Nejvyšší možné nabídky slev
Exkluzivní interní zprávy
Bezplatné bonusové aktualizace
Nejvyšší možné nabídky slev
Exkluzivní interní zprávy
Bezplatné bonusové aktualizace
Přátelství Důvěra Ehonorní slovo
Nikdy nebudeme poskytovat vaši e-mailovou adresu nikomu jinému a každý e-mail obsahuje odkaz na jedno kliknutí k zrušení odběru.
Průmysl
Dentální technika / zubní laboratoř / stomatologický průmysl
Oblast
Lipsko, Německo
Oddělení
Kancelář, účetnictví
Průmysl
Dentální technika / zubní laboratoř / stomatologický průmysl
Oblast
Lipsko, Německo
Oddělení
Kancelář, účetnictví
Lars R. Ludewig, majitel a jednatel společnosti ViaCreative Zahntechnik GmbH
Profesionální tip
Průmysl
Dentální technika / zubní laboratoř / stomatologický průmysl
Oblast
Lipsko, Německo
Oddělení
Kancelář, účetnictví
Zubní laboratoř ViaCreative je druhou generací pana Lars-R. Ludewig-run společnost v Lipsku. V laboratoři jsou výrobky pro náhradu zubů vyráběny hlavně jménem zubních lékařů.
Nabídka služeb společnosti je velmi rozsáhlá a vyznačuje se použitím moderních procesů a technik. Například výroba CAD-CAM, výroba alergiků nebo nástaveb na implantátech.
PaperOffice DMS se ve ViaCreative v Lipsku používá především pro ukládání dat, vyhledávání dokumentů a přípravu dokumentů pro předání finančnímu úřadu.
V laboratoři pracuje několik zubních techniků na různě vybavených pracovištích s různými úkoly. Společným základním segmentem je zde přesný záznam všech provedených prací, jakož i použitých procesů a materiálů.
Vzhledem k tomu, že práce je téměř výhradně zadávána zubními lékaři pro pacienty, kompletní dokumentace je stejně důležitá jako bezpečné uložení někdy citlivých dat.
Před rozhodnutím používat PaperOffice DMS byla data generovaná při každodenní práci většinou zaznamenávána ručně do analogového souboru, který byl uchováván v závěsném souboru v kanceláři během probíhajících procesů a v samostatné archivní místnosti po dokončení práce. Pro vytvoření a odeslání daňových dokladů byla data převedena z analogových souborů do elektronického formuláře DATEV zaměstnancem.
Čas potřebný pro tuto formu administrativní práce je na jedné straně velmi vysoký a na straně druhé velmi náchylný k chybám. Zároveň je zákonem požadované zabezpečení údajů poskytováno pouze v omezeném rozsahu.
Cílem společnosti bylo digitalizovat stávající papírové dokumenty, přinést optimalizaci procesů a řízení workflow nad všemi příchozími a odchozími dokumenty, automatizovat velkou část procesů na pozadí a tím proces optimalizovat.
Pan Lars-R. Vzhledem k existujícím výzvám hledal Ludewig systém pro správu dokumentů, který by umožnil bezpečné a přizpůsobitelné ukládání dat, stejně jako snadnou integraci všech pracovišť v domě s nekomplikovaným softwarem.
Současně by měl být software charakterizován dobrým poměrem nákladů a přínosů. Kromě PaperOffice DMS pan Ludewig testoval čtyři další softwarové produkty z jiných systémových domů a zpočátku zkoumal různé softwarové nabídky ve vztahu ke správě dokumentů.
Skutečnost, že PaperOffice byl nakonec použit jako správa dokumentů ve Via Creative, byla rozhodnuta z následujících důvodů:
1. Ukládání a dostupnost dat. Centrální a snadný přístup ke všem relevantním dokumentům a možnost spolupráce více stran na stejném dokumentu.
Interní centrální úložiště, ke kterému mají přístup všichni zaměstnanci. Data by neměla být uložena v cloudu třetí strany nebo v počítači s jedním uživatelem.
Centrální úložiště, ke kterému mají přístup všichni zaměstnanci s příslušnými uživatelskými právy.
Pan Lars-R. Ludewig si brzy uvědomil, že v jeho praxi neexistuje žádný způsob, jak se vyhnout digitalizaci.
2.Hodnota za peníze. Software by měl mít dobrý poměr ceny a výkonu.
Tímto způsobem se viaCreative dokázal vyhnout nadměrnému kapitálovému závazku a stále má odpovídajícím způsobem velký rozpočet na nezbytné nákupy materiálu a technologií, které jsou velmi drahé, zejména v dentální technice.
3. Snadná manipulace. Software by měl vyžadovat co nejméně školení a zároveň by měl být připraven na budoucnost.
Tímto způsobem se lze vyhnout externím konzultantům. PaperOffice DMS samozřejmě nabízí také individuální školení pro moduly, pokud je to žádoucí. Podle zkušeností zaměstnanců ViaCreative je však PaperOffice do značné míry samozřejmý.
Žádní externí a drazí "konzultanti" na místě a nikdo nemusí nikam cestovat za školením. Každý si může definovat časový rámec pro učení navigace v menu sám podle potřeby a z hlediska budoucnosti je PaperOffice DMS díky své modulární struktuře dobře umístěn.
4. Retrievability a úspora času. Hledal se jednodušší způsob, jak digitalizovat analogové dokumenty a v případě potřeby je snadno znovu najít.
Díky integrované funkci AI lze každý dokument naučit, veškerý požadovaný obsah lze cíleně extrahovat a ukládat s klíčovými slovy plně automatizovaným způsobem.
Díky regulárním výrazům (REGEX) lze obsah dokumentu automaticky číst a ukládat jako informace o dokumentu.
Pan Lars-R. Ludewig vysvětluje:
Pan Lars-R. Ludewig zdůrazňuje:
Pan Ludewig byl také nadšen závazkem týmu PaperOffice DMS při implementaci úprav požadavků na správu ViaCreative.
On a jeho tým byli stejně spokojeni s grafickým rozhraním PaperOffice DMS. To dokazuje, že vývoj PaperOffice bere v úvahu normální vnímání lidí, které upřednostňuje obrázky a barvy, aniž by vypadaly hravě. To platí stejně pro výukové programy a videa vytvořená paperOffice pro určité segmenty softwaru pro správu dokumentů.
V průběhu přechodu byl a postupně je analogový archiv ViaCreative skenován a čten přímo prostřednictvím softwaru OCR integrovaného v PaperOffice DMS. Díky použití regulárních výrazů, které jsou generovány zaměstnanci PaperOffice, lze všechny příchozí analogové dokumenty snadno a zákaznicky specifickým způsobem přečíst.
Pan Lars-R. Na začátku úvodu Ludewig doporučuje:
PaperOffice DMS splnil všechna potřebná kritéria a dnes mapuje kompletní tok digitálních dokumentů v praxi.
V současné době jsou všechny fakturační dokumenty zaznamenávány vysoce výkonnými skenery, Paper-Office automaticky rozpozná kontaktní údaje a podle toho uloží dokumenty do elektronického archivu.
Zaměstnanci pak mohou přistupovat k dokumentům prostřednictvím jednoduchého uživatelského rozhraní a zadávání různých vyhledávacích dotazů - k dispozici je také fulltextové vyhledávání.
Díky důslednému používání DMS dokázal ViaCreative výrazně zkrátit dobu zpracování faktur a zároveň se výrazně snížil počet nevyřízených účtů.
Pan Denis K. z "Účetnictví a účetnictví" zdůrazňuje:
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Stomatologická technika / Stomatologická laboratoř ViaCreative
Zahntechnik GmbH":
Jaké tipy byste dali budoucím uživatelům PaperOffice?
Nikdy není příliš brzy ani příliš pozdě na to, abychom se zabývali tématem digitalizace.
Nejdůležitější je získat představu o softwaru, ale také o samotné společnosti. Bylo důležité, abychom se necítili nuceni kupovat software nebo se zaregistrovat k žádným balíčkům služeb a podpory.
Ještě předtím, než jsme získali PaperOffice DMS, jsme mluvili se všemi odděleními společnosti a nikdy jsme se necítili špatně zacházeno. Naopak: PaperOffice má milý, zdvořilý a kompetentní tým.
Pro nás jako průmyslovou společnost jsou procesy stále komplikovanější a vyžadují spoustu byrokracie. Proto byla důvěra v systém a software velmi důležitá. Samozřejmě bylo také velmi důležité, aby byl software snadno srozumitelný.
Komu byste PaperOffice doporučili?
PaperOffice doporučíme všem ostatním firmám, které by chtěly digitalizovat a automatizovat. Každý, kdo to chce mít jednoduché, nepotřebuje kompletní řešení s automatickým účetnictvím, pokladnou apod., kdo nechce žádné další sešívačky a neustálé vyhledávání.
Co se vám na PaperOffice obzvlášť líbí?
Se vším jsme velmi spokojeni.
PaperOffice je lehký, ale výkonný systém pro správu dokumentů.
Funkce, které se na první pohled zdají bezvýznamné, jako je automatické čtení obsahu dokumentu, se ukáží jako nejdůležitější funkce, které již nechcete nechat ujít.
"Získání chronologických výsledků super rychle pro roční účetní závěrku a zásoby pro určení nejlevnější kupní ceny pro každou jednotlivou položku. To, co dříve trvalo dny, lze nyní zvládnout během několika hodin!"
Lars R. Ludewig
majitel a jednatel společnosti ViaCreative Zahntechnik GmbH
