Automatizace podnikových procesů v logistice a spedici
PaperOffice DMS pro logistiku a spedici umožňuje plynulý tok informací mezi odděleními díky digitalizaci a automatizaci obchodních procesů.
Profesionální tip
Písemné dokumenty, smlouvy, návrhy, rešerše, dodací listy a mnoho dalšího jsou díky digitalizaci nahrazeny elektronickými dokumenty a tím maximálně optimalizují všechny pracovní procesy.Integrovaná umělá inteligence umožňuje do značné míry automatizovat obchodní procesy, což urychluje vaše procesy a zvyšuje úspěch a spokojenost.
Digitalizace v logistice a spedici
Stále rostoucí globální dodavatelské řetězce představují pro logistiku a spedici nové výzvy. Poloha a časová dostupnost všech důležitých dat a dokumentů má zásadní význam v dopravním a logistickém průmyslu, což ovlivňuje nejen čas, ale i finančně.
Faktury, smlouvy, objednávky, dodací listy a mnoho dalšího - všechny dokumenty musí být okamžitě k dispozici na vyžádání, bez ohledu na umístění. Proto jsou společnosti v těchto odvětvích těmi, které významně těží z používání vhodného softwaru pro správu dokumentů.
V logistickém průmyslu je každý den generováno velké množství dokumentů. Velká část dokumentů, jako jsou dodací listy a přepravní doklady, je stále vytvářena v papírové podobě - ale ruční zpracování těchto dokumentů je velmi časově náročné, což zase způsobuje zbytečné náklady a někdy běží nesprávně.
Aby byly informace v nich obsažené rychle přístupné a připraveny pro následné automatizované procesy, musí být tyto papírové dokumenty digitalizovány a obsah přečten a zpřístupněn.
Pro logistický průmysl je obzvláště důležité, aby byly dodrženy lhůty a přijata právní opatření pro ukládání dokumentů. Aby bylo možné vyřešit mnoho stávajících administrativních problémů v logistickém a spedičním průmyslu, měl by být zaveden systém správy dokumentů PaperOffice.
S pomocí řešení pro správu dokumentů ukládáte a archivujete všechny informace na centrální platformě způsobem odolným proti auditu.
Jak bezpapírové ve spedičním a logistickém průmyslu?
PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou smlouvy, faktury, objednávky, dodací listy tím, že je v budoucnu spravuje digitálně v PaperOffice.
Snímání, zpracování, sdílení, vyhledávání a sledování vašich dokumentů je s použitím PaperOffice velmi snadné.
Díky řízenému přístupu, podrobným seznamům úkolů, stejně jako schvalování pomocí pracovních postupů a spolehlivých e-mailových oznámení mohou zaměstnanci efektivně dokončit přiřazené úkoly a oprávněné osoby mohou snadno schválit nebo zamítnout schválení.
Systém správy dokumentů by měl zahrnovat následující důležité funkce v spedičním a logistickém průmyslu:
Srozumitelnost důležitých vztahů díky digitálním složkám a složkám dokumentů
Při ručních úpravách dokumentů lze rychle ztratit důležité vztahy, jako jsou poznámky a poznámky. Je tedy téměř nemožné pochopit spojení později. Jakmile lze relace vysledovat, spustí se duplicitní procesy, což je časově náročné a nákladné.
Díky implementaci PaperOffice ve vaší logistické společnosti jsou dokumenty, informace o nich a procesy logicky shrnuty. Digitální složky obsahují popisné vlastnosti, mají předem určenou vnitřní strukturu nebo osnovu a poskytují možnost definovat oprávnění pro ochranu dat. Virtuální poznámky, anotace a úkoly zajišťují, že důležité informace o procesech již nejsou ztraceny.
Automatické podání
Ruční skenování dokumentů je obzvláště časově náročný proces náchylný k chybám. Poté, co spediční společnosti doručí stoh dokumentů, začíná skutečná práce: jaký je nejjednodušší způsob, jak zaznamenat a přiřadit dokumenty, které jsou v papírové podobě?
Díky integrované funkci skeneru a rozpoznávání QR kódů mohou spediční a logistické společnosti umístit do skeneru celou hromadu dodacích listů a dalších dokumentů - PaperOffice rozpozná cílové podání buď na základě rozpoznaného kontaktu, naučené šablony dokumentu nebo uložením QR kódů jsou informace přečteny.
Tímto způsobem mohou být celé dávky dokumentů automatizovány najednou a postupně zpracovávány s integrovaným režimem učení nebo jiným způsobem, podle potřeby, s téměř žádnými lidskými zdroji.
Procesně orientovaná správa dokumentů
Procesně orientovaná správa dokumentů zajišťuje, že tyto dokumenty zůstanou aktuální s malým úsilím. PaperOffice vás zde podporuje rozsáhlým modulem úloh a pracovních postupů.
Tímto způsobem lze vytvořit určité procesní řetězce a definovat stávající provozní procesy na elektronických dokumentech a částečně je provádět automaticky.
To představuje bezchybnou optimalizaci procesů, protože úkol může být nejen přiřazen zaměstnancům se specifickými uživatelskými právy a lhůtami pro dokončení, vyžaduje digitální schválení, ale také automaticky spouští další akce, jako jsou e-mailová oznámení nebo změny stavu dokumentu.
Tímto způsobem lze mapovat všechny procesy dokumentu.
Software pro správu dokumentů, jako je PaperOffice DMS, je pro tyto úkoly nejvhodnější. Protože se jedná o software pro správu dokumentů, který dokáže mnohem víc než jen spravovat dokumenty.
PaperOffice nerozlišuje mezi typy dokumentů, bez ohledu na to, zda potřebujete pomoc se správou smluv, podání a e-mailové korespondence: díky systému správy dokumentů PaperOffice jsou vaše předchozí procesy ve společnosti digitalizovány , což je činí efektivnějšími, transparentnějšími a výrazně flexibilnějšími.
Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.
Důležité smlouvy tak mohou být včas uznány a ukončeny nebo znovu sjednány. Uvolnění dokumentu s digitálním podpisem a e-mailovým oznámením namísto pomalé papírové pošty, nezabezpečený e-mail přispívá k loajalitě zákazníků.
Digitální zpracování je nezbytným základem pro zajištění vysoké kvality služeb komunálních služeb v budoucnosti
PaperOffice splňuje nejvyšší bezpečnostní standardy , jako je správa autorizací nebo udělování přístupových oprávnění. Uživatel definuje jednotlivé pracovní kroky přesně tak, jak by probíhaly, například "evidence", "kontrola", "uvolnění" a "rezervace" faktur.
Odpovědnost může být přiřazena nejen jednotlivým lidem, ale také skupinám uživatelů, jako je "Účetnictví" nebo "Výroba", takže kolega může okamžitě zasáhnout, pokud je zaměstnanec nepřítomen.
Technologie OCR rozpozná nejen obsah dokumentu, ale také všechna datová pole relevantní pro daň, jako je číslo dokladu, datum, netto, daň a hrubá částka. Importovaná data jsou k dispozici pro controllingová hodnocení, platební transakce a finanční účetnictví. To šetří únavnou vstupní práci a snižuje chyby při odesílání.
PaperOffice archivuje všechny dokumenty generované v logistice a spedici a všechny relevantní informace v souladu se zákonem a auditně odolným způsobem
PaperOffice DMS ve spojení s NAS (Network Attached Storage) umožňuje vybudování velmi zabezpečeného intranetu pro interní komunikaci a přenos dat. To vytváří dvojí zabezpečení proti útokům zvenčí. Za prvé firewall operačního systému a za druhé šifrování PaperOffice DMS. Současně je prostřednictvím NAS zřízen samostatný cloud, nezávislý na poskytovatelích třetích stran.
Rozsáhlá funkce pracovního postupu PaperOffice DMS usnadňuje interní komunikaci. Pojem interní zahrnuje také pobočky nebo zahraniční lokality. Například v případě práce související s projektem je vždy zobrazen aktuální stav a zároveň historie.
Součástí je samozřejmě také týmový a soukromý kalendář, do kterého jsou zadávány termíny a události související s časem.
Rozpoznávání dokumentů vybavené umělou inteligencí automaticky uspořádá všechny dokumenty, které mají být uloženy ve správné složce, a vytvoří index klíčových slov i historii změn. Interní vyhledávač PaperOffice DMS najde každý dokument ve zlomcích sekundy.
Řešení: osvědčené know-how
Nedává smysl používat manažerský software v praxi hned? který nejen splňuje všechny požadavky, ale je také snadno naučitelný a levný?
PaperOffice DMS je osvědčené kompletní řešení pro digitální práci a s více než 20 lety zkušeností na trhu jeden z prvních průkopníků DMS.
Důležité argumenty pro zahrnutí PaperOffice DMS do plánování rozpočtu. A konečně, PaperOffice DMS přesvědčuje také tím, že se bere v úvahu udržitelnost a ochrana životního prostředí. Dříve či později dojde k úplné konverzi z analogových dokumentů do digitální podoby a poté bude dobře připravena veřejná instituce, která pak již bude používat PaperOffice DMS.
Jediným kliknutím myši lze data včetně místa archivace exportovat k zákazníkovi, daňovému poradci nebo naopak.
PaperOffice DMS samozřejmě umožňuje migraci a integraci stávajících digitálních dat ze stávajících softwarových řešení. PaperOffice DMS je zároveň rozhraním mezi analogovým a digitálním. Pomocí funkce skenování může software číst analogové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovat je pomocí skenerů, ale také nahrávek z mobilních telefonů, přičemž texty jsou převedeny na psaní pomocí OCR a mohou být změněny v aplikacích Office. Časová razítka a verzování zajišťují, že digitální dokument odpovídá analogovému originálu.
Logistické a spediční společnosti musí zpracovávat dokumenty pro všechny obchodní transakce. Neustálý další vývoj obchodních modelů neustále vytváří nové výzvy. To, co potřebují, je dobrý systém správy dokumentů.
PaperOffice DMS je ten správný software, protože je dodáván se vším, co potřebujete, například:
- Ukládání dokumentů ve všech digitálních formátech dle zásad GDPR/li>
- Funkce pro odesílání a opětovné odesílání opožděných dokumentů, které vyžadují akci
- Samoučící se funkce ukládání dat s označováním a interním vyhledávačem
- Automatické přiřazení nově přidaných dokumentů ke správné složce
- Jednoduchá tvorba databáze a připojení k databázi včetně individuálně přizpůsobitelné masky
- Automatické vytváření šablon pro opakující se procesy a operace
Bezpečná archivace v souladu s revizemi: PaperOffice DMS technicky splňuje zákonné požadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
PaperOffice DMS umožňuje připojení dalšího softwaru, jako je ERP, a samozřejmě přenos dokumentů z Microsoft Office přes příslušná rozhraní. PaperOffice DMS urychluje komunikaci v obchodu a výrobě s dodavateli a zákazníky.
Termíny a schůzky jsou monitorovány a akce jsou automaticky spouštěny v závislosti na požadovaném nastavení. Objednávkové procesy mohou být automatizovány a dokonce i změny, které jsou plánovány do budoucna, mohou být zadány tak, aby vstoupily v platnost v požadovaném čase.
Díky svým rozsáhlým funkcím lze PaperOffice DMS rozhodně zařadit do vyššího segmentu správy podnikového obsahu (ECM).
ECM zahrnuje celkovou správu veškerého obsahu v organizaci s odpovídající hierarchií přístupu. PaperOffice DMS je schopen uložit jakýkoli obsah v digitální podobě, změnit jeho obsah a formát a zpřístupnit jej.
PaperOffice DMS má všechny funkce ECM a to ve vynikajícím poměru ceny a výkonu, stejně jako intuitivně naučitelná forma provozu, která činí nákladné externí nebo interní školení zbytečným. Spíše jsou k dispozici bezplatné video tutoriály, abyste si zvykli na různé nabídky. PaperOffice DMS se tak může stát organizačním pilířem v každé firmě v oblasti obchodu a výroby, a to téměř rychlostí světla.
Logistické a spediční společnosti těží z digitální správy dokumentů
S PaperOffice DMS je však mnohem více možností pro logistické společnosti, stejně jako pro společnosti s přidruženou logistikou nebo skladováním. Například řízení zásob včetně trvalého nebo klíčového data zásob. Základem pro PaperOffice DMS jsou propojené uživatelské účty v síti. Ukládání dat těchto uživatelských účtů je kombinováno v centrální databázi. Dokumenty lze ovládat pomocí umělé inteligence s různými algoritmy, které lze použít ke spuštění automatizovaných procesů.
Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.
Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.
S digitálními razítky mohou být dokumenty doplněny o další informace a dokonce řídit podrobné pracovní postupy. Funkce úkolu a pracovního postupu zase zajišťuje, že termíny jsou splněny a dokončeny.
Vyzkoušejte si, jak můžete propojit tok informací mezi výrobou a správou digitalizací a automatizací dokumentů a obchodních procesů.
PaperOffice DMS se může stát zdrojem různých dat, která hrají zvláštní roli v nákladní dopravě. Například specifikace pro leteckou nebo námořní dopravu. V konečném důsledku odpovídající integrovaná rozhraní umožňují napojení na další logistická softwarová řešení, podmíněně také na "ATLAS", automatizovaný tarif a místní systém celního odbavení.
FAQs
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Digitalizace v logistice a spedici":
Jak mohou zaměstnanci získat přístup k PaperOffice?
Díky decentralizované a moderní programové architektuře lze PaperOffice použít na téměř jakémkoli zařízení - od klasických počítačů až po smartphony / tablety až po televizory.
Co se stane s daty, pokud PaperOffice neexistuje?
Nestane se, ale pro ujištění: Data můžete exportovat KDYKOLIv, protože PaperOffice je založen na otevřené databázové struktuře, můžete ke svým datům přistupovat kdykoliv.
Ochrana údajů o tématech: Kde jsou uloženy všechny dokumenty?
PaperOffice bude ukládat všechny dokumenty interně s šifrováním na vysoké úrovni, díky čemuž bude imunní například vůči krádeži dat a překročí všechny požadavky GDPR a GOBD.
Vyhněte se chybám: NIKDY neukládejte data do cloudu třetí strany!
Lze PaperOffice přizpůsobit přesně specifikacím?
Ano, PaperOffice lze 100% přizpůsobit zamýšlenému použití, aby byla zajištěna bezproblémová integrace do stávajících procesů a systémů. Dokonce i programové rozhraní může být plně navrženo a volně přizpůsobeno.
Závěr
PaperOffice DMS podporuje logistický a spediční průmysl a nabízí vhodná rozhraní k dalšímu softwaru, API připojení a může být kdykoli rozšířen podle vašich přání. Software se snadno učí a lze jej snadno integrovat do každodenní praxe, aniž by docházelo k absencím pro účely školení.
PaperOffice DMS doporučuje používat NAS (síťové úložiště dat) s funkcí zálohování, aby se důležitá data neztratila ani nebyla špehována v cloudech třetích stran.
Nakonec PaperOffice DMS zaujme velmi dobrým poměrem ceny a výkonu a obrovským know-how díky více než 20 letům praktických zkušeností.