Stomatologická technika / Stomatologická laboratoř ViaCreative
Zahntechnik GmbH

Výchozí pozice

Zubní laboratoř ViaCreative je druhou generací pana Lars-R. Ludewig-run společnost v Lipsku. V laboratoři jsou výrobky pro náhradu zubů vyráběny hlavně jménem zubních lékařů.

Nabídka služeb společnosti je velmi rozsáhlá a vyznačuje se použitím moderních procesů a technik. Například výroba CAD-CAM, výroba alergiků nebo nástaveb na implantátech.

PaperOffice DMS se ve ViaCreative v Lipsku používá především pro ukládání dat, vyhledávání dokumentů a přípravu dokumentů pro předání finančnímu úřadu.

Digitization brings many advantages

Stávající problémy a úkoly

V laboratoři pracuje několik zubních techniků na různě vybavených pracovištích s různými úkoly. Společným základním segmentem je zde přesný záznam všech provedených prací, jakož i použitých procesů a materiálů.

Vzhledem k tomu, že práce je téměř výhradně zadávána zubními lékaři pro pacienty, kompletní dokumentace je stejně důležitá jako bezpečné uložení někdy citlivých dat.

Před rozhodnutím používat PaperOffice DMS byla data generovaná při každodenní práci většinou zaznamenávána ručně do analogového souboru, který byl uchováván v závěsném souboru v kanceláři během probíhajících procesů a v samostatné archivní místnosti po dokončení práce. Pro vytvoření a odeslání daňových dokladů byla data převedena z analogových souborů do elektronického formuláře DATEV zaměstnancem.

Čas potřebný pro tuto formu administrativní práce je na jedné straně velmi vysoký a na straně druhé velmi náchylný k chybám. Zároveň je zákonem požadované zabezpečení údajů poskytováno pouze v omezeném rozsahu.

Cílem společnosti bylo digitalizovat stávající papírové dokumenty, přinést optimalizaci procesů a řízení workflow nad všemi příchozími a odchozími dokumenty, automatizovat velkou část procesů na pozadí a tím proces optimalizovat.

Proč si ViaCreative vybral PaperOffice DMS

Pan Lars-R. Vzhledem k existujícím výzvám hledal Ludewig systém pro správu dokumentů, který by umožnil bezpečné a přizpůsobitelné ukládání dat, stejně jako snadnou integraci všech pracovišť v domě s nekomplikovaným softwarem.

Současně by měl být software charakterizován dobrým poměrem nákladů a přínosů. Kromě PaperOffice DMS pan Ludewig testoval čtyři další softwarové produkty z jiných systémových domů a zpočátku zkoumal různé softwarové nabídky ve vztahu ke správě dokumentů.

Skutečnost, že PaperOffice byl nakonec použit jako správa dokumentů ve Via Creative, byla rozhodnuta z následujících důvodů:

1. Ukládání a dostupnost dat. Centrální a snadný přístup ke všem relevantním dokumentům a možnost spolupráce více stran na stejném dokumentu.

Interní centrální úložiště, ke kterému mají přístup všichni zaměstnanci. Data by neměla být uložena v cloudu třetí strany nebo v počítači s jedním uživatelem.

Centrální úložiště, ke kterému mají přístup všichni zaměstnanci s příslušnými uživatelskými právy.

Pan Lars-R. Ludewig si brzy uvědomil, že v jeho praxi neexistuje žádný způsob, jak se vyhnout digitalizaci.

"Nutnost ručně prohledávat a vyhledávat složky, faktury, dodací listy, stavy smluv a další důležité dokumenty, což je velmi časově náročné, je velmi přesná funkce vyhledávání v PaperOffice konečně věcí minulosti..."

2.Hodnota za peníze. Software by měl mít dobrý poměr ceny a výkonu.

Tímto způsobem se viaCreative dokázal vyhnout nadměrnému kapitálovému závazku a stále má odpovídajícím způsobem velký rozpočet na nezbytné nákupy materiálu a technologií, které jsou velmi drahé, zejména v dentální technice.

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Snadná manipulace. Software by měl vyžadovat co nejméně školení a zároveň by měl být připraven na budoucnost.

Tímto způsobem se lze vyhnout externím konzultantům. PaperOffice DMS samozřejmě nabízí také individuální školení pro moduly, pokud je to žádoucí. Podle zkušeností zaměstnanců ViaCreative je však PaperOffice do značné míry samozřejmý.

Žádní externí a drazí "konzultanti" na místě a nikdo nemusí nikam cestovat za školením. Každý si může definovat časový rámec pro učení navigace v menu sám podle potřeby a z hlediska budoucnosti je PaperOffice DMS díky své modulární struktuře dobře umístěn.

"PaperOffice na nás zapůsobil nejen svou grafikou, mimo jiné i tím, že má velmi dobré video tutoriály pro jednotlivá témata. Tímto způsobem jsme byli schopni trénovat sami sebe nezávisle a v případě potřeby."

4. Retrievability a úspora času. Hledal se jednodušší způsob, jak digitalizovat analogové dokumenty a v případě potřeby je snadno znovu najít.

Díky integrované funkci AI lze každý dokument naučit, veškerý požadovaný obsah lze cíleně extrahovat a ukládat s klíčovými slovy plně automatizovaným způsobem.

Díky regulárním výrazům (REGEX) lze obsah dokumentu automaticky číst a ukládat jako informace o dokumentu.

"Získat chronologické výsledky super rychle pro roční účetní závěrku a zásoby určit nejlevnější kupní cenu pro každou jednotlivou položku. To, co dříve trvalo dny, lze nyní zvládnout během několika hodin!"

Horní seznam hlavních problémů vyřešených PaperOffice DMS

• Neustálé vyhledávání a procházení konkrétních dokumentů
• Už žádné sešívačky a stohy papíru
• Už žádný fyzický archiv
• Snížení nákladů na pracovní sílu a skladování
• Už žádné přesuny do nových pořadačů a archivů každý leden
• Redundantní trojnásobné zálohování dat

Pan Lars-R. Ludewig vysvětluje:

"Každý, kdo se zapojí do celé problematiky DMS, bude bohatě odměněn velkou úsporou času. Nadšení, opření a vědomí, že vše je bezpečné a snadné pro každého.
Špičkoví programátoři implementují požadavky brilantně a někdy rekordní rychlostí a implementují je prostřednictvím aktualizací. Automaticky a nadšeně doporučujete..."

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Horní seznam hlavních funkcí, díky nimž je PaperOffice DMS lepší než všechny ostatní

• Rychlé přizpůsobení individuálním požadavkům zákazníka prostřednictvím aktualizací
• Přímý kontakt na vývojáře
• Odlehčená integrita NAS pro ukládání dat na vašem vlastním místním serveru. Je na uživateli, aby rozhodl o rozsahu implementace
• Vyhledejte klíčová slova, konkrétní části, slova atd., abyste rychle získali relevantní data

Pan Lars-R. Ludewig zdůrazňuje:

"V mnoha složkách, bez ERP systému, pro složité účetnictví nebo pro zásoby s určováním cen určitých článků nebo čísel objednávek na jednu určitou dobu s určením celkové částky, už nikdy nechcete dělat bez PaperOffice."

Jak byl PaperOffice DMS integrován?

Pan Ludewig byl také nadšen závazkem týmu PaperOffice DMS při implementaci úprav požadavků na správu ViaCreative.

On a jeho tým byli stejně spokojeni s grafickým rozhraním PaperOffice DMS. To dokazuje, že vývoj PaperOffice bere v úvahu normální vnímání lidí, které upřednostňuje obrázky a barvy, aniž by vypadaly hravě. To platí stejně pro výukové programy a videa vytvořená paperOffice pro určité segmenty softwaru pro správu dokumentů.

"Nutnost ručně prohledávat a vyhledávat složky, faktury, dodací listy, stavy smluv a další důležité dokumenty, což je velmi časově náročné, je velmi přesná funkce vyhledávání v PaperOffice je konečně minulostí..."

V průběhu přechodu byl a postupně je analogový archiv ViaCreative skenován a čten přímo prostřednictvím softwaru OCR integrovaného v PaperOffice DMS. Díky použití regulárních výrazů, které jsou generovány zaměstnanci PaperOffice, lze všechny příchozí analogové dokumenty snadno a zákaznicky specifickým způsobem přečíst.

Pan Lars-R. Na začátku úvodu Ludewig doporučuje:

"Pomalý přístup, experimentování první, žádný tvrdý přechod na termín, zjistit, která struktura složek nám vyhovuje. Vytvoření základní struktury, první podání, vypracování kategorií podle toho, co je podáno a označeno, to vše v klidu, abychom dorazili společně do týmu."

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Shrnutí celkových zkušeností

PaperOffice DMS splnil všechna potřebná kritéria a dnes mapuje kompletní tok digitálních dokumentů v praxi.

V současné době jsou všechny fakturační dokumenty zaznamenávány vysoce výkonnými skenery, Paper-Office automaticky rozpozná kontaktní údaje a podle toho uloží dokumenty do elektronického archivu.

Zaměstnanci pak mohou přistupovat k dokumentům prostřednictvím jednoduchého uživatelského rozhraní a zadávání různých vyhledávacích dotazů - k dispozici je také fulltextové vyhledávání.

Díky důslednému používání DMS dokázal ViaCreative výrazně zkrátit dobu zpracování faktur a zároveň se výrazně snížil počet nevyřízených účtů.

Pan Denis K. z "Účetnictví a účetnictví" zdůrazňuje:

"Třídění, detailní vyhledávání, sestavování datových balíčků pro spolupráci s daňovým poradcem již nejsou srovnatelné s těmi minulými, velmi složitá ruční práce s tunami papíru a složek. Vše se rychle a kdykoliv rychle spojí na jednom místě."