Nejvyšší možné nabídky slev
Exkluzivní interní zprávy
Bezplatné bonusové aktualizace
Nejvyšší možné nabídky slev
Exkluzivní interní zprávy
Bezplatné bonusové aktualizace
Přátelství Důvěra Ehonorní slovo
Nikdy nebudeme poskytovat vaši e-mailovou adresu nikomu jinému a každý e-mail obsahuje odkaz na jedno kliknutí k zrušení odběru.
Sektor
Průmysl a obchod
Oblast
Langenberg, Severní Porýní-Vestfálsko, Německo
Oddělení
Odbyt
Účetnictví
Sektor
Průmysl a obchod
Oblast
Langenberg, Severní Porýní-Vestfálsko, Německo
Oddělení
Odbyt
Účetnictví
Stephan Reichel, generální ředitel společnosti K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Profesionální tip
Sektor
Průmysl a obchod
Oblast
Langenberg, Severní Porýní-Vestfálsko, Německo
Oddělení
Odbyt
Účetnictví
Jako výrobce roštů má roštové systémy K60 mnoho důležitých dokumentů, které je třeba spravovat:
Dodací listy, faktury, smlouvy, náčrtky nebo plány a mnoho dalšího.
Mnoho dotazů přichází e-mailem a je vytištěno, což představuje obrovské množství papíru za rok. Objednávky jsou vždy vytištěny s údaji o dodavateli a po dodání uloženy na polici spolu s fakturou.
Tento kompletní proces znamená mimořádné množství papíru a samozřejmě nedostatek místa.
Aby bylo vyhledávání jednodušší a efektivnější a minimalizovalo se zaplavení papíru, K60 Gitterrostsysteme plánoval digitalizovat dokumentaci a začlenit obsah do interní archivní databáze - společnost hledala vhodný systém pro správu dokumentů.
Ruční zpracování se postupem času stalo příliš časově náročným, a proto se hledala automatizovaná archivace a extrakce informací.
Největší výzvou pro společnost bylo, aby informace byly snadno dostupné a především využitelné pro více zaměstnanců a skupin zaměstnanců a skupin osob (zaměstnanců, obchodních partnerů, zákazníků, občanů).
Cílem společnosti bylo digitalizovat stávající papírové dokumenty, přinést optimalizaci procesů a řízení workflow nad všemi příchozími a odchozími dokumenty, automatizovat velkou část procesů na pozadí a tím proces optimalizovat.
V minulosti byly informace uloženy pouze v papírové podobě, ale dnes existuje v mnoha organizacích řada informačních zdrojů a dokumentů: e-maily, formuláře, náčrtky jsou stejně tak součástí jako elektronické faktury a papírové stvrzenky, dopisy, dodací listy, smlouvy atd.
Celá záplava informací se stala nekonzistentnější. Nejdůležitějším úkolem je proto spojit analogové a digitální jednotky. Dokumenty, které existují v papírové podobě, musí být digitalizovány a spojeny s dalšími informacemi, jako jsou přidružené e-maily.
Případová studie, která byla provedena společně se systémem pro správu dokumentů PaperOffice, měla za cíl minimalizovat spotřebu papíru za účelem úspory nákladů a úložného prostoru.
Kromě toho bylo velmi důležité najít řešení pro archivaci všech dokumentů výrobního procesu dohromady, aby bylo možné okamžitě informovat o dokumentech / objednávkách souvisejících s projektem.
Stejně jako provádění automatizované archivace dokumentů a příchozích e-mailů, které by měly archivovat dokumenty v příslušných složkách podle určitých stanovených kritérií a spouštět další pracovní postupy, jako je přiřazení příslušnému úředníkovi.
Dalším cílem bylo být schopen rychle vyhledávat dokumenty od kolegů v síti.
vzpomíná pan Stephan Reichel, generální ředitel společnosti K60 Gitterrostsysteme.
Pan Reichel, generální ředitel společnosti K60 Gitterrostsysteme, nejprve prozkoumal různé softwarové nabídky ve vztahu ke správě dokumentů a nakonec se rozhodl nejprve otestovat PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS nabízí přesně ty podmínky, které pan Reichel hledal. Patří mezi ně:
1. Řešení pro interní centrální databázi, na které je založen systém správy dokumentů. Data by neměla být uložena v počítači s jedním uživatelem.Centrální úložiště přístupné všem administrativním pracovníkům.
Panu Stephanu Reichelovi bylo brzy jasné, že neexistuje žádný způsob, jak digitalizovat jeho společnost:
2. Zpracování a automatizace administrativních úkolů. Software musí umožňovat distribuci úkolů po síti a jejich zpracování příslušným úředníkem.
Včetně digitální autorizace uživatele a potvrzení hesla.
Současně jsou všichni dotčení zaměstnanci informováni o stavu zpracování. Ukládání verzí umožňuje sledovat, které kroky zpracování byly provedeny kdy a kým.
3. Vyhledatelnost a úspora času. Hledal se jednodušší způsob, jak digitalizovat analogové dokumenty a usnadnit jejich nalezení v případě potřeby.
4. Slučování projektových dokumentů / objednávek. Software by měl být schopen ukládat dokumenty související s procesy společně nebo povolit vzájemné propojení.
Všechny dokumenty pro obchodní transakci, jako je nákupní proces nebo instalace s odpovídajícím dodacím listem, fakturou, náčrtky, plány a případnými reklamacemi vad, by měly být spravovány centrálně.
Tímto způsobem jsou dodací listy, faktury a vše, co patří do obchodního procesu, uloženy do složky nebo podsložky. Oprávnění k přístupu lze přiřadit ke každé složce, a to buď pro skupiny zaměstnanců, nebo pro jednotlivé zaměstnance.
Kromě toho lze vytvořit hypertextové odkazy na složku a odeslat zaměstnancům.
Tímto způsobem k němu mají oprávnění zaměstnanci a spolupracující partneři přístup odkudkoli a kdykoli. Díky správě verzí lze transparentně sledovat původce a čas každé jednotlivé změny dokumentu: Dotazy jsou rychle objasněny a je zabráněno zbytečným chybám.
PaperOffice má také virtuální reprezentaci dokumentů v jiných složkách. Tímto způsobem mohou být dokumenty zobrazeny virtuálně v různých složkách, aniž by bylo nutné duplikovat původní dokument. Tato funkce je velmi užitečná, pokud by se například dokument měl objevit v různých projektech, ale nechcete dokument duplikovat.
Možnost přístupu k informacím z různých úhlů pohledu zajišťuje vyšší úroveň srozumitelnosti pro všechny účastníky projektu a zlepšuje schopnost zaměstnanců poskytovat informace.
PaperOffice DMS splnil všechna požadovaná kritéria.
Díky digitalizaci PaperOffice byla společnost k60 Grating Systems již schopna:
Snadnější a rychlejší dostupnost dat a dokumentů zásadně a trvale mění procesy společnosti. Administrativní znalosti jsou nyní organizovány transparentně a k dispozici ve správný čas.
V tomto smyslu je základ pro digitalizaci všech dokumentových procesů položen pomocí PaperOffice DMS.
Kromě obecného procesu archivace:
zaručený.
PaperOffice DMS dnes digitálně mapuje celý pracovní postup.
V současné době jsou všechny dodací a fakturační dokumenty zaznamenávány výkonnými skenery, PaperOffice automaticky rozpozná kontaktní údaje a podle toho uloží dokumenty do elektronického archivu.
Zaměstnanci pak mohou přistupovat k dokumentům prostřednictvím jednoduchého uživatelského rozhraní a zadávání různých vyhledávacích dotazů - k dispozici je také fulltextové vyhledávání.
Díky důslednému používání DMS dokázal výrobce roštů výrazně zkrátit dobu zpracování potřebnou pro fakturu a zároveň se výrazně snížil počet nesplacených pohledávek.
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Výrobce roštů
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
Jaké tipy byste dali budoucím uživatelům PaperOffice?
Nikdy není příliš brzy ani příliš pozdě na to, abychom se zabývali tématem digitalizace.
Nejdůležitější je získat představu o softwaru, ale také o samotné společnosti. Bylo důležité, abychom se necítili nuceni kupovat software nebo se zaregistrovat k žádným balíčkům služeb a podpory.
Ještě předtím, než jsme získali PaperOffice DMS, jsme mluvili se všemi odděleními společnosti a nikdy jsme se necítili špatně zacházeno. Naopak: PaperOffice má milý, zdvořilý a kompetentní tým.
Pro nás jako veřejnou instituci je tento proces stále komplikovanější a zahrnuje mnoho byrokracie. Proto byla důvěra v systém a software velmi důležitá. Samozřejmě bylo také velmi důležité, aby byl software snadno srozumitelný.
Komu byste PaperOffice doporučili?
PaperOffice doporučíme všem ostatním firmám, které by chtěly digitalizovat a automatizovat.
Co se vám na PaperOffice obzvlášť líbí?
Se vším jsme velmi spokojeni.
PaperOffice je lehký, ale výkonný systém pro správu dokumentů.
Funkce, které se na první pohled zdají bezvýznamné, jako je automatické čtení obsahu dokumentu, se ukáží jako nejdůležitější funkce, které už nechcete nechat ujít po delší dobu.
