Insider News Magazine o PaperOffice
Insider News Magazine o PaperOffice
Chceme se stát přáteli

Nejvyšší možné nabídky slev

Exkluzivní interní zprávy

Bezplatné bonusové aktualizace

Nejvyšší možné nabídky slev

Exkluzivní interní zprávy

Bezplatné bonusové aktualizace

Přátelství Důvěra Ehonorní slovo
Nikdy nebudeme poskytovat vaši e-mailovou adresu nikomu jinému a každý e-mail obsahuje odkaz na jedno kliknutí k zrušení odběru.

Certifikované a kompatibilní s GOBD úložiště dokumentů

S certifikací a schválením pro nejvyšší dvě světové standardy digitalizace, GOBD (dříve GDPDU) a DSGVO (EU-GDPR), jste s PaperOffice jistě v bezpečí.

Zvýrazněné

100% BEZPIČNÉ revizní zajištění GOBD

Díky zabezpečení revizí ve dokumentaci procesů je možné vždy sledovat a ověřovat dokumentaci, chránit ji před manipulací a ztrátou, aby byly splněny požadavky na testy a revize a aby si dlouhodobě zachovala svoji platnost.

100% GDPR protože neexistuje žádné cloudové úložiště

Lokální ukládání dat bez cloudového úložiště zjednodušuje dokumentaci procesu, poskytuje větší kontrolu nad přístupem k informacím a umožňuje snadnější přístup k starším verzím, stejně jako bezpečné sdílení dokumentace a informací při spolupráci s ostatními členy týmu.

100% kontrola přístupu

Díky kontrolám přístupu k PaperOffice DMS je zajištěno, že pouze ti, kteří mají oprávnění k používání systému pro správu dokumentů, mohou získat přístup k datům, ke kterým je jejich oprávnění omezeno. Kromě toho je zajištěno, že osobní údaje nelze číst, kopírovat, měnit nebo odstraňovat bez oprávnění během zpracování, používání a uložení.

Vysvětlení právně platného archivování dokumentů

Vedeme vás lesní šerouvou, odkrýváme marketingové poloviční znalosti a vysvětlujeme, proč je PaperOffice vaší perfektní dokumentační základnou pro všechny právní požadavky.

Procedurální dokumentace

Co potřebujete: Postupy při dokumentaci podle GoBD

Vzorová procedurální dokumentace pro náhradní skenování, publikovaná německou federální komorou daňových poradců (BStBK) ve spolupráci s německým svazem daňových poradců (DStV).

Povinnost poskytnout důkazy

Co říká procedurální dokumentace?

Že vše probíhá podle plánu

Pomocí postupové dokumentace mohou společnosti dokázat, že jejich IT-podporované účetnictví a ukládání dat a dokumentů splňuje principy pravidelnosti stanovené v GoBD.

Že můžete poskytnout jakýkoli dokument na vyžádání

Cílem je zajistit, aby účetnictví a archivace dokumentů ve společnosti byly srozumitelné a ověřitelné v přiměřeném čase pro odborníka, například v průběhu auditu.

K tomuto účelu podrobně popisuje, jak jsou záznamy o kuponů a dokumentů zaznamenány, přijaty, digitalizovány, zpracovány, vydány a uloženy. Za vytvoření procesní dokumentace je odpovědný zdanitelný uživatel použitého IT řešení nebo sám podnikatel.

Zpracování dokumentace

Co by měla procedurální dokumentace brát v úvahu?

Pro každý IT systém by měla být k dispozici přehledně strukturovaná procedurální dokumentace. Obsah, struktura a výsledky IT procesu by měly být úplně a přesvědčivě zřejmé.
Pro ověření stopovatelnosti je požadována rozsáhlá a aktualizovaná procedurální dokumentace, která dokumentuje všechny systémové a technologické změny v souvislosti s obsahem a časem bez mezer.

Procedurální dokumentace by měla také ukazovat, jak jsou zachycovány, zpracovávány, vydané a uložené elektronické dokumenty.
Popis postupu zálohování dat, který je v PaperOffice integrován v případě lokální aplikace databáze, je také důležitou součástí dokumentace postupů.

Dokumentace postupu popisuje zamýšlený organizační a technický proces. Od původu informací přes indexaci, zpracování a ukládání až po jednoznačnou obnovu.

na bezpečné straně

Řešení: Papírnictví PaperOffice, které splňuje požadavky na GOBD pro uložení dokumentů

PaperOffice splňuje GOBD prostřednictvím certifikace a testování všech softwarových požadavků splněním všech požadovaných standardů.

Požadavek1/6

PRINCIP STREŽITELNOSTI A OVĚŘITELNOSTI (KAPITOLA 3.1 GOBD)

Podle GoBD je poplatník povinen zajistit, aby IT systém byl zabezpečen proti ztrátě (např. nevysledovatelnosti) a chráněn proti neautorizovaným vstupům a změnám.

Požadavek2/6

ZÁSADY PRAVDY,ČISTOTY A NEPŘERUŠENÉHO ZÁZNAMU S JEDNOTLIVÝMI PŘEDMĚTY (KAPITOLA 3.2 GOBD)

Komponenty DMS serveru obecně podléhají stejným bezpečnostním požadavkům jako ostatní IT komponenty. Příslušná témata jsou monitorování a zabezpečení dat.

Požadavek3/6

DOKONČENOST (KAPITOLA 3.2.1 GOBD)

Zásadně je třeba zaznamenávat každý dokument, který je třeba uchovávat, individuálně a s všemi jeho složkami (úplnost a úplnost mezer).

Požadavek4/6

SPRAVNOST (KAPITOLA 3.2.2 V GOBD)

S ohledem na princip správnosti musí DMS zajistit, aby dokumenty a data, která mají být archivována, měla požadovanou míru shody s původním dokumentem (co se týká obrazu nebo obsahu).

Požadavek5/6

OBJEDNÁVKA (KAPITOLA 3.2.4 GOBD)

Zásady pořádného účetnictví při používání DMS jsou považovány za trvale splněny, pokud je zajištěna dodržování kriterií pořádku po celou dobu uchovávání.

Požadavek6/6

NESMĚNNOST (KAPITOLA 3.2.5 GOBD)

GoBD vyžadují, aby použitý postup zpracování dat byl navržen tak, aby všechny informace, které vstoupily do postupu zpracování, již nebyly potlačeny nebo přepsány, smazány, změněny nebo zfalšovány, aniž by byly identifikovány (GoBD kapitola 3.1; 58-60).

Časté otázky
Kdo pomáhá s dokumentací procesů?

Pokud máte naprostou důvěru ve vlastní procesy, pravděpodobně se bez daňového poradce obejdete. Avšak doporučujeme si dopředu nebo alespoň jednou při tvorbě dokumentace procesů vyhledat pomoc daňového poradce. Z vlastní zkušenosti je vždy vhodné a užitečné mluvit otevřeně s kontrolním orgánem, protože přes všechna specifikace a normy je nakonec auditorem ten, kdo rozhoduje.

Kdo schvaluje dokumentaci procesu?

Buďte opatrní na marketingovou polo-vzdělanost: Certifikáty jakéhokoli druhu a od jakéhokoli vydavatele nejsou úřady pro daně akceptovány! V případě potřeby se počítá pouze s předložením procesní dokumentace podle GoBD a rozhoduje kontrolní orgán, například váš daňový auditoři nebo daňový úřad, zda vše skutečně odpovídá.

Proč není PaperOffice dostatečný?

Stručně a stručně vysvětleno: Pokud jste například v PaperOffice uložili fakturu bezpečným a revizním způsobem, mohl být účet přesto manipulován nebo změněn PŘED naskenováním. Můžete ukládat revizně, ale celý proces sám o sobě není revizně dokázaný a proto neodpovídá GoBD.

Mohu vyhazovat původní dokumenty?

Dokumenty s právním významem, například smlouvy, je třeba stále uchovávat v originálu. Shrnutě řečeno: Finanční úřad přijímá elektronické dokumenty, ale soud přijímá pouze originály v případě sporu. To je z důvodu, že podpis lze ověřit pouze na originálních dokumentech. Doporučujeme nikdy nevyhazovat originály.

Proč mohu smazat dokumenty z PaperOffice?

Opět existuje dokumentace procesů. Protože je technicky nemožné úplně vyloučit smazání, dokud jsou data u vás uložena. V konečném důsledku si můžete záznam smazat přímo z databáze. Nebo odstranit pevný disk. Nebo se zbavit serveru. Nebo vyhodit budovu do povětří.

Jak najdu technická doporučení DMS?

Bitkom vypracoval kontrolní seznam GOBD týkající se správy dokumentů podle nejnovější verze GOBD z 28. 11. 2019, kterou naleznete zde.

change me
Premiéra

Útok ransomware: Jak chránit vaši firmu

PaperOffice Academy

Staňte se profesionálem za 15 minut

Rychlé seznámení s PaperOffice 2022

change me
Nový

Správa dokumentů a uložení dat na NAS zařízeních: Účinná řešení pro podniky a organizace

PaperOffice řeší každý problém: Zaručeno.

Případová studie

Digitální specializovaná řešení pro automatizaci podnikových procesů

"Ruční zpracování dokumentů v tak velké komunitě by nás stálo spoustu času.
S automatizovaným řešením od PaperOffice DMS bylo možné výrazně snížit manuální úsilí a zároveň investovat do technologií orientovaných na budoucnost. Jsme průkopníky v oblasti správy digitálních nemovitostí."

Alejandro Campos
IT specialista a projektový manažer ve společnosti El Guijo