brødre kirke":
Hvilke tip vil du give fremtidige PaperOffice-brugere?
Det er aldrig for tidligt eller for sent at beskæftige sig med emnet digitalisering.
Det vigtigste er at få en idé om softwaren, men også om selve virksomheden. Det var vigtigt, at vi ikke følte os tvunget til at købe softwaren eller tilmelde os nogen service- og supportpakker.
Allerede inden vi købte PaperOffice DMS, talte vi med alle afdelinger i virksomheden og følte os aldrig dårligt behandlet. Tværtimod: PaperOffice har et dejligt, høfligt og kompetent team.
For os som kirke var det meget vigtigt, at softwaren er let at forstå, men omfattende.
Hvem vil du anbefale PaperOffice til?
Vi vil anbefale PaperOffice til vores brødre i kirken. Men også til alle andre samfund og virksomheder, der gerne vil digitalisere og automatisere.
Hvad kan du især lide ved PaperOffice?
Vi er meget tilfredse med alt.
PaperOffice er et let, men kraftfuldt dokumenthåndteringssystem.
Funktioner, der virker meningsløse i starten, såsom automatisk læsning af dokumentindhold, viser sig at være de vigtigste funktioner, som du ikke vil gå glip af mere over en længere periode.
