Mennonitterne
Bielefeld Brødre kirke
Alexander Staruk, Chief Financial Officer hos Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V.
Udfordringen
Det mennonitiske broderskab Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) er en protestantisk frikirke, hvis rødder går langt tilbage i fortiden. Dette Bielefeld Mennonite Broderskab blev grundlagt i Zürich under reformationsbevægelsen i det 16. århundrede. Dagens mennonitiske broderskab Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), som omfatter over 1000 medlemmer af samfundet.
PaperOffice DMS bruges af kommunen til at støtte de frivillige medlemmer, især i arkivering af dokumenter, tildeling af arbejdsgange og regnskab på hjemmekontoret.
Startposition
I en forening, der omfatter det mennonitiske broderskab Bielefeld e. V., der er ganske omfattende administrative opgaver, der alle udføres af medlemmerne på frivillig basis.
Det påvirker både kontoforvaltningen for de mere end 1000 medlemmer og revisionen af regnskaber for kommunens forskellige byggeprojekter eller behandlingen af indkomne donationer.
Eksisterende problem
Indtil brugen af PaperOffice DMS blev udvalgte medlemmer betroet de forskellige administrative opgaver, hvorved det i høj grad blev overladt til de respektive medlemmer selv, hvordan og inden for hvilken tidsramme arbejdet udføres.
Et digitalt netværk og overordnet software blev ikke brugt. I stedet blev håndværkerfakturaer, der skulle kontrolleres, taget med hjem for at blive kontrolleret manuelt. Det skete også, at ingen havde tid, og så blev regningen i første omgang efterladt på bordet.
I løbet af digitaliseringen konfronteres samfund nu med utallige dokumenter, e-mails og andre bekymringer via e-mail. Men, denne oversvømmelse af e-mails kan næppe styres manuelt.
Konsekvenserne var lange sagsbehandlingstider og ineffektivitet i behandlingen, indhentningen og fremsendelsen af den nødvendige dokumentation. Derfor gik kommunen på jagt efter digital dokumenthåndtering.
Som følge heraf var der gentagne forsinkelser i overførslen af de udestående beløb til de bestilte virksomheder. Rykkere blev udstedt med ekstra omkostninger, og de tildelte rabatter kunne ikke anvendes. Det er forståeligt, at samfundets omdømme led som følge heraf.
Alexander Staruk, Chief Financial Officer hos Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., ledte efter en løsning på problemet, hvorved man også overvejede at digitalisere alle kommunens administrative opgaver, som tidligere stort set havde været analoge.
Hvorfor det mennonitiske broderskab valgte PaperOffice DMS
Mr. Staruk undersøgte først forskellige softwaretilbud i forhold til dokumenthåndtering og besluttede i sidste ende at teste PaperOffice DMS i seks måneder.
PaperOffice DMS tilbyder præcis de krav , som Mr. Staruk ledte efter. Dette omfatter:
- Tilgængelighed: Central og nem adgang til al denne relevante dokumentation og muligheden for, at flere parter kan samarbejde om det samme dokument.
Et internt, centralt lager, som alle medlemmer med administrative opgaver også kan få adgang til hjemmefra. Dataene bør ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrugercomputer.
- Smidighed og automatisering af administrative opgaver: Softwaren skal gøre det muligt at fordele opgaverne over netværket og også at behandle dem af det respektive klubmedlem.
- Hentbarhed og tidsbesparelser: Der blev søgt en enklere måde at digitalisere analoge dokumenter på og gøre dem lette at hente, hvis det var nødvendigt.
- Praktisk og forståeligt: Softwaren skal kræve så lidt træning som muligt og samtidig være forberedt på fremtiden.
Løsningen: Synology oprettede en NAS, et netværkstilsluttet lager, i communitycenteret, hvor alle data vedrørende foreningen og dens medlemmer gemmes ved hjælp af PaperOffice DMS.
Alexander Staruk indså tidligt, at der ikke var nogen vej uden om at digitalisere sit samfund:
"Vi har lige flyttet arbejdet fremad, og nu har vi et forspring."
Løsningen: PaperOffice DMS har en omfattende workflowfunktion, der muliggør tildeling og behandling af komplekse processer og effektiv kontrol af dokumentoplysninger og opgaver af virksomheden.
Digital brugergodkendelse og adgangskodebekræftelse inkluderet.
Samtidig informeres alle berørte medlemmer om behandlingsstatus. Versionslagring gør det muligt at spore, hvilke behandlingstrin der blev udført hvornår og af hvem.
Løsningen: Det er kernesegmentet i PaperOffice DMS, digitaliseringen af analoge dokumenter. Alt hvad du behøver er en scanner med en grænseflade til computeren og PaperOffice DMS. Dokumenter scannes ikke bare. Om nødvendigt konverteres de til redigerbar tekst af integreret OCR-software og gemmes automatisk korrekt.
Et søgeordsindeks oprettet af den kunstige intelligens PIA sikrer, at hvert dokument kan findes via den interne søgemaskine, selvom brugeren næppe ved noget om dokumentet.
Løsningen: Brugen af PaperOffice DMS kan læres ved hjælp af gratis træningsvideoer og tutorials.
Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen behøver at rejse nogen steder for at træne. Alle kan definere tidsrammen for at lære menunavigationen selv efter behov, og med hensyn til fremtiden er PaperOffice DMS godt placeret takket være sin modulære struktur.
PaperOffice DMS opfyldte alle de krævede kriterier.
Hvorfor det mennonitiske broderskab valgte PaperOffice DMS
Mr. Staruk undersøgte først forskellige softwaretilbud i forhold til dokumenthåndtering og besluttede i sidste ende at teste PaperOffice DMS i seks måneder.
PaperOffice DMS tilbyder præcis de krav , som Mr. Staruk ledte efter. Dette omfatter:
- Tilgængelighed: Central og nem adgang til al denne relevante dokumentation og muligheden for, at flere parter kan samarbejde om det samme dokument.
Et internt, centralt lager, som alle medlemmer med administrative opgaver også kan få adgang til hjemmefra. Dataene bør ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrugercomputer.
- Smidighed og automatisering af administrative opgaver: Softwaren skal gøre det muligt at fordele opgaverne over netværket og også at behandle dem af det respektive klubmedlem.
- Hentbarhed og tidsbesparelser: Der blev søgt en enklere måde at digitalisere analoge dokumenter på og gøre dem lette at hente, hvis det var nødvendigt.
- Praktisk og forståeligt: Softwaren skal kræve så lidt træning som muligt og samtidig være forberedt på fremtiden.
Løsningen: Synology oprettede en NAS, et netværkstilsluttet lager, i communitycenteret, hvor alle data vedrørende foreningen og dens medlemmer gemmes ved hjælp af PaperOffice DMS.
Alexander Staruk indså tidligt, at der ikke var nogen vej uden om at digitalisere sit samfund:
"Vi har lige flyttet arbejdet fremad, og nu har vi et forspring."
Løsningen: PaperOffice DMS har en omfattende workflowfunktion, der muliggør tildeling og behandling af komplekse processer og effektiv kontrol af dokumentoplysninger og opgaver af virksomheden.
Digital brugergodkendelse og adgangskodebekræftelse inkluderet.
Samtidig informeres alle berørte medlemmer om behandlingsstatus. Versionslagring gør det muligt at spore, hvilke behandlingstrin der blev udført hvornår og af hvem.
Løsningen: Det er kernesegmentet i PaperOffice DMS, digitaliseringen af analoge dokumenter. Alt hvad du behøver er en scanner med en grænseflade til computeren og PaperOffice DMS. Dokumenter scannes ikke bare. Om nødvendigt konverteres de til redigerbar tekst af integreret OCR-software og gemmes automatisk korrekt.
Et søgeordsindeks oprettet af den kunstige intelligens PIA sikrer, at hvert dokument kan findes via den interne søgemaskine, selvom brugeren næppe ved noget om dokumentet.
Løsningen: Brugen af PaperOffice DMS kan læres ved hjælp af gratis træningsvideoer og tutorials.
Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen behøver at rejse nogen steder for at træne. Alle kan definere tidsrammen for at lære menunavigationen selv efter behov, og med hensyn til fremtiden er PaperOffice DMS godt placeret takket være sin modulære struktur.
PaperOffice DMS opfyldte alle de krævede kriterier.
Efter den seks måneders testfase, mennoniternes broderskab Bielefeld e. V. vores PaperOffice DMS og er så tilfreds, at hun anbefaler softwaren til andre menigheder i sin kirke.
