Digitalizace v gastronomii a hotelnictví

Oslavovat večírky, dobře jíst, aniž byste si museli vařit, zažít něco mimořádného, setkat se s přáteli, to je v krvi lidí.

Ne nadarmo zaznamenala asociace restaurací DEHOGA za rok 2020 celkem téměř 158 000 společností v restauračním průmyslu, nepočítaje v to ubytování přes noc, jako jsou hotely nebo penziony. Například v Německu připadá jedna společnost ze sektoru Gastro & Event na každých 518 obyvatel.

Žádný jiný obchod v Německu se nemůže pochlubit tak vysokou hustotou.

I když je stravovací průmysl jako podnik velmi oblíbený, není to v žádném případě snadné, zejména proto, že právní rámec je spojen s více a více předpisy, jako je povinnost poskytnout účtenku nebo povinnost používat pokladnu. "Dospělé" rodinné firmy to mají zpravidla o něco jednodušší a Německo má v tomto ohledu dlouhou tradici.

Pokud jde o obsah, v dnešním globalizovaném světě se toho událo hodně, pokud jde o gastronomii a události, od té doby až do 21. století. Stejně jako existuje celá řada různých gastronomických nabídek, konají se akce všeho druhu. V souladu s tím je organizační úsilí obrovské a vyžaduje odpovídající správu, aby bylo možné udržet přehled.

Existuje široká škála gastronomického softwaru, který se používá hlavně k rezervaci objednávek, vytváření účtenek a správnému výpočtu daní. Ale co všechno ostatní? Není neobvyklé, že organizátoři akcí nebo restauratéři najdou správu zásuvek s poněkud chaotickým vzhledem.

Jedním z důvodů je to, že papír stále hraje významnou roli v gastronomii a event managementu. Dodací listy, faktury, smlouvy, nabídky a další věci se doslova třepotají do domu, jednoduše proto, že ve stravovacím průmyslu je osobní kontakt s restauratérem pro dodavatele a zástupce důležitější než v jakémkoli jiném odvětví. Dodací listy a podobně si můžete vzít s sebou ihned. Ale jaký je nejjednodušší způsob, jak vytvořit pořádek a udržet si přehled? PaperOffice DMS je odpovědí na tuto otázku.

PaperOffice DMS vytváří jasné výhody v gastronomickém průmyslu

Díky PaperOffice DMS lze bezproblémovou integraci DMS softwaru do stávající IT infrastruktury hotelového a cateringového průmyslu provádět bez problémů, což znamená i optimalizaci obchodních procesů.

Software pro správu dokumentů převádí analogové papírování na digitální data, a to i s fotoaparátem mobilního telefonu. Protože správa účtenek a dodacích listů by v tomto odvětví neměla být podceňována.

Díky použití PaperOffice DMS a připojení skeneru dostupného z továrny mohou zaměstnanci digitalizovat příchozí analogové dokumenty bez velkého úsilí. Tím je zajištěno, že všechny důležité dokumenty lze kdykoli nalézt.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Kromě toho lze papírové dokumenty zaznamenávat pomocí smartphonu nebo tabletu a lze je odesílat přímo do notebooku s operačním systémem Windows, například díky integrované funkci pošty "Dropmail". Zde zase PaperOffice DMS umožňuje import obrázků a převádí je do textových formátů, samozřejmě je zachován formát fotografií.

Software OCR integrovaný v PaperOffice DMS rozlišuje mezi logem a normálním textem. Dodací listy od partnerských společností nebo potvrzení o pohostinnosti lze kdykoli rychle najít, například během výzkumu, pomocí vyhledávání OCR, čímž je zajištěna nejvyšší možná transparentnost a právní jistota.

Archivace může být také provedena tak, aby všechny následné dokumenty od odesílatele byly rozpoznány a automaticky přiřazeny.

Kromě toho PaperOffice DMS nabízí restauratérům a eventovým manažerům další praktické nástroje, jako je funkce pracovního postupu, ideální pro kontrolu na akcích, automatizované vytváření šablon, jako jsou nabídky, a statistické vyhodnocení, jako je frekvence zákazníků nebo spotřeba nápojů.< /p>

Companies from the catering and hotel industry benefit from digital document management

Důležité argumenty pro zahrnutí PaperOffice DMS do plánování rozpočtu. A konečně, PaperOffice DMS přesvědčuje také tím, že se bere v úvahu udržitelnost a ochrana životního prostředí. Dříve či později dojde k úplné konverzi z analogových dokumentů do digitální podoby a poté bude dobře připravena veřejná instituce, která pak již bude používat PaperOffice DMS.

Digitální zpracování faktur je výhodné i pro mnoho firem v gastronomickém a hotelovém průmyslu. Příchozí faktury lze automatizovat díky PaperOffice DMS a jsou předávány odpovědnému pracovníkovi. Proces řízení a uvolňování prostřednictvím digitálního uvolnění lze také zvládnout rychle a efektivně prostřednictvím systému.

Jediným kliknutím myši lze data včetně místa archivace exportovat k zákazníkovi, daňovému poradci nebo naopak.

Bezpečná archivace v souladu s revizemi: PaperOffice DMS technicky splňuje zákonné požadavky GoBD, GDPdU a DSGVO

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

PaperOffice DMS umožňuje připojení dalšího softwaru, jako je ERP, a samozřejmě přenos dokumentů z Microsoft Office přes příslušná rozhraní. PaperOffice DMS urychluje komunikaci v obchodu a výrobě s dodavateli a zákazníky.

Termíny a schůzky jsou monitorovány a akce jsou automaticky spouštěny v závislosti na požadovaném nastavení. Objednávkové procesy mohou být automatizovány a dokonce i změny, které jsou plánovány do budoucna, mohou být zadány tak, aby vstoupily v platnost v požadovaném čase.

Díky svým rozsáhlým funkcím lze PaperOffice DMS rozhodně zařadit do vyššího segmentu správy podnikového obsahu (ECM).

ECM zahrnuje celkovou správu veškerého obsahu v organizaci s odpovídající hierarchií přístupu. PaperOffice DMS je schopen uložit jakýkoli obsah v digitální podobě, změnit jeho obsah a formát a zpřístupnit jej.

PaperOffice DMS má všechny funkce ECM a to ve vynikajícím poměru ceny a výkonu, stejně jako intuitivně naučitelná forma provozu, která činí nákladné externí nebo interní školení zbytečným. Spíše jsou k dispozici bezplatné video tutoriály, abyste si zvykli na různé nabídky. PaperOffice DMS se tak může stát organizačním pilířem v každé firmě v oblasti obchodu a výroby, a to téměř rychlostí světla.

Společnosti z gastronomického a hotelového průmyslu těží z digitální správy dokumentů

S PaperOffice DMS je však pro restauratéry mnohem více možností. Například řízení zásob včetně trvalého nebo klíčového data zásob. Základem pro PaperOffice DMS jsou propojené uživatelské účty v síti. Ukládání dat těchto uživatelských účtů je kombinováno v centrální databázi. Dokumenty lze ovládat pomocí umělé inteligence s různými algoritmy, které lze použít ke spuštění automatizovaných procesů.

Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.

Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.

S digitálními razítky mohou být dokumenty doplněny o další informace a dokonce řídit podrobné pracovní postupy. Funkce úkolu a pracovního postupu zase zajišťuje, že termíny jsou splněny a dokončeny.

PaperOffice DMS má chytrou navigaci v menu, která je logicky strukturovaná a umožňuje intuitivní ovládání v mnoha oblastech. Video tutoriály dostupné zdarma na internetu poskytují dodatečnou podporu a samozřejmě se mohou v případě potřeby konat i školení přímo v sídle společnosti zákazníka.

Kromě dokumentace různých typů fází je PaperOffice DMS stejně vhodný pro podporu logistických úkolů při nákupu materiálu. Díky možnostem nastavení databází v PaperOffice DMS lze sledovat nákup materiálu a spotřebu materiálu a přiřazovat varovné úrovně. Interní umělou inteligenci lze použít k vytvoření šablon, které automaticky reagují, pokud existují úzká místa nebo nedostatky, například pokud jsou zadány opakované objednávky, i když stávající množství by mělo být ve skutečnosti dostatečné. K tomuto účelu lze použít funkci workflow, se kterou mohou odpovědní zaměstnanci společnosti porovnávat plnění svých úkolů.

PaperOffice DMS v gastronomickém a hotelovém průmyslu, takže kontakt s hostem není zanedbáván kvůli veškerému papírování.