Digitalizace ve veřejné správě a úřadech

Digitalizace ve veřejné správě a úřadech

Od finančního úřadu po KITA, místní samosprávu, úřady nebo veřejnou dopravu až po oddělení údržby silnic.

Oficiální a veřejné instituce propojují a také stabilizují struktury v obcích, městech, okresech a také spolkových zemích až po Spolkovou republiku Německo jako politické společenství.

Dokumenty a data jsou vytvářeny v mnoha různých odděleních úřadu. Takto jsou každý den generovány důležité dokumenty:

Spisy, smlouvy, návrhy, výzkum, odborné názory a mnoho dalšího. Ty nepřicházejí pouze poštou, mnoho dokumentů také e-mailem.

Paperless work through digital processes

Všechny tyto dokumenty je třeba digitalizovat, pokud dorazí v papírové podobě, vyžadují strukturované podání, přiřazení úkolů a pracovních postupů a musí být okamžitě k dispozici na vyžádání.

Kromě toho je každý dokument klasifikován podle svého typu a může být přiřazen k osobám a objektům, ke kterým pak můžete přistupovat i na cestách, bez ohledu na zařízení. Takže máte všechny informace a dokumenty o všech informacích jasně na jednom místě, konkrétně ve své databázi.

S pomocí řešení pro správu dokumentů ukládáte a archivujete všechny informace na centrální platformě způsobem odolným proti auditu.

Aby bylo možné vyřešit mnoho stávajících administrativních problémů v oblasti správy nemovitostí, měl by být implementován systém správy dokumentů PaperOffice.

Tímto způsobem lze pomocí digitalizace zjednodušit, optimalizovat a zlepšit každodenní práci. PaperOffice DMS vám dává jasnou strukturu ve vašich dokumentech a pomáhá vám vyrovnat se se záplavou informací.

PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou smlouvy nebo dopisy, jejich digitální správou v PaperOffice v budoucnu.

Můžete také těžit z digitálních administrativních úkolů a sledovat oficiální korespondenci, která je znovu odeslána nebo přiřazena zaměstnancům přiřazením úkolu.

Veškeré informace jsou okamžitě k dispozici

Dobrý software pro správu dokumentů nemůže činit politická rozhodnutí, ale může být velkou pomocí v mnoha oblastech veřejné správy v různých procesech, protože drtivá většina tzv. administrativních spisů nemá svrchovanou prioritu.

Kromě toho digitální dokumenty nemusí nahrazovat originály, ale usnadňují práci.

S PaperOffice DMS mohou být dokumenty digitalizovány v mnoha úřadech a veřejných institucích a centrálně archivovány tak, že přístup lze provést z libovolného počítače, aniž byste museli jít do archivu nebo nejprve prozkoumat, který / Váš kolega právě zpracovává soubor.

PaperOffice DMS nejen digitalizuje analogové dokumenty, ale software pro správu dokumentů ukládá každou změnu dokumentu v chronologickém pořadí. Originál zůstává nedotčen. Funkci workflowu lze použít například k přiřazení určitých aktivit během práce na projektu a každý zaměstnanec má přehled o aktuálním stavu.

Současně lze předkládat nápady nebo návrhy, aniž by bylo nutné pokaždé svolávat schůzky. Archivované dokumenty lze vyhledávat podle klíčových slov nebo data či referenční čísla a automatické šablony lze vytvořit pomocí AI v PaperOffice DMS.

Možné využití PaperOffice DMS je výsledkem napříč různými úrovněmi oficiální a veřejné správy, například v:

• Školy
• Školky
• Knihovny
• Univerzity
• Nemocnice
• Obecní správa
• finanční úřady
• Domy s pečovatelskou službou

Samozřejmě díky sofistikovanému ukládání dat s 1024bitovým šifrováním, speciálnímu internímu formátování a firewallu je zachována bezpečnost v souladu s GDPR. PaperOffice DMS také zaujme snadným učením, schopností nastavit až 800 propojených terminálů a velmi dobrým poměrem ceny a výkonu.

To je PaperOffice DMS, software pro správu dokumentů, který dokáže mnohem víc než jen spravovat dokumenty.

Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.

Důležité smlouvy tak mohou být včas uznány a ukončeny nebo znovu sjednány. Uvolnění dokumentu s digitálním podpisem a e-mailovým oznámením namísto pomalé papírové pošty, nezabezpečený e-mail přispívá k loajalitě zákazníků.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Optimalizace podnikových procesů díky PaperOffice DMS

Díky integrované umělé inteligenci se aktivují automatická pravidla. Tato AI automaticky třídí dokumenty do složek, jako je "Faktura" a "Smlouva", ukládá odpovídající klíčová slova a spouští digitální pracovní postup uložený pro příslušný typ dokumentu.

PaperOffice splňuje nejvyšší bezpečnostní standardy , jako je správa autorizací nebo udělování přístupových oprávnění. Uživatel definuje jednotlivé pracovní kroky přesně tak, jak by probíhaly, například "evidence", "kontrola", "uvolnění" a "rezervace" faktur.

Odpovědnost může být přiřazena nejen jednotlivým lidem, ale také skupinám uživatelů, jako je "Účetnictví" nebo "Výroba", takže kolega může okamžitě zasáhnout, pokud je zaměstnanec nepřítomen.

Technologie OCR rozpozná nejen obsah dokumentu, ale také všechna datová pole související s daněmi, jako je číslo dokladu, datum, netto, daň a hrubá částka. Importovaná data jsou k dispozici pro controllingová hodnocení, platební transakce a finanční účetnictví. To šetří únavnou vstupní práci a snižuje chyby při odesílání.

Důležité argumenty pro zahrnutí PaperOffice DMS do plánování rozpočtu. A konečně, PaperOffice DMS přesvědčuje také tím, že se bere v úvahu udržitelnost a ochrana životního prostředí. Dříve či později dojde k úplné konverzi z analogových dokumentů do digitální podoby a poté bude dobře připravena veřejná instituce, která pak již bude používat PaperOffice DMS.

Jediným kliknutím myši lze data včetně místa archivace exportovat k zákazníkovi, daňovému poradci nebo naopak.

PaperOffice DMS samozřejmě umožňuje migraci a integraci stávajících digitálních dat ze stávajících softwarových řešení. PaperOffice DMS je zároveň rozhraním mezi analogovým a digitálním. Pomocí funkce skenování může software číst analogové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovat je pomocí skenerů, ale také nahrávek z mobilních telefonů, přičemž texty jsou převedeny na psaní pomocí OCR a mohou být změněny v aplikacích Office. Časová razítka a verzování zajišťují, že digitální dokument odpovídá analogovému originálu.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Digitální zpracování je nezbytným základem pro zajištění vysoké kvality služeb komunálních služeb v budoucnosti

Veřejné instituce a orgány musí zpracovávat dokumenty pro všechny obchodní transakce. Neustálý další vývoj obchodních modelů neustále vytváří nové výzvy. To, co potřebují, je dobrý systém správy dokumentů.

PaperOffice DMS je ten správný software, protože je dodáván se vším, co úřady a veřejné instituce potřebují, jako například:

• Ukládání dokumentů ve všech digitálních formátech dle zásad GDPR/li>
• Funkce pro odesílání a opětovné odesílání opožděných dokumentů, které vyžadují akci
• Samoučící se funkce ukládání dat s označováním a interním vyhledávačem
• Automatické přiřazení nově přidaných dokumentů ke správné složce
• Jednoduchá tvorba databáze a připojení k databázi včetně individuálně přizpůsobitelné masky
• Automatické vytváření šablon pro opakující se procesy a operace

Bezpečná archivace v souladu s revizemi: PaperOffice DMS technicky splňuje zákonné požadavky GoBD, GDPdU a DSGVO

Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

Rozsáhlé funkce pracovního postupu PaperOffice jsou velmi zajímavé pro úřady a orgány veřejné správy. Obsah projektových schůzek je zaznamenáván a mohou jej účastníci kdykoli doplnit, a to vše na obrazovce a z různých míst. Archivace odolná proti auditu je vždy zaručena, stejně jako optimalizace organizačních procesů.

PaperOffice to podporuje rozsáhlým modulem úloh a pracovních postupů.

Veřejné instituce a orgány těží ze správy digitálních dokumentů

Systém správy dokumentů umožňuje samostatné vytváření databází pro každou jednotlivou oblast a může současně vytvářet odkazy. Analogové dokumenty, jako jsou předložené řemeslné faktury, jsou skenovány pomocí PaperOffice DMS a ukládány jako fotografie i jako převedený text pomocí softwaru OCR. Všechny existující údaje, například o nájemci, mohou být zobrazeny jasně a jednoznačně, což je důvod, proč nemusí být žádné soubory přenášeny spolu pro schůzky mimo dům. Správa databází řízená umělou inteligencí vytváří podle potřeby šablony z kmenových dat nebo statisticky použitelných seznamů.

Zároveň je udržována potřebná ochrana dat prostřednictvím hierarchické správy hesel a 1024bitového šifrování.

Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.

Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.

S digitálními razítky mohou být dokumenty doplněny o další informace a dokonce řídit podrobné pracovní postupy. Funkce úkolu a pracovního postupu zase zajišťuje, že termíny jsou splněny a dokončeny.

PaperOffice DMS je nejen rozsáhlý ve svých funkcích, ale také snadno se učí, vedený video tutoriály, ale také individuálními radami a školením, pokud je to žádoucí. To vše v opravdu dobrém poměru ceny a výkonu.