Výrobce roštů
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Stephan Reichel, generální ředitel společnosti K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Výchozí pozice
Jako výrobce roštů má roštové systémy K60 mnoho důležitých dokumentů, které je třeba spravovat:
Dodací listy, faktury, smlouvy, náčrtky nebo plány a mnoho dalšího.
Mnoho dotazů přichází e-mailem a je vytištěno, což představuje obrovské množství papíru za rok. Objednávky jsou vždy vytištěny s údaji o dodavateli a po dodání uloženy na polici spolu s fakturou.
Tento kompletní proces znamená mimořádné množství papíru a samozřejmě nedostatek místa.
Aby bylo vyhledávání jednodušší a efektivnější a minimalizovalo se zaplavení papíru, K60 Gitterrostsysteme plánoval digitalizovat dokumentaci a začlenit obsah do interní archivní databáze - společnost hledala vhodný systém pro správu dokumentů.
Ruční zpracování se postupem času stalo příliš časově náročným, a proto se hledala automatizovaná archivace a extrakce informací.
Největší výzvou pro společnost bylo, aby informace byly snadno dostupné a především využitelné pro více zaměstnanců a skupin zaměstnanců a skupin osob (zaměstnanců, obchodních partnerů, zákazníků, občanů).
Cílem společnosti bylo digitalizovat stávající papírové dokumenty, přinést optimalizaci procesů a řízení workflow nad všemi příchozími a odchozími dokumenty, automatizovat velkou část procesů na pozadí a tím proces optimalizovat.
Stávající problémy a úkoly
V minulosti byly informace uloženy pouze v papírové podobě, ale dnes existuje v mnoha organizacích řada informačních zdrojů a dokumentů: e-maily, formuláře, náčrtky jsou stejně tak součástí jako elektronické faktury a papírové stvrzenky, dopisy, dodací listy, smlouvy atd.
Celá záplava informací se stala nekonzistentnější. Nejdůležitějším úkolem je proto spojit analogové a digitální jednotky. Dokumenty, které existují v papírové podobě, musí být digitalizovány a spojeny s dalšími informacemi, jako jsou přidružené e-maily.
Případová studie, která byla provedena společně se systémem pro správu dokumentů PaperOffice, měla za cíl minimalizovat spotřebu papíru za účelem úspory nákladů a úložného prostoru.
Kromě toho bylo velmi důležité najít řešení pro archivaci všech dokumentů výrobního procesu dohromady, aby bylo možné okamžitě informovat o dokumentech / objednávkách souvisejících s projektem.
Stejně jako provádění automatizované archivace dokumentů a příchozích e-mailů, které by měly archivovat dokumenty v příslušných složkách podle určitých stanovených kritérií a spouštět další pracovní postupy, jako je přiřazení příslušnému úředníkovi.
Dalším cílem bylo být schopen rychle vyhledávat dokumenty od kolegů v síti.
"Museli jsme se vyhnout nákladům na ukládání dokumentů do složek. Kromě toho bylo vyhledávání dokumentů časově náročné",
vzpomíná pan Stephan Reichel, generální ředitel společnosti K60 Gitterrostsysteme.
"Jen jsme posunuli práci dopředu a teď máme náskok."
Proč si K60 Gitterrostsysteme vybral PaperOffice DMS
Pan Reichel, generální ředitel společnosti K60 Gitterrostsysteme, nejprve prozkoumal různé softwarové nabídky ve vztahu ke správě dokumentů a nakonec se rozhodl nejprve otestovat PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS nabízí přesně ty podmínky, které pan Reichel hledal. Patří mezi ně:
1. Řešení pro interní centrální databázi, na které je založen systém správy dokumentů. Data by neměla být uložena v počítači s jedním uživatelem.Řešení: Byl nastaven dedikovaný server MAX s maximálním výkonem pro roštové systémy K60, na kterém byla databáze postavena. To umožnilo centrální a snadný přístup ke všem těmto relevantním dokumentům a možnost spolupráce více stran na stejném dokumentu.
Centrální úložiště přístupné všem administrativním pracovníkům.
Panu Stephanu Reichelovi bylo brzy jasné, že neexistuje žádný způsob, jak digitalizovat jeho společnost:
"Dlouho jsem si uvědomoval, že digitalizaci se nedá obejít, ale dlouho jsme se jí bránili. Změny ve firemních procesech jsou obvykle tlačeny dál a dál do dálky, jako je návštěva zubaře. Poté, co byla dokončena integrace systému správy dokumentů, mohu s jistotou říci, že jsem to měl udělat mnohem dříve."
2. Zpracování a automatizace administrativních úkolů. Software musí umožňovat distribuci úkolů po síti a jejich zpracování příslušným úředníkem.
Řešení: PaperOffice DMS má komplexní funkci pracovního postupu, která umožňuje odesílání připomenutí, zpráv a informací do a z libovolného připojeného počítače do dříve určené skupiny zaměstnanců.
Včetně digitální autorizace uživatele a potvrzení hesla.
Současně jsou všichni dotčení zaměstnanci informováni o stavu zpracování. Ukládání verzí umožňuje sledovat, které kroky zpracování byly provedeny kdy a kým.
"Již při první schůzce s PaperOffice si všimnete 20 let zkušeností PaperOffice v oblasti správy dokumentů."
3. Vyhledatelnost a úspora času. Hledal se jednodušší způsob, jak digitalizovat analogové dokumenty a usnadnit jejich nalezení v případě potřeby.
Řešení: Jedná se o základní segment PaperOffice DMS, digitalizaci analogových dokumentů. Vše, co potřebujete, je skener s rozhraním k počítači a PaperOffice DMS. Dokumenty nejsou pouze skenovány. V případě potřeby jsou převedeny na upravitelný text integrovaným softwarem OCR a automaticky správně uloženy.
4. Slučování projektových dokumentů / objednávek. Software by měl být schopen ukládat dokumenty související s procesy společně nebo povolit vzájemné propojení.
Všechny dokumenty pro obchodní transakci, jako je nákupní proces nebo instalace s odpovídajícím dodacím listem, fakturou, náčrtky, plány a případnými reklamacemi vad, by měly být spravovány centrálně.
Řešení: PaperOffice má digitální složky, kde mohou být všechny dokumenty výrobního procesu uloženy v digitální složce. Struktura složek, skládající se z hlavní složky a podsložek, zajišťuje optimální přehled.
Tímto způsobem jsou dodací listy, faktury a vše, co patří do obchodního procesu, uloženy do složky nebo podsložky. Oprávnění k přístupu lze přiřadit ke každé složce, a to buď pro skupiny zaměstnanců, nebo pro jednotlivé zaměstnance.
Kromě toho lze vytvořit hypertextové odkazy na složku a odeslat zaměstnancům.
Tímto způsobem k němu mají oprávnění zaměstnanci a spolupracující partneři přístup odkudkoli a kdykoli. Díky správě verzí lze transparentně sledovat původce a čas každé jednotlivé změny dokumentu: Dotazy jsou rychle objasněny a je zabráněno zbytečným chybám.
"Téma digitalizace je v průmyslu roštů stále více patrné. To platí například pro naše kusovníky nebo naše plány, výkresy a konfigurátory. Po zavedení PaperOffice DMS by se ruční úsilí mohlo snížit. Nyní jsme průkopníky jako výrobce digitálních roštů."
PaperOffice má také virtuální reprezentaci dokumentů v jiných složkách. Tímto způsobem mohou být dokumenty zobrazeny virtuálně v různých složkách, aniž by bylo nutné duplikovat původní dokument. Tato funkce je velmi užitečná, pokud by se například dokument měl objevit v různých projektech, ale nechcete dokument duplikovat.
Možnost přístupu k informacím z různých úhlů pohledu zajišťuje vyšší úroveň srozumitelnosti pro všechny účastníky projektu a zlepšuje schopnost zaměstnanců poskytovat informace.
PaperOffice DMS splnil všechna požadovaná kritéria.
Výhody díky digitalizaci s PaperOffice
Díky digitalizaci PaperOffice byla společnost k60 Grating Systems již schopna:
- Úspora času a zdrojů
- Snadný přístup k dokumentům
- Dostupnost dokumentů pro každého pověřeného zaměstnance
- Poskytněte jasné podání
Snadnější a rychlejší dostupnost dat a dokumentů zásadně a trvale mění procesy společnosti. Administrativní znalosti jsou nyní organizovány transparentně a k dispozici ve správný čas.
V tomto smyslu je základ pro digitalizaci všech dokumentových procesů položen pomocí PaperOffice DMS.
Kromě obecného procesu archivace:
- Archivace odolná proti revizím
- Optimalizace organizačních procesů
- Lepší organizace dokumentace
- Rychlejší vyhledávání dokumentů
- Zjednodušená komunikace a řešení úloh
zaručený.
Konečný výsledek
PaperOffice DMS dnes digitálně mapuje celý pracovní postup.
V současné době jsou všechny dodací a fakturační dokumenty zaznamenávány výkonnými skenery, PaperOffice automaticky rozpozná kontaktní údaje a podle toho uloží dokumenty do elektronického archivu.
Zaměstnanci pak mohou přistupovat k dokumentům prostřednictvím jednoduchého uživatelského rozhraní a zadávání různých vyhledávacích dotazů - k dispozici je také fulltextové vyhledávání.
Díky důslednému používání DMS dokázal výrobce roštů výrazně zkrátit dobu zpracování potřebnou pro fakturu a zároveň se výrazně snížil počet nesplacených pohledávek.
