ASUSTOR Správa dokumentů DMS pro NAS

Systémy pro správu dokumentů, dokumentový management, nazývané také DMS, podporují vaši organizaci při elektronické a strukturované organizaci obchodních dokumentů. DMS je tedy důležitým krokem k bezpapírové kanceláři.

Ve spojení s vaším ASUSTOR NAS tvoří ideální duo, aby digitalizovali analogová úložiště a zvýšili efektivitu vyhledávacích a archivních procesů.

Řízení dokumentů PaperOffice je jediný celosvětově oficiálně schválený systém DMS od ASUSTORu pro vaše zařízení ASUSTOR.

Co je NAS?

Pod názvem „ASUSTOR NAS“ nabízí taiwanská společnost ASUSTOR různá zařízení Network-Attached-Storage (NAS zařízení). Tato zařízení umožňují jak firmám, tak soukromým uživatelům efektivně chránit, individuálně organizovat a používat svá data.

NAS je tedy souborový server s vlastním operačním systémem, který poskytuje svůj úložný prostor přes síť.

ASUSTOR NAS nabízí ideální podmínky pro všechny společnosti, ale především pro malé a střední podniky, pro rychlé a snadné ukládání podnikových dat.

V následujícím článku vám ukážeme, jak z vašeho ASUSTOR NASu pro vaši firmu vytěžit maximum, a jak může správa dokumentů fungovat jednoduše a bez Dockeru.

Proč používat NAS místo cloudu?

Existuje několik důvodů, proč byste měli používat řešení NAS (Network Attached Storage) namísto cloudového řešení, zde vám uvádíme několik příkladů:

• 1. Kontrola a bezpečnost: NAS se nachází v fyzické kontrole společnosti, což znamená, že jako firma máte kompletní kontrolu nad svými daty a můžete zajistit, že tato data jsou bezpečná a chráněná.
  V cloudovém prostředí jsou však vaše data přenesena na externího poskytovatele a nepodléhají stejným bezpečnostním standardům jako samotná společnost.


• 2. Ochrana dat: Společnosti musí při ukládání osobních údajů dodržovat zákonné předpisy Evropské unie o ochraně údajů (GDPR). Proto musí společnosti při výběru technologií a služeb pro ukládání dat zajistit, že splňují požadavky na ochranu údajů.
  NAS (Network Attached Storage) je vhodnější volbou než cloudové řešení, pokud jde o dodržování pravidel GDPR.
  Protože zůstává ve vlastnictví společnosti, mohou data přímo kontrolovaně zpracovávat a chránit. NAS také nabízí vysokou míru flexibility, protože data nemusí být ukládána v externím datovém centru. Kromě toho mohou společnosti data na NAS šifrovat, aby je chránily před neoprávněným přístupem.
• 3. Připojení k internetu: NAS lze používat nezávisle na připojení k internetu, což je ideální pro společnosti pracující v odlehlých oblastech nebo oblastech s nestabilním internetovým připojením.


• 4. Náklady: Náklady jsou významnou výhodou, kterou NAS nabízí oproti cloudovému úložišti. NAS je při pořízení levnější než cloudová služba, protože za něj platíte pouze jednou a patří vám zcela.
  Kromě toho jsou měsíční náklady na NAS podstatně nižší než u cloudové služby. U NAS není třeba platit žádné měsíční předplatné. Navíc u NAS nejsou žádné dodatečné poplatky za šířku pásma, které mohou být u cloudové služby účtovány.


• 5. Flexibilita: NAS nabízí společnostem větší flexibilitu při výběru hardwaru a kapacity úložiště. Umožňuje také rozšíření úložného prostoru, aby vyhověl rostoucím požadavkům společnosti.

NAS ASUSTOR v kombinaci s PaperOffice DMS nabízí vaší firmě jednoduché a spolehlivé řešení pro správu vašich dokumentů.

PaperOffice DMS je uživatelsky přívětivý software, který společnostem umožňuje organizovat, ukládat, kategorizovat a spravovat své dokumenty tak, aby byly kdykoli a kdekoli snadno přístupné.

Díky kombinaci NAS a efektivní správy PaperOffice DMS můžete zvýšit produktivitu své společnosti tím, že zajistíte, aby byly dokumenty rychle a spolehlivě dostupné. Nabízí také dodatečnou ochranu dat, protože jsou uložena na NAS a ne na lokálních počítačích nebo externím cloudu.

Jak náročná je instalace a nastavení databáze?

Instalace i nastavení databáze na vašem ASUSTOR NAS není vůbec náročná a nevyžaduje IT specialistu.

Nastavení pomocí videí PaperOffice YouTube je zvládnutelné i pro laika během několika minut.

Jak se dostanou vaše data na ASUSTOR NAS?

Existuje několik způsobů, jak přenést data do systému pro správu dokumentů PaperOffice (DMS), který běží na ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Zde je několik příkladů:

Skenování dokumentů

Postup je jednoduchý: Pokud data nejsou ještě v digitální podobě, je třeba nejprve naskenovat nebo ofotografovat dokumenty v papírové podobě.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Pomocí skeneru nebo jiného digitalizačního zařízení se dokument nejen převede na obraz, ale jeho obsah může být i elektronicky „přečten“. Integrovaná funkce skeneru v PaperOffice DMS se spojí s vaším skenerem a přenese digitální médium do softwaru pro správu dokumentů.

O tom, jak nejlépe integrovat váš skener pro digitalizaci dokumentů, jsme již napsali v jiném článku.

Digitální ukládání dokumentů

Data v digitální podobě, jako jsou e-maily nebo digitální soubory, lze jednoduše přetáhnout metodou Drag&Drop do rozhraní PaperOffice. Pokud chcete archivovat více dokumentů bez manuálního úsilí, je vhodné využít integrované sledování složek v PaperOffice. To umožňuje hladkou archivaci na pozadí.

Existující data

Systém pro správu dokumentů PaperOffice také usnadňuje uživatelům přesun již digitálně dostupných dat z pevných disků laptopů nebo stolních počítačů na společně využívaný datový úložiště, ASUSTOR NAS.

Tímto způsobem lze všechna existující data importovat do systému pro správu dokumentů jediným kliknutím myši.

Hodnota a výhody ASUSTOR NAS ve spojení s PaperOffice DMS

Použití ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) v kombinaci se systémem pro správu dokumentů (DMS) PaperOffice nabízí řadu výhod, z nichž některé jsou:

• 1. Centralizovaná správa dat: DMS umožňuje ukládání a organizaci všech dokumentů a souborů na jednom centrálním místě, což usnadňuje spolupráci a přístup k datům, protože každý zaměstnanec může přistupovat k potřebným souborům, aniž by je musel kopírovat na USB disk.
  To šetří čas a předchází chybám, které mohou vzniknout při ručním přenosu.


• 2. Zvýšená bezpečnost: NAS nabízí další bezpečnostní funkce, jako je šifrování a redundance, aby chránil data před ztrátou nebo neoprávněným přístupem. Také vysokou bezpečnost dat díky různým možnostem zálohování.
  Mohou být vytvořeny automatické zálohy, aby bylo možné důležité soubory obnovit v případě selhání nebo neúmyslného smazání. Existuje také možnost šifrování dat, aby bylo zajištěno, že citlivá data budou chráněna před neoprávněným přístupem.


• 3. Zvýšená rychlost přístupu: NAS umožňuje rychlejší přístup k datům a jejich úpravy, což zvyšuje produktivitu.


• 4. Jednoduchá údržba a aktualizace: DMS i NAS jsou na sobě nezávislé a mohou být nezávisle na sobě udržovány a aktualizovány, což usnadňuje údržbu.


• 5. Zvýšená flexibilita: Kombinace ASUSTOR NAS a PaperOffice DMS nabízí mnoho možností konfigurace a přizpůsobení, aby vyhověla požadavkům firmy.


• 6. Jednoduché rozšíření úložiště: Vzhledem k tomu, že firmy často rostou a potřebují více úložného prostoru, lze ASUSTOR NAS snadno rozšířit, aby vyhověl rostoucím požadavkům. Ve srovnání s jinými úložnými řešeními, jako jsou například externí pevné disky nebo cloudová řešení, je to nákladově efektivnější a snadněji realizovatelné.


• 7. Podpora mobilního přístupu a vzdálené práce: Použitím ASUSTOR NAS a PaperOffice DMS lze přistupovat k datům a upravovat je odkudkoliv, což rozšiřuje možnosti vzdálené práce a mobilní spolupráce.


• 8. Zvýšená efektivita: Použití PaperOffice DMS a ASUSTOR NAS umožňuje rychlejší vyhledávání dat, organizaci a automatizaci procesů, což zvyšuje efektivitu.


• 9. Rozsáhlá správa uživatelů: Mimo jiné možnost vytváření a správy více uživatelských účtů.
  Tím mohou firmy stanovit různá přístupová práva pro různé zaměstnance nebo oddělení. Například zaměstnanec v účetnictví může mít přístup k finančním dokumentům, zatímco zaměstnanec v marketingu má přístup pouze k marketingovým dokumentům.

DMS umožňuje firmám centrálně ukládat a spravovat své dokumenty a soubory. Usnadňuje hledání a spolupráci, protože zaměstnanci mohou přistupovat k potřebným souborům odkudkoliv. Nabízí také možnost automatizovat dokumentové workflow, což šetří čas a zdroje.

Správa dokumentů (DMS) ve spojení s ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) nabízí firmám výkonné a spolehlivé řešení pro správu a ukládání dokumentů ve firmě a přístup k jejich dokumentům a souborům.