Digitální specializovaná řešení v oblasti financí
Automatizace podnikových procesů a specializovaná řešení pro finance jsou předpokladem efektivity a úspěchu. Jeho potřeba již není volitelným luxusem, ale nutností, aby zůstala dlouhodobě konkurenceschopná.
Profesionální tip
Důležité dokumenty ve stávající papírové podobě, jako jsou podání, výpisy z účtu, smlouvy, externí dopisy, účty, zprávy, jsou díky digitalizaci nahrazeny elektronickými dokumenty a tím maximálně optimalizují všechny pracovní procesy.PaperOffice umožňuje nejen správu dokumentů, ale také okamžitý přístup k digitálním zákaznickým a úvěrovým souborům.
Digitalizace ve financích a bankovnictví
S dnešní záplavou digitálních a papírových dat je třeba zajistit, aby důležité dokumenty nebyly ztraceny a byly k dispozici ve správný čas, protože finanční instituce a banky významně těží z využití vhodné správy dat - dostávají důležité dokumenty s vysokou úrovní klasifikace a okamžitými požadavky na dokončení.
Finanční instituce a banky významně těží z využití vhodné správy dat, která splňuje všechny požadavky.
Důležité dokumenty, jako jsou písemnosti, smlouvy, účty a externí dopisy, nepřicházejí pouze poštou. Mnoho dopisů zákazníků také přichází e-mailem. Přitom musí být zachován úplný přehled o odpovědnostech, lhůtách, nákladech a úkolech a musí být zaručeny bezpečnostní normy.
Všechny tyto dokumenty je třeba digitalizovat, pokud dorazí v papírové podobě, vyžadují strukturované podání, přiřazení úkolů a pracovních postupů a musí být okamžitě k dispozici na vyžádání.
Protože všechny procesy ve financích vyžadují dokonalý tok informací a strukturované provedení. Potřebných výhod lze dosáhnout pouze díky digitalizaci.
Protože digitální archiv dokumentů umožňuje okamžitý přístup ke všem potřebným dokumentům a účast na schvalovacích procesech. Nezáleží na tom, zda jste v kanceláři, pracujete z domova nebo na služební cestě.
Je velmi důležité, aby byly dodrženy důležité lhůty a aby byla přijata právní opatření k uložení dokumentů.
PaperOffice DMS vám dává jasnou strukturu ve vašich dokumentech a pomáhá vám vyrovnat se se záplavou informací.
PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou smlouvy nebo dopisy, jejich digitální správou v PaperOffice v budoucnu.
Převod dokumentů na řešení
Ve finančním průmyslu a bankách se každý den používá spousta papíru a vyrábí se obrovské množství dokumentů. Na jedné straně, protože procesy jsou poměrně složité, to vede k velkým horám papíru, obrovskému množství dat, ale také k dlouhému procesu vyhledávání. Kromě toho musí být dokumenty uloženy, indexovány, klasifikovány a v případě potřeby sdíleny s kolegy.
Systém pro správu dokumentů PaperOffice přináší organizaci a ochranu dat pod jednu kapotu. Inovativní systém poskytuje zjednodušené vyhledávací a vyhledávací nástroje, které zkracují dobu odezvy a zajišťují, že dokumenty nikdy nebudou ztraceny, s čímž jsou finanční instituce vždy spokojeny.
To je PaperOffice DMS, software pro správu dokumentů, který dokáže mnohem víc než jen spravovat dokumenty.
PaperOffice nerozlišuje mezi typy dokumentů, bez ohledu na to, zda potřebujete pomoc se správou smluv, podání a e-mailové korespondence: díky systému správy dokumentů PaperOffice se vaše předchozí procesy ve vaší společnosti digitalizovaly, což je činí efektivnějšími, transparentnějšími a výrazně flexibilnějšími.
Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.
Důležité smlouvy tak mohou být včas uznány a ukončeny nebo znovu sjednány. Uvolnění dokumentu s digitálním podpisem a e-mailovým oznámením namísto pomalé papírové pošty, nezabezpečený e-mail přispívá k loajalitě zákazníků.
Řízení přístupu a větší transparentnost
Díky integrované umělé inteligenci se aktivují automatická pravidla. Tato AI automaticky třídí dokumenty do složek, jako jsou "Faktura" a "Bankovní výpisy", ukládá odpovídající klíčová slova a spouští digitální pracovní postup uložený pro příslušný typ dokumentu.
Pro finanční instituce a banky to znamená udržovat velmi rozsáhlý soubor klienta nebo zákazníka, který musí mít také několik speciálních funkcí. Například musí být dodržovány zásady GDPR a finanční instituce samozřejmě podléhají bezpodmínečné povinnosti mlčenlivosti, která se týká nejen ústních prohlášení, ale také bezpečného ukládání dokumentů chráněných proti neoprávněným osobám. Existuje také povinnost dodržovat zákonné a smluvně dohodnuté lhůty.
V některých případech může mít nedodržení těchto lhůt trestněprávní důsledky, ale většinou pouze občanskoprávní důsledky. Ochrana obchodního tajemství jejich klientů má pro finanční instituce také prvořadý význam.
PaperOffice splňuje nejvyšší bezpečnostní standardy , jako je správa autorizací nebo udělování přístupových oprávnění. Uživatel definuje jednotlivé pracovní kroky přesně tak, jak by probíhaly, například "evidence", "kontrola", "uvolnění" a "rezervace" faktur.
Odpovědnost může být přiřazena nejen jednotlivým lidem, ale také skupinám uživatelů, jako je "Účetnictví" nebo "IT oddělení", takže kolega může okamžitě zasáhnout, pokud je zaměstnanec nepřítomen.
Technologie OCR rozpozná nejen obsah dokumentu, ale také všechna datová pole relevantní pro daň, jako je číslo dokladu, datum, netto, daň a hrubá částka. Importovaná data jsou k dispozici pro controllingová hodnocení, platební transakce a finanční účetnictví. To šetří únavnou vstupní práci a snižuje chyby při odesílání.
Jediným kliknutím myši lze data včetně místa archivace exportovat k zákazníkovi nebo naopak.
Řešení: osvědčené know-how
Nedává smysl používat manažerský software v praxi hned? který nejen splňuje všechny požadavky, ale je také snadno naučitelný a levný?
PaperOffice DMS je osvědčené kompletní řešení pro digitální práci a s více než 20 lety zkušeností na trhu jeden z prvních průkopníků DMS.
Dokonalé finanční pracovní postupy
Finanční instituce, stejně jako poskytovatelé služeb a banky musí zpracovávat dokumenty pro všechny obchodní transakce. Neustálý další vývoj obchodních modelů neustále vytváří nové výzvy. To, co potřebují, je dobrý systém správy dokumentů.
PaperOffice DMS je ten správný software, protože je dodáván se vším, co finanční instituce a banky potřebují, například:
- Ukládání dokumentů ve všech digitálních formátech dle zásad GDPR/li>
- Funkce pro odesílání a opětovné odesílání opožděných dokumentů, které vyžadují akci
- Samoučící se funkce ukládání dat s označováním a interním vyhledávačem
- Automatické přiřazení nově přidaných dokumentů ke správné složce
- Jednoduchá tvorba databáze a připojení k databázi včetně individuálně přizpůsobitelné masky
- Automatické vytváření šablon pro opakující se procesy a operace
Integrace digitálních pracovních postupů do obchodních procesů
Funkce pracovního postupu PaperOffice zjednodušuje komunikaci. Procesně orientovaná správa dokumentů zajišťuje, že tyto dokumenty zůstanou aktuální s malým úsilím. PaperOffice DMS vám umožňuje snadno zohlednit příslušné doby uchovávání a mazání. Digitální pracovní postupy jsou integrovány do podnikových procesů, což zajišťuje dodržování základních procesních kroků a tím i shodu.
PaperOffice to podporuje rozsáhlým modulem úloh a pracovních postupů.
Tímto způsobem lze vytvořit určité procesní řetězce a definovat stávající provozní procesy na elektronických dokumentech a částečně je provádět automaticky.
To představuje bezchybnou optimalizaci procesu, protože úkol může být nejen přiřazen zaměstnancům se specifickými uživatelskými právy a lhůtami pro dokončení, vyžaduje digitální vydání, ale také automaticky spouští další akce, jako jsou e-mailová oznámení nebo změny stavu dokumentu. Což je ve finančním sektoru absolutní NUTNOSTÍ.
Tímto způsobem mohou být příslušná metadata uložena také po procesu archivace dokumentů. Kromě typu dokumentu lze zadat dobu archivace a související informace o zákazníkovi.
Poskytovatelé finančních služeb těží z digitální správy dokumentů
Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.
Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.
PaperOffice DMS samozřejmě umožňuje migraci a integraci stávajících digitálních dat ze stávajících softwarových řešení.
PaperOffice DMS je zároveň rozhraním mezi analogovým a digitálním. Pomocí funkce skenování může software číst analogové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovat je pomocí skenerů, ale také nahrávek z mobilních telefonů, přičemž texty jsou převedeny na psaní pomocí OCR a mohou být změněny v aplikacích Office.
Časová razítka a verzování zajišťují, že digitální dokument odpovídá analogovému originálu.
PaperOffice DMS je nejen rozsáhlý ve svých funkcích, ale také snadno se učí, vedený video tutoriály, ale také individuálními radami a školením, pokud je to žádoucí. To vše v opravdu dobrém poměru ceny a výkonu.
FAQs
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Digitalizace ve financích a bankovnictví":
Jak mohou zaměstnanci získat přístup k PaperOffice?
Díky decentralizované a moderní programové architektuře lze PaperOffice použít na téměř jakémkoli zařízení - od klasických počítačů až po smartphony / tablety až po televizory.
Co se stane s daty, pokud PaperOffice neexistuje?
Nestane se, ale pro ujištění: Data můžete exportovat KDYKOLIv, protože PaperOffice je založen na otevřené databázové struktuře, můžete ke svým datům přistupovat kdykoliv.
Ochrana údajů o tématech: Kde jsou uloženy všechny dokumenty?
PaperOffice bude ukládat všechny dokumenty interně s šifrováním na vysoké úrovni, díky čemuž bude imunní například vůči krádeži dat a překročí všechny požadavky GDPR a GOBD.
Vyhněte se chybám: NIKDY neukládejte data do cloudu třetí strany!
Lze PaperOffice přizpůsobit přesně specifikacím?
Ano, PaperOffice lze 100% přizpůsobit zamýšlenému použití, aby byla zajištěna bezproblémová integrace do stávajících procesů a systémů. Dokonce i programové rozhraní může být plně navrženo a volně přizpůsobeno.
Závěr
PaperOffice DMS podporuje poskytovatele finančních služeb a banky a nabízí vhodná rozhraní k jinému softwaru, API připojení a může být kdykoli rozšířena podle vašich přání. Software se snadno učí a lze jej snadno integrovat do každodenní praxe, aniž by docházelo k absencím pro účely školení.
PaperOffice DMS doporučuje používat NAS (síťové úložiště dat) s funkcí zálohování, aby se důležitá data neztratila ani nebyla špehována v cloudech třetích stran.
Nakonec PaperOffice DMS zaujme velmi dobrým poměrem ceny a výkonu a obrovským know-how díky více než 20 letům praktických zkušeností.